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2023
办公
设施
管理制度
新编
办公设施及管理制度
公司办公设施管理制度
第一节办公设施管理
一、办公设施分类:
(一)办公设备。包括、打印机、扫描仪、复印机、 机、 机、相机、效劳器、软件等物品。
(二)办公家具。包括办公桌椅、文件柜、会客桌椅等物品。
二、办公设施采购:
(一)办公设施的采购,由办公室负责购置,其他相关部门协助。
(二)各使用部门如需添置办公设施需提出书面报告,报告中需特别说明购置的理由,经分管副总批准后报办公室,办公室根据公司整体需求提出相应意见,报行政副总裁审批,方可实施采购。
三、办公设施的管理:
(一)办公设施编号
1、办公设施实行编号管理,由办公室在办公设施交付使用的当天,进行登记并统一编号。
2、编号方法:编号形式为:公司英文标识+分类符号+数字代码。
(1)办公设备编号(hg-sb-xxx;包括。,打印机,扫描仪,复印机, 机等物品)。
(2)办公家具编号(hg-jj-xxx;包括。办公桌椅,会议台,洽谈台,文件柜等物品)。
(二)办公设施的标牌:
为即时贴,办公室在办公设施交付使用的当天,进行登记并贴上标牌。
办公设施的使用权属各部门使用人,各部门负责人对办公设施的可使用性负完全责任。
四、办公设施的异动管理:
(一)办公设施的出租、出借、报废等,必须由使用部门提出书面报告,经分管副总批准,办公室根据公司整体情况提出相应意见,报行政副总裁审批,方可办理相关手续。
(二)办公设施的内部转移,由使用部门或使用人提出书面报告,报经办公室审核同意后,办理移交手续。
(三)按规定程序发生的办公设施异动,办公室应在手续完成后的当天作相应的登记,办公室应在三天内将情况上报财务部作相应的账务处理。
五、办公设施的维修:
由使用部门提出书面维修申请,办公室根据设施的综合价值提出维修意见,500元以下的维修费用,办公室直接送至维修处维修,500元以上的维修费用报副总裁批准。
六、办公设施的原始发票复印件、保修卡、说明书等由办公室妥善保管。
七、因管理或使用不当造成办公设施毁损、丧失的,由直接责任人承担直接经济损失。
八、办公室会同财务部门每年对办公设施进行一次全面的核对清理,清理时应做到标牌与清单相符、清单与明细账相符、明细账与总账相符,对于不符的,应查明原因,并在次月15日前,将办公设施清理情况报告公司领导,同时对办公设施的变动情况提出处理意见或建议。
第二节管理
一、日常管理
(一)公司办公的安装、调试、维护、保养由公司企划部指定专人负责。
(二)公司由各使用人负责保管。
二、使用需求申请
(一)硬件需求由使用人所在部门提出书面申请,分管副总裁批准,办公室审核,报行政副总裁批准前方可购置。
(二)软件需求由使用人根据工作、业务需要提出书面申请,分管副总裁批准,办公室审核,报行政副总裁批准前方可购置。
三、本卷须知
(一)公司原那么上专人专用(未配备人员,不是使用他人),使用人应妥善设置和保管好开机、屏保密码,不得将密码泄露他人。
(二)不得在办公上玩游戏,无特殊需要上下班必须将关闭。
(三)不得私自将公司外借或交外单位人员使用。
(四)内存储的涉及公司信息的资料均需公司财产,员工必须保证资料的完整性,严禁随意删除。
四、其他
公司因人为因素造成损坏的,由使用人负责赔偿,特殊情况以书面形式
报公司领导,视原因酌情处理。
第三节复印机、打印机管理
一、日常使用管理
(一)复印机由办公室负责管理。
(二)复印机统一由办公室指定人员负责操作、保管,其他人员无故不得进入文印室自行操作复印机。
(三)各部门需复印的文件资料必须经登记、签名,登记表内载明使用部门、内容、数量等主要内容。文员有权阻止非公司资料的复印。
(四)各部门文字资料打印连接前台打印机,图纸或特殊规格打印连接文印室打印机,打印资料同样需要登记,签字前方可拿取。
(五)其他各部门内部打印机由各使用人自觉做好管理工作,禁止打印私人文件。
二、本卷须知:
(一)文员应严格遵守保密制度,不得将文件材料的内容向外泄露。废纸应及时收集、销毁。
(二)文员要定期检查、保养设备。出现故障要及时通知维修,保证设备处于良好状态。
(三)保持文印室的卫生、整洁,自觉维护文印室良好的工作环境。
第四节 机管理
机的使用本卷须知:(不得把以下稿件传入 机)
1、涂改液未干或稿件有涂层;
2、稿件有皱纹、折缝或严重卷曲;
3、破裂的稿件或稿件过厚;
4、炭纸或反面有炭的稿件。
第五节其他设备管理
所有设备均是公司的财产,各使用人必须保管好使用的设备,有问题应及时通知办公室协助解决。
xxxxxxxx
x202x年xx月xx日
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