四种方法提高公文收发效率四种方法提高公文收发效率公文收发是秘书日常工作之一，如何提高公文传收的效率和效果，是秘书工作中必须认真思考的问题。在为领导提供日常的传收公文服务中，要以“先重要后一般”为基本原则实施公文排序。第一，先“急件”后“平件”。一般情况下，领导每天都会在相对集中的一段时间批阅文件，领导在批件过程中可能会被电话、会见、会议所打断，把“急件’放置在最上方，可以较好地提示领导，使得急件及时得到处理。“急件''主要包括：某阶段重点工作有关的文件，上级有关部门临时召开的紧急会议通知是，离文件所述活动或工作的开始时间临近的也是“急件”。对于这一类公文，秘书应当在第一时间送呈领导。对于特别紧急的文件，要做到即收即送。第二，先“阅示件”后“阅知件”。文件按照呈送领导的目的不同可以分为“阅示件”和“阅知件”。相对而言领导对于“阅示件”需要花费更多的时间或精力来了解事件的前因后果、来龙去脉，以便作出批示，应让领导首先批阅这类“阅示件”。对于“阅知件”，如工作简报、工作通报等，领导只是知晓这一情况即可，一般无需作出决策或指示，这类公文可放在相对靠后的位置。第三，先“热点件”后“一般件”。每个单位在不同时期都有不同的工作重点，相关的领导也会在某一时期更多地关注有关文件，这类文件的排序应当靠前。当然，“热点”都有一定的时效性，有些事件在某一时间段是“热点”，在别的时间段就不一定是“热点”了，这就要求秘书要随时关注本行业、本领域的工作红点，对本单位的工作特别是与自身工作密切相关的领域要了然于胸。第四，先“分管件”后“相关件”。这一点对于副职领导秘书尤其适用。一个单位的副职领导都在明确分工的基础上分管有关工作。一般说来，他们更多地关注各自分管领域的工作，对于有关的文件也应当作出明确的指示，这就要求秘书把这类文件排在相对靠前的位置。而对于并非分管工作而只是相关工作的文件，相对而言就不如前一类“分管”那么重要，只需要领导阅知掌握即可。
