922023年第1期兰台论坛LANTAIBBS电子文件归档和电子档案管理模式优化探讨陈令杰（湖北文理学院档案馆，湖北襄阳441053）摘要：在信息化时代背景下，电子文件归档以及电子档案管理模式需要不断优化创新，档案管理人员在优化电子文件归档方法与电子档案管理模式的同时，还需要关注电子档案信息的安全问题，在此前提下做好电子文件归档与电子档案管理。关键词：电子文件归档；电子档案管理；模式优化随着办公自动化、现代化的推进，电子设备逐渐替代了纸质办公，各种电子商务、电子政务飞速发展，电子文件归档与电子档案管理新模式的构建显得更加重要。电子文件长期保存在计算机设备中，存在一些安全性问题。从电子文件、电子档案的特点出发，做好电子文件归档与电子档案管理的优化完善，是新时代相关工作人员研究的重点。一、电子文件归档的要点（一）电子文件的收集范围电子文件指的是在某种特定的环境内所有生成的数字信息，这种信息在存储时以光盘、磁盘作为载体，利用计算机等数字设备完成文件的阅读、整合，同时能够通过通信网络在线上进行传输。电子文件的收集范围一般包括三个方面，具体是：一是单位内部利用电脑等设备打印、发布的电子公文或各类报表；二是一些重要的法律法规文件修改过程时产生的新文件；三是一些要求较高的技术含量电子文件，如存储设备驱动等。针对不同类型的方案，电子文件的收集范围也不相同。如果是文书档案，那么所有经过数字化处理的文件都要收集；如果是会计档案，那么在会计电算化过程中产生的所有数据都要记录到档案当中；如果是科技档案，那么在项目立项申请开始之后，所有进行数字化处理的文件都要收集。同时，电子文件也包括一些设备所配置的各类说明书；各类数码设备录制的电子文件、软件磁盘内存储的数据以及单位内部邮箱系统内的电子邮件等。所以，单位内部在无纸化办公模式下，所有电子文件都要构建一套系统的管理机制，同时可以将这些文件进行压缩保存，避免系统出现意外事故，造成文件丢失。（二）电子文件的整理电子文件的整理工作十分重要，是电子档案管理的基础。所有电子文件在收集之后，要将电子文件进行分类、著录、标引处理，便于后期进行电子文件的归档。在通常情况下，电子文件归档人员对一份或几份电子文件进行调整后，档案管理人员还要对所有电子档案进行检查和整理，保证电子档案的全面、完整存储。电子文件的整理主要是针对收集的电子文件进行分类、整合、排序，使得原本分散、杂乱的电子...
