勘察设计企业内部控制存在的问题及对策分析_唐柏林.pdf

Q企 业 管 理I YE GUAN LI勘察设计企业内部控制存在的问题及对策分析唐柏林(湖南省轻纺设计院有限公司，湖南长沙410005)摘要:多数勘察设计企业会把注意力集中在获得经济效益的活动上，很少有经营管理者会重视企业内部控制方面的管理力度和效果，所以多数勘察设计企业依旧采用相对较落后的管控方式，对内部控制的重要性也没有足够的认识。很多企业内部中高层领导并没有树立正确的内部控制意识，会片面认为内部控制工作开展仅仅是保护现有资产、控制成本费用支出，所以也不会对其投入一定的时间、精力，内控工作相关人员也没有被认可，在实际内控人员开展工作时，其他岗位人员并不会积极主动配合，导致企业整体内部控制效果较差，几乎对企业发展没有任何实质性作用。鉴于此，文章主要从内部控制五要素对勘察设计企业内控中存在的问题进行了分析，也详细提出了改进内部控制局面的有效对策，以希帮助更多类似企业强化内部控制管理，提高内部经营管理水平，更好地实现企业阶段性战略管理目标，也提高企业在市场竞争中的地位。关键词:内部控制;勘察设计;问题;对策中图分类号:F27923文献标识码:A文章编号:16716728(2023)05008804随着全球经济一体化的迅猛发展，各国家外部政治环境、经济局势都会随之发生重大改变。为了保障国家能够稳定繁荣发展，由内到外加强管控、提高综合国力至关重要。从目前国内诸多企业经营发展现状可知，各种不合理、不严谨操作行为依旧很多，不仅影响着本国经济发展，对国际经济市场运营也有着直接的负面影响。部分企业无法灵活应对这些问题、挫折，运营效率越来越低，甚至会面临被迫破产的危机。从这些企业失败经营情况看，除去外部客观因素的干扰，最大的影响因素是内部控制不严格、不全面，导致部分环节一直存在经营隐患。对勘察设计企业发展而言，就要从风险识别、防范入手，强化内部控制，提高应对风险的能力。一、勘察设计企业加强内部控制的意义目前我国国内企业内部控制水平整体并不高，单从上市企业数据信息看，从相关部门发布的内部控制白皮书汇总数据可知，20172019 年间内控水平达到A 级以上的企业数量都不足 50 家，评级为 B 的企业占比较高，将近占比 55%左右，而评级为 C 和 D 的企业数量也有着逐渐增加趋势。由此可见，我国国内企业对内部控制的重视力度并不高，还有着很大的改善、进步空间。为此文章主要分析企业内部控制相关内容。从内控相关文献可知，国内外学者对勘察设计类企业的内控问题研究很少，根本无法满足当前勘察设计企业经营管理者的需求。文章主要以案例形式进行勘察设计企业内部控制相关问题研究，分别从内控五要素展开谈论，为了解决勘察设计一系列企业的内部控制问题奠定了一定的理论实践基础。二、勘察设计企业加强内部控制存在的问题为了更加直观、清晰的呈现观点，文章主要采用案例分析的形式进行具体内容描述，对 HJ 勘察设计公司全体人员进行了问卷调查和部分人员现场访谈，得到了如下文中的一系列调研结果，具体问题如下文所述。(一)控制环境方面对 HJ 企业内部控制环境方面的问题研究分别88作者简介:唐柏林(1980)，男，汉族，湖南永州人。主要研究方向:内部控制。Q企 业 管 理I YE GUAN LI从组织架构、发展战略、人力资源、社会责任、企业文化 5 个角度战略分析，得到每个角度的项目分值如表1 所示。表 1环境方面问卷调查结果汇总(总分 10 分)环境要素项目量化分值转换/分组织架构各职能部门职权划分清晰度52岗位职能和规章制度的完整性63组织架构合理性、可行性40发展战略战略规划调整28战略规划实施效果31战略规划透明度54人力资源绩效考核和奖惩制度75员工培训制度62人才引进和招聘制度53社会责任符合国家、行业相关安全标准95发生安全事故后能否妥善处置、善后97安全生产制度制定、执行、责任追究93企业文化团队向心力文化建设15文化环境宣传10决策、管理层文化示范作用23员工大局观、服务意识71从表 1 中可以清楚地看到受访者在社会责任方面相对较满意，平均分值都在 9 分以上，而在组织架构、发展战略、人力资源、企业文化方面问题较多。尤其是在战略规划调整、团队向心力建设、文化环境宣传、决策管理层示范方面表现较差，满意度只有 15分，这些项目环节急需改进。(二)风险评估方面风险评估环节是对企业业务经营活动中的未知风险进行预测、评估的过程，尽早预估风险采取有效应对措施，为企业减少更多经济、财务等方面风险。勘察设计企业风险评估环节有很多关联性风险，所以很有必要对各环节加强风险管控，如项目质量、项目安全性、合同条款、收付款、索赔等1。通过与 HJ 企业部分人员进行访谈得知，目前企业在风险评估方面解决问题的能力较差，风险评估体系构建和执行力度一般，而人员风险评估、管控意识、风险预警准确度、风险响应速度相对还好，具体分值如表 2 所示。由此可见，企业有必要加强对内控风险评估的认知。表 2风险方面问卷调研结果(总分 10 分)风险评估具体项目量化分值转换/分风险评估机制是否可行12风险评估和管控意识是否足够强55风险预警准确度和风险响应速度43风险评估体系构建和执行36(三)控制活动方面内部控制活动是为了实现内部控制制度体系的具体步骤、方法，各个级别、部门人员都要积极参与其中。对 HJ 企业内部控制活动方面的调研结果如表 3所示，可进一步精细化为业务运行、授权审批、活动管控、财务管理、绩效考核、资产管理等各个方面，整体来看，分值都在 5 分以上，表明企业内部控制活动执行力度、效果处于中上水平。但是依旧会存在着各种控制弊端，如授权审批环节出现越权审批、先斩后奏等不良行为;业务活动运行中涉及的原始记录不完整、票据管理不当等现象会给企业造成严重的经营风险2。表 3控制活动方面问卷调研结果(总分 10 分)内控活动具体项目量化分值转换/分控制活动稳定运行72授权审批制度和管控64业务能否得到有效管控56绩效考核58资产管理62(四)信息与沟通方面在内控信息与沟通方面的调研结果如表 4 所示，典型的问题在于信息化管理系统的应用水平较低、欺诈管理不严谨、缺乏可行的员工信息反馈渠道等，而各业务活动数据信息的传输及时性评分在 68 分，虽然高于均值，但是依旧有很大提升空间。表 4信息与沟通方面问卷调研结果(总分 10 分)信息与沟通具体项目量化分值转换/分是否制定防欺诈制度48是否有便捷员工反馈渠道32业务活动数据信息是否能及时传输68经营活动是否设置信息化管理系统10(五)内部监督方面从问卷调研结果中可知，企业内部监督方面问题98Q企 业 管 理I YE GUAN LI很大，首先是内部控制监督管理机制无法正常有序开展，评分仅有 13 分，表明实际业务活动经营过程中几乎没有监管管理职能的发挥;其次监管上报问题的处理及时情况得分 52 分，说明处理问题的及时性和效果只有一半，将近有一半的问题无法及时处理;最后企业并没有定期进行自我监管，仅有 17 分，说明经营管理人员完全忽略了内部监督管理的重要性3，具体见表 5。表 5内部监管方面问卷调研结果(总分 10 分)内控监督项目量化分值转换/分内控监督机制能否正常运转13监管问题能否及时上报并处理52定期自我监管体系是否完善17三、勘察设计企业优化内部控制对策(一)优化控制环境优化内部控制环境是企业能够正常实施内控的基础保障，完善的内控环境有助于内部业务活动更有序、高效的开展。针对上述内控环境问题，企业可以从以下几点进行改进:1 从战略角度分析，勘察设计企业自身资质水平直接决定着其在市场竞争的竞争空间为了顺应当前时代变化趋势，企业要积极投入国际市场，强化国际项目合作，以获得更多经济效益。企业内部需要有完善可行的管理策略，秉承着高质量发展理念，提高内部专业项目管理水平和质量，并以此稳定现有客户群体，吸引潜在客户。除了主营业务项目，企业还可以推进衍生业务项目，如智慧城市建设项目，紧跟国家宏观调控政策导向，调整业务结构。2 从人事政策角度分析，企业要重视优秀人才的培养，加强人才储备企业要给予人力资源管理部门足够的重视和权利，并重新确定其在企业战略发展中的地位，优化现有人力资源管理部门结构，从企业战略人才储备角度合理调整、设计。企业人才储备一方面可以从外部高薪聘请，另一方面可以从内部培养，以节省较多人力成本支出4。内部培养需要人力资源部门对各岗位专业技能和发展需求有足够的了解，并制定有针对性的培训内容，确保各岗位员工能够通过参加培训活动正在学到理论或实践知识，也能够在后期工作中发挥作用。对内部员工开展的培训不仅仅局限于岗位知识技能，还要涉及其他各方面，如法律法规、税务筹划、行业前景等。(二)优化风险评估勘察设计企业要加强内部控制风险管理，首先要有专门负责风险管控的部门及专业的人员。风险管理部门人员的选择可以是内部各部门对业务流程、风险点有一定认知的人员，也可以定期外聘专家根据实际业务情况提出可靠、专业性意见。风险管理小组成员日常工作就是全面监管业务经营活动环节，对其中存在风险隐患的环节进行有效评估、预防、控制，尽可能减少风险发生可能性和损失。风险管理人员为了全面管控风险，可建立风险数据库，并依据风险发生后的影响程度划分为不同等级的风险，对不同等级采取不同频率、不同监管措施、应对措施，所有已经发生的风险及应对措施都要详细录入风险数据库，便于为其他人员做参考，学习经验、吸取教训。风险管理小组成员不仅要对现阶段存在风险因素进行分析管控，还要对未发生的风险点进行评估识别、对所有环节风险点进行预测，做好业务经营环节全过程的风险监管，有事前预测、事中监督、事后分析评价才是一个完整的风险管理闭环。比如定期对业务活动涉及的合同条款、各种款项交易、税金缴纳、发票合理性等进行专项检查，避免造成较大损失后采取补救措施，减少企业经营风险、资金风险。(三)优化控制活动在内部控制活动方面，首先需要提高企业全体人员主动参与内部控制工作的积极性，要让全体人员认识到内控工作的开展有切实的利益，才能积极主动参与到内控工作中。其次提高各岗位人员的专业技能和综合素质，提高人岗匹配度。企业内控工作贯穿于全部经营环节，从战略管理目标的实现、预算管理目标的制定、经营管理目标的设置等需要加强内控管理力度。为了有效推进内控，需要企业财务和业务人员进行紧密联合，互相沟通交流，从对方角度考虑问题，09Q企 业 管 理I YE GUAN LI结合自身岗位职责有序执行内控。企业在进行全面预算管理过程中，需要提前编制年度总预算、项目预算，获得层层审批后才可执行。执行预算过程中需要各岗位人员严格遵循预算流程、制度体系，并互相监督管控预算执行情况。在监管中发现实际与预期差异较大，要及时进行信息反馈，并分析其缘由，进行相应环节的改进和优化，避免最终造成不可挽回的风险。最后强化企业风险和资源管控。可以设置完善的资产管理制度、合同管理制度、投融资管理制度、财务风险预警机制等，确保所有业务活动环节都能够依据制度体系、流程执行，减少业务环节风险。比如对投资项目的开展要出具完整的项目可行性报告书，对项目投入资金力度、回报率、资金收益周期、合同金额等进行详细分析、预估，避免盲目投资造成重大经济损失5。(四)优化信息与沟通信息与沟通环节是上层领导做决策的基础前提，也是企业内部人员进行沟通交流的必要工具，企业内部设置有效的信息反馈、沟通渠道能够为上下级间、同级间沟通交流提供合理的路径，而且良好的反馈、沟通机制也便于企业更好的经营发展。企业可以设置员工匿名举报信箱，为基层员工提供能够真实反映问题的渠道，能够促进纵向沟通交流;也可以定期开展内部例会，要求各部门员工集体参与，为其提供相互了解、沟通的渠道，便于实现横向间沟通交流。当然沟通渠道不仅仅局限于以上两种，还可以是与员工面谈、座谈会、讲座、闲聊等方式，总之都是为了及时发现问题、解决问题，实现更好的发展。(五)优化内部监督首先企业经营者要认识到监管的重要性，并成立独立于任何职能部门的内控监督管理部门，并安排专业的人员负责业务活动监管工作，适当赋予监管人员一定的权利，在必要情况下可强制要求其他部门人