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lec8存货的内部控制.pptx
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lec8 存货 内部 控制
实物资产的内部控制 张鹏张鹏 会计系会计系 华中科技大学管理学院华中科技大学管理学院 主要内容 第一,存货的内部控制 第二,存货管理失败案例分析 第一,存货的内部控制 了解企业的存货 存货 包括库存的、加工中的、在途的库存的、加工中的、在途的各类材料、商品、在产品、半成品、产成品、包装物、低值易耗品等。业务流程 历经取得存货、验收入库、仓储保管、领用发出、盘取得存货、验收入库、仓储保管、领用发出、盘点清查、销售处置点清查、销售处置等主要环节。生产与存货业务循环 生产部门 生产通知单生产通知单 仓储部门 领料单领料单 生产部门 生产、生产、入库入库 财务部门 文件资料的文件资料的检查核对、检查核对、核算和控制核算和控制 仓储部门 入库清入库清点、签点、签收、记收、记录录 发运部门发运部门 发运通知单 存货的内部控制的概述 重要性:作为企业重要的经济资源,存货存货是企业从事生产经营活是企业从事生产经营活动并实现发展战略的物质基础,动并实现发展战略的物质基础,影响财务状况与经营成影响财务状况与经营成果果。资产管理贯穿于企业生产经营全过程,涉及多个交易循涉及多个交易循环环,也就是通常所说的“实物流”管控“实物流”管控。关注的重点:存货库存数量科学合理 存货储存过程中的存在性、完整性、所有权归属问题 存货核算的准确和列报 主要风险:A.存货项目的数量与种类多 B.制造、交易数量一般都很大 C.存货项目成本计算的难度大 D.易移动、运输或很值钱存货的安全 E.容易遭窃 F、商品存货价值波动 G.固定价格合同 H.易过时(服装、高科技产品)、变质(鲜活、易腐商品)的储存 I.特殊存货(化学、自然资源、农产品。生物制品等)的储存 主要控制点 存货的存货的收入、存储、发出、盘点收入、存储、发出、盘点都是重要的控制关键点都是重要的控制关键点,运用合理的控制方法把握住这些环节就可以实现对整,运用合理的控制方法把握住这些环节就可以实现对整个业务循环的监控,达到事半功倍的效果。个业务循环的监控,达到事半功倍的效果。1.权责划分 2.授权和审批 3.资产的验收和保管 4.存货业务的单证 5.监督稽核 6.财务系统 7.存货盘点 第一,组织、人员控制存货管理的业务岗位 总经理岗位责任 1审批存货管理的采购、保管、处臵等政策和制度。2审查、审阅存货管理重要财务报表。3审批存货管理账目科目的增减和调整。4审批盘盈盘亏的应对策略和方法。5权限范围内审批存货保险购买申请和存货补仓申请。采购部相关人员岗位责任 1审核存货使用部门提交的采购申请。2组织实施存货采购的市场调研、询价、比价、合同谈判、合同签署等工作。仓储部经理岗位责任 1复核仓库存货管理的台账复核仓库存货管理的台账。2复核复核月收货、出货报告。3审核并确认盘点报告审核并确认盘点报告。4权限范围内审核、审批审核、审批存货保险购买申请和存货补仓申请。仓库管理员岗位责任 1进行存货的验收和出入库手续办理验收和出入库手续办理。2建立、更新仓库存货台账、卡片建立、更新仓库存货台账、卡片。3进行在库存货的日常盘点日常盘点,编制在库存货日常盘点表日常盘点表,并参与存货月度、年度盘点参与存货月度、年度盘点。4负责提出仓储补仓申请及存货保险申请提出仓储补仓申请及存货保险申请,并负责办理各项申请手续。5负责制作月收货报告和年收货报告收货报告和年收货报告。6负责在库存货的日常管理,并提出库存呆废品处理意提出库存呆废品处理意见见。质检部经理岗位责任 1组织人员抽查存货的常规性入库检验工作。2组织开展专业性要求较高的存货出入库验收。生产部经理岗位责任 1定期检查成品仓库状况。2审核生产车间原材料申请单和采购申请单。生产车间主任岗位责任生产车间主任岗位责任 1负责将成品存入指定的仓库。2负责向仓库领用生产原材料和其他半成品。3负责提出生产所需原材料的采购申请。4管理生产过程中的半成品、在产品和周转材料。财务部经理岗位责任 1审核存货采购、保管、使用、处臵过程中形成的账务和会计报表。2负责提出存货账目调整的政策;根据管理层的意见调整存货账目。3组织开展年度存货盘点和月度盘点。4参与决策存货保险 财务部相关人员岗位责任 1编制存货采购、保管、使用、处臵过程中形成的账务和会计报表。2审核存货采购费用和金额,支付存货采购的货款。3复核仓库台账和上报仓库出入库单、盘点表以及汇总表等。存货使用部门相关人员岗位责任 1填写本部门所用存货申请单。2领用本部门所需存货,并办理相关存货领用申请手续。第二,第二,授权审批控制点授权审批控制点 企业存货业务经常发生而且内容复杂,所以为了发挥各部门的比较优势,往往实行分权管理分权管理,重要的存货业务活动都要得到批准后才能执行。(一)存货收入的控制点 1.1.购买购买存货申请的审批,要通过存货申请的审批,要通过生产、财务等部门共同审生产、财务等部门共同审批批完成,其他方式收入的固定资产也要进行审批;完成,其他方式收入的固定资产也要进行审批;2.2.收入存货过程中发生的资金收益和费用支出的办理收入存货过程中发生的资金收益和费用支出的办理需要需要经过财务部门的批准;经过财务部门的批准;3.3.存货在企业内部的存货在企业内部的转移需要得到主管部门的批准转移需要得到主管部门的批准,要以,要以相关的审批文件为依据。相关的审批文件为依据。(二)存货储存的控制点 1.仓库管理部门进行存货保管人员配备时要得到高层管理部门的审批;2.存货储存地点的确定要经过生产技术部门的批准,存货储存成本的支出要得到财务部门的审核;3.存货离开储存仓库时,使用存货的部门或人员要出示授权审批材料,并应该取得仓库管理部门的批准;4.仓库管理部门在销毁有关存货簿记、备查登记等文件资料时,需要经过高层管理部门的批准,同时还要获得财务部门的同意。(三)存货清点的控制点 1.稽核小组制定清点或盘点计划、确定清点时间、频率时要向有关主管部门报告,得到批准后才能实施;2.清点过程中确定存货盘盈、盘亏的处理方法需要得到主管部门的审批;3.主管会计人员对存货清点结果采取的会计核算方法要经过财务部门主管的批准。(四)存货发出的控制点 1.使用存货前,生产、销售等部门要向主管机关提出申请;2.各部门在使用存货时,要向仓库管理部门出具生产计划或者存货使用预算审批材料,核对审批单上的内容后仓库管理部门才能发出存货;3.日常零星使用存货时要获得本部门主管的批准;4.仓库管理部门对存货保管的调整方案存货保管的调整方案要经过主管机关的批准,并确定在此过程中出现问题的责任;5.主管会计初步拟订了存货发出的核算方法后,要向财务部门主管报告,以便综合考虑存货发出成本计算对企业总体经营活动的影响。第三,存货验收、保管控制点 (一)存货入库环节的内部控制 该环节的主要风险是:验收程序不规范、标准验收程序不规范、标准不明确不明确,可能导致数量克扣、以次充好、账实数量克扣、以次充好、账实不符。不符。主要措施:实物验收和财务验收实物验收和财务验收 1.存货实物验收存货实物验收 外购存货的验收应当重点关注合同、发票等原始单据外购存货的验收应当重点关注合同、发票等原始单据与存货的数量、质量、规格等核对一致与存货的数量、质量、规格等核对一致。涉及技术含量较高的货物,可委托具有检验资质的机构或聘请外部专家协助验收。自制存货的验收,应当重点关注产品质量自制存货的验收,应当重点关注产品质量,通过检验合格的半成品、产成品才能办理入库手续,不合格品应及时查明原因、落实责任、报告处理。其他方式取得存货的验收,应当重点关注存货来源、存货来源、质量状况、实际价值是否符合有关合同或协议的约定质量状况、实际价值是否符合有关合同或协议的约定。入库记录要真实、完整入库记录要真实、完整,定期与财会等相关部门核对核对,不得擅自修改。2.2.存货的财务验收控制。存货的财务验收控制。财务验收是指按照会计制度、准则的规定,对进入企业的存货的有关财务管理信息、成本资料进行确认、记录、计量和报告,使右关的资料都集中在企业的财务信息系统中,这是存货内部会计控制的核心组成部分。取得存货的主要财务凭证存货的主要财务凭证,据此编制记账凭证并登记账簿,成本核算主管会计编制成本核算凭证、账簿;不相容职务分离控制不相容职务分离控制:主要有存货业务记录与审核职务分离、存货总账记录和明细账记录项分离。取得各批入库存货的数量、时间等信息各批入库存货的数量、时间等信息,为存货发出和存货成本分摊的核算顺利进行做好基础工作。(二)存货保管的关键控制点 存货保管是保护企业存货安全的重要控制措施,从存货业务活动的流程来看,存货保管的关键控制点有三个:存货出入关存货出入关 存货保管人员管理存货保管人员管理 存货资料记录存货资料记录 1.存货入库、出库关 存货入库的控制点有存货入库的控制点有:仓库管理人员合理确定存货的存放地点,存放的顺序合理确定存货的存放地点,存放的顺序;企业的监督部门要对存货入库的整个过程进行监控监控,及时处理发现的问题,同时防止舞弊行为的发生;仓库管理人员要和验收人员进行工作交接工作交接,在交接期间内双方应该约定各自的权利、责任,交接工作完成后,仓库管理人员和验收人员要在有关的文件资料上签章以有关的文件资料上签章以示负责。示负责。存货出库的主要风险来自两个方面,一是存货发生丢失存货发生丢失和损坏,另外还有存货出库后的不当使用或非计划性使用存货出库后的不当使用或非计划性使用造成的经济效益损失。为了降低上述两种风险,存货内部控制的关键点有:授权与审批 仓库管理人员要定期检查在库存货的质量状况,并尽可定期检查在库存货的质量状况,并尽可能改善仓库的存放条件,防止存货变质导致的损失能改善仓库的存放条件,防止存货变质导致的损失;仓库的记录人员要按照内部控制制度的规定编制有关的表格和凭证,同时还要定期统计存货使用情况,要对存货入库成本和出库成本进行核算,为财务部门的成本分析保留必要的数据。2.存货保管人员管理控制 存货保管人员管理的主要控制点有:存货仓库应该设立多重防盗门,任何人不能独自打开仓库,只有多个人在场的情况下才能进入仓库和接触存货;设立仓库主管职务设立仓库主管职务,同时要建立存货保管的监督制度监督制度;岗位分工:存货的分类整理岗位、存货出入库管理岗位、存货资料的记录岗位、存货业务的稽核岗位,同时还要建立仓库环境维护责任制;加快存货管理信息系统的建立加快存货管理信息系统的建立,通过计算机和网络等现代技术逐步提高存货保管的效率和效益。3.存货资料记录控制 存货资料记录控制的关键点主要有:仓库保管存货的记录人员,定期将记录的有关某种存货的数量、规格、入库时间、使用情况和成本等信息进行汇总,编制存货资料汇总报告,然后上交给仓库主管人员;仓库主管将复核后的存货资料汇总报告交给财务会计部门,由专门的财务人员进行分析;财务人员主要分析各种存货保管成本的变动状况和出库成本计算方法的合理性;建立存货保管资料记录系统的稽核机制稽核机制,例如设置汇总记录和明细记录资料,通过定期核对预防记录错误的发生。第四,第四,存货业务的单证控制点存货业务的单证控制点 存货单证控制由企业的生产、财务、采购、销售和仓库等部门共同完成。1生产部门控制的关键单据和资料 主要的单据有:存货生产领料单、存货生产费用计算存货生产领料单、存货生产费用计算表、存货自产资金支付单据表、存货自产资金支付单据等。生产部门使用存货时,也要保留存货出库成本分摊表、存货出库单等。2采购部门控制的关键单据和资料 主要的控制单据有:存货采购预算单、存货购买结算凭证、存货采购计划表、有关采购过程中发生的其他采购税金和费用、存货采购实际成本和预算成本的差异分析资料 3仓库部门控制的关键单据和资料 主要的控制单据有:存货的出库单和入库单、进出仓库人员情况的记录和签章表、存货分类表、存货存放情况登记表、存货保管成本的记录单、仓库管理人员的责任制度资料、各部门存货使用情况统计表、存货保管对企业经营活动影响的分析材料等。4财务部门控制的关键单据和资料 财务部门首先应该控制的单据和材料就是从生产、销售、采购、仓库等业

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