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[精选]会计档案整理.pptx
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精选 会计 档案 整理
会计档案整理 宫晓敏 徐州市档案局 2015.5.13 规范性文件 会计档案管理办法 会计档案案卷格式 (江苏省档案局1991年发布)关于改变总预算会计账册、凭证 保管期限的通知 徐州市事业、行政单位会计档案 整理办法 一、会计档案的定义、类别 及保管期限 1.定义 机关、社会组织(包括团体、企事业单位)或其他经济组织在经济活动中形成的,具有查考利用价值,按照一定原则和方法立卷归档保存的会计核算专业材料会计核算专业材料。2.类别 会计凭证类 会计账簿类 财务报告类 其他类 各单位的财务计划、各项财务管理规定、财务情况调查报告、工作总结、财务合同、劳保福利开支标准、立案审查的经济案件等文件材料,不是会计档案的归档范围。3.保管期限 会计档案管理办法将会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限又分为3年、5年、10年、15年、25年五类。会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天开始算起。二、会计档案的整理 需明确的问题 分清责任 核算单位 保持原貌 整理步骤 分清责任:根据会计档案管理办法,各单位每年形成的会计档案,应当由会计机构按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册。核算单位:会计档案必须按照独立核算单位进行整理,一个核算单位的会计档案不能分开,不同核算单位的会计档案不能混淆。保持原貌:整理会计档案时,要在现有的档案材料基础上进行,不能根据个人的主观意志增删、修改原有档案材料的数量和内容,不能动辄拆封重装;对于个别需要拆封重新整理的,应该会同会计机构和经办人员共同进行,以便明确责任。整理步骤:分类、组卷、卷内文件排列、案卷装订、案卷排列、粘贴标签、编目、装盒。1.财务报告的整理(1)立卷 按不同的保管期限分别进行整理 年度财务报告必须每年单独立卷年度财务报告必须每年单独立卷 同年度的月度、季度财务报告可合并立卷 (2)卷内文件材料的排列 财务报告卷内文件材料应排列有序,统一编制页号,在卷首放置卷内文件目录,卷末放置卷内备考表。卷内文件目录 卷内备考表(3)装订 用财务报告卷皮装订 采用三孔一线的装订方式 财务报告卷皮(4)填写卷皮封面(5)粘贴、填写标签 距卷脊底边4cm处向上粘贴标签 永久保存的年度财务报告粘贴红色标签 定期保存的月度、季度财务报告粘贴蓝色标签 永久红色标签 定期蓝色标签 2.会计账簿的整理 (1)立卷与装订 订本账簿维持原装 活页账抽出空白账页,留存部分编制页号,并装订 电算化形成的账簿打印纸质版,并装订 (2)粘贴、填写封面(3)粘贴、填写标签 账簿在距脊背底边2cm处向上粘贴蓝色条形标签。(4)装盒与粘贴标签 会计账簿装账簿盒保存,可一盒一卷,亦可一盒数卷,不同保管期限的账簿不得装入同一盒内。账簿盒在距盒脊底边4cm处向上粘贴蓝色条形标签。3.会计凭证的整理(1)包角封装 按照原有的包角封装进行整理,一般不可拆封重装 对只有装订线而没有包角封装的,应进行包角封装 包角封装处需要加盖骑缝章 (2)粘贴梯形标签 每一册凭证都需要在包角脊背处加贴梯形标签。梯形标签(3)装盒 整理好的会计凭证装凭证盒保存,可一盒一卷,亦可一盒数卷,但不同保管期限的会计凭证不得装入同一盒内。会计凭证盒 (4)粘贴、填写标签 每一个凭证盒都要在距盒脊底边2cm处向上粘贴条形标签。(5)工资花名册的整理 每年的工资花名册需要单独立卷,可以使用财务报告卷皮进行装订,贴蓝色标签,单独存放。(6)其他需单独立卷的凭证 涉及林、地、房屋产权转让的契约 有关证券 职工转正定级审批表 金银移交凭证 公私伤亡支付凭证 对人的经济问题处理材料 落实政策材料 4.案卷号与案卷目录的编制(1)案卷号的编制 按照不同类别、不同保管期限分别编制案卷号 每年不断号 序号序号 类类 别别 保管期限保管期限 1 年度财务报告 永久 2 月度、季度财务报告 5年 3 现金出纳账、银行存款账 25年 4 总账、明细账、日记账 15年 5 工资花名册 25年 6 会计凭证 15年 7 其他(固定资产卡片、余额调节表等)5年(2)案卷目录的编制 按照不同类别、不同保管期限分别编制案卷目录 案卷目录的项目:案卷顺序号、案卷题名、起止日期、卷内张数、保管期限、备注等 会计档案案卷目录 案卷目录封面 不管是使用专用的档案管理软件,还是使用word、excel所形成的机读案卷目录,必须打印出相应的纸质目录,同时脱机保存一至两份 案卷目录用蓝壳夹装订,一式三份,一份存会计部门备查,二份随会计档案移交档案部门保存 三、会计档案的移交、利用 与销毁 1.移交 当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由会计机构保管一年 一年期满后,由会计机构编制移交清册,移交本单位档案机构统一保管 填写会计档案移交清单,一式两份,会计、档案机构各一份 会计档案 移交清单 2.利用 各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度 会计档案不得借出,如有特殊需要,需经本单位负责人本单位负责人批准 会计档案借阅必须认真填写借阅档案登记簿 3.销毁 会计档案的销毁要把握两个重点:一是内容的鉴定,二是销毁的程序。(1)内容的鉴定 几种到期不能销毁的会计档案:保管期满但未结清的债权债务原始凭证 涉及其他未了事项的原始凭证 建设单位在项目建设期间的会计 档案 (2)销毁程序 由本单位档案机构会同会计机构档案机构会同会计机构提出销毁意见,编制会计档案销毁清册 单位负责人单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见 档案机构和会计机构共同派员监销档案机构和会计机构共同派员监销 监销人在销毁前,清点核对所要销毁的会计档案 销毁后,在会计档案销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告本单位负责人 编制会计档案销毁清单,与销毁清册装订成册,一式两份,财务、档案部门各一份 会计档案 销毁清单

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