电子文件管理1目的:为保证公司计算机网络安全和电子文件的运作，电子信息的传递顺利运行，提高工作效率,减少浪费特制定本办法。2范围:本办法的规定适用于公司内部计算机媒体的电子文件、电子信息的管理。3定义:3.1电子文件：相对于纸质文件而言，凡将储存、编辑、使用于计算机媒体的信息，如文件、表单、记录等，均称为电子文件。3.2电子信息：客户、公司内部、供货商等用电子媒体传递的工作信息。4工作要求电子文件管理流程简图见附件一责任工作内容支持文件和记录4.1电子文件的编制：技术部质量部4.1.1电子文件在编制过程中不能违背质量体系文件、技术文件和资料、质量记录等控制程序的规定，编制必须以扩展名为：(文件名称).txt、(文件名称).doc、(文件名称).xls、(文件名称).eml、(文件名称).dwg等文件方式进行编写。4.1.2文件发放部门在发放文件时，须将电子档案文件一起传到办公室处。4.1.3电子文件编制要按照《文件控制程序》、《记录控制程序》的要求，要树立以“纸质文件为主、电子文件为辅”的原则。DG/QP-4.2-01《文件控制程序》DG/QP-4.2-02《记录控制程序》4.2电子文件的审核：技术部质量部客户部4.2.1电子文件在发出之前必须经过认真审核应和纸类文件内容一致。4.2.2电子文件的发放采用内部局域网进行发放，并与纸类文件同时作业。4.2.3电子文件审核、审批处应加盖受权为专用电子印章或电子签名后方可有效。4.2.4质量体系文件审批权限见“程序文件审批指导一览表”和“三级文件审批指导一览表”，技术文件由技术部经理审核和批准。用户提供的订单、图纸及其更改文件，由客户部负责接收并登记保管。DG/F-4.2-01-01-0《受控文件清单》责任工作内容支持文件和记录4.3电子文件的使用各相关部门4.3.1办公室做好电子文件的登录。登录、作废与纸类文件的登录、作废同时进行。确保文件管理系统内的为有效版本。4.3.2各部门可以通过公司电脑共享系统调出所需文件进行浏览，但不得自行打印使用﹔如工作需要确实要打印的﹐填写“文件补发申请表”进行申请。4.3.3质量体系文件和资料、质量记录样式均以公司文件管理系统内的为有效受控版本，其它部门和单位计算机中复制的文件和记录表样均为非受控版本，不得在体系运行中使用，只能作为参考学习文件类型来使用之。4.3.4电子文件不允许自行进行更改，必须由编制部门依照《文件控制程序》更改作业。4.3.5发行部门需一年一次对电子文件有效性进行评审，如发现电子文件的错误，立即通知文件编制部门，...
