第一篇：电力企业公文写作培训

一、概述



1、公文的定义

公文是党政机关及其他社会组织在公务活动中为行使职权、实施管理、商洽和交流工作而制作的具有法定效用和规范体式的文件，属于机关应用文的一个重要组成部分。

2、公文的特点

 是特定的作者制定和发布的。 具有法定的现行执行效用。

 具有规范的文体、结构和格式。 需要履行法定的程序。

文字必须庄重、朴实、准确、精炼。

3、公文的分类

 按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行文。

 按其时限要求，可分为特急公文、急办公文、常规公文。按其时限要求，可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文。

二、常用公文文种

（一）我国现行党政机关使用的文种

 我国现行党和各级领导机关使用的文件有14个：

 决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。

 国家行政机关使用的公文种类有13个:  命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

 上述文件共27个，其中9个是相同的，即：决定、意见、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要；

 不同的有9个，其中属党的机关的有5个，即：公报、指示、决议、条例、规定；属国家行政机关有4个，即：命令（令）、议案、通告、公告。由于这18个文件是党和国家在公文管理法规中明确规定的，一般称为法定文种。

（二）学校常用的主要公文种类

1、决定（1）功能

适用于重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（2）分类

 A.法规政策性决定。

 如《关于惩治虚开、伪造和非法出售增值税专用发票犯罪的决定》

 B.重要事项的决定。

 如《中共中央关于加强同人民群众联系的决定》

 C.奖惩决定。

如《国务院关于处理“渤海二号”事故的决定》  2．通告 （1）功能

 适用于公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项

（3）分类

 法规性通告  知照性通告

 通告不写抬头，无主送单位。

 通告与公告的区别

 内容重要性不同

 对发文机关限制性有较大不同  发布范围有所不同

3．通知（1）

功能

适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项。（2）分类

a.发布指示的通知

b.颁发规章的通知 因在行政公文文种中没有条例、规定、办法、细则、方案等文种，所以在发布这类规章性文件时，都要用通知，也就是加一个文件头。

如 人事部关于印发《人事争议处理办案规则》和《人事争议仲裁员管理办法》的通知

被发布规章全文附在通知后，但不作附件处理。c.批转、转发文件的通知 d.晓谕性通知

e.任免通知（人事任免用决定和通知的区别）

4．通报（1）功能

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（2）分类

表彰通报：介绍先进事迹＋先进事迹意义＋表彰决定＋希望号召 批评通报：错误事实＋错误性质分析＋惩罚措施＋提出希望要求 情况通报：缘由目的＋情况信息＋希望要求

5．意见（1）功能

适用于对重要问题提出见解和处理办法。（2）分类 规划性意见 实施意见 具体工作意见

 6.批复 （1）功能

 适用于答复下级机关的请示事项

 与其他文种不同的是，往往在标题主要内容中明确表示对请示事件的意见

 如《国务院关于同意陕西省撤消榆林地区设立地级榆林市的批复》  主送机关一个，即发出请示的下级机关

以上6种为下行文。7．报告（1）功能

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问。（2）类型

a、工作报告 b、情况报告 c、建议报告 d、答复报告 e、报送报告 幻灯片17

8、请示（1）功能

运用于向上级机关请求指示、批准（2）应用范围

a、遇到问题无法解决，需要上级指示

b、处理较为重要的事件和问题，要上报批准

c、遇到问题，虽有解决方法，但没有权力或能力实施，需要上级帮助 d、对有关方针、政策和上级发布指示有疑问，要上级解答 e、下级机关之间在重要问题上出现意见分岐，要上级仲裁 f、请上级领导参加活动，指导工作

（3）分类

 a、请求指示的请示  b、请求批准的请示

 主送机关只能有一个，如需同时送其他机关，应当用抄送的形式  只能主送上级机关，不能送领导者本人  不得越级 

请示，必须由主要负责人签发，要留下联系人联系电话

 常用结语（当否，请批示，妥否，请批复，以上请示，请予审批，特此请示，请予批复等）

 以上两种为上行文

9.函

（1）功能

适用于不相隶属机关之间商洽合作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（2）分类

a.公函和便函 b.发函和复函

函是平行文，写法特别要注意用语分寸。幻灯片20 10．会议纪要

（1）功能

适用记载、传达会议情况和议定事项。（2）分类

a.决策型 b.交流型 c.研讨型

三、公文的格式

 1．公文格式的组成

 公文格式的组成要素包括：

（1）发文机关标识（版头、红头）（2）公文份数序号 （3）密级

（4）发文字号 （5）签发人（主要用于请示）（6）标题 （7）主送机关（内发可省略）（8）正文 （9）附件

（10）发文机关署名 （11）成文日期

（12）印章 （13）附注（此件发至 XX级）（14）主题词

（15）抄送单位

（16）印刷机关和印刷时间

印刷用纸和技术要求：用A4型纸（297X210），正文用3号仿宋体，每页22行，每行28个字。

 2．发文字号

 编写发文字号原则：包括机关代字、年份、序号。

 注意：年份不能省略，两边用六角括号；序号不编虚位，不加第。 3．公文标题

 标准式：发文机关+发文事由+文种



凡是有红色版头的文件，因已表明发文机关，故发文机关名称可省略。 特殊形式：

（1）发文机关+文种。如《中华人民共和国主席令》

（2）发文机关+转发文件名+文种，也称转文式标题，用于转发文件。 4．成文日期

 成文日期确定原则：

（1）会议通过的决定、决议以会议通过日期为准。（2）领导签发的，以签发日期为准。

（3）联合行文，以最后签发机关的领导签发日期为准。（4）法规性文件以文件批准日期为准。（5）一般信函、电文以实际发出日期为准。成文日期必须写年月日，且要用汉字。 5．主题词

 《条例》和《方法》都明确规定：上报的文件应当按照上级的要求和《公文主题词表》标注主题词。

 《上海市人民政府公文主题词表》使用说明中规定：

（1）一份公文标引的主题词，除类别词外，最多不超过五个。

标引主题词的顺序为先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映公文内容的词，最后标反映公文形式的词。如《上海市人民政府关于做好本市农村扶贫工作的通知》，先标类别词“农业”，再标反映公文内容的类属词“扶贫”，最后标反映公文形式的类属词“通知”。

（2）一份公文有两个以上主题内容时，先集中对第一个主题内容标注，再对第二个主题内容进行标注，最后标文种。

（3）根据需要，可将不同类主题词进行组配标引。

（4）在《公文主题词表》中找不到准确反映公文内容的类属词时，可用类别词替代。 6．用印

 一般的用印方法是：骑年压月，上大下小。

国标《国家行政机关公文格式》规定：单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标成文时间。当印章下弧无文字时，仅以下弧压在成文时间上，当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。

四、我校公文中常见问题分析

1．文种的误用

主要表现在报告和请示的错用

报告和请示同属上行文，但是性质截然不同的两类文种。

a.行文目的不同 报告以陈述情况为主，不要求上级批复；请示以请求指示或批准事项为主，要求上级批复。

b.公文内容不同 请示可围绕请求事项反映情况，说明理由，不排除含有一定的情况汇报，但报告中不能夹杂请示事项。

c.规范性用语不同 报告用“ 以上报告如有不妥，请指示”，“特此报告”等；请示用“当否，请批复”，“特此请示，请批复”。目前，这两种文种的滥用主要表现在两个方面。a.请示、报告混用

如《关于请校领导出席毕业典礼的报告》 b.请示、报告并用

如《关于召开新一届学代会的请示报告》 2.随意请报

“请报”指以单位名义向上级报送“请示”、“意见”“报告”。随意请报主要有三种情况：

a.主送个人，如“x书记”、“x校长”。

b.多头主送，如“教务处、科技处并实验室管理处” c.越级上报

3.公文组成要素不全 a.上行文缺签发人，“请示”缺联系人姓名、电话。b.缺附件说明。

c.成文日期不全，如“二OO六年一月”、“06年1月14日”等。d.缺主题词或主题词不全，如缺类别词、文种等。

4.公文标题病误

a.标题缺少行文单位

公文标题通式为：行文单位+关于+事由+的+文种 b.标题无文种

将一般公文误作为法定公文，致使标题无文种。如《„„关于„„的规划》、《„„关于„„的总结》。

转发、印发性通知文种被放弃，致使标题无文种。如《„„关于转发„„的方案》。

c.不伦不类的标题

两个文种并用 如请示报告、任免决定的通知等。

混用文种 将“请示”错用成“申请”。d.标题中事由表达不全

如《华东理工大学关于申请划拨上海市“十五”配套经费的报告》 e.标题中乱用标点符号

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

公文中乱用标点符号主要表现在：

a.转发和颁发法规、规章，不用书名号而用引号。b.不必用其他标点符号而随意使用。如《关于对1999年“全民文明礼貌月活动”安排的通知》。

5.语言结构和文字方面问题

a.段落层次不清，主次不分。不善于用结构层次序数，如一、二、„„，1.、2.、„„。

b.不合公文文体，出现描述性语言和客套话。

c.繁琐冗长，多套话。如根据„„精神，在„„指导下，在„„关怀下等。d.主语谓语搭配不当。如 ：

人民的生活水平普遍增加了。（提高）

上述问题，今后准备进一步加强和改进。（解决和纠正）„

e.定语错位造成歧义

如：

市长把我们五个县领导召集到一起专门研究了这个问题。

原教育部副部长周远清来校视察工作。f.标点符号错用

逗号和句号错用

为了加强熟肉制品市场管理，规范熟肉制品市场经济行为，维护消费者利益，在全市建立统一批发、集中配送的熟肉制品供应体系。根据市政府会议精神，决定„„

顿号和逗号的错用

例：在时间紧，任务重，困难多的情况下，学校号召全体师生员工„„。

金山校区学工委主任、各学院总支副书记、团委书记、班导师参加了会议。

在小标题上用标点符号 6.其他一些错误

a.引文文号错放在文件名前

例： 根据教育部教高〔2002〕3号文件颁布的《普通高等学校图书馆规程》（修订）的文件精神，„„。b.常识性错误

例：经国家教委和上海市政府批准，我校在奉贤建设新校区。

第二篇：公文写作培训

一、会议纪要

1、概述：主要用于重要会议，向单位及其下属机关传达和贯彻会议精神和决定事项。会议纪要不需要抬头，不加盖印章，是否标记发文字号由制发机关决定。习惯用“会议认为”“会议指出”“会议决定”“会议要求”“会议号召”等句式进行叙述。

2、分类：（1）办公会议纪要，即日常行政工作会议纪要。主要用来记录和反应党政机关、团体组织、企事业单位的领导机关开会研究问题、部署工作的情况，其目的是为机关单位工作的开展提供指导依据。

（2）专项会议纪要，是对涉及有关工作的重要方针、政策和理论原则问题的交流、讨论情况的进行记录和传达，为人们的工作提供宏观指导。交流会、座谈会、研讨会的会议纪要多属此种类型。

3、写作要点 基本结构 3.1标题

会议纪要的标题一般由会议名称和文种构成。也有些是由正、副标题组成，如《同舟共济渡难关，坚定信心保平安——全省财政工作会议纪要》。3.2发文字号

发文字号下载标题的正下方，由年份、序号组成，用阿拉伯数字标出，如“〔2003〕67号”。办公会议纪要对文号一般不做必须的要求，大牛市在办公例会中一般要有文号，如“第xx期”“第xx次”，写在标题的正下方。3.3正文

会议纪要的正文一般分为会议概况、主体部分和结尾。

（1）会议概况主要叙述：会议召开的形式和背景；会议的指导思想和目的要求；会议的名称、时间、地点、与会人员、主持者；会议的主要议题或要解决的问题；对会议的评价。

（2）主体部分反映会议的讨论意见、主要精神和决议事项等。根据会议性质、议题、规模等不同，有三种写法：①提要法。把会议上有代表性、典型性的发言加以整理，提炼出内容要点以及精神实质，然后按照发言的顺序，加以阐述和说明；②分项法。议题较多的会议，可以把会议的内容概括为几大问题，然后编上标号，分门别类记录；③概述法。把会议的基本情况、讨论研究的主要问题、议定有关事项等，进行概括性地整体阐述和说明。

（3）会议纪要的结尾一般是提出号召希望。3.4署名和成文日期

署名只用于办公会议纪要，写明召开会议的机关单位名称。一般会议纪要不需要署名，不加盖印章。会议纪要的正文时间一般写在标题正下方，并加括号，也可以写在正文的右下方署名的下面。3.5注意事项

（1）会议纪要必须是实事求是，要做到真实、准确。

（2）会议纪要要给出要点，突出会议主旨，择要表述。执笔者在动笔前必须认真收集、整理和阅读、研究会议记录以及会议有关部门的文件资料，分清主次，取其精华，务必选取典型事例和准确的数据反映会议概况、主要精神和议定事项。

（3）纪要的语言要简明精当，准确严密。对会议实质性决定内容表述要明确；与会各方权利、义务、职责、涉及物资、资金等，要准确明白，以便于执行和落实。

（4）纪要的内容应层次分明，调理清楚。纪要各部分最好适应标题或序数提示。此外，一些常用语，如“会议认为”“会议指出”“会议决定”“会议要求”“会议号召”“会议同意”等多用于各部分或段落开头，可使纪要调理分明，同时也起到强调作用。【范例】

全国城市经济体制改革试点工作座谈会纪要

（××××年×月×日）

××××年×月×日至×日，国家体政委在××省××市召开了全国城市经济体制改革试点工作座谈会。三十一个省、自治区、直辖市体政委（办）的负责同志，五十八个试点城市的负责同志，以及中央、国务院有关部门的负责同志共二百多人参加了会议。会上传达学习了中央领导同志最近的重要讲话，交流了试点城市改革的情况和经验，研究了在新形势要积极推进城市经济体制改革进一步开展的工作。

一、统一认识，明确今年改革的方针和主要任务。（略）

二、进一步简政政权，政企分开，搞活企业。（略）

三、充分发挥社会主义市场经济，理顺经济关系。（略）

四、精心指导，保证改革健康发展。（略）与会同志一致表示，当前改革进入攻坚阶段，我们要坚定地贯彻党中央和国务院的布署，精心组织，精心指导，搞好调查研究，把城市经济体制改革引向深入，为建立有中国特色的社会主义市场经济作出新贡献。

二、会议通知

1、概述：是通知的一种，只要用于上级对下级、组织对成员或同级单位之间通知会议召开。会议通知在我国党政军各级机关、团体组织和企事业单位中广泛使用。

2、发布主体：一般会议组织者就是会议通知的发布主体。

3、分类：

（1）行政性会议通知，主要内容涉及行政工作的会议通知。（2）学术性会议通知，涉及学术研究的会议通知。写作要点

4、基本结构：

4.1标题。一般由发文机关、事由和文种构成。

4.2正文。一般写明会议名称、议题、目的、召开时间、地点、出席人员及对其提出的要求、会议日程安排、会议组织者的联系方式和其他相关事项。

4.3落款和通知日期。落款为组织者名称，与通知日期置于右下角。4.4注意事项

（1）会议通知对与会者起告知作用，因此会议通知事项要具体确切、完整齐全，一般包括会议内容、参会人员、会议时间及地点等。

（2）要求言简意赅，措辞得当，更重要的是发布时间要及时。【范例】

关于找来xx省军队转业干部安置工作会议的通知

各市市委、市人民政府，省委各部委，省各委办厅局，省各直属单位，部属各有关单位：

为贯彻中发〔2002〕3号和国转联〔2002〕3号文件，传达全国军队转业干部安置工作会议精神，部署2002年我省军队转业干部安置工作，省委、省政府决定，于6月18日在南京召开全省军队转业干部安置工作会议。现将有关事项通知如下：

一、出席会议人员

各市分管军队转业干部安置工作的副书记或副市长1名，市委组织部、人事局、劳动局负责同志和市委组织部综合干部科(处)长、军转办主任各1名。

省委各部委，省各委办厅局，省各直属单位及部属各有关单位负责同志和人事(干部)处长各1名。

军队出席会议人员的通知由省军转办另发。

二、会议时间、地点

会议定于6月18日在南京双门楼宾馆(南京市虎踞北路185号)召开，会期1天。各市出席会议人员于6月17日下午到双门楼宾馆报到；省级机关各部门、单位和部属各有关单位出席会议人员6月18日上午8：15直接到双门楼宾馆开会。各市限带车2辆。

三、其他事项

各市、省级机关各部门、单位和部属各有关单位请于6月17日上午11时前将出席会议人员名单报省军转办。中共江苏省委办公厅

江苏省人民政府办公厅

x年x月x日

关于召开钢铁企业财务结算价格和运行分析工作座谈会的通知

各有关企业：

为进一步提高钢铁企业财务结算价格监测水平，加强行业经济运行分析，更好地为国家有关部委、行业和企业服务，经研究，定于4月26日至27日在南京召开钢铁企业财务结算价格和运行分析工作座谈会。现将有关事项通知如下：

一、会议内容

1、通报今年1季度钢铁行业经济运行情况和应关注的主要问题；

2、总结2010财务结算价格监测工作，研究进一步完善价格监测工作的意见，部署下一步工作要求；

3、分析1季度企业生产经营状况，交流企业降本增效工作中采取的有效措施，座谈企业生产经营遇到的有关问题，提出有关意见和建议；

4、表扬2010钢铁企业财务结算价格监测工作先进单位和个人。

二、参加会议人员

请各有关企业主管财务结算价格和经济运行分析工作的部门领导及具体工作人员各1人参加会议，并根据上述会议内容准备相关资料。（参会企业名单见附件1）

三、会议时间和地点

时间：2011年4月26日至27日，会期2天；25日报到。每人收取会务费800元，食宿费自理。

地点：南京中山大厦（会议地点及乘车路线见附件2）

四、其它会务事项

1、参会企业将本单位1季度经济运行情况分析电子版于4月20日前交给会务组。

2、请各单位将参会人员名单于4月20日前传真至中国钢铁工业协会财务资产部（代表回执单见附件3）。需要接站的代表，请将到达车次或航班注明以便安排接站。

3、会务组联系人及联系方式

中国钢铁工业协会财务资产部：尹东玲、刁力

电话：010-65134912、65132329(传真)；邮箱： jgjc@metal.net.cn

南京中山大厦联系人及电话：叶惠，025-86815818、***

附件：

1、参加会议企业名单

2、会议地点及乘车路线

3、会议回执单

Xx钢铁协会

二○○二年六月十五日

三、会议记录

1、概述：关于会议的原始的、全面的记录，它记载了会议的基本情况、有关内容、事项和会议决定等。会议记录是备用查看的重要文书档案，是会议后分析、研究及检查决议执行的基本依据。写作要点

2、基本结构

会议记录有固定格式，同城由标题、会议要素、会议内容和结尾四部分构成。2.1标题

会议记录的标题一本由召开单位名称、会议名称、文种构成，如《xx公司xx会议记录》；也有些标题很直接、简明，如《xx会议记录》。2.2会议要素

会议要素包括会议时间（经常精细到上下午、时、分）、会议地点、召集人(部门)/出席人姓名/缺席人（姓名、缺席原因）、列席人姓名、主持人姓名、记录人姓名。会议人数较少时，还应该记下有关出席人、缺席人、列席人以及主持人、记录人等的职务；出席人（包括列席人和缺席人在内）人数很多时，可记录总数，如“参加会议的局以上领导、各厂厂长等xx名”，事后再将具体名单附在会议记录后。2.3会议内容

会议内容是会议记录的核心，包括会议议题、主持人讲话、领导及代表发言、讨论和决议事项、投票情况、会议期间其他活动等。如会议中途休息要写明“体会”字样；会议结束，记录完毕，则另起一行写“散会”二字，并写清具体散会时间，并写清具体散会时间。

对于比较重要的会议和重要的发言，发言的内容要求详细记录和记录原话；要求不是很严格的一般性会议可酌情进行摘要性记录，记录会议的中心内容以及会议的要点。2.4结尾

会议记录完毕应当由会议主持人和记录人分别在落款处签署姓名、日期，以示负责。最后在记录末尾注明“本会议记录共xx页” 简要模板

会议名称

会议时间 会议地点

记录人 出席与列席会议人员 缺席人员

会议主持人

审阅

签字 主要议题 发言记录： 规范模板

Xx公司办公会议记录 时间：x年x月x日 地点：xxx会议室 出席人：xxxxxxxxxxxx 缺席人：xxxxxxxx

主持人：xxxxxxxx 记录人：xxxxxxxx 主持人发言：xxxxxxxxx 与会者发言：xxxxxxxxxx 散会

主持人：xxxx（签名）记录人：xxxx（签名）（本会议记录共x页）2.5注意事项

（1）快速、准确。尽量记录发言人的原话，不任意取舍增减。一些能够反映发言者态度、意见的语气词甚至肢体语言（如持异议的退场），也应照实记录。（2）全面而有条理。

（3）会议记录一般有两种记录方法。

一、全面记录法，主要用于重要会议。记录人要尽量记录发言人的原话。记录时注意三点：①会议有争议、分歧问题时，英将争议、分歧的焦点及发言人的观点详细记录下来；②关键问题、要害问题要详细记录；③详细记下实际的表决情况。

二、摘要记录法，进行重点摘要。一般只记录会议要点和中心内容、结论、决议和决定。

（4）如果要印发某人的发内容，应找发言人核实、签字，如没有经过核实、签字，需要在印发材料后注明“根据现场记录，未经本人核实”或“由xx供稿，未经本人核实”等表示文责自负。

四、规定

1、概述：是常见的法规性文件，一般是国家机关、团体组织和企事业单位未处理某种事项、专门问题或开展某种工作而做出政策限定的法规文书。规定的使用者主要是行政机关及其部门，但在企事业单位中也可以使用。企事业单位主要用它来制定内部规章。

2、分类：

（1）政策性规定。《xx省国家建设征用土地拆除城镇华侨房屋的规定》（2）管理性规定。《x省劳动合同管理规定》（3）实施性规定。《关于贯彻有关暂行规定》（4）补充性规定。《关于xx补充规定》 写作要点

3、基本结构 3.1标题

（1）发文机关、事由、文种类别构成。（2）可以省略发文机关，使用文尾签署。（3）暂行规定要在标题中表标明“暂行”。3.2制发时间和依据

一般用括号在标题下面标注规定发布以及签发的时间和依据。有些规定会随“命令”“令”等同时发布。3.3正文

规定的正文一般由执法规定的缘由、规定的具体事项、实施规范和时效三部分构成。常采用总则、分则以及附则的形式撰写.表述形式一般采用条款或者章条式。3.4注意事项：

（1）条理要清楚，逻辑性要强，措辞庄重准确。

（2）要把原则要求和具体措施结合起来。要明确管理的原则，又要根据实际情况中的问题制定具体的应对措施。

（3）规定中的原则性界限划分的表达要做到概括、明确，对于具体应对措施的应该做到做够具体，便于执行。

（4）一般内容较多的规定使用分篇分章分条表述，内容较少的直接分条表述。另外，作为“补充规定”一般不需要分章分条，不追求系统性和完整性，根据需要写入即可。

五、制度

1、概述：制度是党政机关、人民团体和企事业单位为了保证某项工作有序进行而制定的有关人员共同遵守的规章性文书。使用范围广。写作要点： 2基本结构 2.1标题：

（1）由事由和文种组成，如《作息制度》

（2）由制文单位、事由和文种组成，如《xx公司岗位职责制度》 2.2正文：

制度正文一般分为三成表述：①第一层简要、概括的说明制定这项制度的根据、原因目的等情况。②第二层逐条写出各项内容。单位内部制度一般直接写条款。条文后应写明制度执行的日期。③第三层说明执行要求和工作程序等。这是制度的实质性内容。内容复杂的制度可分为总则、分则、附则来写。2.3结尾：

条文写完自然结束，并在正文右下角注明制定单位、公布日期。单位内部的制度行文公布不比盖章，政府或需广泛下发执行的系统制度应加盖印章。2.4注意事项：

（1）制度的表述要明晰，条文化。制度的篇幅一般不长，都以条文的形式列出，而且要求文字简洁、明确，无歧义。

（2）内容要严密。规章制度需要人们遵守其制定范围的事项，因此其内容必须有预见性、科学性，必须通盘考虑，使其内容有严密性，否则无法遵守和执行。

六、办法

1、概述：是党政机关、企事业单位针对某项工作或活动指定的具体办法，其设计的方位大多数属于具体事务和单一事项。《行政法规制定程序暂行条例》中规定：“办法是对某一项行政工作作比较具体的规定。”涉及内容单一，只适用于对某项具体工作的运作进行规定，不涉及其他方面工作，也往往不适用于其他工作。

2、办法的特性：

（1）管理性：办法中的法则是对工作和活动提出管理的法则，侧重于对有关事项、问题的落实和执行指定标准及做法。

（2）操作性：为单位和个人明确办事途径，说明采取什么办法，按照怎样的程序去做。

3、类型：

（1）实施办法：以成文为主要依据，并将其具体化或对其整体实施提出办法和措施，或针对某些条文给出实施意见，或结合本单位实际提出可行的实施措施和办法。（2）管理办法：是机关单位在管理权限范围内制定实际管理工作需要的条文。写作要点：

4、基本结构 4.1标题

（1）由规范范围、规范对象和文种构成，《国家行政机关公文处理办法》（2）由规范对象和文种构成《婚姻登记法》

（3）由原件标题和文种构成《中华人民共和国学位条例暂行实施办法》 4.2制发时间和依据

用括号在标题下注明：制发时间和会议；或批准的机关、时间；或通过的会议、时间及发布机关、时间等。有的办法随“命令”等发布，则这一部分可省略。4.3正文 办法正文一般由因由或依据、规范或规定的说明组成。可分章分条叙述。各条规定是办法的主要内容，需将内容和措施逐条写清。结尾一般是交代办法实施日期以及其他说明。4.4注意事项

（1）办法的结构要严谨、清晰。要根据篇幅长短、内容多少而确定具体的结构方式。内容较少时可直接分条叙述；内容较多时，将规范内容分章叙述。

（2）办法的条款要具体、明确。办法通常是针对某一工作或活动指定的具体处理办法，要求具体明确，便于理解和执行。

七、总结

1、概述：总结是党政机关、企事业单位、社会团体对过去的一定时期的工作、任务等进行回顾、分析、研究、评价，分析研究其中存在的各种情况或经验，并从中得到规律性认识，用以指导未来实践活动的文字材料。

总结具有指导作用，要求写总结时要实事求是，不可主观臆断，甚至虚构。总结要及时进行，工作或活动一结束就应该总结。

2、总结分类：

（1）按照性质分：综合性总结、专题性总结。

（2）按照范围分：地区总结、单位总结、部门总结、个人总结（3）按照时间分：总结、月度总结

（4）按内容分：工作总结、学习总结、思想总结 写作要点：

3、基本结构： 3.1标题

（1）公文式标题。由单位名称、时限、事由、文种四部分组成；或由时限、事由和文种组成或单位名称、事由、文种构成。

（2）新闻式标题。将总结的精神抽象地概括成一句作为文章的标题。有的标题只是内容的概括不标明“总结”。

（3）复式标题。由正标题和副标题两行组成。正标题揭示主题，副题标明单位、时限、事由和文种。3.2正文

正文的主要内容是基本情况、成绩经验、做法、教训、缺点、今后目标等。一般分为开头、主体、结尾三部分。（1）开头通常为前言。简单介绍总结基本情况，如交代历史背景、指导思想或主要成绩、经验和存在的问题等。开头有三种写法，即概述式、评述式、结论式、提问式。

（2）主体主要写取得成绩、经验教训、存在问题及今后努力的方向。一般包括三部分：回顾基本情况、主要成绩和经验、存在问题和教训。采用的基本结构类型有：①阶段式结构，

第三篇：公文写作培训

公文写作培训

公文的特点和要求

一、公文的特点:实用性 •与文学写作的不同:目的性

•与其他公务文书写作的不同:通用性 •与私人文书写作的不同:规范性

“才冠鸿笔,多疏尺牍”(刘勰<文心雕龙>书记>)

二、公文的要求: • 准确:真实反映客观现实(内容)•简洁:以最少的文字包含最多的信息(语言)•得体:适应不同文种的需求(文体)•庄重:严肃的法定文书(文风)•质朴:不以文辞之美为追求(修辞)

三、公函的写作

•函的来源：古代公文（公牍）写好后，再加一个木片，称为 “检”（封面），”检”中间的下凹部分为”函”。后来指整个公文（信函，函件).•函的性质：商洽性，典型的平行文。•函的古称：关、刺、牒、移。

•函的用途：平行和不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

•函的特点：应用广泛，单纯具体，格式灵活。公函的写作

•函的种类：询问答复，商洽，请求批准，告知 •函的格式：

1.询问函（请求函）：写法靠近请示，行文方向为同级主管部门。

2.答复函（审批函）：写法靠近批复，行文方向为同级。3.告知函：写法靠近通知，行文方向为同级。

4.商洽函：典型的平行文，用语应平等礼貌，商量征询。•注意事项：直陈其事，语言的分寸感

公函的写作 •商洽函的范例：《关于商洽代培统计人员的函》

某大学：

得悉贵校将于3月份举办统计人员讲习班，系统培训统计工作人员。国务院《关于加强统计工作的决定》下达后，我厂曾打算集训现职统计人员，但由于力量不足，未能实现。现在贵校决定举办讲习班，我厂拟派10名统计人员随班学习，请你们代培。如同意，将是对我厂统计工作的有力支持。代培费用由我厂如数拨付。盼予复函。

某厂

一九九六年四月三日

四、会议纪要的写作

•会议纪要的用途：记载和传达会议主要情况和议定事项。

•会议纪要和会议记录的不同：记要与记全，一般与法定，规范与随意，内存与外发

•会议纪要的行文方向：向下指导，平行交流 •会议纪要的种类：议决性，协调性，研讨性 •正文的写作：

会议概况：概要叙述

主要精神：客观、全面、精炼（核心）

•注意事项：共识与不同意见的表达，提炼会议结论的要领。

五、简报的写作

•用途:报道情况,交流信息.•性质:信息性日常事务文书.•特点: 1.真:真实准确地反映客观现实.2.简:简洁的风格,简短的文字,简要的内容 3.快:迅速及时反映最新信息 4.新:反映新情况,新问题,新动态

5.活:行文方式,范围,外在形式的灵活性 •结构: 标题多样:单标题,新闻式标题

主体灵活:新闻报道法,事理分类法,摘要,归纳法,集锦法

六、通知的写作

•公布周知类公文古称：露布，榜文，告示。

•用途: 批转、转发公文，传达上级精神，布置工作,任免人员。•特点: 1,广泛的适应性:80%以上的使用率 2,单纯性:主题单纯,一文一事

3,时效性:要求及时办理,执行通知内容.4,可行性:内容的可操作性 •种类及要求：

通知的写作

1, 指示性: 传达、布置工作，类似指示。

2, 知照性: 办理各种一般性事 务。要求具体、明确、无遗漏。3, 会议性: 告知参会有关事项。要求同知照性。

4,批转,转发性:正文(介绍或推荐性文字,”按语”)+被批转或转发的公文,有表态式和阐发式两种

5,发布性:发布某一规章,要求执行.（级别较低）6,任免性:公布有关人事任免事项，简要规范.七、领导指导类公文

•许同莘<公牍学史¡¤治牍须知> 人所轻易视者也.不知立国以民为本,上下之青隔,则国与民漠不相关.一切弊窦,自此而起.故治牍者,于下行之文,当全力注之.凡办一事,必就人民身上着想,执笔者一字之轻重,民之利害随之,造福在此,造孽亦在此.批复的写作

•批复的古称：批答（唐代）•性质：(被动)指导性下行文 •特点：

1，较强的约束力，次于“命令”和“决定” 2，很强的针对性，对“请示”的专门答复 3，最终结论性，表态要鲜明、不含糊 4，较强的规范性，格式、结构很固定

批复的写作 •批复的类型

•表态性-事项明确、简单

•阐发性-事项重大，须补充、说明、强调 •否定性-对否定理由的简要说明 •批复的结构及要求 •引据规范：“你处(所、局、委)《…》收悉”… •意见明确：同意，不同意，原则同意等 •结语可有可无。“此复”、“特此批复”

意见的写作

•用途:对重要问题提出见解和处理办法 •行文方向:非常灵活,上下平行均可.•类型与特点: １,下行意见－与指示接近，突出其民主性

２,上行意见－与请示接近，突出其建议性

３,平行意见－与公函接近，突出其重要性

•要求：找准行文角度，注意不同行文方向的语言特色，注意行文的层次与逻辑．

决定的写作

•用途：对重要事项或重大行动作出决策和安排.•性质：议决性 •类型及特点：

1,法规性-发布重要法规,类似“发布令”，主要是行文主体不同，(令－首长，决定-机关)2,部署性-对重要工作进行部署.叙议结合.3,知照性-告知有关重要事项.简短叙述.4,奖惩性-对重要人物.事件的表彰或惩处.•注意事项:涉及事项的重要性,决策的慎重和连续性,部署性决定内容与决定原因的结合.报请类公文 一重要性: •章表奏议, 经国之枢机．（刘勰<文心雕龙¡¤章表>）二写法： •奏议宜雅．（曹丕＜典论¡¤ 论文＞）•理周辞要．（刘勰<文心雕龙¡¤章表>）

•呈文之体，务在辞约指明，婉而不诡，不可一字虚饰．（许同莘<公牍学史¡¤治牍须知>）

请示的写作

•请示.报告(报请类上行文)的古称:章.表.奏.议 •用途:向上级机关请求指示和批准 •性质:呈请性

•特点:一文一事, 事先行文, 注重时效, 权外发文 •类型: 1,求示性-我们请求应该怎麽做 2,求准性-我们请求应当这麽做 3,求转性-我们请求同级机关这麽做 •结构及要求

1,标题:忌以”申请”或”请求”为文种

2,正文:请示原由:简要而充分/ 请示事项:明确而具体 / 结尾用语:体现期复性

报告的写作

•用途:向上级机关汇报工作,反映情况,答复询问 •性质:陈述性

与请示的不同:事前与事后,陈请与陈述,单纯与综合,批复与审阅 •类型: 1,工作报告-汇报例行工作,叙议结合

2,情况报告-新的.重大.突发情况,以叙为主

3,答复报告-简要答复上级询问的情况,只叙不议(4,建议报告-为上行”意见”代替)报告的写作 •结构及要求: 1,标题:忌以”汇报”为文种

2,正文:报告目的(简要)+内容(有侧重)+结语(分类)•注意事项: 1,实事求是的态度:报喜与报忧

2,感性做法(材料)与理性提升(分析)的结合 3,突出重点,点面结合,切忌流水账,切忌冗长.4,不能夹带请示事项.计划的写作 一含义

• 对未来一段时间工作或活动的预想性部署.(前瞻)•“凡事预则立,不预则废”(<礼记〃中庸>）二特点: •内容的预见性：科学合理地预测和估计． •目标的现实性：”跳一跳,够得着”．

•措施的可行性：落实的措施、办法、步骤． •时间的约束性：完成计划的时限．

计划的写作

三写法（四要素）

•目标－－具体任务，要完成的指标,what •措施－－优势、困难分析，任务数量质量进度，人员、领导的明确规定,how, who •步骤－－具体任务按时间顺序的分解,when •检查－－落实计划的必要手段（叙述说明）四要求

•可行性:联系实际,吃透两头.(整体)•适宜性:量力而行,留有余地.(指标)•有特色:突出重点,兼顾一般.总结的写作 一含义

•针对以往某项（阶段）工作的回顾与反思（后顾）•“前车之鉴，后人之师”（古语）二特点

•客观性：材料来源于客观实践，实事求是． •过程性：工作过程的再现（背景条件困难成效）． •理论性：实践基础上的理性升华，材料的概括提炼．

总结的写作 三写法

•开展工作的基本情况（叙述说明）

•分析取得成绩的原因，或找出失误的教训（分析议论）•明确今后的努力方向 四要求

•实事求是:报喜与报忧 •突出重点:忌”流水帐”

•做好材料工作:丰富的材料,材料与观点的统一.计划和总结的联系与区别 一联系: •认识链条上两个相互衔接的环节 •内容都强调实事求是,突出重点 二区别: •事前与事后

•偏重主观与偏重客观

•以叙述说明为主与以分析议论为主

领导讲话稿的写作

•非法定性通用公文（日常公务文书）•特点：文无定格，白头无章。

•含义：重要会议、集会及典礼仪式上领导发言使用的讲话文稿。•性质：特定形式的公文（权威性和现行效用）•特点：口语化，情感化，艺术化，个性化

•类型：开幕词，闭幕词，欢迎词，欢送词，祝词，会议报告

领导讲话稿的写作

•领导讲话稿的写作要求

•了解情况：了解听众、讲话人、会议性质、会议进程等 •情理交融：晓之以理，动之以情

•语言贴切：口语化（短句式，顺叙句，通俗语，双音词）•形象生动：修饰与文采

•避免歧义：避免使用同音词。

领导讲话稿的写作 礼仪类讲话稿的写作要求： •诚挚的态度：以诚相待 •礼貌的语言：以礼相见 •必要的原则：不卑不亢 •委婉的表达：切忌直白 •简洁的行文：短小精悍

•范文分析：尼克松《在答谢宴会上的祝酒词》

公文处理

一收文处理中的拟办环节 • 拟办环节的重要作用 • 拟办意见的撰写: 1 上级来文:指明具体办理部门.人员和要求 下级和平级来文:指明具体承办部门.人员和办理时限.3 需联合办理的来文:指明牵头单位.4 难以提出具体意见的来文:事先沟通,提出方案.公文处理

二发文处理中的审核环节 •公文中的常见错别字

截止与截至:强调”止”和强调事态

汲取与记取:强记和提高基础上的吸取

决不与绝不:决心不和绝对不

急待与亟待:紧急待办和急须待办

制定与制订:创制拟定和确定

权利与权力:享受的利益和支配力量

公文处理

•公文中的常见错别字(续)圆与园:圆满与园林

幅与辐:幅员与轮辐 储与贮:储蓄与贮藏

原与缘:原则、原因与缘由、缘起

度与渡:过分与过渡、渡过

序与绪:次序、顺序与丝绪、头绪

佳与嘉:佳是美,佳节;嘉是善,嘉言、嘉宾

第四篇：公文写作培训稿

公文写作培训讲稿

写公文难，要具体讲怎么写公文更难，若认为通过培训以后就能写好公文，我想基本上是不可能的。我在局机关写了10年公文，要总结经验，头脑里几乎还是空的。我个人的体会是，要写好公文，除了多了解、多熟悉工作和多写以外，没有别的办法。在此，也只能和大家作粗浅的交流。

一、公文的概念和分类

（一）概念

公文，是公务活动中所形成和使用的文字材料，是方针、政策、法规、政令和信息、情况的表现与运载形式，是机关或单位实施管理的基本手段和重要工具，发挥着上令下达、下情上报和信息沟通的重要作用。公文贯穿机关或单位管理工作的始终。我们要向上级报告情况，需要写成文件；向基层单位安排什么工作，提工作要求，需要写成公文印发下去，备查、备用，便于基层照章执行；要告知社会公众一个什么决定，也要印制成公文。因此，公文写作与我们每一个机关事业单位工作人员息息相关，可以说，具备较强的公文写作能力，是每一个机关事业单位工作人员的基本素质要求。当前，各部门都十分缺乏优秀的文秘工作人员，当然也包括学校。近年来，我所见到的咱们学校上报的各类公文性文字材料，几乎没有规范的。对此，局领导不是批评就是批示，但至今难以规范。因此，举办这次培训，我觉得很有必要，也很及时，这对于全系统重视公文写作、加强公文写作、规范公文写 作，必将具有更加积极的作用。

（二）分类

1、按照制文机关的种类划分：党务机关公文、行政机关公文、司法机关公文、军事机关公文、企事业单位公文、社会团体公文。

2、按照行文方向划分：上行文（向上级单位行文）、平行文（向平级单位行文）、下行文（向下级单位行文）。草拟公文前，必须弄清楚行文方向，才能确定文种、内容、措辞等。

3、按照保密程度划分：绝密公文、机密公文、秘密公文、内部材料、普通公文5种。我们在起草或者管理公文时，必须要按照该公文的秘密等级来处理，涉及秘密问题的，不能泄密。

4、按照紧急程度划分：特提公文、特急公文、加急公文、平急公文、普通公文5种。

5、按照使用范围划分：通用公文和专用公文。决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等全是通用公文；司法类的公文、经济类的公文、任免类公文、议案、提案、建议等等，属专用公文。

6、按照规范性和颁发程序的规范程度、行政约束力的强弱划分：规范性公文和非规范性公文。

规范性公文常用的有13种：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

非规范性公文：除规范性公文以外的公文。常用的非规范性通用公文有调查报告、工作计划类、工作总结类、提案、建议、说明、讲话稿、简报信息、书信类、启事类、条据类、表格类、大事记等等。

（三）机关公文要素

机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。

（四）公文处理

公文处理包括拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔接有序的工作。

二、公文写作的共性要求

公文不同于其他文字作品，它的写作、制发、处理必须按照固有的规定、特定的体例格式来进行。

（一）确定文种

这是写作公文首先要明确的。我们在写作公文前，要弄清楚这个文件具有或者说应该发挥什么作用，是在什么背景下写这个文件材料。（或者要思考：为什么要写这个文件；写这个文件要达到什么目的，是安排工作、通报情况，还是解决困难问题；文件是写给哪个部门，是上行、平行还是下行）。要根据写作的背景、目的、受文对象确定采取哪个文种。一般说来：

1.对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项，选择《决定》文种。比如：加强党的建设，是件大事，中央2004年出台了《关于加强党的执政能力建设的决定》；每年初的教育工作会上，县教体局都要出台一个《关于表彰奖励**教育工作先进单位的决定》，这就是个奖惩决定。

2.向社会公众或者广大行政管理相对人宣布重要事项或决 定，适用公告。比如，教师招考等涉及从业人员利益的，供电公司、自来水公司停水停电需要公布社会周知的事项，就要事先以各种方式发出公告，告知社会各界，这就适宜采用公告或通告文种。

3.将上级的文件批转给下级执行，或者要求下级从哪些方面作好哪件工作时，一般印发《通知》。

4.向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问时，选用报告类文种，如工作报告、情况汇报等等。（其中，政府工作报告是一个有特指内容的文种，政府工作报告是政府向同级人大或人大常委会报告工作情况）。

5.向上级机关反映并请求帮助解决困难和问题，选用《请示》。6.答复下级机关的请求事项，用《批复》。

7.对某项重要工作或者某个重要问题提出见解和处理办法，一般选用《意见》。

8.不相隶属的机关之间，也就是说不存在直接的行政管理关系的机关之间，比如县财政、审计等政府部门，商洽问题、询问或答复问题，一般用《函》。

9.明确通过会议形式决定的事项、记录会议精神，选用《会议纪要》。

10.《命令》文种，主要适用于依照有关法律公布行政法规和规章（如主席令、国务院令），宣布施行重大强制性行政措施（如通缉令）。一般这些法规、规章的制定，要省级以上的国家机关才能制定和通过，因此在市、县两级一般不涉及到《命令》文种。

以上讲的是一般原则，具体采用哪类文种，要根据具体情况 来确定。

（二）规范写作

公文写作要努力做到“六个规范”：

1.公文主题规范。主题是文章所要表达的中心思想。任何文章都要有主题，公文也不例外。公文主题的提炼标准，就是集中单

一、鲜明显露。要求一文一事，一个主题，主题鲜明突出。主张什么，反对什么，要鲜明直接，不能含糊，不能让人产生歧义。

2.使用材料规范。公文材料的选用标准必须是真实典型，新鲜有力。所谓真实，就是实实在在存在的、反映当前事物本质规律的真实。我们分析问题时，所列举的现象，不是假的、人为编造的，也不是偶然现象和个别现象。所谓典型，就是既是个性特征，又是共性特征。新鲜有力，就是我们所列举的、分析的问题、提出的办法，必须是符合当前实际的，必须是有说服力的。你不能在说今年的工作时，还拿去年、前年的数据和一成不变的措施办法，因为事物总是在发展变化，尤其在这个信息飞速发展和人的民主法制意识普遍快速增强的这么一个时代下，如果总是一成不变、不思进取，不思考、不调研，写公文也好、安排工作也好，就做不到“有的放矢”。公文的选材标准与文学作品不同，公文强调真实，强调掌握最基础最真实的材料，屏弃想象（合理的推测可以），而想象则是文学作品的核心和灵魂。

3.文章格式规范。公文普遍的结构格式是：公文标题—主送机关—正文—结尾—成文时间。为了便于大家理解，我把公文格式方面的内容分为写作格式和印制格式两个方面来说。

写作格式包括标题、正文、结尾三个部分。（1）标题：公文标题的写法一般是发文机关+事由+文种。目前，本着简化的原则，一般不再重复写发文机关。

例如：学校要向教体局写一个请求帮助解决校舍维修经费的请示，标题就是“关于请求帮助解决校舍维修经费的请示”；教体局要向县政府报告一个事件的调查情况，则标题就要写成“关于**事件的调查报告”。

（2）主送机关的写法。注意四点：一是文件一般发给机关或单位，因而只写受文机关的名称，不写领导个人名字（领导特别要求的除外）；二是一般只能写一个主送机关，例如：县委、县政府，其他需要送达的受文机关采取抄送方式（调查报告因为是知阅性公文，受文单位不特别确定，除了要求有主送机关的，可以不写主送机关）；三是要用统称或者规范的简称，不能随意写，如县政府、县人民政府都，县教体局、县教育体育局是规范的简称，但不能写成县府、县局；四是注意行文关系，文件只能逐级行文，一般不能越级行文（如要上报市政府、市教育局的文件，一般只能县政府、县教体局转报），某些经费请示属特殊情况。

（3）正文的写法：正文是主送机关以下、结束语之前的部分。正文是一篇公文用笔最多、最重要的部分。一般是在主送机关之后，先写一段或几句导语，说明写这篇公文的原因、根据或者目的，导入正文。正文要做到逻辑层次清楚有序，说理简洁准确并力求深刻，用语符合规范。

（4）结尾：正文写完后，一般要写几句号召的话（一般针对下行文），或者表决心、态度的话（上行文）。《请示》要说“妥否，请批示；《意见》要说“以上意见若无不妥，请批转执行；《通知》 和《报告》可以不要结尾，说完就落款结束；讲话稿类的一般有鼓劲、号召的话语；汇报材料一般有表示感谢和今后打算、态度的。

（5）行文层次序数的写法及排版：一个正式的文件材料，除总标题外一般有四个层次，总标题用二号小标宋体。第一个层次，是大标题，一般用三号黑体，写成一、二、三；第二个层次是小标题，用

（一）、（二）、（三）来表示，三号楷体；第三个层次用阿拉百数字表示，即1.2.3.，可以三号仿宋加粗以醒目；第四个层次用（1）、（2）、（3）表示。

印制格式包括用纸、字体、附件、盖章、抄送机关等。公文用纸采用A4型纸；

标题一般用2号小标宋体，正文用3号仿宋体；

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“„‟”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人后标全角冒号，冒号后用2号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名臵于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排；同时应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行。

上报的公文涉及具体事项需要确定联系人的，还要确定联系人。联系人姓名和联系方式臵于正文结束后下一行，空2格。附件 ：公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：1.××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。

抄送：公文如有抄送，左空一字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关标句号。一般不抄送给领导个人。

关于印制格式（排版格式），建议学习“党政机关公文格式”（有BT字样，2012年7月1日后实施的）

4.文字表述规范。公文的用语用字要求简明、准确、朴实、得体、通俗、易懂，体现字面意义而非联想意义，讲求陈述性、写实性，而非描绘性、虚拟性。一般以概述为主，据事说理，言之有物。不象诗歌、散文、小说等文学作品，需要大肆铺展、渲染，大量的想象，细致的描写，这些，恰恰是写公文所忌讳的。与文学作品比较，公文之所以让人觉得死板、千篇一律，这个跟公文的性质有关系，但是公文同样可以写得很好，好的法规性、政策性公文，充分考虑了各阶层、各方面的利益问题和可能出现的反应，可以做到面面俱到或滴水不漏，好的讲话稿可以写得饱含感情，深刻、精彩。

5.标点符号使用规范。该用逗号用逗号，该用句号用句号。需要慢慢积累琢磨。要注意：转发上级或下级文件时，标题一般不用标点符号（有书名号的，取消书名号）；此外，标题中不要过多出现“通知”两个字，比如省、市层层转发国务院一个文件的 通知，到县级，可直接说转发国务院***文件的通知。

6.数字和计量单位使用规范。一般使用阿拉伯数字。前后要统一，不能一时用大写，一时用小写。成文日期的正确写法：不分党机关口还是政府行政机关口，现在一律用用阿拉伯数字，这是中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局和中国国家标准化管理委员会2012年6月29日发布，2012年7月1日后实施的“党政机关公文格式”要求（2012年7月1日前，党的机关的公文落款用阿拉伯数字；政府行政机关公文落款用汉字数码；党政联合行文从党的机关规定用阿拉伯数字；企事业单位党组织行文从党内规定；企事业单位行政参照政府行政机关用汉字数码）。

三、几种常用公文的写作

（一）常用规范性公文

1.请示：如果某个单位在推行工作中遇到了自己不能解决的困难和问题，比如资金、政策等，需要上级帮助解决，就得写成请示。写请示要注意几个问题：一是只能一事一请，不能在一个请示里夹带多个请示事项，要资金就只写要资金的请示，需要某个政策性决定的，就写成单一的请示。二是一请一报，一个请示只能报一个主送机关，不能多头报送。三是一般不越级请示，但特殊情况除外（如经费请示），在实践中本着解决问题的原则，不僵化、不教条。四是要简短精炼，简洁明了地讲明原因、困难，对请求事项要明确，要多少钱，要什么政策，至于人家怎么批是人家的事，还要讲明你要的钱主要是什么用途。

2.报告：报告是典型的上行公文，是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见和建议、答复上级的询问等。报告的特点是 阅知性，不是批复、答复性，看的人可以签署意见，也可以不签署意见或表态。所以，在选择这个文种的时候，要选择那些只需要上级知道的工作或事件，或者就某项工作提意见建议，但不一定需要批复。学校公文多属这类文种。

（1）分类：

一是工作报告，是按照上级机关要求做的报告，如政府工作报告；

二是情况报告，即在工作中遇到了问题，或者觉得应该让上级知道某个重要事项的当前情况（贯彻落实会议精神的报告）；

三是回复性报告，回答上级问询、落实上级临时交办的某项工作（关于审议意见整改情况的报告）；

四是备案报告（规范性文件备案）。（2）写法：

一是导语。说明依据什么写这个报告，或者为什么要写这个报告（依据什么机关的什么通知精神，或者根据某位领导的批示精神，我们做了什么，怎么做的）。

二是主体。结构一般是：第一，基本情况；第二，主要做法；第三，收到的效果