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[精选]会计电算化系统期末处理纲要.pptx
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精选 会计 电算化 系统 期末 处理 纲要
期末处理期末处理 期末处理是指在将本期所发生的期末处理是指在将本期所发生的经经济业务全部登记入账后济业务全部登记入账后所要做的工作,主所要做的工作,主要包括计提、分摊、结转、对账和结账。要包括计提、分摊、结转、对账和结账。5.1 自动转账自动转账 在会计业务中存在一些凭证,它们每月或每年在会计业务中存在一些凭证,它们每月或每年有规律地重复出现。如:每月计提短期借款利有规律地重复出现。如:每月计提短期借款利息、分摊无形资产、结转收入类和费用类账户息、分摊无形资产、结转收入类和费用类账户余额,年底结转本年利润等。这类凭证的余额,年底结转本年利润等。这类凭证的摘要摘要、借贷方科目,金额的来源或计算方法基本不、借贷方科目,金额的来源或计算方法基本不变变。如果要编制此类凭证,每月都将做许多重。如果要编制此类凭证,每月都将做许多重复工作,而且所取金额必须待记账后才能查阅复工作,而且所取金额必须待记账后才能查阅,稍有不慎,就会出现遗漏或错误。使用总账,稍有不慎,就会出现遗漏或错误。使用总账系统中的自动转账功能可以提高这项工作的效系统中的自动转账功能可以提高这项工作的效率。率。1 期末转账的主要特点期末转账的主要特点 转账分为外部转账和内部转账转账分为外部转账和内部转账。外部转。外部转账是指将账是指将其他业务核算子系统其他业务核算子系统生成的凭生成的凭证转入总账系统中;内部转账主要是指证转入总账系统中;内部转账主要是指在在总账系统内部总账系统内部把某个或某几个会计科把某个或某几个会计科目中的余额或本期发生额结转到一个或目中的余额或本期发生额结转到一个或多个会计科目中。本节阐述的是总账系多个会计科目中。本节阐述的是总账系统内部的自动转账。如果使用了工资核统内部的自动转账。如果使用了工资核算子系统、固定资产核算子系统等,可算子系统、固定资产核算子系统等,可实现外部转账。实现外部转账。1 期末转账的主要特点期末转账的主要特点 (1)期末转账业务大多数都)期末转账业务大多数都在各个会计期的期末进行在各个会计期的期末进行。(2)期末转账业务大多数是会计人员自己填制的凭证)期末转账业务大多数是会计人员自己填制的凭证,没有没有反映该业务的反映该业务的原始凭证原始凭证,它的,它的摘要、借贷方科目摘要、借贷方科目固定不变,金额的来源或计算方法也基本不变固定不变,金额的来源或计算方法也基本不变。(3)期末转账业务大多数要)期末转账业务大多数要从账簿中提取数据从账簿中提取数据。这就。这就要求在要求在处理处理期末转账期末转账业务前必须先将其他经济业务全部业务前必须先将其他经济业务全部登记入账登记入账。(4)有些期末转账业务必须)有些期末转账业务必须依据另一些期末转账业务依据另一些期末转账业务产生的数据产生的数据。这就要求期末转账需要根据业务的特点。这就要求期末转账需要根据业务的特点分分批按步骤进行处理批按步骤进行处理。1 期末转账的主要特点期末转账的主要特点 在转账之前,将凭证的摘要、会计科目在转账之前,将凭证的摘要、会计科目、借贷方向、金额的计算公式预先存入、借贷方向、金额的计算公式预先存入计算机中计算机中,系统根据预先定义的金额来,系统根据预先定义的金额来源计算方法从账簿中取数,自动产生记源计算方法从账簿中取数,自动产生记账凭证,并完成相应的结转任务。账凭证,并完成相应的结转任务。每笔每笔转账业务每月一般只需进行一次转账业务每月一般只需进行一次。记账前凭记账前凭证文件证文件 记账记账 科目发生额科目发生额余额文件余额文件 自动转账自动转账分录文件分录文件 转账转账 自动转账分自动转账分录录 输入输入 2 定义自动转账凭证定义自动转账凭证 总账系统都提供了总账系统都提供了定义自动转账凭证格式的定义自动转账凭证格式的功能功能。可可利用该功能利用该功能逐一定义所有的转账凭逐一定义所有的转账凭证格式证格式,每张凭证由一个转账序号惟一表示,每张凭证由一个转账序号惟一表示,并存放在有关的自动转账分录文件中。,并存放在有关的自动转账分录文件中。自自动转账凭证格式与一般凭证的区别是:动转账凭证格式与一般凭证的区别是:自动自动转账凭证格式只需要输入摘要、借贷方科目转账凭证格式只需要输入摘要、借贷方科目和每一个科目发生额的来源或取数公式,不和每一个科目发生额的来源或取数公式,不需要人工输入具体发生额需要人工输入具体发生额。2 定义自动转账凭证定义自动转账凭证 实现自动转账包括转账定义和转账生成两实现自动转账包括转账定义和转账生成两部分。部分。一般地,把一般地,把用于自动转账凭证中的摘要、用于自动转账凭证中的摘要、借贷方会计科目、金额的计算公式称为自借贷方会计科目、金额的计算公式称为自动转账分录动转账分录,而,而由自动转账分录所生成的由自动转账分录所生成的记账凭证称为机制凭证记账凭证称为机制凭证。2 定义自动转账凭证定义自动转账凭证 自动转账分录可分为两类自动转账分录可分为两类:第一类为:第一类为独立自动独立自动转账分录转账分录,表示其金额的大小,表示其金额的大小与本月与本月发生的任发生的任何何经济业务无关,独立自动转账分录可以在任经济业务无关,独立自动转账分录可以在任何时候用于填制机制凭证,通常一个独立自动何时候用于填制机制凭证,通常一个独立自动转账分录每月只使用一次转账分录每月只使用一次;第二类为;第二类为相关自动相关自动转账分录转账分录,表示其金额的大小,表示其金额的大小与本月发生的业与本月发生的业务有关务有关。2 定义自动转账凭证定义自动转账凭证 设置自动转账分录就是将凭证的摘要、设置自动转账分录就是将凭证的摘要、会计科目、借贷方向以及金额计算方法会计科目、借贷方向以及金额计算方法存入计算机中的过程存入计算机中的过程。其中,如何。其中,如何设计设计金额的计算公式是设置自动转账分录的金额的计算公式是设置自动转账分录的关键关键。2 定义自动转账凭证定义自动转账凭证【例例223】WZ 公司公司2008 年年12 月末,发生以下转账业务。月末,发生以下转账业务。1 计提短期借款利息计提短期借款利息 借:财务费用(借:财务费用(660303)对方科目金额对方科目金额 贷:预提费用(贷:预提费用(2191)2101科目贷方余额科目贷方余额x 0.002 2 结转本月未交增值税结转本月未交增值税 借:未交增值税借:未交增值税217102 21710101 借方余额借方余额 贷:应交税金一应交增值税(进项税额)贷:应交税金一应交增值税(进项税额)(21710101)21710101 借方余额借方余额 借:应交税金一应交增值税(销项税额)借:应交税金一应交增值税(销项税额)(21710105)21710105 贷方余额贷方余额 贷:未交增值税(贷:未交增值税(217102)21710105 贷方余额贷方余额 3 结转收入类账户余额结转收入类账户余额 借:主营业务收入(借:主营业务收入(6001)主营业务收入发生额净额主营业务收入发生额净额 贷贷:本年利润(:本年利润(4103)对方科目金额对方科目金额 4 结转支出类账户余额结转支出类账户余额 借:本年利润(借:本年利润(4103)对方科目金额对方科目金额 贷:主营业务成本(贷:主营业务成本(6401)主营业务成本发生额净额主营业务成本发生额净额 营业费用(营业费用(6601)营业费用发生额净额营业费用发生额净额 工资费用(工资费用(660201)工资费用发生额净额工资费用发生额净额 其他费用(其他费用(660299)其他费用发生额净额其他费用发生额净额 财务费用(财务费用(6603)财务费用发生额净额财务费用发生额净额 5 结转本年利润结转本年利润 借:本年利润(借:本年利润(4103)本年利润余额转出本年利润余额转出 贷:利润分配(贷:利润分配(4104)本年利润余额转入本年利润余额转入 实例:实例:WZ公司公司10月份发生短期借款,本金为月份发生短期借款,本金为300000元,期限元,期限6个月,年利率为个月,年利率为10。由账套主管或授权人员,执行总账。由账套主管或授权人员,执行总账系统的“自动转账分录”功能,根据以系统的“自动转账分录”功能,根据以上要求设置帐分录。上要求设置帐分录。操作步骤操作步骤(l)输入转账序号、转账说明及凭证类别。其中,转账)输入转账序号、转账说明及凭证类别。其中,转账序号是该张转账凭证的代号,不是凭证号,凭证号在序号是该张转账凭证的代号,不是凭证号,凭证号在凭证编制时自动产生。凭证编制时自动产生。(2)输入转账分录,包括摘要、科目和金额等栏目。)输入转账分录,包括摘要、科目和金额等栏目。其中,金额公式是自动生成转账凭证时其发生额的计其中,金额公式是自动生成转账凭证时其发生额的计算公式。算公式。操作步骤如下:操作步骤如下:(l)执行“期末”)执行“期末”|“转账定义”转账定义”|“自定义转账”命自定义转账”命令,打开“自定义转账设置”窗口。令,打开“自定义转账设置”窗口。(2)单击“增加”按妞,输入“转账序号”为)单击“增加”按妞,输入“转账序号”为“0001”,输入“转账说明”为“计提短期借款利,输入“转账说明”为“计提短期借款利息”,定义“凭证类别”为转账凭证,单击“确定”息”,定义“凭证类别”为转账凭证,单击“确定”按钮。按钮。(3)在“自定义转账设置”窗口中,输入“)在“自定义转账设置”窗口中,输入“科目编码”为科目编码”为6603,确定“方向”为借方。,确定“方向”为借方。(4)移动滚动条至“金额公式”栏,双击“)移动滚动条至“金额公式”栏,双击“金额公式”栏,打开“公式向导”对话框,选金额公式”栏,打开“公式向导”对话框,选择“期末余额”择“期末余额”|QM()()|“下一步”;下一步”;(5)科目“)科目“2191”,期间“月”,方向“,期间“月”,方向“贷”,“按默认值取数”,“继续输入公式”贷”,“按默认值取数”,“继续输入公式”,“,“*(乘)”(乘)”|“下一步”;下一步”;(6)“常数”)“常数”|“下一步”下一步”|常数“常数“0.1”,“,“继续输入公式”,“继续输入公式”,“/(除)”(除)”|“下一步”下一步”(7)“常数”,“下一步”)“常数”,“下一步”|常数“常数“12”|“完成”;完成”;(8)“自动转账设置”窗口中,“增行”)“自动转账设置”窗口中,“增行”|摘要“计提短期借款利息”,科目“摘要“计提短期借款利息”,科目“2191”,方向“贷”,输入“,方向“贷”,输入“JG()”()”(9)“保存”)“保存”(10)继续定义转账凭证分录信息。)继续定义转账凭证分录信息。2191 3、结转处理、结转处理 自动转账分录自动转账分录定义完成定义完成后后,并未生成记账凭证,并未生成记账凭证,需执需执行转账生成功能,自动生成转账凭证行转账生成功能,自动生成转账凭证。相关自动转账凭证与本月的其他经济业务,以及自动相关自动转账凭证与本月的其他经济业务,以及自动转账分录之间有一定的联系。转账分录之间有一定的联系。相关自动转账分录只能相关自动转账分录只能在全部相关的经济业务入账之后按顺序使用在全部相关的经济业务入账之后按顺序使用,否则计,否则计算金额时就会发生差错。因此,在生成转账凭证之前算金额时就会发生差错。因此,在生成转账凭证之前,必须将以前的经济业务全部登记入账,方可采用已,必须将以前的经济业务全部登记入账,方可采用已定义的转账分录生成机制凭证。定义的转账分录生成机制凭证。相关转账业务一般放相关转账业务一般放在月底结账时进行在月底结账时进行。不同的财务软件对机制凭证生成的处理有所不同。不同的财务软件对机制凭证生成的处理有所不同。例例2242008年年12月末,编制转账凭证。月末,编制转账凭证。由制单人或授权人员,执行总账系统的“生成转账凭证由制单人或授权人员,执行总账系统的“生成转账凭证”功能,即可快速生成转账凭证,经确认后保存。”功能,即可快速生成转账凭证,经确认后保存。操作步骤如下:操作步骤如下:(l)执行“期末”)执行“期末”|“转账生成”命令,单击“自定

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