2023年高效回收文件的三要点高效回收文件的三要点集中回收文件是指发文单位在相对集中的时间、地点按照文件管理要求，回收收文单位的文件。面对集中回收文件多、收文单位多、各收文单位文件份数不同等复杂情况发文单位应在以下三方面发力，打好“组合拳”。01功在平时，夯实回收文件的数据基础登记要素全面发文单位除登记日期、发文字号、文件标题、文件密级、发布层次等基本要素外，还要根据不同文件分门别类登记其他一些要素。比如，上级来文的转发或翻印分发要登记承办人、来文单位、来文（翻印）份数及份号范围等要素；而本级印发的文件要登记拟稿单位、审核单位、审核经办人、签发人印制份数及份号范围、成文日期、印发日期等要素。做到发文登记要素全面，分发的文件信息能追踪、可查询。核发精准到位严格按照有关规定，核发收文单位的文件份数和份号，确保每个文件份号对应一个单位。文印部门必须严格按照规定印制文件，并在符合保密要求的前提下移交发文单位，交接双方须在交接单上签字，以确认文件移交手续的完成。准确分发文件发文单位要将文件与发文通知单一并密封，发文通知单内含收文单位名称或具体人员名字、发出日期、通知单编号（顺号）、发文字号、密级、份数、开始份号和结束份号、标注“如收到文件与此单不符，请即电话联系××单位核对”等信息，按照机要方式发送至收文单位或单位具体人员。02谋划要细，做足准备提高效率周密部署，健全方案要多方征求意见，层层把关完善，制定符合实际的实施方案。比如，起草《关于做好××年度××文件清退和销毁工作的通知》及附件《清退清单》，可以向具有代表性的收文单位征求建议，核对《清退清单》列出的应回收文件的各要素，确保列出的需回收的文件各要素准确无误；向疫情防控部门咨询相关政策，确保制定的方案切实可行。细分单位，现场不紊分时段、分批次回收，明确各收文单位的清退日期、清退地点，避免收文单位扎堆清退，或某一时段“无人问津”的现象。明确各收文单位清退文件和销毁文件责任，避免仅靠发文单位负责回收文件、销毁文件时，因清点人员少、回收件量大等而难以高效完成任务。工作前移，提高效率充分发挥收文单位的文件管理功能，提前做好清退文件的准备工作。比如，收文单位可以提前按照《清退清单》所列文件发文字号顺序整理文件，去除文件处理标签等附加材料。回收文件时，发文单位和收文单位的机要文秘人员须同时在场，按照《清退清单》所列文件发文字号顺序依次清...
