规范化建设在医院档案管理中的应用与实践.pdf

46 经 验 区域治理 EXPERIENCE 规范化建设在医院档案管理中的 应用与实践 宋燕妮 山东省青岛市精神卫生中心 摘要：如今，随着医院信息化建设的不断推进，作为医院信息化建设的重要组成部分，医院档案管理逐渐向数字化、规范化、科学化方向发展。规范化建设在医院档案管理中的应用和实践对于提高医院档案管理的水平，提高医疗质量，促进医院长久发展具有重要意义，规范化建设在医院档案管理中的应用与实践具有深远影响。本文介绍了规范化建设在医院档案管理中的应用和作用，同时，深入探讨了规范化建设在医院档案管理中的问题和对策，以期为医院档案管理的规范化建设和提高医院档案管理人员的水平提供参考和帮助。关键词：规范化建设；医院档案管理；应用与实践 中图分类号：G271;R197.32 文献标识码：A 文章编号：2096-4595(2023)27-0046-03 作者简介：宋燕妮，生于 1980 年，馆员，研究方向为档案管理。前言 随着社会的发展和医疗水平的进步，医院档案管理已经逐步成为一个非常重要的问题。为了更好地保护和管理医院档案，必须实施规范化建设。规范化建设是指在档案管理的过程中，通过制定一系列的规范和标准，对管理活动进行规范和约束，提高管理效率和档案管理的质量。规范化建设能够有效地规范档案管理的各项标准，确保档案结构、收集、记录、存储、保管、归档、查询、利用等各个环节的统一，从而确保档案的完整性、准确性、权威性以及安全性，为医院的稳步发展提供坚实的基础。一、医院档案管理的概念及重要性（一）医院档案管理的概念 医院档案管理是指对医院内的组织或个人形成的文件、资料以及与之相关的信息进行搜集、分类、整理、保存、利用的一系列工作。医院档案管理是发展现代化医院管理的重要组成部分，其意义不仅在于对组织或个人的经验、成果等进行记录，更重要的是为医院提供决策依据和服务支撑，推动医院的发展和进步。（二）医院档案管理的重要性 首先，医院的档案就是对医院发展历史的记载，是医院不断实现创新与发展的坚实基础。它记录着医院的历史等许多重要信息，这些信息的保留对于医院的成长、发展都具有非常深刻的重要意义。通过对档案进行更加正确细致的管理，医院可以将自身的经验和历史积累下来，为医院发展和树立医院的历史价值提供坚实基础。其次，档案管理对于医院运营的高效性非常重要。档案管理结合信息化技术，并建立健全的档案管理体系，可以提高档案的查阅和利用效率，降低档案管理的成本同时也为医院管理提供了高效的支撑。并且，档案管理可以帮助医院提高办公效率，加速信息的流转和传递，提高工作效率，增强医院的发展力。再次，医院档案在医院成立的那一刻就开始形成，记录下了医院发展的每一个重要节点和时间，具有非常重要的人史料价值，有利于医院形成和传承自己的文化。同时，在医院领导做出行政决策的过程中，档案是其重要的参照和依据，对医院档案管理效益的提高意义重大。此外，医院档案对于行政管理可以起到重要的指导作用，对医院可持续发展能够产生深远的影响1。二、规范化建设在医院档案管理中的应用（一）规范化建设的应用 1.制定规范和标准 制定医院内部档案管理的规范和标准，规范所有档案管理人员的操作和行为，确保所有档案管理的流程和方式达到必要的标准。制定的规范和标准可以根据医院档案管理规定等文件进行制定。2.建立管理体系 建立医院内部档案管理的管理体系，建立更加完整、科学、适用的档案管理流程和档案管理 47 经 验 区域治理 EXPERIENCE 标准。其中，档案管理流程和标准需要涵盖档案的归档、借阅、检索、保管、删除等各个环节，同时，应建立更加完善的监督管理、服务支持和流程改进三位一体的档案管理体系2。3.档案分类、整理和归档 要不断的规范档案的分类、整理和归档流程，从而明确档案管理的流程和规范要求，从而保证所有医院档案必须严格按照规定进行分类、整理、标识、装订、编目和归档工作，确保档案的整洁、完整和清晰，同时，要求医院内部的档案管理人员要根据制定的操作规范进行记录和保留，以便医院可以随时备查资料和监管。4.提升员工素质 通过规范化建设，提升医院档案管理人员的素质和技能水平，建立起一支熟练懂行的专业档案管理人员队伍。医院内部档案管理人员应当全面掌握档案管理知识和技能，提升整个档案管理队伍的素质和能力。5.遵守保密规范 加强对医院档案信息的安全保障，严格执行档案管理人员的信息保密工作规定，规范档案借阅、检索和复制行为，确保医院内部档案信息的安全和保密。所有档案浏览、查询情况和档案借阅等操作行为都需要规范管理，严格控制档案的流转和管理，保证医院档案管理更加稳固地健康发展。（二）规范化建设的作用 1.规范医院档案管理流程，降低管理成本 规范化建设有助于规范医院档案管理流程，降低管理成本，使档案管理更加有效。在规范的档案管理流程下，医院内部档案管理人员操作更加简单明了，减少了冗余操作和错误率，使档案管理工作的质量和效率得到了显著提升。2.安全、保密 规范化建设可以帮助医院档案管理人员更好地保障档案的安全和保密。通过规范管理流程，建立一套完整的档案管理体系，确保敏感信息不被误用或泄露。3.提高医院的竞争力 规范化建设可以提高医院的档案管理水平，为医院带来巨大的竞争优势。规范管理流程和档案管理标准，使档案管理工作质量得到了提高，为医疗服务用户带来更好的服务体验，提高医院的竞争力3。4.促进档案管理的优化升级 规范化建设有助于发现档案管理工作中的问题和短板，注重对管理体系和服务模式进行升级和优化。优化服务体系，为病人提供更好的医疗服务体系，有利于提高医院的品牌形象4。三、医院档案管理在规范化建设中出现的问题（一）数据安全性问题 由于医院档案管理任务是一个涉及到大量医疗隐私信息的工作，因此医院必须采取一系列措施来确保数据的安全性。例如，加强网络安全、定期备份数据、控制员工访问权限等，但是，在实际运营中，由于技术、人员等因素的原因，有可能会导致数据泄漏、丢失等问题时有发生。随着信息化程度的逐渐提高，医院档案管理中的隐私保护问题也变得尤为突出。许多档案内容涉及到个人隐私，如果管理不当，便有可能造成医院的隐私泄露和滥用，如何在档案管理中严密保护个人隐私，已成为医院档案管理亟待解决的重点问题之一。（二）档案意识缺失 目前，社会上的大多数医院都只注重医疗技术的发展和更新，但对档案管理的重视程度却不足。这种不良的态势导致许多医院的档案管理工作受到冷落，从而呈现出边缘化的趋势。这种现象在一些具体方面表现得尤为明显。首先，对于少数从事档案管理工作的工作者来说，他们缺乏应有的档案管理知识和认识。他们觉得档案管理工作只是次要的附加工作，不值得大量投入时间和精力。其次，档案管理工作者对档案管理的认知和意识不够清晰。他们未能深刻认识到档案管理工作的重要性，以为档案管理仅仅是对医院档案归档、整理和保管的管理。他们在工作中缺乏创新意识和责任心，忽视档案管理工作的科学性和前瞻性。同时，由于缺乏档案科学利用的技术手段和方法，医院档案信息化进程缓慢。这种趋势对医院可持续发展产生不良影响，也对整个医疗行业的健康发展带来诸多挑战5。（三）部门之间工作协调不畅 医院档案管理是一个十分复杂的系统工程，其涉及的多个部门和人员之间必须进行密切协作、合作才能更好的保证档案的质量和安全。不过实际工作中，由于不同部门之间的沟通不畅，工作协调不够，可能会导致医院的档案管理效率低下，错误率高的情况发生。（四）档案管理技术落后 虽然医院档案管理技术一直在不断的创新和进步，然而仍然存在一些档案管理系统过时、技术落后的问题，这些问题直接或间接地影响了医院档案管理的质量和效率。现如今，尽管许多医院的档案管理已经从传统纸质管理向电子化管理转变，不过纵使医院的档案管理的技术手段和设备已经有所改进，但仍有一些医院的存储设施不完善，容易造成档案的损坏，且对档案的检索和整理也存在较大困难。另外，一 48 经 验 区域治理 EXPERIENCE 些档案管理人员技术水平较低，对电子化管理技术的掌握不够熟练，难以适应电子化档案管理的工作模式6。（五）管理制度不够健全 由于医院档案管理涉及多个方面，需要按照相应的规定、流程和标准进行管理。但现实中，医院档案管理制度不够健全，权责不明确，规章制度不完善，常常导致档案管理出现诸多问题。一些医院对档案的管理缺乏足够的重视，没有建立起完备的档案管理制度，即便有制度，也可能存在实际操作中未能完全贯彻执行，导致档案管理混乱，造成管理漏洞。四、改善提高医院档案管理规范化建设的策略 随着现代医疗技术的飞速发展和国家对医疗行业监管力度的加强，医院档案管理的重要性也越来越受到重视。只有通过科学、规范的档案管理，才能为医院的运作提供有力的保障，因此，建立完善的档案管理体系已经成为了医院管理者必须面对的一个重要议题。（一）加强技术建设和数据安全 为了保障医院的关键信息隐私安全，医院应该加强技术建设和数据安全。管理者可以投入更多的资源，建立完备的网络安全控制体系和数据备份机制，确保隐私信息的安全性，同时，开展对档案管理人员的培训，提升档案管理人员的安全意识和技术水平，避免内部人员对档案信息的滥用和泄露7。（二）提升档案信息化程度 医院可以通过制定合适的数字化战略，逐步实现纸质档案向电子档案的转变，提升档案信息化程度。数字化可以有效提高档案管理的效率，方便档案的检索、共享和管理，同时避免档案损毁、丢失等风险8。（三）加强内部合作和协调 为了提高档案管理工作效率和质量，医院需要建立相应的档案管理机构，实行属地化管理模式，并加强不同部门间的联动。同时，借助现代化信息技术手段加强内部交流和协作，推进档案信息共享，共同提高档案管理工作效率和质量。（四）提高从业人员素质与责任心 医院可以采用多种办法提高档案管理人员的专业素质和责任心，增强档案管理人员的责任感和主动性，为档案管理工作提供有力保障。同时，医院还可以通过设置相对应的惩罚机制等方式鞭策档案管理人员认真完成档案管理工作，进一步提高工作效率和质量9。（五）推动档案管理技术创新 医院可以加强档案管理技术的研究与创新，引入前沿技术和理念，打破传统医疗档案管理的束缚和限制。通过技术创新，可以实现档案管理效率和质量的提升，进而增强医院的核心竞争力。（六）健全档案管理制度 医院要建立起健全的档案管理制度，严格按照相关的规定、流程和标准进行管理，加强档案管理的监督和督查。只有通过规范、科学和有序的档案管理，才能让医院的管理工作更加高效、可靠10。五、结语 随着当下国家对于医疗改革的大力推进，对医院的重视程度日益增加，无形之中让医院承担了更多的档案管理任务，医院档案管理工作的压力与日俱增，医院档案管理的规范化建设成为迫在眉睫的趋势。针对现实存在的不足情况，相关部门应逐步地完善医院档案管理体系，不断推进医院档案管理的信息化水平提升，并落实提升档案管理能力等措施，同时，还需要大力改善医院档案管理方式，推动工作更加规范化。目前，我国医院的档案管理仍存在着制度不完善和意识不足等问题，需要相关从业者增强意识，保障医院档案的合理使用未来需要继续加强研究，以求逐步提高档案的使用效率和价值。参考文献 1 马羚.“互联网+”环境下医院档案管理提升路径以东台市人民医院为例J.档案与建设,2021(11):70-71.2 李娟.大数据下医院档案管理工作的创新与发展J.兰台内外,2021(32):16-18.3 孙玚.医院信息化与医院档案管理现代化现状分析J.数据,2021(11):77-79.4 孙艳华.大数据驱动下的医院档案管理模式创新J.黑龙江档案,2021(05):152-153.5 欧秋.新冠肺炎疫情背景下医院档案管理的 SWOT 分析J.兰台内外,2020(16):79-81.6 时晓晨.加强医院档案队伍建设 助力医院档案管理水平提高J.办公室业务,2020(1 1):114-115.7 张帅.医院档案管理的创新途径研究J.散文百家(新语文活页),2019(09):255.8 吴凤南.档案信息化建设在医院档案管理中的价值及地位J.办公室业务,2019(17):72+75.9 高应爱.公共管理视角下医院档案管理的机制选择J.中国城乡企业卫生,2018,33(10):172-174.DOI:10.16286/j.1003-5052.2018.10.082.10 许志颖,张楠.浅谈精细化管理在医院档案管理中的应用 J.建 材 与 装 饰,2018(16):152-153.