2023年《纸质档案数字化规范》DAT31—要点解读及内容分析.docx

天道酬勤 纸质档案数字化标准〔DA/T,31—2023〕要点解读及内容分析 杨千 ：国家档案局公布的纸质档案数字化标准〔DA/T 31—2023〕是为适应数字化技术水平显著提升、管理要素日渐复杂和档案保护需求迫切的新形势而制定的。它具有系统性、科学性和适时性的特点。本文通过比照前一版本及联系相关标准，对其结构和主要内容进行了分析和解读，并指出其存在术语和定义数量缺乏、质量有待提升，局部条目集中度不够和局部标题与内容不对应等缺乏。 关键词：纸质档案 数字化 管理 行业标准 我国自20世纪末就开始了纸质档案的数字化工作，从试点探索到渐成体系，各类标准标准在这一过程中发挥了关键作用，2022年发布的纸质档案数字化技术标准〔DA/T 31—2022〕[1]〔以下简称“2022年标准〞〕便是其中最为重要的一部。然而，十多年过去了，我国的数字化环境发生了重大变化。技术手段方面，数字设备、存储条件、网络等都已完成数轮更新换代；管理要求方面，由于纸质档案数字化所涉及的要素和环节日益复杂，全程管理和精细化管理成为必须；政策环境方面，“保障档案实体和原件平安〞在2023年的关于加强和改良新形势下档案工作的意见中被特别强调。面对新形势，2022年标准已难以满足纸质档案数字化的现实要求。因此，经全面调研和科学组织，国家档案局于2023年8月2日发布了新的纸质档案数字化标准〔DA/T 31—2023〕[2]〔以下简称标准〕，代替2022年标准。本文分析了标准结构内容方面的特点，并对其缺乏之处提出了改良意见。 一、标准的结构变化 在2022年标准的根底上，标准对结构进行了局部调整，主要表现在以下方面： 第一，增加了较大幅面的组织与管理局部的内容，从机构及人员、根底设施到档案数字化外包均有所覆盖，而原先零散的管理与组织要求那么得以整合。此外，附录局部还增加了“纸质档案数字化流程例如〞“纸质档案数字化前处理工作单〞等参考性图表，进一步标准了纸质档案数字化工作。 第二，删除了“数据备份〞和“数字化成果管理〞两章内容，使标准更加聚焦数字化工作本身。 第三，调整了章节间的次序，使标准的逻辑线索更为明晰，数字化流程间的衔接更为合理。如“目录数据库建立〞从原来的“档案扫描〞后提前到了“数字化前处理〞后。 第四，跨章节合并同类内容。例如，原本独立成章的“图像存储〞局部，在标准中被整合到第9章“档案扫描〞，成为其中的一节，这样的调整使标准内容更紧凑。具体变化可见下表。 二、标准的特点 标准是国家档案局根据实践环境的变化及纸质档案数字化工作的现实要求做出的相应调整，从其主要内容来看，具有系统性、科学性和适时性的特点。 〔一〕系统性。与2022年标准相比，新标准的显著变化是其标题由“纸质档案数字化技术标准〞修改为“纸质档案数字化标准〞，去掉了“技术〞一词，并将组织与管理局部单列为一章，完善了数字化工作中管理的相关要求，这些改动表达了国家档案局对纸质档案数字化工作系统性建设的重视。在纸质档案数字化工作早期，更多单純强调档案载体和信息的转换与迁移，且由于经验缺乏，摸索前行，因而当时所制定的标准技术色彩浓厚，将纸质档案数字化工作简单化。随着实践的开展，数字化所涉及的各要素和环节等都日益复杂，尤其是数字化外包工作的兴盛，使得对数字化工作的整体与全流程管理成为新的关注点。一方面，纸质档案数字化工作包含人员、设备、网络等诸多内容，欲使这些内容高效融合在一起并协调运作，离不开精细化的管理；另一方面，档案部门在与外包公司合作的过程中，也需要通过管理来保障档案的完整与平安。管理局部的参加，提升了标准内容的系统性。 〔二〕科学性。标准的科学性主要表达在其对档案管理理念的吸收方面。一是尊重档案的内在有机联系性。标准在定义“纸质档案数字化〞时指出，数字化过程还包括“按照纸质档案的内在联系，建立起目录数据与数字图像关联关系的处理过程〞。此外，还提出“数据库结构的设计应特别注意保持档案的内在联系，有利于纸质档案数字化成果的管理与利用〞。保持文件间的有机联系不仅能使之排列有序、检索高效，还能够最大程度上确保档案信息的完整性，表达出整个活动的全貌，从而更好地发挥其价值[3]。将模拟态的档案转化成数字态，其内在联系也需借助数字手段加以维系。二是注重保证档案的原始面貌及活动记录的原始性。标准要求“纸质档案在数字化处理过程中不得去除档案页面原有的纸张蜕变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹〞，在于尽可能使数字化档案保持纸质原貌。标准还提出纸质档案数字化过程中形成的各类元数据与相关文件应妥善保存，不仅为纸质档案数字化提供了背景信息，也为后期溯源留存了依据。 〔三〕适时性。标准是为响应信息化开展和纸质档案数字化实践变化而出台的，因而具有很强的适时性。一方面，随着存储能力的迅速提升，以往对纸质档案数字化形成较多限制的存储容量和存储费用如今已不再是最大的难点。因而标准去掉了“缩小图像文件的容量，节省存储〞等相关内容，与此同时，还要求数字化应尽量保存原件上的信息，采用彩色扫描，提升图像分辨率等。另一方面，技术及设备及人为活动具有的不稳定性给档案平安带来了隐患，对此，标准在数字化工作的各个环节均强调档案实体平安的重要性。此外，与外包公司合作成了档案部门进行档案数字化的普遍选择。标准关联参考文献档案资料数字化工作导那么〔GB/T 20530—2022〕和档案数字化外包平安管理标准〔档方法〔2023〕7号〕，对档案数字化外包提出了相应的要求。 三、标准主要内容解读 标准共有13章和2个资料性附录，正文包括：范围、标准性引用文件、术语和定义、总那么、组织与管理、档案出库、数字化前处理，目录数据库建立、档案扫描、图像处理、数据挂接、数字化成果验收与移交、档案归还入库。附录包括：附录A纸质档案数字化流程例如〔1张流程图〕、附录B纸质档案数字化登记表例如〔共8个表格〕。 〔一〕标准的适用范围。标准的工作范围是：规定了纸质档案数字化技术和管理要求。说明标准融合了数字化技术与管理两项内容。标准适用于采用扫描设备对纸质档案进行数字化加工过程的管理。标准并没有指明特定的适用对象，只要是进行纸质档案数字化操作，无论是档案部门自主数字化，还是将数字化外包，均可参照标准的相关内容执行。 〔二〕术语和定义。较之2022年标准，新标准的术语和定义有所精简，由原先的9个缩减到4个，删除了“黑白二值图像〞“连续色调静态图像〞“失真度〞“可懂度〞“图像压缩〞5个单纯技术类的术语，保存了“数字化〞“数字图像〞“纸质档案数字化〞和“分辨率〞4个必要的术语。 标准对“数字化〞的定义是“利用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程〞，简洁明了，一方面说明了数字化是一个转换过程，另一方面说明了转换前后的本质差异，即从模拟信号到数字信号。国际标准Electronic document management—Design and operation of an information system for the pres？ ervation of electronic documents—Specifications〔ISO 14641—2023〕对数字化的定义是：将模拟文件〔纸张、缩微格式、胶片、模拟音频或视听磁带〕转换为数字格式，以便保存或处理[4]。可以发现，标准所使用“模拟信号〞“数字信号〞相较“模拟文件〞和“数字格式〞具有更大的包容性。 标准将“纸质档案数字化〞定义为：采用扫描仪等设备对纸质档案进行数字化加工，使其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字图像，并按照纸质档案的内在联系，建立起目录数据与数字图像关联关系的处理过程。该定义明确了数字化所需使用的主要设备为扫描仪，因技术开展较快，新型设备也层出不穷，所以只选取典型代表加以说明；与2022年标准不同的是，标准强调所建立的目录数据需按照纸质档案的内在联系与数字图像形成关联关系，将纸质档案所蕴含的有机联系在数字环境下也同步呈现。 标准对“数字图像〞的定义是：表示实物图像的整数阵列。一个二维或更高维的采样并量化的函数，由相同位数的连续图像产生。与数字图像密切联系的术语“分辨率〞那么被阐释为：单位长度内图像包含的点数或像素数，一般用每英寸点数〔dpi〕表示。 〔三〕总那么。总那么首先明确了纸质档案数字化工作开展的依据：各单位应根据档案的珍贵程度、开放程度、利用率、亟待抢救程度、数字化资金情况等因素，统筹规划，科学开展纸质档案数字化工作。这说明纸质档案数字化工作的进行需要协调诸多影响因素。在我国，不同地域、不同级别的档案馆开展水平并不一致，所能承当的数字化任务也有所差异，因而，各档案馆应根据自己的实际情况来开展数字化工作，对珍贵的、亟待抢救的和利用率高的开放档案优先进行数字化。当然，还必须以单位資金水平为前提，不能盲目进行。同时，纸质档案数字化是一项系统工作，须统筹规划、科学开展，以防止草率决定，威胁档案原件的平安，影响数字化成果质量。 总那么明确了纸质档案数字化的根本环节，包括：数字化前处理、目录数据库建立、档案扫描、图像处理、数据挂接、数字化成果验收和移交等。 总那么强调，应确保纸质档案数字化成果质量，包括两个方面的内容。其一，遵循档案管理的客观规律，真实反映档案内容，最大限度地展现档案原貌。其二，在纸质档案数字化过程中，用保存数字化工程信息、技术环境、各类数字化技术参数等方面的元数据。元数据是描述数据的数据，它记录着技术与管理活动的背景信息，将数字化过程中的元数据系统保存有助于后期对数字化成果的管理、分析和利用。 档案的平安问题也是纸质档案数字化的重要关切。一方面，应加强纸质档案数字化各环节的平安管理，确保档案实体和档案信息的平安；另一方面，在加工涉密档案时，应按照涉密档案相关保密要求开展工作。 〔四〕组织与管理。组织与管理局部的参加是标准的一个亮点，它不仅反映了日益复杂的数字化环境所提出的现实要求，也反映了标准制定部门思维的转变，即摒弃将纸质档案数字化工作视为简单的技术工作，而将系统科学的组织与管理理念融入其中。该局部主要对机构及人员、根底设施、工作方案、管理制度、工作流程控制、工作文件管理和档案数字化外包7个局部做了细致规定。 1.机构、人员及设施。标准指出，应建立纸质档案数字化工作组织，负责数字化工作从统筹规划、协调管理到成果验收的整个活动流程，以保证数字化工作的顺利开展。组织的高效运作离不开具有相应能力的工作人员，其中既包括本单位人员，也包括外聘人员。对工作人员不仅要标准管理，还应加强审核。职责分工上，具备较高调查研究水平和组织与领导能力的管理人员负责前期考察活动，数字化方案制定，数字化工作组织等内容；技术人员主要负责数字化相关标准标准的落实及各环节技术支持；操作人员那么专注于具体的实施过程，保质保量。 数字化工作需在配备一定设施设备的场地中进行，场地的布局需合理，并有利于数字化一整套流程的展开。为保证档案实体的平安，场地应防火、防水、防有害生物、防盗报警，并提供视频监控。纸质档案数字化的设施设备那么应足够先进、平安，以满足数字化工作的需要。 2.工作方案与管理制度。科学合理的工作方案是纸质档案数字化得以顺利进行，并到达预期目标的保障。首先，应对数字化条件展开充分调研。其次，要明确数字化工作应包括的具体内容，标准指出数字化工作方案应包括数字化对象、工作目标、工作内容、数字化技术方法和主要技术指标、进度安排、平安管理措施等。工作方案要尽可能全面且详细，充分考虑到可能发生的情况及相应的解决方法。再次，工作方案确定前应进行专家论证，以确保其科学、标准、合理。最后，工作方案应经审批后严格执行，并与数字化的过程文件一并保存。 管理制度是工作方案有效施行的重要依托，因此，必须具备科学化和标准化的特征。纸质档案数字化管理制度应包括岗位管理、人员管理、场地管理、设备管理、数据管理、档案实体管理等。实体管理是档案数字化最根底的内容，而数据管理那么应以全程管理为指导思想。 3.工作流程控制与文件管理。标准规定，应依据相关法律法规和各类