人工智能环境下数字档案资源共享的SWOT分析_贺奕静.pdf

档案信息化 ARCHIVES INFORMATION-95-人工智能环境下数字档案资源共享的SWOT 分析*贺奕静1 杨智勇2 刘晓倩1（1.上海交通大学人力资源处 上海 200030；2.上海大学文化遗产与信息管理学院 上海 200444）摘 要：随着数字时代的到来，高新技术逐渐运用到社会各领域，人工智能成为推动社会改革创新的关键性技术，其发展给综合档案馆的升级转型带来了前所未有的机遇和挑战。文章采用 SWOT 分析法，深入分析了人工智能环境下档案馆开展数字档案资源共享的自身优势、劣势和外部机会、威胁因素，并在此基础上从人工智能风险控制、数字资源尽其所用、多方主体协同参与和人机协作深度融合等四个方面提出解决策略。关键词：人工智能；数字档案资源；资源共享；SWOT 分析分类号：G270 文献标识码：A 文章编码：1005-9652(2022)04-0095-0091 引言人工智能（artificial intelligence，AI）诞生于 20 世纪 50 年代，经过 60 多年的演进，特别是在移动互联网、大数据、超级计算、传感网、脑科学等新理论新技术以及经济社会发展强烈需求的共同驱动下，其在计算机视觉、自然语言处理、专家系统、智能控制、模式识别、神经网络、机器学习、机器行为、智能系统构建等方面已经取得较大进展与突破，呈现出深度学习、跨界融合、人机协同、群智开放、自主操控等新特征。1“十四五”全国档案事业发展规划 中提出“深入推进档案资源体系建设,加强大数据、人工智能等新一代信息技术在数字档案馆（室）建设中的应用,推进档案信息资源共享平台建设。2可见，人工智能的飞速发展为档案信息化工作带来了新的机遇和挑战，也为实现数字档案资源高度共享提供了新的动能。近年来国内档案界对人工智能也进行了一系列研究，主要涉及人工智能在档案管理和档案服务中的应用以及其对档案价值实现的影响。其中，人工智能在档案管理中的应用方面重点围绕智能收集、组织、处理等档案管理全业务流程构建，档案管理理论发展创新、管理实践优化转型、管理人员改造升级等方面展开研究34，尚缺乏档案数据互联互通的具体研究；在档案服务中的应用方面重点围绕以档案信息的智能获取、智能检索、智能挖掘为手段实现个性化、智能化、知识化服务等方面展开研究567，而在数字档案资源共享方面有待深入探讨；在对档案价值实现的影响方面重点围绕智能化手段推动档案价值的多维实现和档案知识体系的重构展开研究8。SWOT 分析法是管理学领域的一种分析法，内容是基于内外部竞争环境，全面系统的将研究对象的主*【基金项目】本文系国家社科基金青年项目“智慧城市与数字档案资源建设研究”（项目编号：14CTQ036）、上海高水平地方高校创新团队“新媒体传播与超大城市社会治理”的成果之一。【作者简介】贺奕静（1996-），女，湖南岳阳人，档案学硕士，研究方向：档案资源开发利用；杨智勇（1982-），男，河南焦作人，信息资源管理博士，上海大学图书情报档案系副教授、硕士生导师，研究方向：电子文件管理、档案信息化。刘晓倩（1989-），女，河南信阳人，艺术学硕士，研究方向：档案管理。2022 年第 4 期 总第 264 期-96-SHANXI ARCHIVES要内部优势、劣势和外部的机会和威胁等，通过矩阵方式列举出来，然后把各种因素关联起来加以系统分析，从而得出相应的决策性结论，有利于制定发展策略。此方法也适用于档案管理工作，因此在档案馆数字档案资源共享领域运用 SWOT 分析方法，有利于档案馆的长足发展。本文主要结合人工智能背景探究数字档案资源共享问题，具体采用 SWOT 分析法，从档案馆内部存在的优势（Strengths）、劣势（Weaknesses）和外部面临的机遇（Opportunities）、威胁（Threats）四个方面进行态势分析，并通过矩阵排列和要素分析提出相应的实施策略，以期为数字档案资源的共享和利用提供新的思路和解决方案。2 人工智能环境下数字档案资源共享的态势分析2.1 S档案馆自身优势 2.1.1 档案人员理论素养较高数字档案资源共享的终极目标在于为社会服务，为此档案人员应将该价值理念内化于心。与此同时，人工智能技术辅助模拟、延伸和扩展人的智能9，档案馆在运用其进行资源共享实践时，也应充分突出档案人的主观能动性将该目标追求外化于行，从而实现通过借助智能技术赋予数字档案资源“人”的属性和智慧。据国家档案局2020年统计，全国各级档案行政管理部门和综合档案馆共有专职人员41495人，其中，35-49 岁的有 21289 人，占 51.3%；34 岁及以下的有 7153 人，占 17.2%；拥有大专及以上学历 39919 人，占 96.2%；拥有档案学专业学历背景 8141 人，占 17.23%10。可以看出档案人员队伍整体素质水平较高，具有一定专业知识背景，呈现高学历、年轻态的特点。如上海市档案局在上海市“一网通办”档案服务的顶层设计上邀请大量档案领域的专家学者和业内人士进行科学论证，在技术开发上发挥市场档案公司的专业优势，进行流程再造，提高“一网通办”档案服务平台建设的科学性。这表明档案人员能更快适应当今智能社会的发展，并具有更加包容的心态来接受人工智能技术对数字档案资源建设带来的冲击，也能以更加开阔的视野运用相关学科知识在规避人工智能技术风险的同时，大胆运用智能技术开展数字档案资源的共享。2.1.2 数字档案资源数量庞大“数字中国”已成为服务我国经济社会和关注民众权益的一项重要内容11，档案馆若要实现档案资源共享的实现必须具有数量庞大、种类丰富的数字馆藏资源。目前，“数字中国”的建设为档案馆数字资源建设提供了有利保障，大数据时代，“大”成为数字档案资源的显著特征。截至 2019 年底，全国各级国家综合档案馆馆藏电子档案 119.3 万 GB。其中，数码照片 39.6 万GB，数字录音、数字录像 35.9 万 GB。馆藏档案数字化副本 1407.8 万 GB12。可见我国档案馆馆藏数字资源十分丰富，档案资源数字化建设向纵深方向推进，在国家“存量数字化、增量电子化”战略下，正逐步实现馆藏纸质档案资源“少而精”，馆藏电子资源“大而全”的战略目标。人工智能技术通过挖掘分析大规模的数据实现其功能价值，其中海量的数字档案资源将为人工智能与数字档案资源共享的深度融合提供有利支撑条件。2.1.3 资源建设实践成果突出在实践方面，人工智能在数字档案资源建设领域已经取得一定成果，为后续的创新发展提供借鉴价值。一方面体现在档案智能产品的成功研发为丰富数字档案资源提供了有效途径，比如：2018 年 4 月国家档案局科学技术研究所与科大讯飞股份有限公司通过成立人工智能档案联合实验室，致力于深度挖掘海量数字档案资源的内容，创造一批具有完全自主知识产权的原创性科技产品13。2019 年科大讯飞档案机是国家级 AI+档案联合实验室的首款产品，该产品可随时随地进行重大活动实时建档，口述档案实时转写、音视频档案数据化以及实时字幕辅助。14另一方面，智能技术在部分档案馆的运用为其全面档案信息化 ARCHIVES INFORMATION-97-推广奠定了基础，比如：太仓市档案馆在开展数字档案馆室系统的建设中运用了人工智能技术，其中库藏系统的“全文检索”功能运用智能 Agent 技术，将可用的文字信息自动地分类后存入指定的全文数据库中，显著提高了用户检索速度15；浙江省丽水市的智慧档案馆运用智能技术，采用分布式部署的方法，开发了“1+9+N 档案协同管理系统”，集中一市九县的各类数字档案资源进行协同管理，较为成功地实现了该地区数字档案资源的共享16。2.2 W档案馆自身劣势2.2.1 档案人员技术能力尚不足人工智能是一门极富挑战性的科学技术，运用起来难度较大，需要有相关学科背景与实践经验的专业人士才能把握好如何正确对海量数据进行处理，然而档案人员大多为文史、社科类专业，虽然具备长远的战略眼光和敏锐的视角，在制定数字档案资源共享的顶层设计和系统规划方面具有高位的职业定位布局。但是随着档案领域卷入人工智能的浪潮之中，如何运用人工智能实现数字档案资源的共享对档案馆员提出了更高的综合能力与专业技术要求。档案人员在人工智能领域应该扮演什么角色，需要具备哪些信息技能，应该与什么样的组织机构和技术人员开展档案业务合作等问题都值得思考。2.2.2 数字档案资源共享度不高第一，档案馆之间“信息孤岛”的产生。“信息孤岛”指的是档案资源在数字化、信息化建设过程中，国家、省、市、县等不同地区不同级别的综合档案馆分别建立了一个个相对独立的不同类型的数字档案资源系统，但由于各应用系统之间相互封闭缺乏统一的数据和技术标准，造成的数字资源之间缺乏有效的关联，影响着数字档案资源共享的发展进程。第二，是档案开放率较低。近20年间，最高开放率为30.58%（2000年），最低开放率为14.92%（2016年），平均开放率为 24.08%，2009 年至 2017 年综合档案馆的馆藏数量平均增速达到了 9.17%，而这时的档案馆档案开放数量的增长速度只有 5.92%，从整体上看近 20 年间档案开放率总体上呈下降趋势，从总体上看只有不到三分之一的档案是对公众开放的，档案开放率还是偏低的。17较低的档案开放率在一定程度上影响了数字档案资源的互联互通，不利于数字档案资源的整合与利用。这两个原因在很大程度上限制了人工智能对数字档案资源的采集和分析，没有了规模化数字资源的支撑，人工智能难以实现管理和服务的精准化、个性化和细微化。2.2.3 与公共文化机构合作不够中华人民共和国档案法第八条明确规定档案馆是“集中管理档案的文化事业机构”，档案馆其自身内在的文化属性决定了其在公共文化服务体系建设中具有重要存在意义。公共文化服务体系涉及档案馆、图书馆、博物馆、美术馆、纪念馆、展览馆、科技馆、文化馆等众多机构，其中档案馆、图书馆和博物馆保存着数量众多、种类齐全的馆藏资源，成为最为主要和重要的文化机构。一方面，由于提供资料的内容和目的不同，在国内这三者之间很难有机会构筑合作关系，随着资料的电子化，产生了跨越档案馆、图书馆、博物馆等不同信息共享化的机会18。目前，德国已经创建了 LAM 的统一门户网站BAM;欧洲数字图书馆建立一站式平台整合欧洲各文化机构的数字资源19。与国外 LAM 迅速发展相比，我国虽然出现了图书馆与档案馆结盟的个例，但达不到战略规划层面上的相互协作和相互支撑20。档案十四五规划中提到：“推动档案馆与博物馆、图书馆、纪念馆等单位在档案文献资源共享方面加强合作”21。但这种战略规划是十分宏观抽象的，具体的配套措施和制度支撑还有待进一步研究思考。另一方面，我国档案馆、图书馆、博物馆隶属于不同性质的公共事业单位，各自为政，因此各自数字资源系统中存储的数字资源之间存在着异源、异构等情况，难以实现各系统之间的有效对接。2.3 O外部环境中的机遇2.3.1 国家政策积极引导一方面，人工智能受到了政府的重视，与其相关的政策和规划相继出台。2017 年，国务院印发新一代人工智能发展规划（国发 201735 号），强调深入实施创新驱动发展战略，以提升新一代人工2022 年第 4 期 总第 264 期-98-SHANXI ARCHIVES智能科技创新能力为主攻方向，发展智能经济，建设智能社会，构筑知识群、技术群、产业群互动融合和人才、制度、文化相互支撑的生态系统22。2019 年，科技部制定了国家新一代人工智能创新发展试验区建设工作指引，形成促进人工智能与经济社会发展深度融合的新路径，探索智能时代政府治理的新方式。23另一方面，数字档案资源建设更加受到国家重视。“十四五”全国档案事业发展规划明确提出：“各省（自治区、直辖市）综合档案馆加强本区域档案信息资源共享平台建设，实现本区域各级综合档案馆互联互通，推动共享平台向机关等单位延伸，促进档案信息资源馆际、馆室共建互通，推进档案信息资源跨层级跨部门共享利用。”24随着人工智能研究的越来越深入，寻求人工智能与数字档案资源建设的完美契合实现数字资源的共享