公函使用上应该注意的一个问题公函使用上应该注意的一个问题函有公函和便函两种。行政公文中的函指的是公函。《国家行政机关公文处理办法》规定：函“适用于不相隶属机关之间商洽、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等”。按照这个定义，凡是“不相隶属机关之间”行文，都应该用函。目前，对于函这一文种的使用存在着一些模糊的或错误的看法。比如：有人认为，函不算是正式文件，用函来请求人家批准解决某个问题，不能表达自己谦恭的态度，担心会影响问题的解决。还有人认为，函只是平行的公文，直来直去，“用它来叫我这个主管部门办这办那，小看了本机关”。结果，在实际应用时，常常是各种各样的“请示”“报告”取代了函，出现了处级机关向科级单位“请示”“报告”，平行机关之间相互“请示”“报告”的现象。这一问题应该引起注意并切实加以纠正。首先，每种公文都有其特定的用途。准确地选用文种是促进公文规范化的重要条件。“适用于不相隶属机关之间”这11个字对函的行文方向做了明确的界定，既然如此，就不应再去搞“变通性”的做法。其次，应该认识到，国家机关的基本职能是为基层、为人民服务，在职权范围内全心全意地工作是每个机关的基本职责。因此，严格按照国家的有关规定行文，不能算是失“礼”，也不应该超越规定的要求去计较什么“礼”。再次，并不是只有“请示”“报告”才能表达发文单位谦恭的态度，函也可以做到这一点，比如《××关于商请解决××××问题的函》，由于有了“商请”二字，这个题目就显得比较客气。在内容的表述上，如果能做到理由充分，语气谦和，也能使对方体会到发文单位诚恳的态度，而不会产生“被逼决定”的感觉。总之当前函在使用上存在的问题必须引起我们的重视并切实加以克服，而准确地把握函的性质和特征，是正确使用函的关键。这也进一步说明，认真地、不折不扣地执行《国家行政机关公文处理办法》，是规范公文处理工作、提高公文处理水平的保证。
