2023年关于会议全面介绍.docx

篇一：关于会议全面介绍 1.会议是一个集思广益的渠道。 会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想法会聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子〞。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。 2.会议显示一个组织或一个部门的存在。 会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。 3.会议是一种群体沟通的方式 开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛开展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过Ｅ-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。 二、会议的目的 1.开展有效的沟通 会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。 2.传达资讯 通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或其他部门的相关资讯。 3.监督员工、协调矛盾 许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况，了解员工的工作进度；同时，借助会议这种“集合〞的、“面对面〞的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。 4.达成协议与解决问题 达成协议与解决问题一般要经历以下6个步骤，通过这6个步骤，最终实现协议的产生和问题的解决。 ◆资源共享 利用开会聚集资源，以期相互帮助，共同进步。 ◆开发创意 开发创意的会议目的突出反映在广告公司、媒体公司中。通过举行会议，形成新的构思，并且论证新构思，使其具有可行性。 ◆鼓励士气 年初或年底的会议通常具有这一目的性。这种会议是为了使整体团结一心，朝着一个方向共同努力。 ◆稳固领导地位 领导为了表达自身的存在价值，更为了稳固自己的地位，经常会召开一些上下协调会议，以此来强化自己的地位。 三、会议的种类 会议可以按照人数、开会方式和开会目的进行分类，每一种分类都从一个方面反映了会议的作用，每一种分类都与人们的实际需要、社会的不断开展密切相关。 按人数分类按开会方式分类按开会目的分类 ●团体会议●一对一会议●面对面会议● 会议●视频会议●宣布人事安排、讲解政策的会议●当众表扬或批评别人的会议●临时处理突发事件的会议●固定的团队会议●集思广益的会议 每种会议都有其合理的发生频率，只有掌握了合理的会议发生频率，才能更高效地利用各种会议解决问题、到达目的。 1.固定的部门会议。至少每月一次。不能多于每周一次，否那么容易形成拖沓的习惯；将会议的时间记录在笔记本上，以防因一时疏忽造成工作上的被动。 2.全体会议。至少每两月一次。利用全体大会通报政策，但不能频繁，否那么会造成沉重负担。 3.处理突发事件的会议。随时。切忌太频繁，否那么会使员工感觉日日有危机，会让公司陷入做事无条理的可怕境地。 4.一对一会议。按需要。可以按需要天天发生，但是最好不要超过一小时。 五、会议本钱 会议本钱分为时间本钱、直接会议本钱和效率损失本钱3种。会议本钱是非常可观的一笔数目，它关系到一家公司的得失成败，因此万万不可等闲视之。 1.会议的时间本钱：参加会议的人数乘（与会者的准备时间加与会者的旅行时间加会议秘书工作时间加会议效劳人员工作时间） 2.直接的会议本钱。会议设施租用费；会议场地费；旅费食宿费；文件准备费。 3.效率损失本钱（开会时，主管人员必须离开自己的工作岗位，这有可能造成公司整体管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的损失，就是效率损失本钱。） 六、召开会议必须要考虑的一些要素 （1）会议的必要性。 会议不是万能的，有的问题不一定只有开会才能解决，可以的话考虑用文件传达或电子邮件的形式来代替一些会议，有的问题靠开一次会议也解决不了，所以我们就必须去考虑其它的方法。 （2）会议要会而有议，议而有决。 这是会议的根本原那么，没有主题或没有目的的会议就不必召开，开会仅是开会而已，没有任何有建设性的意义和决定或构思，这个会议等于没开，是在浪费时间、浪费金钱。 （3）会议的内容形式 既然决定召开会议了，就应该明确几个事项： ＷＨＹ，为什么要开这个会，会议的目的。 ＷＨＡＴ，会议的内容，讨论决定什么内容。 ＨＯＷ，会议的形式，用什么方法来检查。 ＷＨＯ，参加的人选。 会议人选一般都是五到十个人比较适合，人太多就要考虑到会议的效果。 ＷＨＥＮ，会议的时间。 会议的时间一般尽可能在两小时之内，因为长时间的会议会让人感觉到疲惫。 ＷＨＥＲＥ，会议的地点，要明确会议的地点，并提前预订确认。 明确了这些事项，并将会议议程散发给列席的人员，这是一个会议能否成功的前提，当然还必须有会议召开的本卷须知。 七、会议效率不高的原因及预防性管理 1.会议的通病——效率不高 会议常在毫无章法的状况下进行，甚至毫无意义地延长时间，即使有决议，质量也很低。 2.会议效率不高的原因 主要原因。主持人的技能、会议的地点以及会议的准备工作。 次原因： （1）时间会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。 （2）地点会议地点设在领导办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。 （3）开会对象的选择必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。 （4）主持人的技能会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法到达会议意图。 （5）参会者的技能参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。 （6）会议的准备工作开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。 （7）开会的原因、目的和结果开会的原因、目的和结果在会议进行中突然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。 八、高效会议的特征 会议标准包括。会议时间安排的标准、固定的会议流程标准以及会议标准本身。 1.会议时间安排的标准 ◆上午8-9点之间，正是员工从家到公司，准备开始一天工作的时候。这个时候的员工，心绪尚且混乱，还需一段时间才能进入工作状态。因此，试图在这一时间段举行会议、试图让员工回应会议提议或进行业务分析，从人的生理和心理角度来看，是不现实的。 ◆上午9-2023点之间，员工已经开始进入工作状态。在这个时间段最适合进行一对一的会谈，同样也是进行业务会谈的最正确时机。 ◆上午2023-12点或下午1-3点之间，最适合调发开工集思广益。大家利用头脑风暴，不断想出新点子、新方法。 ◆下午3-5点之间，最好不要安排会议。这个时段的员工开始进入一天当中的倦怠期，人人希望马上回家，在这个时段举行会议往往会事倍功半。 2.会议过程标准 ◆所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找出最适宜所有参会人的开会时间。 ◆超过1小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料。 ◆所有与会者都要准备在会上发言。 ◆准时开始，准时结束。 ◆各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任。 ◆所有与会者应知道维护别人的尊严，不在会中羞辱别人，这条规那么最重要，需特别注意。 九、具体的会议管理流程和各环节管理细节规定 （四）固定的会议流程标准 ■会议的开始，具体包括。致欢迎词；说明会议目的；交流会议议程；介绍时间安排、相关规章制度；指定会议记录人。 ■进行会议讨论，可以分为不同的议程，比方议程一、议程二、议程三等。具体包括：分享话题和目标；交流信息；产生主意、做决定、确认行动；总结。 ■结束会议，具体包括。总结；安排下次会议。 （一）宣布人事安排，讲解政策的会议 1.会前准备：时间、地点、主持人、参加人员、目的、议题、材料、要求、回复等。.做好会前的具体准备： （1）要制定完善的会议方案，包括明确会议目标，确定参加会议的人员，确定会议的方式，确定会议的时间和地点，会场座位安排等。 （2）会议的时间。会议最好的时间安排是早上上班后1小时开始，午餐前结束，这个时间段大家根本已经处理好个人信箱等事情，处于全身心投入工作的心理状态，效率较高。在座位安排上有一点很重要，就是主持人能看得见所有与会者。还有一个小技巧就是，将持有不同意见的两个好辩者分开坐，或不面对面坐，并刻意将好辩者安排在沉默者的旁边。 （3）会议场所的地点。如果是信息传达会场，选用教室型的会场；如果是专题研讨会场，选用u型会场；如果是讨论会场，选用圆桌型会场。最后一定要提前下发会议日程，告诉与会者此次会议的主题、会议时间和地点、会议的四个角色、会议目标及背景材料、会议内容，这样可以尽快的进入会议主题，防止不必要的时间浪费。 （4）通知。时间、地点、议题、主持人、与会人。 2.会中管理。设立主持人和控制人、议程、纪要。控制好会议过程 （1）一个好的会议开端。所谓好的开端就是准时开会、集中注意力在目标上、良好的会议气氛、制定会议规那么、明确的分工职责。一般运用表扬、鼓励的方法营造好的气氛容易取得好的效果。 （2）会议主持起到一个主线的作用，其职责是负责会议的准备、宣布会议开始、提出会议议题、总结会议、跟踪会议结果。 （3）空中调度，起到把握整个会议主题，以防跑题的作用。一般由资深人士担任，负责控制会场秩序、紧扣议题议论、指定发言人、总结会议优劣 （4）记录人，详细记录会议的要点和细节，准备会议纪要，以便于会后做出客观的会议评估。记录人起到一个支持的作用，负责准确记录会议的要点并发放会议纪要，最后确认执行人及完成时间。 （5）时间控制，起到准确把握会议开始和结束的时间，以及有效控制每个人的发言时间，通盘调整整个会议进度，使整个会议能够充分有效地利用时间。 （6）会议扩展需要激发每个参会人员发言的积极性，脑力激荡产生多种观点。会议过程中不要随意打断别人的发言，但要注意防止发言跑题，并适时回收。遇到意见分歧时，不要回避对立，但要防止情绪对立，可安排休息来调节气氛。最后，会议要进行总结，达成一致结论。 3.会后总结。会议决定、问题、下次开会时间。 做好会后追踪和执行 在结束会议以后，一定要做好会议评估和会议纪要，并且在一定的时间进行会议追踪获得反响，保证会议成果不会付诸东流。这样会议才能有一个完整的流程，并且使会议的结束，真正有效地成为我们新工作的起点。 4.会议召开的本卷须知 （1）议题明确，把握气氛。 主持人一开始就应该向参与会者声明会议的议题，介绍背景及概况，与会议无关的话题应当防止。 掌握气氛，主持人要用大家关注或感兴趣的话题引起共鸣，活泼会议的气氛。 （2）主持人学会及时总结，三到五人发言后要做一次总结，以提高讨论的深度