2023年公司采购流程管理制度公司采流程管理制度公司采购流程管理制度公司采购流程管理制度.doc

公司采购流程管理制度公司采流程管理制度公司采购流程管理制度公司采购流程管理制度 　 公司采购流程管理制度 　为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购本钱，满足工公司对优质资源的需求，进一步标准物料采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。 　请购及其规定 　1．请购单的要素 　完整的请购单应包括一下要素： 　　〔1〕请购的部门； 　　〔2〕请购物料所属项目； 　　〔3〕请购的用途； 　　〔4〕请购的物料名； 　　〔5〕请购的物料数量； 　 〔6〕请购的物料规格； 　 〔7〕请购物料的样品、图片或详细参数资料等； 　 〔8〕请购的物料的需求时间； 　 〔9〕请购如有特殊需要请备注； 　　〔10〕请购单填写人； 　　〔11〕请购部门主管； 　 〔12〕请购单审核人； 　　〔13〕财务审核人； 　 〔14〕公司总经理。 　3．请购单及其提报规定 　〔1〕请购单应按照要素填写完整、清晰 ，由公司领导审核批准后报采购部门； 　 〔2〕固定资产申购按照附表一〔固定资产购置申请表〕的格式进行填写提报； 　〔3〕其他材料设备及工程项目申购按照附表二〔物料采购申请表.〕的格式填写提报； 　〔4〕日常零星采购按照公司印制的按照附表三〔物料采购审批单〕的格式填写提报； 　〔5〕请购部门在提报请购单是应要求采购部签字接收人请购部门备份； 　〔6〕涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的电子文档也需一并提交； 　〔7〕遇公司运行急需的物料，公司领导不在的情况，可以邮件或其他形式请示，征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补。 　〔8〕如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须作出书面说明。 　〔9〕请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部。 　4．公司物料请购单的提报部门 　〔1〕公司经营安装及维修保养业务所需的物料、劳务、固定资产、工程及其他项目由所需部门提报； 　〔2〕公司生活及办公的物料、固定资产、效劳或其他生活及办公项目由营管部提报； 　〔3〕公司各部门专用的物料由各部门自行提报。 　二、请购单的接收及分发规定 　 1、请购的接收要点 　 〔1〕采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查请购单是否经过公司领导审批； 　〔2〕接收请购单时应遵循无方案不采购，名称规格等不完整清晰不采购，图片或详细参数资料不全不采购，库存已超储积压的物料不采购的原那么； 　 〔3〕通知仓库管理人员核查请购物料是否有库存； 　 〔4〕对于不符合规定和撤销的请购物料应及时通知请购部门。 　2、请购单的分发规定 　〔1〕对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理； 　 〔2〕对于紧急请购项目应优先处理； 　 〔3〕无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门； 　 〔4〕重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。 　3、采购周期的规定 　 〔1〕常规商品采购周期在7天，， 　〔2〕遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的策略，紧急采购商品周期在3天时间； 　三、询价及其规定 　1．询价请应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要求，遇到问题应及时的与请购部门沟通； 　2．属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购； 　3．对于紧急请购项目应优先处理； 　4．所有采购项目上必须向生产厂家或效劳商直接询价，原那么能不通过其代理或各种中介机构询价； 　5．对于请购部门需求的物料或其他物料，如有本钱较低的替代品可以推荐采购替代品； 　 6．遇到重要的物料、项目或预估单次采购金额大于10万的采购情况，询价前应先向公司相关领导汇报拟邀请报价或投标单位的根本情况，按照附表四〔拟报价/招标单位名单〕的格式提报公司领导批准方可询价或发放标书； 　 7．询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价； 　 8．除固定资产外单次采购金额在1万元以下项目可以自行采购；单次采购金额预算金额在1万元以上的所有项目都应要求至少三家上的供给商参与比价或招标采购，比价或招标项目应至少邀请四家以上单位参与；单次采购金额预算价格在20万元以上的项目应由采购部组织招标，公司相关领导参与监督；单次采购金额预算价格在100万元以上的项目由公司领导决定是否委托第三方机构代理招标； 　 9． 比价采购或招标采购所邀请的单位均应具备一定资质和实力，具有提供或完成我公司所需物料和项目的能力； 　10．比价采购或招标采购应按照附表五〔物料询价表〕的格式或拟定完整的招标文件格式进行询价； 　11．在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。 　三、比价、议价 　1．对厂商的供给能力，交货时间及产品或效劳质量进行确认； 　2．对于合格供给商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出； 　 3．收到供给单位第一次报价或进行开标后应向公司领导汇报情况，设定议价目标或理想中标价格； 　4．重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，如通过进行实地考察了解供给商的各方面的实力等； 　5．参考目标或理想中标价格与拟合作单位或拟中标单位进行价格及条件的进一步谈判。 　四、比价、议价结果汇总 　 1．比价比价、议价汇总前应汇报公司相关领导，征得同意前方可汇总； 　 2．比价、议价结果汇总应按照附表六〔比价/招标汇总表〕的格式完整列出报价、工期、付款方式及其他价格条件、列出拟选用单位及选用理由，按照一定顺序逐一审核； 　 3．如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处理。 　五、合同的签订及其规定。 　 1．合同 　 合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同，受法律保护。广义合同指所有法律部门中确定权利、义务关系的协议。目前我们的采购工作主要涉及安装、维修，保养材料及配件买卖合同。 　〔1〕合同正文应包含的要素 　合同名称、编号、签订时间、签订地点； 　采购物料/项目的名称/、规格、数量/工程量、单价、总价及合同总额，清单、技术文件与确认图纸是合同不可分割的局部； 　包装要求； 　合同总额应含税，含运达公司的总价，特殊情况应注明； 　付款方式； 　工期； 　质量保证期； 　质量要求及标准； 　违约责任和解决纠纷的方法； 　双方的公司信息； 　其他约定。 　〔2〕合同签订及其规定 　1〕如涉及到技术问题及公司机密的，注意保密责任； 　2〕拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低； 　3〕为防止合同工程量追加或追加无依据，打包采购时要求供货方提供分项报价清单； 　4〕遇货物订购数量较多且价值较大或难清点的情况时务必请厂商派代表来场协助清点； 　5〕质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商延长产品质保期； 　6〕详细约定发票的提供时间及要求； 　7〕针对不同的合同约定不同的付款方式，如设备类的合同一般应分按照预付款、验收款，调试效劳款、质量保证金的顺序明确付款额度、付款时间和付款条件等 　8〕与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款； 　9〕违约责任一定要详细、具体； 　 10〕比价/招标汇总表巡签完毕前方可进行合同的签订工作； 　11〕合同签定签应按照附表七〔合同审查批准单〕的格式对合同初稿进行巡签审查； 　12〕合同巡签审查通过后应由公司领导签字，加盖公司合同章方可生效； 　13〕签订的所有合同应及时报送财务部门。 　六、付款及合同执行 　1．付款规定 　〔1〕所有已签订合同付款时应参照公司的相关规定执行； 　〔2〕按照进度付款的采购项目必须确保质检合格方可付款； 　〔3〕按照贵司规定和合同约定到达付款条件的合同在付款时应填写附表八〔资金支出审批单〕或附表九〔付款审批单〕，该审批单巡签完毕后提交财务部付款； 　〔4〕财务部门在接到付款审批单后应在3天内付款，以免影响合同的执行和供货周期，遇特殊情况限延期付款的应及时的通知采购部并汇报公司领导。 　2．合同执行 　 (1) 已签订合同由采购部负责人负责跟进，由采购部负责人进行监督，如出现问题，采购部应及时提出建议或补救措施，并及时通知请购部门及公司领导； 　 〔2〕已签订的合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的履行情况，跟踪并催促其保质保量，按时履约； 　〔3〕合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同； 　七、报验与入库 　 1．报验 　 〔1〕供给单位已经履行完毕的合同，采购部应及时的通知仓储部门进行验收； 　〔2〕对于不同类型的合同的标的物的验收标准参照公司采购部门的相关规定执行； 　〔3〕到达质检和报验条件的合同标的物料，采购部门应在第一时间联合其他相关使用部门进行质检。检验合格，出具报验结果证明书，对于质检不及时延误需求使用或不能入库的情况采购部门应负主要责任； 　〔5〕用于公司生活和办公，以及固定资产的物料同样均在质检范畴之内。 　 2．入库 　〔1〕公司所有的材料、设备及外协配件入库前均应通过采购部门的检验或验收； 　〔2〕合同标的物在确定发往公司库房后，采购部应及时通知仓储部门，由仓储部门及时安排卸货与搬运； 　〔3〕采购部门未及时验收的合同标的物，仓库在收到送货清单后应将其作为暂存物料接受； 　〔4〕仓储部门已经验收的产品，应及时的入库，并及时出具入库清单； 　〔5〕外协配件应按照原材料入库； 　〔6〕质检合格后的固定资产及效劳按照公司财务规定不入库。 　附表一 　 固定资产购置申请表 　企业名称： 编号： 　申请部门 申请时间购置资产名称购置数量预算单价预算金额购置原因： 　购置后效益分析：部门负责人 　分管领导分管财务副总 　总经理 　 年 月 日 　附表二 　 采 购 申 请 表 　 申请部门： 填报日期： 年 月 日采购类别：□耗材 □材料 □配件 □办公用品 □低值易耗 □其他 购置原因：序号名称规格型号数量估价〔总价〕交货期备注12345678备注： 　编制人： 部门经理： 分管副总： 　采购副总： 财务副总： 总经理： 　附表三 　 工程物料采购审批单 　部门名称 年月日 　序号项目名称规格 　单位数量单价金额审批备注总经理：分管副总：财务 财务副总合计金额大写：￥： 　经办人： 部门负责人： 复核人： 　序号投标单位名称资质情况业绩情况联系人 / 电子邮箱备注123456789附表四 　拟报价/招标单位名单 　单位名称： 填报日期： 年 月 日 　经办人： 采购部： 分管副总： 采购副