2023年工程项目档案管理制度.docx

工程工程档案管理制度 一、目的 为标准公司的工程工程档案管理，防范与控制合同风险，有效地保护和利用档案，维护公司的合法权益，特制定本规定。 二、工程工程档案归档范围 本规定所指工程工程档案是指过去和现在，公司在工程工程的开发、设计、实施、竣工等过程中形成的具有保存价值的文件、图方案、软件、图录像等。其主要包括：工程工程建议批文，中标通知书，工程承包合同，合同附件，劳务分包合同，专业分包合同，采购合同，工程预（结）算书，工程设计图纸，工程施工图纸，往来公函， ，会议记录，委托书，开工报告，请款报告，技术资料，主要设备材料估检报告，施工记录验收报告，竣工报告等。 三、档案机构及其职责 公司指定专人负责档案管理工作（即资料员），资料员负责档案接收、收集、整理、立卷、保管、调阅等工作。其主要职责包括： 1、收集、整理、立卷和归档工程工程的档案材料； 2、档案材料的保管和销毁； 3、档案材料的查借阅、催还。 四、档案的立卷、收集、整理 1、以工程工程为单位，分别立卷，一工程一卷。 2、在工程工程的招投标阶段开始立卷，收集该工程有关资料归档管理。 3、各工程的职能人员应将在工作过程中形成的文件资料进行积累，整理和及时移交归档，移交档案文件时，资料员必须在档案移交清单上进行登记（见附表一）。 4、在档案的首页设卷内文件目录，并填写文件序号、编制单位、名称、归档日期等信息（见附表二）。 5、在档案的次页设“合同概要〞、“主要事件备要〞，主要内容包括：合同标的价金，对方单位，联系人，重要日期备忘，应收工程款记录等，该项工作由资料员负责，工程职能人员配合。 五、档案的管理 1、对工程工程档案系统排列编号，确定保管期限，编制档案目录（卡片），按一定次序排列和存放。 2、每年对档案进行一次清理。 3、去除不必要保存的材料。 4、对破损和褪色的材料进行修补和复制。 六、档案要求 1、文件必须为原件、正文，符合文件格式。 2、必须齐全完整，装订整齐，并适当管理。 3、 件应复印一份归档。 七、档案的保管 1、档案管理人员应妥善保管，防虫蛀，防丧失，保证档案的平安。 2、所有档案应专柜存放，加锁。 3、所有档案不得随意查阅、变订，不得置于公共场所。 4、公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。 八、档案的销毁 1、档案管理人员根据档案保管年限的规定对档案进行鉴定，登记已失效的档案，编制档案销毁清册（见附表三）。 2、档案销毁清册经核准人批准，方能销毁失效档案。 3、销毁一般以燃烧、粉碎的方式处理，特殊销毁方式另作说明。 4、销毁时要有二人以上监销，并在档案销毁清册上签字。 5、销毁人员应采取严密管理措施，防止档案失密和泄密。 九、档案的查借阅 1、因工作需要查阅档案的应填写好查阅申请单，由核准人签字同意，方可查阅（见附表四）。 2、确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经核准人签字同意，方可带出，用毕即归还。 3、资料员对文件的查（借）阅情况要进行登记（见附表五）。 4、借阅人对所借之档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等等，不能随意乱放，以免遗失。 5、借出档案材料，因保管不慎丧失时，要及时追查，并报告主管及时处理。 6、外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经核准人批准前方可借阅，且不得带离档案室。其抄摘内容也须核准人同意且审核后才能 带出。 7、公司对调阅制度实行分级制度，公司可根据借阅人工作的需要及等级的评定，分别给予“原件借阅〞“复印件借阅〞“局部复印件借阅〞。 十、有以下行为者，视情节轻重，给予违纪处分，假设构成犯罪依法追究刑事责任： 1、毁损、丧失或擅自销毁档案。 2、擅自向外界提供、抄摘档案。 3、涂改、伪造档案。 4、对档案没有及时上报、归档或管理不善，而造成公司损失。 5、未按手续借阅、外带及越级借阅。 第4页 共4页