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[精选]会计档案管理_2.pptx
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精选 会计 档案 管理 _2
会会 计计 档档 案案 管管 理理 会计档案管理依据 中华人民共和国会计法中华人民共和国会计法(年月日年月日起施起施行行)国家财政部和国家档案局联合颁发国家财政部和国家档案局联合颁发关于印发关于印发 的通知的通知(财会字财会字199832199832号号)19991999年年1 1月月1 1日起施行日起施行 四川省财政厅、四川省档案局联合转发(川财四川省财政厅、四川省档案局联合转发(川财会法会法199922199922号)号)四川省财政厅、四川省档案局关于重新印发会四川省财政厅、四川省档案局关于重新印发会计档案表格样式的通知(川财会法计档案表格样式的通知(川财会法199146199146号号)建立健全管理制度 归档制度归档制度 保管制度保管制度 查阅制度查阅制度 销毁制度销毁制度 第四条第四条 各单位必须加强对会各单位必须加强对会计档案管理工作的领导,建立会计计档案管理工作的领导,建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,保证会计档案妥销毁等管理制度,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。防毁损、散失和泄密。会计档案基本概念 第五条 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算与业材料,是记彔和反映单位经济业务的重要史料和证据。会计档案基本概念 会计核算会计核算:是以货币为计量单位是以货币为计量单位,运用会计方法,对经济活动,运用会计方法,对经济活动进行连续、系统、全面地记录进行连续、系统、全面地记录、分类、汇总、分析,形成会、分类、汇总、分析,形成会计信息,为决策提供依据的一计信息,为决策提供依据的一项会计活动。项会计活动。会计档案基本概念 传统意义上的会计核算主要传统意义上的会计核算主要是指对会计主体已经发生或已是指对会计主体已经发生或已经完成的经济活动进行的事后经完成的经济活动进行的事后核算核算,也就是会计工作中记账也就是会计工作中记账、算账算账、报账的总称;报账的总称;会计档案基本概念 会计核算三个基会计核算三个基本环节,一是填本环节,一是填制会计凭证;二制会计凭证;二是登记会计账簿是登记会计账簿;三是编制和提;三是编制和提供财务会计报告供财务会计报告。这三个环节相。这三个环节相互衔接,基本上互衔接,基本上覆盖了会计核算覆盖了会计核算的全过程。的全过程。会计法会计法第九条规第九条规定“各单位必须根据定“各单位必须根据实际发生的经济业务实际发生的经济业务事项进行会计核算,事项进行会计核算,填制会计凭证,登记填制会计凭证,登记会计账簿,编制财务会计账簿,编制财务会计报告。任何单位会计报告。任何单位不得以虚假的经济业不得以虚假的经济业务事项或者资料进行务事项或者资料进行会计核算。”会计核算。”会计档案管理办法 第十九条 预算、计划、制度等文件材料,应当执行文书档案管理规定,丌适用本办法。会计档案的具体内容 第五条 会计档案具体内容:(一)会计凭证类:原始凭证,记账凭证,汇总凭证,其他会计凭证。(二)会计账簿类:总账,明细账,日记账,固定资产卡片,辅助账簿,其他会计账簿。(三)财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告。会计档案的具体内容 (四)其他类:银行存款余额调节表,银行对账单,其他应当保存的会计核算与业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册。注:实行会计电算化单位的电子数据和相应软件资料及存储亍磁性介质上的会计数据、程序文件等应当保存的会计核算与业材料,均应视同会计档案一并管理,并应当保存打印出的纸质会计档案。会计档案管理办法 第十二条 采用电子计算机进行会计核算的单位,应当保存打印出的纸质会计档案。会计档案保管期限 第八条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为年、年、年、年、年类。会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。会计档案保管期限 凡是在立档单位会计核算中形成的,记述和反映会计核算的,对工作凡是在立档单位会计核算中形成的,记述和反映会计核算的,对工作总结、查考和研究经济活动具有长远利用价值的会计档案,应永久保存。总结、查考和研究经济活动具有长远利用价值的会计档案,应永久保存。定期保管期限分别为定期保管期限分别为3 3年、年、5 5年、年、1010年、年、1515年、年、2525年五种。会计档案的年五种。会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起,如:保管期限,从会计年度终了后的第一天算起,如:20052005年度终了日为年度终了日为1212月月1010日,保管期限按日,保管期限按20062006年年1 1月月1 1日开始计算。日开始计算。会计档案保管期限表 会计档案保管期限表 会计档案保管期限表 会计档案整理不装订 会计档案可按会计凭证、会计会计档案可按会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会账簿、财务会计报告、其他会计材料等四类分别进行整理、计材料等四类分别进行整理、装订。装订。会计档案整理不装订 会计凭证的装订会计凭证的装订 会计凭证装订前的准备工作会计凭证装订前的准备工作 会计凭证装订时的要求会计凭证装订时的要求 会计凭证装订后的注意事项会计凭证装订后的注意事项 会计档案整理不装订 会计账簿的装订会计账簿的装订 会计账簿装订的要求会计账簿装订的要求 会计账簿装订后的要求会计账簿装订后的要求 会计档案整理不装订 财务会计报告的装订财务会计报告的装订:装订时,报表的立卷要区分不同保管期限,装订时,报表的立卷要区分不同保管期限,一个卷内的报表必须是同一个保管期限,同时也一个卷内的报表必须是同一个保管期限,同时也要考虑报表的多少来组成保管单位。例如,年报要考虑报表的多少来组成保管单位。例如,年报、季报、月报应分开装,若数量少,可将季报、季报、月报应分开装,若数量少,可将季报、月报(保管期限月报(保管期限5 5年)合并装订。对会计报表的年)合并装订。对会计报表的分析和说明,应当与会计报表合在一起组卷,以分析和说明,应当与会计报表合在一起组卷,以保持内容上的联系性。财务报告装订的顺序为财保持内容上的联系性。财务报告装订的顺序为财务会计报告的封面、目录、编制说明、会计报表务会计报告的封面、目录、编制说明、会计报表、财务报告的封底。财务报告装订成册后,按保、财务报告的封底。财务报告装订成册后,按保管期限编制卷号,认真填写封面,盖章封签。管期限编制卷号,认真填写封面,盖章封签。会计档案整理不装订 其他会计材料的装订:其他会计材料的装订:会计年度终了后,按会计核算专业会计年度终了后,按会计核算专业材料分类装订,每卷应填写卷内目录,材料分类装订,每卷应填写卷内目录,并加装封面。其他会计材料装订成册后并加装封面。其他会计材料装订成册后,应认真填写封面,盖章封签,应认真填写封面,盖章封签。会计档案案卷封面的填写 会计档案凭证(盒)封面项目有:会计档案凭证(盒)封面项目有:全宗名称全宗名称、凭证名称凭证名称、起起止日期、记账凭证数止日期、记账凭证数、册数册数、财务主管、经办会计财务主管、经办会计、保管期限、保管期限、全宗号、目录号、案卷号全宗号、目录号、案卷号。以上项目除全宗号、目录号、案卷号。以上项目除全宗号、目录号、案卷号由档案部门填写外,其他均由财务部门负责填写。由档案部门填写外,其他均由财务部门负责填写。会 计 凭 证 样 式 四川省财政厅四川省财政厅 收款会计凭证收款会计凭证 20062006 1 1 2006 1 31 4 1 12 1 12 1515年年 张三张三 李四李四 12 1 36 会计档案案卷封面的填写 会计账簿、财务报告类档案硬卷会计账簿、财务报告类档案硬卷盒封面的项目有:全宗号、目录号盒封面的项目有:全宗号、目录号、案卷号、起止日期、件(张)数、案卷号、起止日期、件(张)数、案卷题名、保管期限案卷题名、保管期限。会 计 账 簿 样 式 四川省财政厅局四川省财政厅局19991999年会计总账年会计总账 张三张三 会计档案档号的编制 档号是指档案室在整理和管理的档号是指档案室在整理和管理的过程中,赋予档案的一组代码。档号过程中,赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记,并具有统计监督是存取档案的标记,并具有统计监督作用。档号的编制必须在整个机关档作用。档号的编制必须在整个机关档案编号体系内进行,科学合理,符合案编号体系内进行,科学合理,符合规范。规范。会计档案档号的编制 会计档案档号的编制是将会计档案分会计档案档号的编制是将会计档案分为会计凭证、会计账簿、会计报表、其他为会计凭证、会计账簿、会计报表、其他类等四类,以卷为单位进行编制,并用不类等四类,以卷为单位进行编制,并用不同的目录号代表不同的类别。如会计凭证同的目录号代表不同的类别。如会计凭证用目录号用目录号1 1来表示,会计账簿用目录号来表示,会计账簿用目录号2 2来来表示,会计报表用目录号表示,会计报表用目录号3 3来表示,其他来表示,其他类用目录号类用目录号4 4来表示。来表示。会计档案档号的编制 案卷号的编制是在同一目案卷号的编制是在同一目录号下录号下,从从“1”“1”开始编制案卷号开始编制案卷号,至到至到“”号时,一般应另号时,一般应另编一个目录号又从编一个目录号又从“”编案卷号。编案卷号。会计档案档号的编制 注意应以形成的一册或一本为一卷注意应以形成的一册或一本为一卷,编一个案卷号编一个案卷号,不可以简单的不可以简单的将一个档案盒作为一个案卷号将一个档案盒作为一个案卷号,如果将多本如果将多本(册册)装在一个档案盒内装在一个档案盒内,应应编写多个案卷号;不同年度编写多个案卷号;不同年度、不同保管期限的不能装在同一盒内不同保管期限的不能装在同一盒内。会计档会计档案以卷为单位编写案以卷为单位编写“会计档案案卷目录会计档案案卷目录”,会计档案档号由全宗号会计档案档号由全宗号目录号目录号案卷号组成案卷号组成。会 计 凭 证 侧 面 样 式 2006 1 1 4 12 36 15年年 会计档案案卷的排列 案卷的排列:案卷的排列:一般按会计核算材料类型一般按会计核算材料类型组织机构组织机构年度进行排列。一年度进行排列。一般情况下,同一年度的凭证按月顺序排列;同一年度的账簿按账簿种类(般情况下,同一年度的凭证按月顺序排列;同一年度的账簿按账簿种类(依次为总账、分类账、明细账、日记账、其他账等)进行排列;同一年度依次为总账、分类账、明细账、日记账、其他账等)进行排列;同一年度的财务报告先排年报、再排季报、最后排月报。的财务报告先排年报、再排季报、最后排月报。会计档案的鉴定不销毁 会计档案鉴定就是按照一定的原则标准会计档案鉴定就是按照一定的原则标准,划定保管期限划定保管期限,对超过对超过保管期限的会计档案重新鉴别其保存价值保管期限的会计档案重新鉴别其保存价值,剔除失去保存价值的会计剔除失去保存价值的会计档案予以销毁的一项工作档案予以销毁的一项工作。因此因此,鉴定会计档案关系到某些会计档案鉴定会计档案关系到某些会计档案是否继续保存是否继续保存、有无保存价值的重大问题有无保存价值的重大问题。会计档案的鉴定工作应按会计档案的鉴定工作应按阶段进行阶段进行。会计档案的鉴定不销毁 初步鉴定初步鉴定。初步鉴定是要经济业务完成后交付会计人员受理会计文件材初步鉴定是要经济业务完成后交付会计人员受理会计文件材料的整理中进行的料的整理中进行的。具体工作内容有:一是会计人员对所受理的各种经济具体工作内容有:一是会计人员对所受理的各种经济业务凭证业务凭证,要对其真伪进行认真鉴定要对其真伪进行认真鉴定,严格按照严格按照会计法会计法办理办理,对不真对不真实实、不合法的原始凭证不予受理;二是会计部门在每年的会计年度终了后不合法的原始凭证不予受理;二是会计部门在每年的会计年度终了后,对需要归档保存的会计文件材料进行整理立卷对需要归档保存的会计文件材料进行整理立卷,并根据并根据会计档案保管会计档案保管期限表期限表对其进行鉴定对其进行鉴定,确定每个案卷的保管期限确定每个案卷的保管期限。

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