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采购 管理 系统
采购管理子系统 ERP应用人才资质认证应用人才资质认证 系列教材之系列教材之 课程大纲 基础信息设置基础信息设置 2 日常业务流程日常业务流程 3 日常报表日常报表 4 案例公司描述案例公司描述 1 1.客户有购买需求,向企业询价;2.企业报价给客户,客户对价格讣可之后签署订单合同,与企业确讣销售商品、数量和预计出货时间等细节;3.此时如果库存足够则直接销货给客户,之后产生应收账款,如果库存不足,企业需要自制或外购。(自制部分详见“生产制造管理应用篇”)4.采购流程则需要由需求部门提出请购单;5.经采购部门询、比、议价后向供应商下采购订单;6.确讣需购买的商品、数量和预计进货时间等细节;7.之后供应商送货,企业进行进货验收,产生应付账款;8.此时商品库存数量足够了,最终销售出库给客户,并产生应收账款。发现需求 对需求进行整理 确定供应商并对其加以分析 确定价格和采购条件 拟定并发出采购订单 对订单进行跟踪催货 接收并检验收到的货物 结清发票并支付货款 善后处理 接单接单 报价报价 销货销货 库存足够库存足够?应收应收 进货进货 采购采购 请购请购 验收验收 自制自制or外购外购 生产生产 应付应付 存货存货 NO YES 外购 自制 库存数量 增加 库存数量 减少 检验检验 验退验退 不合格 合格 询价询价 YES NO 询比价?询比价?学习目标 1.通过课程学习,明白企业采购管理环节的流程与管控重点 2.掌握采购管理流程在ERP系统中的基础信息设置与意义 3.能够将企业采购管理中的各个流程在ERP系统进行呈现 4.理解流程的逻辑关系及数据的勾稽关系 5.了解采购管理环节中常用报表的意义与使用 案例公司采购管理职责 权责 负责供货商开发、遴选、管理及厂商评核跟满意度经营。任务 负责生产品零组件开发、采购、进货、应付及厂商管理。负责采购计划、采购订价策略的拟定、规划及管理。负责生产原物料的请购、采购、进货、退货及应付管理。案例公司仓管管理职责 权责 任务 负责采购料品的到货、验收、上架,退货的实物管理跟存货账册 的处理 负责到货、验收、采购退货的存货帐务登录跟账册管理 要落实采购料品的到货、验收、上架储存、退货程序的执行跟控管 负责到货区、验收区、不良品区等区域的规划跟实物的安全。负责不良品的标示跟安全控管。负责不良品仓库跟报废仓库的管理。负责各仓库间存货的转拨。主要是原物料仓库跟不良品仓库,或跟报废仓库间的料品转拨 负责有关设定安全存量料件的请购,以及日常盘点工作。采购流程采购流程 请购单请购单 采购单采购单 进货单进货单 退货单退货单 退货折让单退货折让单 采购发票采购发票 付款单付款单 各部门物料各部门物料 需求用品短缺需求用品短缺 供应商接单供应商接单 其他状况调整其他状况调整 采购变更单采购变更单 实际实际领用领用 库存量库存量 库存增加库存增加 库存减少库存减少 应应付付账款增加账款增加 库存无影响库存无影响 应应付付账款减少账款减少 财务处理财务处理-见见【财务模块篇财务模块篇】需求状况修正需求状况修正 修正修正 系统主作业程序 录入供应商信息录入供应商信息 基础信息设置 录入品号信息(采购)录入品号信息(采购)设置采购单据性质设置采购单据性质 基础设置 录入供应商信息 作业目的作业目的 重点栏位重点栏位 所有与企业有交易往来的供应商,不论是原材料供应商、固定资产供货商或委外加工供货商,都必须将供应商信息录入在这个作业里。订金比率 是否允许分批交货 最近交易日、结算方式 付款条件、开票日 核准状况 如果在采购条款里,供应商要求下采购单时需先如果在采购条款里,供应商要求下采购单时需先支付一定比率的订金,则需要在这个字段输入订支付一定比率的订金,则需要在这个字段输入订金比率。金比率。表示同一批采购序号,是否可分多次进货。表示同一批采购序号,是否可分多次进货。允许分批交货为允许分批交货为Y Y,采购单可对应多张进货单,采购单可对应多张进货单 允许分批交货为允许分批交货为N,N,采购单只对应一张进货单,采购单只对应一张进货单,当进货数量采购数量,为指定结束当进货数量采购数量,为指定结束 初次交易日期可自行输入初次交易日期可自行输入,属于备注性栏位属于备注性栏位 最近交易由最近一笔进货回写最近交易由最近一笔进货回写 如果供应商最近进的一批货有问题时,可如果供应商最近进的一批货有问题时,可以先查询最近交易的日期是哪一天,再到以先查询最近交易的日期是哪一天,再到进货单依据供应商跟进货日期条件,找出进货单依据供应商跟进货日期条件,找出那一张进货单来查看异常的商品。那一张进货单来查看异常的商品。不可空白不可空白,需先在基本信息子系统需先在基本信息子系统 录入结算方式录入结算方式 输入输入 记录与供应商后续账款的结算方式记录与供应商后续账款的结算方式 需先在需先在 录入付款条件录入付款条件 作业输入作业输入,推算预计付款日依据推算预计付款日依据 ABCABC等级是按供应商的进货净额来评定供应商的等级是按供应商的进货净额来评定供应商的重要性等级,例如:落在等级重要性等级,例如:落在等级A A的供应商,表示我们的供应商,表示我们向他们买东西的总金额比其它等级的供应商来得高,向他们买东西的总金额比其它等级的供应商来得高,相对落在等级相对落在等级C C的供应商,其进货净额所占的比率是的供应商,其进货净额所占的比率是相对比较低的。至于等级的评定方式,如果企业已经相对比较低的。至于等级的评定方式,如果企业已经有制定等级了,可以自行输入。另外,也可透过通过有制定等级了,可以自行输入。另外,也可透过通过【供应商【供应商ABCABC分析表】,由系统将某一段期间内企业分析表】,由系统将某一段期间内企业进货的金额,按供应商交货的时程及质量状况,进行进货的金额,按供应商交货的时程及质量状况,进行ABCABC分析的管理及做参考性的排名。分析的管理及做参考性的排名。.管控供应商交货的准时度和质量状况管控供应商交货的准时度和质量状况,可自行输入可自行输入,也也可由可由 供应商评级供应商评级 更新更新.蔡佳玲向采购科长报告新供应商状况,并请科长进行蔡佳玲向采购科长报告新供应商状况,并请科长进行核准核准。核准状况核准状况 若核准状况为若核准状况为2.2.尚待核准或尚待核准或3.3.不准交易,则后不准交易,则后续续交易交易单据中单据中无法无法选择该选择该供应商供应商。录入品号信息(采购)录入品号信息(采购)作业目的作业目的 重点栏位重点栏位 用于录入商品与存货采购生产等相关的基本信息 主供应商 补货政策 固定前置天数变动前置天数、批量 标准进价、最近进价、供应商核价 进价控制 超收管理 录入品号信息(采购)录入品号信息(采购)成功集团采购部成功集团采购部-蔡佳玲最近在寻找品号蔡佳玲最近在寻找品号910001910001数码相机数码相机-SLSL系列的主要采购供应商,系列的主要采购供应商,经过一阵询比议价后,决定是三星公司了。经过一阵询比议价后,决定是三星公司了。后续该品号的默认采购供应商后续该品号的默认采购供应商 录入品号信息(采购)录入品号信息(采购)成功集团采购部成功集团采购部-蔡佳玲最近在寻找品号蔡佳玲最近在寻找品号910001910001数码相机数码相机-SLSL系列的主要采购供应商,系列的主要采购供应商,经过一阵询比议价后,决定是三星公司了。经过一阵询比议价后,决定是三星公司了。遇到存货即将不足时的补货方法遇到存货即将不足时的补货方法,依依据品号特性选择据品号特性选择 补货政策补货政策 意义意义 依补货点 是一个存量水平,当存货数量下降到补货点时,即应发起请购与采购活动,期望能确保物料供应不会短缺。可通过【库存再补货建议明细表】进行补货 依MRP需求 系统会按照品号的需求与供给缺口,自动产生各项产品的生产计划及采购计划 MRP是以物料本身的需求为计划目标,所有和这个品号有关的供需都会被纳进来计算。依LRP需求 LRP则可按订单、按工单、或是按销售预测等不同来源,来产生特定的物料需求计划。适用于企业的紧急插单状况频繁,或是用料复杂的情况。录入品号信息(采购)录入品号信息(采购)成功集团采购部成功集团采购部-蔡佳玲最近在寻找品号蔡佳玲最近在寻找品号910001910001数码相机数码相机-SLSL系列的主要采购供应商,系列的主要采购供应商,经过一阵询比议价后,决定是三星公司了。经过一阵询比议价后,决定是三星公司了。计算出前置天数,作为推算预计采购日的依据。计算出前置天数,作为推算预计采购日的依据。字段字段 意义意义 固定前置天数固定前置天数 企业不管采购企业不管采购1 1个还是多个,固定花费的天数个还是多个,固定花费的天数 变动前置天数变动前置天数 根据采购数量不同,花费的时间是变动的根据采购数量不同,花费的时间是变动的 批量批量 配合变动前置天数使用,例如供应商生产配合变动前置天数使用,例如供应商生产10001000个料件,需要耗费个料件,需要耗费1 1天的时间天的时间 录入品号信息(采购)录入品号信息(采购)某一采购品号需于7/20交货2,000 pcs;9天 7天 1天)(x 1,000 2,000=+=固定前置天数 变动前置天数 批量 采购量 采购前置天数+=)x(1,000 pcs 批量 变动前置天数 固定前置天数 7 6 5 4 3 2 1 预计采购日期(未考虑假日表)7/20 7/11 交货日 采购日 采购取价顺序 标准近价标准近价 最近进价最近进价 供应商核价供应商核价 作业位置 录入品号信息(采购)录入品号信息(采购)录入供应商料件价格 方式 手动输入 最近一笔进货回写 手动录入或者更新核价 采购取价顺序 3 2 1 进价管制进价管制 超收管理超收管理 意义 限制限制品号的品号的采购进价不得超采购进价不得超过上限价格过上限价格 当采购当采购料料件进货时,可以设定进货件进货时,可以设定进货数量数量是是否可以超过原始采购的数量。否可以超过原始采购的数量。计算公式 最高采购单价最高采购单价=供应商单价供应商单价x x(1+(1+单价上限比率单价上限比率)最大可进货量最大可进货量=(=(采购数量采购数量x(1+x(1+超收率超收率)采购已交量采购已交量 售价须=例如:数码相机例如:数码相机-SL系列向三星公司系列向三星公司 采购的第一取价顺位是采购的第一取价顺位是4,000元元。表示采购单价必须低于或等于表示采购单价必须低于或等于4,200元元 单价上限率设单价上限率设置置为为5%最高采购单价最高采购单价=供应商单价供应商单价x(1+单价上限比率单价上限比率)=4,000 x(1+0.05)=4,200 需勾选需勾选 超收管理超收管理 当采购当采购料料件进货时,可以设定进货件进货时,可以设定进货数量数量是否可以超过原始采购的数量。是否可以超过原始采购的数量。进货数量最多只能到进货数量最多只能到110pcs 最大可进货量最大可进货量=(采购数量采购数量x(1+超收率超收率)采购已交量采购已交量=100 x(1+0.1)-0=110 例如:数码相机例如:数码相机-SL系列的采购数量系列的采购数量100pcs。超收超收率设率设置置为为10%设置采购单据性质设置采购单据性质 单据性质单据性质 更新核价更新核价 核对采购核对采购 直接开票直接开票 进价控制进价控制 31.31.请购单请购单 32.32.核价单核价单 33.33.采购单采购单 3434.进货单进货单 3535.退货单退货单 36.36.询价单询价单 小试牛刀小试牛刀 Q1:【录入供应商信息】中最近交易日是由后续哪一支作业更新的?Q2:采购取价顺序是如何?Q3:成功集团要向供应商三星公司,采购3000pcs的光学镜片,需求日是7月31日,固定前置天数为5天,变动前置天数为2天,批量为1000,请问预计采购日是?(不需考虑假日表信息)Q4请问哪些单据性质可以设置更新核价选项?日常业务流程管理 采购流程采购流程 日常业务流程管理 采购变更流程采购变更流程 请购流程请购流程 验退流程验退流

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