[精选]会计电算化系统 日常账务处理.pptx

第五章 日常账务处理 成都信息工程学院商学院成都信息工程学院商学院 兰庆莲兰庆莲 第一节第一节 凭证管理凭证管理 任务是通过输入和处理各种记账凭证、审任务是通过输入和处理各种记账凭证、审核凭证、记账，查询和打印输出各种凭证、核凭证、记账，查询和打印输出各种凭证、日记账、明细账和总分类账，进行月末对日记账、明细账和总分类账，进行月末对账和结账，最终生成和输出各种常用报表账和结账，最终生成和输出各种常用报表等。同时对个人往来和单位辅助账进行管等。同时对个人往来和单位辅助账进行管理理。使用次序使用次序 填制凭证审核凭证 稽核凭证并签字填制、修改凭证凭证汇总表 选定一批凭证凭证正确无误记 账是出纳凭证吗出纳签字是否凭证管理主要完成对记凭证管理主要完成对记账凭证的录入、修改、账凭证的录入、修改、打印、汇总、出纳签字、打印、汇总、出纳签字、审核和记账等工作。审核和记账等工作。记账凭证是本系统处理的起点，也是所有查询数据的最主要记账凭证是本系统处理的起点，也是所有查询数据的最主要的一个来源。日常业务处理首先从填制凭证开始。的一个来源。日常业务处理首先从填制凭证开始。在总账中，记账凭证的来源有三种：一是根据审核无误的原始凭证直接在计算机上编制记账凭证，或是由人工编制记账凭证，再输入计算机；二是从其他业务系统自动传递到总账中的凭证；三是从外部导入的凭证，如凭证引入或接口开发。1、填制凭证、填制凭证 在“总账系统”的【凭证】菜单中，单击【填制凭证】，打开“填制凭证”对话框，出现一张空白凭证。单击【增加】按钮或按F5键，增加一张新凭证。这时光标定位在凭证类别上。当前新增分录完成后，按回车键，系统将摘要自动复制到下一分录行。增加凭证增加凭证 当凭证全部录入完毕后，按保存按钮或F6键保存这张凭证，按放弃按钮放弃当前增加的凭证。也可用鼠标单击增加 则可继续填制下一张凭证。若想放弃当前未完成的分录的输入，可按删行按钮或Ctrl+D键删除当前分录即可 当一批凭证填完后，用鼠标单击退出或通过菜单【文件】下的【退出】制单功能。P84-90实务 增加凭证增加凭证 注意：注意：会计科目必须输入末级科目。会计科目必须输入末级科目。凭证编号由系统按分类按月自动编制，每月内的凭证编号由系统按分类按月自动编制，每月内的凭证日期不能倒流。凭证日期不能倒流。如：如：12月月16日收款类凭证已填日收款类凭证已填到第到第200号凭证，则填制该类号凭证，则填制该类200号以后的凭证时，号以后的凭证时，日期不能为日期不能为12月月2日。日。但用户可通过在“选项”中，但用户可通过在“选项”中，将其中的账套参数“制单序时”取消来解除这种限制将其中的账套参数“制单序时”取消来解除这种限制。凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号将不能再凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号将不能再修改。修改。对于要使用“支票登记簿”功能的用户，对于要使用“支票登记簿”功能的用户，若希望在若希望在制单时也可进行支票登记，则应在“选项”中设置“支制单时也可进行支票登记，则应在“选项”中设置“支票控制”选项票控制”选项。则在制单时，如果所输的结算方式应使。则在制单时，如果所输的结算方式应使用支票登记簿，用支票登记簿，在输入支票号后，系统则会自动勾销支在输入支票号后，系统则会自动勾销支票登记簿中未报销的支票，并将报销日期填上制单日期票登记簿中未报销的支票，并将报销日期填上制单日期，所以在支票领用时，所以在支票领用时，最好在支票登记簿中予以登记，最好在支票登记簿中予以登记，以便系统能自动勾销未报的支票。以便系统能自动勾销未报的支票。若支票登记簿中未登记该支票，系统将显示支票录若支票登记簿中未登记该支票，系统将显示支票录入窗供用户将该支票内容登记到支票登记簿中，同时填入窗供用户将该支票内容登记到支票登记簿中，同时填上报销日期。上报销日期。注意：注意：（二）涉及辅助核算业务的凭证处理（二）涉及辅助核算业务的凭证处理 在录制凭证分录过程中，当系统检测到在录制凭证分录过程中，当系统检测到当前科目带有辅助核算标记时，就会弹出辅当前科目带有辅助核算标记时，就会弹出辅助信息录入窗，要求输入相应的辅助信息助信息录入窗，要求输入相应的辅助信息，如部门、个人、项目、客户和供应商（在总如部门、个人、项目、客户和供应商（在总账系统核算），在这里录入的辅助信息将在账系统核算），在这里录入的辅助信息将在凭证下方的备注中显示。当需要对所录入的凭证下方的备注中显示。当需要对所录入的辅助项进行修改时，可用鼠标双击。辅助项进行修改时，可用鼠标双击。1、个人往来业务凭证的处理、个人往来业务凭证的处理 个人往来是企业与企业内部职员间发生的经济往来业务，如个人借款等。例：2003年12月18日，总经理办公室肖剑借款3000元。会计分录：借：其他应收款（1133）3000 贷：现金（1001）3000（1）总账系统填制凭证增加（2）输入“付”，制单日期，附单据数，摘要“借款”，科目名称“1133”，弹出辅助项窗口（3）输入部门，个人，票号，发生日期，确认 （4）输入借方金额“3000”，第二行的摘要不变，科目名称“1001”，贷方金额“3000”或按“=”，保存。【操作步骤】【操作步骤】2、单位往来业务凭证的处理、单位往来业务凭证的处理 单位往来是企业与其他企业间发生的经单位往来是企业与其他企业间发生的经济业务，包括供应商往来和销售客户往来。济业务，包括供应商往来和销售客户往来。如果使用应收系统来管理所有客户往来如果使用应收系统来管理所有客户往来业务，且在账簿选项中没有选择“可以使用业务，且在账簿选项中没有选择“可以使用应收系统受控科目”时，则在制单中，不能应收系统受控科目”时，则在制单中，不能使用客户往来的科目，而是到应收系统中生使用客户往来的科目，而是到应收系统中生成相应的凭证。供应商往来同客户往来处理成相应的凭证。供应商往来同客户往来处理相似。相似。2、单位往来业务凭证的处理、单位往来业务凭证的处理 若使用总账系统来管理所有单位往来业务，则在填制凭证时，屏幕将提示用户输入“客户”或“供应商”、“业务员”及“票号”等信息，其中“客户”或“供应商”可输入代码或简称，也可通过参照功能输入“业务员”可输入该笔业务的销售或采购人员，“票号”则输入往来业务的单据号。注意：对于同一个往来单位来说，名称要前后一致，否则系统会将其当成两个单位。3、涉及部门核算业务的凭证处理、涉及部门核算业务的凭证处理 系统为部门核算科目自动开设部门核算辅助账，在处理涉及部门核算业务时，系统会自动弹出相应辅助信息输入窗，提示用户输入“部门”信息。4、涉及项目核算业务和凭证处理 若科目为项目核算，则屏幕弹出辅助信息窗提示用户输入“项目”信息。（三）填制凭证的其他功能说明（三）填制凭证的其他功能说明 生成和调用常用凭证生成和调用常用凭证 若某张凭证应作为常用凭证保存时，可通若某张凭证应作为常用凭证保存时，可通过菜单过菜单“编辑”下的“生成常用凭证”“编辑”下的“生成常用凭证”制作制作常用凭证。常用凭证。调用常用凭证：在制单时单击调用常用凭证：在制单时单击“编辑”菜“编辑”菜单下的“调用常用凭证”单下的“调用常用凭证”，按向导操作即可，按向导操作即可。在在填制凭证填制凭证中，通过按首页上页中，通过按首页上页下页末页按钮翻页查找或按查下页末页按钮翻页查找或按查询按钮输入查询条件，找到要修改的凭询按钮输入查询条件，找到要修改的凭证。证。修改完毕后，按保存按钮保存当前修修改完毕后，按保存按钮保存当前修改，按放弃按钮放弃当前凭证的修改改，按放弃按钮放弃当前凭证的修改。P90P90-9191实务实务 修改凭证 若在【选项】中设置了“制单序时”的选项，那么，在修改制单日期时，不能在上一编号凭证的制单日期之前。1月份制的凭证不能将制单日期改为2月份的日期。若在【选项】中设置了“不允许修改、作废他人填制的凭证”，则不能修改他人填制的凭证。若在【选项】中设置了“合并凭证显示、打印”的选项，那么，在合并状态下不能录入、修改凭证，只有切换到展开状态才可以。使用快捷键Ctrl+A自动切换合并/展开。如果某笔涉及银行科目的分录已录入支票信息，并对该支票做过报销处理，修改该分录，将不影响“支票登记簿”中的内容。外部系统传过来的凭证不能在总账系统中进行修改，只能在生成该凭证的系统中进行修改。在在填制凭证填制凭证中，通过按首页上页中，通过按首页上页下页末页按钮翻页查找或按查下页末页按钮翻页查找或按查询按钮输入查询条件，找到要作废的凭询按钮输入查询条件，找到要作废的凭证。证。用鼠标单击菜单用鼠标单击菜单【制单】【制单】下的下的【作废【作废/恢复恢复】，凭证左上角显示“作废”字样，表示，凭证左上角显示“作废”字样，表示已将该凭证作废。已将该凭证作废。作废/恢复凭证 作废凭证仍保留凭证内容及凭证编号，只在作废凭证仍保留凭证内容及凭证编号，只在凭证左上角显示“作废”字样。作废凭证不凭证左上角显示“作废”字样。作废凭证不能修改，不能审核。在记账时，不对作废凭能修改，不能审核。在记账时，不对作废凭证作数据处理，相当于一张空凭证。在账簿证作数据处理，相当于一张空凭证。在账簿查询时，也查不到作废凭证的数据。查询时，也查不到作废凭证的数据。若当前凭证已作废，用鼠标单击菜单【制单若当前凭证已作废，用鼠标单击菜单【制单】下的】下的【作废【作废/恢复】恢复】，可，可取消作废取消作废标志，标志，并将当前凭证恢复为有效凭证。并将当前凭证恢复为有效凭证。P91P91-9292实务实务 作废/恢复凭证 进入填制凭证后，用鼠标单击菜单进入填制凭证后，用鼠标单击菜单【制单【制单】下的下的【整理凭证】【整理凭证】。选择要整理的月份，按确定后，屏幕选择要整理的月份，按确定后，屏幕显示作废凭证整理选择窗。显示作废凭证整理选择窗。若本月有凭证已记账，那么，本月最后一若本月有凭证已记账，那么，本月最后一张已记账凭证之前的凭证将不能作凭证整张已记账凭证之前的凭证将不能作凭证整理，只能对其后面的未记账凭证作凭证整理，只能对其后面的未记账凭证作凭证整理。若想对已记账凭证作凭证整理，请先理。若想对已记账凭证作凭证整理，请先到“恢复记账前状态”功能中恢复本月月到“恢复记账前状态”功能中恢复本月月初的记账前状态，再作凭证整理。初的记账前状态，再作凭证整理。整理凭证 若由于手工编制凭证号造成凭证断号若由于手工编制凭证号造成凭证断号，也可通过此功能进行整理，方法是，也可通过此功能进行整理，方法是不选作废凭证，直接按确定按钮不选作废凭证，直接按确定按钮即可。对由系统编号时，删除凭证后即可。对由系统编号时，删除凭证后系统提示是否整理空号凭证，若选取系统提示是否整理空号凭证，若选取 是是，则将作废凭证删除并重新排凭证，则将作废凭证删除并重新排凭证编号。编号。P92P92-9393实务实务 整理凭证 进入填制凭证后，用鼠标单击菜单【制单进入填制凭证后，用鼠标单击菜单【制单】下的【冲销凭证】制作红字冲销凭证。】下的【冲销凭证】制作红字冲销凭证。先输入制单月份，先输入制单月份，然后回答将冲销哪个月然后回答将冲销哪个月的哪类多少号凭证，的哪类多少号凭证，则系统自动制作一张则系统自动制作一张红字冲销凭证。红字冲销凭证。本功能用于自动冲销某张已记账的凭证。本功能用于自动冲销某张已记账的凭证。P91P91实务实务 冲销凭证 用于查询已记账及未记账凭证。用鼠标单击系统主菜单【凭证】下的【查询凭证】，进入“查询凭证”功能，屏幕显示查询条件窗。输入查询凭证的条件后，屏幕显示凭证一览表。在凭证一览表中用鼠标双击某张凭证，则屏幕显示此张凭证。可用鼠标单击首页上页下页末页按钮翻页查找或按查询按钮查找输入条件查找。P98-99实务 2、查询凭证 出纳签字查询条件设置出纳签字查询条件设置 签字前需先确定会计科目中已执行过“编辑签字前需先确定会计科目中已执行过“编辑”“指定科目”“指定科目”将现金与银行存款科将现金与银行存款科目指定为现金、银行总账科目，指定后才目指定为现金、银行总账科目，指定后才能进行出纳签字。能进