电子文档管理办法1目的对与质量管理体系有关的电子文档实施控制，确保电子文档及其载体的使用、更改、删除按规定的要求进行。2适用范围本程序规定了受控文档的输出、使用、归档的管理办法。本办法适用于公司内受控电子文档的规范化管理。3引用标准Q/JSP001-2003《文件和记录控制程序》4术语和定义4.1电子文档—指通过计算机录入、保存、下载或输出的文件和资料。4.2受控电子文档—指对产品质量有重要影响或涉及企业技术机密，具有保存或保密价值的电子文档。5职责5.1公司组织系统部为受控电子文档的归口管理部门，负责全公司归档受控电子文档的管理5.2各部门负责本部门受控电子文档的日常管理，并负责本部门受控电子文档的确认和归档工作。5.3各部门资料员负责本部门电子文档的整理和定期归档工作。5.4各计算机操作员为所操作计算机的直接责任人，负责所录入或下载受控电子文档的保护和管理工作。5.5计算机中心对各部门受控电子文档的整理，下载和归档负指导责任,并对各部门计算机的正确使用和安全运行负指导责任。6程序6.1各部门或个人在计算机上制作的程序、文件、图样及其它文档制作完毕并审定后，应报部门领导或归口部门确认是否受控。6.2对确认为受控的电子文档应设立专用受控文件夹，以便于查找、调阅、修改和保管。6.3受控电子文档的录入与使用按Q/JSP001-2003《文件和记录控制程序》执行。6.4各部门应建立受控电子文档目录（推荐在计算机中建立备份），将计算机中的受控电子文档逐一登录在《受控电子文档目录》中，文档存放路径可采取在该文档属性中将该文档存放路径复制，再粘贴到《受控电子文档目录》中去的方式。6.5建立在计算机中的《受控电子文档目录》文档，应设置打开权限，权限密码由部门授权资料管理员和部门主管共同掌握。6.6新成文的电子文档被确认为受控文档后，应在三天内将文档用软盘备份(无复制功能的计算机可通知计算机中心协助)，并携同文档打印稿或复印稿一份，交公司档案室备案。6.7公司档案室收到各部门上报的受控电子文档后，应装机确认，认可后将软盘上的文档拷贝到档案专用计算机或相关载体上，然后填写《文件归档登记表》（见RSP001-04），办理文档归档手续，并将上报软盘返回上报部门。6.8档案室对各部门上报的电子文档应按档案管理办法及时分类、标识和整理，并及时将所收文件登录在《受控电子文档目录》上。6.9公司档案室应定期对收录或存贮在计算机或电子媒体上的受控电子文档进行归类整理、汇总、编制受控电...
