第一篇：档案管理系统承诺书

档案管理系统

用 户 承 诺 书

为进一步规范学校综合档案管理，提高我校档案综合管理水平，扩大档案的利用程度，节约成本，提高办公效率，逐步实现档案工作的自动化和网络化的同时，确保在使用“希望之屋”档案管理系统过程中档案信息的真实性、准确性，以及网络信息利用的安全性，特签订本承诺书。

一、部门专兼职档案人员为“希望之屋”档案管理系统的用户。部门负责人指定本部门专兼职档案人员为该账号的具体使用人；专兼职档案人员向学校综合档案部门领取本部门账号与初始密码。其他个人如需申请账号，必须书面向学校综合档案部门提出申请，方可成为该系统用户。

二、用户使用学校综合档案部门根据档案管理要求为其设置账号及密码，不得使用其他用户名登录该系统，也不得转让给其他部门或其他人员使用，同时做好本部门或个人用户密码的保密工作。

三、用户使用该账号及密码登录档案管理系统，并在其权限范围内进行档案查阅、录入、上传、打印等操作。

四、用户进行查阅档案时，应遵守《广州中医药大学档案保密制度》，不得泄密，不得对档案网络资源进行恶意下载、复制、传播等操作。

五、用户在录入本部门档案材料时，应按照学校综合档案部门的要求，按规定进行录入及上传，不得提供虚假、缺漏的文件信息，应保证所录入的档案资料的真实性、完整性、准确性。

六、各部门如因工作需要，须增加账号或使用权限，应说明理由并以书面形式向学校综合档案部门申请，经学校综合档案部门审核后方可增加。

七、当本部门的专兼职档案人员发生变更时，该部门负责人应及时安排其他人员接手其账号及密码，并上报学校综合档案部门。

八、其他个人用户如因工作岗位变更，也必须及时报学校综合档案部门，由档案部门根据实际更改或取消该账号及其权限。

九、用户不得做任何有害网络安全的操作。

十、用户应遵守《大学校园网络管理暂行条例》及学校其他各项网络信息安全管理制度和管理条例。

十一、学校档案综合管理部门有权对用户及其权限进行更改或取消，用户不得有任何异议。

如有违反上述行为，学校综合档案部门将有权对用户的权限进行更改或取消等设置，甚至取消其账号。同时，用户将自愿承担全部责任。

档案管理系统使用部门：

部门负责人：

部门专兼职档案人员(签名)：

电话：

时间： 2010年月日

第二篇：学生档案管理系统

目录 摘要

ABSTRACT 前言

第一章 为什么要开发一个学生档案管理系统？ 第二章 计算机已经成为我们学习和工作的得力助手 1．1 在中小学中用计算机管理学生档案的意义 1．2 为将来学校上网做好准备 1．4 学生档案的设计分析

第三章 怎样开发一个学生档案管理系统？ 2．1 编程环境的选择 2．2 关系型数据库的实现 2．3 二者的结合（DBA）

第四章 Windows下的Visual Basic 编程环境简介 3．1 告别“hello world”的年代 3．2 面对对象的编程 3．3 实现菜单选项 3．4 实现工具栏 3．5 帮助 3．6关于系统

第五章 使用Access2000 实现关系型数据库 4．1 数据库的概念 4．2 新建一个数据库 4．3 修改已建的数据库 4．4 实现数据库之间的联系 第五章 系统总体规划 5．1 系统功能 5．2 流程图

第六章 系统具体实现 6．1 用户界面的实现 6．1．1 封面 6．1．2 主界面 6．1．3 帮助系统 6．2 数据库的实现 6．2．1 学籍数据库 6．2．2 学生成绩库 6．2．3 课程库 6．3 与VB的连接 第七章 结束语

第八章 主要参考文献 附录

--------------摘要--------------

学生档案管理系统是典型的信息管理系统(MIS),其开发主要包括后台数据库的建立和维护以及前端应用程序的开发两个方面。对于前者要求建立起数据一致性和完整性强、数据安全性好的库。而对于后者则要求应用程序功能完备,易使用等特点。

经过分析,我们使用 MICROSOFT公司的 VISUAL BASIC开发工具,利用其提供的各种面向对象的开发工具,尤其是数据窗口这一能方便而简洁操纵数据库的智能化对象,首先在短时间内建立系统应用原型,然后,对初始原型系统进行需求迭代,不断修正和改进,直到形成用户满意的可行系统。

关键字：控件、窗体、域。

--------------ABSTRACT--------------

The system of managing student file is a typical application of managing information system（know as MIS）,which mainly includes building up data-base of back-end and developing the application interface of front-end.The former required consistency and integrality and security of data.The later should make the application powerful and easily used.By looking up lots of datum, we selected Visual Basic presented by Microsoft because of its objective tools in Win32.VB offered a series of ActiveX operating a data-base.It can give you a short-cut to build up a prototype of system application.The prototype could be modified and developed till users are satisfied with it.Keywords: ActiveX , Form , Field.--------------前言--------------

学生档案管理系统是一个教育单位不可缺少的部分,它的内容对于学校的决策者和管理者来说都至关重要,所以学生档案管理系统应该能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段。但一直以来人们使用传统人工的方式管理文件档案，这种管理方式存在着许多缺点,如:效率低、保密性差,另外时间一长,将产生大量的文件和数据,这对于查找、更新和维护都带来了不少的困难。

随着科学技术的不断提高,计算机科学日渐成熟,其强大的功能已为人们深刻认识,它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。

作为计算机应用的一部分,使用计算机对学生档案信息进行管理,具有着手工管理所无法比拟的优点.例如:检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。这些优点能够极大地提高学生档案管理的效率,也是企业的科学化、正规化管理,与世界接轨的重要条件。因此，开发这样一套管理软件成为很有必要的事情,在下面的各章中我们将以开发一套学生档案管理系统为例,谈谈其开发过程和所涉及到的问题及解决方法。

--------------------下面就让我们开始正文的介绍 第一章

为什么要开发一个学生档案管理系统？

计算机已经成为我们学习和工作的得力助手：

今天，计算机的价格已经十分低廉，性能却有了长足的进步。它已经被应用于许多领域，计算机之所以如此流行的原因主要有以下几个方面： 首先，计算机可以代替人工进行许多繁杂的劳动； 其次，计算机可以节省许多资源；

第三，计算机可以大大的提高人们的工作效率； 第四，计算机可以使敏感文档更加安全，等等。

在中小学中用计算机管理学生档案的意义

现在我国的中小学校中档案的管理水平还停留在纸介质的基础上，这样的机制已经不能适应时代的发展，因为它浪费了许多人力和物力，在信息时代这种传统的管理方法必然被计算机为基础的信息管理所取代。

我作为一个计算机应用的本科生，希望可以在这方面有所贡献。改革的总设计师邓小平同志说过“科学技术是第一生产力”，我希望能用我四年的所学编制出一个实用的程序来帮助中小学进行更有效的学籍管理。

归纳起来，好处大约有以下几点：

1． 可以存储历届的学生档案，安全、高效；

2． 只需一到二名档案录入员即可操作系统，节省大量人力； 3． 可以迅速查到所需信息。

为将来学校上网做好准备

跟据1999年中国电信的调查报告显示我国的上网人数已达到890万，互联网已经十分普及，学校往界的毕业生希望能在世界的任何一个角落查到自己校友的信息，本系统为学校将来的上网作了先期工作，比如数据库的建立。

学生档案的设计分析

根据实际情况，我们使用原型法（Rapid Prototyping）即以少量代价快速地构造一个可执行的软件系统模型。使用户和开发人员可以较快地确定需求，然后采用循环进化的开发方式，对系统模型作连续的精化，将系统需具备的性质逐渐增加上去，直到所有的性质全部满足。此时模块也发展成为最终产品了。第二章

怎样开发一个学生档案管理系统？

编程环境的选择

微软公司的Visual Basic 6.0是Windows应用程序开发工具，使目前最为广泛的、易学易用的面向对象的开发工具。Visual Basic提供了大量的控件，这些控件可用于设计界面和实现各种功能，减少了编程人员的工作量，也简化了界面设计过程，从而有效的提高了应用程序的运行效率和可靠性。故而，实现本系统VB是一个相对较好的选择。

关系型数据库的实现

Access2000 就是关系数据库开发工具，数据库能汇集各种信息以供查询、存储和检索。Access 的优点在于它能使用数据表示图或自定义窗体收集信息。数据表示图提供了一种类似于 Excel 的电子表格，可以使数据库一目了然。另外，Access 允许创建自定义报表用于打印或输出数据库中的信息。Access也提供了数据存储库，可以使用桌面数据库文件把数据库文件置于网络文件服务器，与其他网络用户共享数据库。Access 是一种关系数据库工具，关系数据库是已开发的最通用的数据库之一。如上所述，Access 作为关系数据库开发具备了许多优点，可以在一个数据包中同时拥有桌面数据库的便利和关系数据库的强大功能。

二者的结合（DBA）

微软的JET数据库引擎提供了与数据库打交道的途径，我们是通过它以及Visual Basic 来访问数据库并对其进行各种操作。Visual Basic、Access以及其他微软的软件产品都是通过共用JET数据库引擎，从而给用户提供了丰富的数据类型。

DATA 控件在数据库中的信息与将信息显示给用户看的Visual Basic程序之间架起了一座桥梁。我们可以设置DATA控件的各个属性，告诉它要调用那个数据库的哪个部分。缺省情况下，DATA控件根据数据库中的一个或多个数据表建立一个dynaset-type（动态集合）类型的记录集合。一个记录集合是动态的也就意味着，当原来的数据表中的容改变了以后，该记录集合中的记录也会随之改变。DATA控件还提供了用来浏览不同记录的各种跳转按钮。将DATA控件放置在窗体中之后，我们还必须在该控件与要处理的数据库之间建立联系。第三章

Windows下的Visual?

? ??? ?

? ?)。Visual Basic应用程序基本的构建块是用户所创建的对象，每一个对象都具有一些特性和行为（属性、事件和 方法）。开发人员可以最有效利用所创建的每一个对象。使用应用程序具有可通用性可说扩展性和强有力的功能。

Visual Basic应用由一系列对象组成，包括有函数、菜单、函数、结构和数据窗口、用户对象、用户事件等等，对象中又包含若干控件如命令按钮、单行编辑器等这些对象和控件都可在许多应用中重复使用。

实现菜单选项

菜单是程序最重要的特性之一，大多数程序都依赖一个定义良好的菜单使程序易于使用和维护，Visual Basic也提供了强大的创建菜单功能是程序更加标准。

您可以使用Visual Basic的Application Wizard也可以使用Visual Basic 的菜单编辑器建立菜单或者修改已经存在的菜单。

实现工具栏

CoolBar控件与Office97种看到的CoolBar是类似的。CoolBar就是一个可以在窗体上浮动的工具，同时也是其他ActiveX的容器。通过在CoolBar中迁入其他空间你局可以向用户提供更好的灵活性和义用性。

Toolbar 是工具条控件，是实现工具条的主体。其中的按钮可以显示图像和标题，并按功能分组或加入分隔符，还可以围棋设置鼠标停留在其上显示的提示字符。Toolbar也是一个控件容器且具有Style属性，并可以为其增加下拉按钮和平滑按钮等。

选择“工程”下拉菜单中的“部件”选项，显示“部件”对话框。在“控件”选项卡列表中选择“Microsoft Windows Common Controls 6.0”后工具相中增加改控件。其属性及对象如下：

1． Align属性定义工具条在窗体中的位置

2． ToolTipText属性是字符串类型，定义控件的提示字符 3． Style属性定义按钮外观。

4． ImageList属性定义与数据条对应的ImageList控件名，该控件定义工具条按钮显示的图像。5． HotImangeList属性设置一个ImageList控件名，该控件定义按钮获得热点时显示的图像。6． DisabledImageList属性定义工具条按钮无效时显示的图像。创建工具条包括ImageList和Toolbar控件 ImageList用于为其他控件提供图像库，将ImageList控件加入到工具箱的操作于前述Toolbar控件相同。

帮助

专业水平的软件通常都带有联机帮助功能。无论写出来的程序是要给大量的用户使用，还是仅仅局限于公司内部有限的使用者，我们都应该为用户提供详细的、易于理解的联机帮助文档。微软的Help Workshop4.0 是一套独立于Visual Basic 的用来协助我们创建、运行于32位Windows 操作系统下的帮助文件的工具。使用它我们可以为我们编写的应用程序生成一组帮助文件。

关于版本

为了是程序显得更具有专业风格，首先可以在其中加入通常的应用程序信息。这些信息包括公司名称、版本号、修订号以及其他类似信息。Visual Basic允许你使用APP对象来保存这些信息，APP对象是一个预定义对象，不需要在程序中创建它。APP对象的大多数属性被应用程序用来提供常规的信息，通过使用这些APP提供的属性，可以在应用程序和用户之间交流重要信息，在项目属性框中可以设置它的属性。

第四章

使用Access2000 实现关系型数据库

数据库的概念

数据库是一种存储数据并对数据进行操作的工具。数据库的作用在于组织和表达信息，简而言之，数据库就是信息的集合。计算机的数据库可以分为两类：非关系数据库（flat-file）和关系数据库（relational）。关系数据库中包含了多个数据表的信息，数据库含有各个不同部分的术语，象记录、域等。

新建一个数据库

创建任何一个数据库的第一步是仔细的规划数据库，设计必须是灵活的、有逻辑的。创建一个数据库结构的过程被认为是数据模型设计。1． 标识需要的数据；

2． 收集被标识的字段到表中； 3． 标识主关键字字段；

4． 绘制一个简单的数据图表； 5． 规范数据；

6． 标识指定字段的信息； 7． 创建物理表。

修改已建的数据库

数据库的修改分为：添加、编辑和删除记录。这三种操作均可由Visual Basic 创建的程序来完成，下面的章节将详细描述实现的具体方法。

实现数据库之间的联系

数据库之间的关系指明两个库之间共享一个共同的关键字值。一个连接是指一种虚拟的表，这种表是在当用户要求从相互关联的各个不同的表中获取信息时建立的，关键字段用于在相互连接的不同表中查找匹配的记录。一个更高级的连接形式称为自连接。这种连接是指一个表被连接到它自己的一个字段，或在不同的纪录中由重复数据的组合字段。数据库中有三种不同类型的关键字：主关键字、组合关键字和外关键字。在表中使用的关键字类型用于描述库表示什么以及在数据库中如何与其它的库建立关系。第五章

系统总体规划

系统功能

1． 可以进行文本操作； 2． 添加一个数据库项目； 3． 删除一个数据库项目； 4． 修改一个数据库项目； 5． 查询信息； 6． 察看课程表。

流程图

第六章

系统具体实现

用户界面的实现 6．1．1 封面

具体实现见 图_6.1.1

图_6.1.1 6．1．2 主界面

具体实现见.图_6.1.2 图_6.1.2

主界面包含三方面的内容,以下一一介绍: 1.记录操作

打开记录操作,进入记录操作菜单项分别由文件、视图及帮助三个选项。1.1文件包括：新建 打开

打开写字板---------如图<6.1.4>(源程序见附录清单6.1)保存 另存 打印 退出

<图6.1.4> 1.2视图包括：状态条 工具栏 背景颜色 显示

课程表---------如图<6.1.5> 文本编辑器

网络浏览 <图6.1.5> 1.3帮助包括：内容 关于帮助 2．记录操作

打开记录操作进入记录操作选项页分别由浏览记录、查找等三个选项组成。2．1浏览记录： 学生学籍库 课程库 成绩库

2．2查找记录 2．3备注 3．系统信息

打开系统信息进入选项页分别由系统信息、信息采集等组成。

6．1．3 帮助系统 具体实现见6.1.3

图6.1.3

数据库的实现

6．2．1学籍数据库

学籍数据库里存储了学生的档案包括：学号、姓名、年龄等 表如<6.2.6>

列名（中文）列名（英文）数据类型宽度小数点位数是否为空姓名Name Date8No学号CodeInteger6No性别SexDate2No年龄AgeDate6No民族NationDate6No政治面貌Visage...Date2...Yes...家庭住址AddressDate10No备注RecordDate15No 表<6.2.6> 学籍模块：

该模块主要完成学生基本信息的录入、删除、更新等功能。在此模块中定义了八个域名来进行学生的信息存储。如果用户修改某一纪录中的某一项，可单添加按钮进行学生记录的编辑，此窗口使用数据窗口的FREEDOM风格（典型的录入界面）。该种风格特点是列标题紧挨着数据列在此窗口还可以增加新学生纪录。

6．2．2成绩数据库

成绩数据库里存储了学生的成绩包括：学号、成绩、等如表<6.2.7 >

列名（中文）列名（英文）数据类型宽度小数点位数是否为空姓名Name Date8No学号CodeInteger6No成绩ScoreDate10No备注RecordDate15No 表<6.2.7> 成绩模块：

该模块主要完成学生成绩的基本信息的录入、删除、更新等功能。在此模块中定义了四个域名来进行学生的信息存储。

6．2．3课程数据库

课程数据库利存储了课程的信息：课程名、作者、出版社等如表<6.2.8>

列名（中文）列名（英文）数据类型宽度小数点位数是否为空课程IDCourseDate8No课程名NameDate15No出版社PublisherDate20No作者ScoreDate18No备注RecordDate15No 表<6.2.8> 课程模块：

该模块主要完成存储课程的所有信息及录入、删除、更新等功能

与VB的连接

Visual Basic提供了与底层数据库系统紧密的连接。Visual Basic 支持不同的关系数据库管理系统并充分发挥每一个数据库的特长。生成独立应用或脱离服务器运行的服务以上的应用，Visual Basic连接数据库的方式有两种： ·通过使用Visual Basic的 DATA控件。

·通过使用由Visual Basic提供的专用的直接与数据库相连的接口 第七章

结束语

经过三个多月的设计和开发，中小学档案管理系统基本开发完毕。其功能基本符合用户需求，能够完成学生学籍的存储和成绩的查询以及各类相关报表的打印。并提供部分系统维护功能,使用户方便进行数据备份和恢复、数据删除。，对于数据的一致性的问题也通过程序进行了有效的解决。

但是由于毕业设计时间较短，所以该系统还有许多不尽如人意的地方，比如联机文档比较少，用户界面不够美观，出错处理不够等多方面问题。这些都有待进一步改善。

致谢

在本次毕业设计中，我从指导老师雷震甲老师身上学到了很多东西。雷老师认真负责的工作态度，严谨的治学精神和深厚的理论水平都使我收益匪浅。他无论在理论上还是在实践中，都给与我很大的帮助，使我得到不少的提高这对于我以后的工作和学习都有一种巨大的帮助，感谢他耐心的辅导。另外，在系统开发过程中雷老师的助手张彦明老师也给于我很大的帮助，帮助解决了不少的难点，使得系统能及时开发完成，还有同组的同学同样给与我不少帮助，这里一并表示感谢。

第八章

主要参考文献

[1] Visual Basic 6.0 使用指南

作者：Bob Reselman , Richard Peasley , Wayne Pruchniak.出版社：电子工业出版社

[2] 中文版Microsoft Office 97 自学通 作者：Ned Snell 出版社：机械工业出版社

[3] Visual Basic 6.0 中文版控件大全 作者：Microsoft 出版社；电子工业出版社

[4] 中文Access 2000 24学时教程

作者：Craig Eddy，Timothy Buchanan 出版社：机械工业出版社

附录程序清单及注释 程序清单6.1 Option Explicit Dim FileName As String '文件名，用于打开、保存文件 Dim UndoString As String '用于 Undo 操作 Dim UndoNew As String '用于 Undo 操作

Private Sub ImgUndoDisable()'禁用“Undo”按钮 UndoString = “" UndoNew = ”“ ImgUndo.Enabled = False ImgUndo.Picture = ImageDisable.ListImages(”Undo“).Picture End Sub

Private Sub ImgUndoEnable()'有效“Undo”按钮

ImgUndo.Enabled = True ImgUndo.Picture = ImageUp.ListImages(”Undo“).Picture End Sub

Private Sub Check_ImgPaste()'设置粘贴按钮

If Len(Clipboard.GetText)> 0 Then ImgPaste.Enabled = True ImgPaste.Picture = ImageUp.ListImages(”Paste“).Picture Else ImgPaste.Enabled = False ImgPaste.Picture = ImageDisable.ListImages(”Paste“).Picture End If End Sub

Private Sub Check_ImgCutCopy()'设置剪切、复制按钮

If Text1.SelLength > 0 Then ImgCut.Enabled = True ImgCut.Picture = ImageUp.ListImages(”Cut“).Picture ImgCopy.Enabled = True ImgCopy.Picture = ImageUp.ListImages(”Copy“).Picture Else ImgCut.Enabled = False ImgCut.Picture = ImageDisable.ListImages(”Cut“).Picture ImgCopy.Enabled = False ImgCopy.Picture = ImageDisable.ListImages(”Copy“).Picture End If End Sub Private Sub BackColor_Click()CommonDialog1.ShowColor Text1.BackColor = CommonDialog1.Color End Sub

Private Sub Box_Click()'显停工具栏

If Box.Checked Then '将停显工具栏

Box.Checked = False CoolBar1.Visible = False Else Box.Checked = True CoolBar1.Visible = True End If

Form_Resize '重新调整控件位置 End Sub

Private Sub Close_Click()Dim FileNum As Integer

If Len(FileName)> 0 Then '有输入文件名

FileNum = FreeFile()'获得可用文件号

Open FileName For Output As FileNum '打开输出文件 '如果无指定文件，则创建新文件 Print #FileNum, Text1.Text '输出文本 Close FileNum '关闭文件 End If

Text1.Text = ”“ FileName = ”“ End Sub

Private Sub ComboSize_Click()Text1.FontSize = Val(ComboSize.Text)End Sub

Private Sub ComboFont_Click()Text1.FontName = ComboFont.Text End Sub

Private Sub Copy_Click()Clipboard.SetText Text1.SelText '复制文本到剪裁板 End Sub

Private Sub Cut_Click()Clipboard.SetText Text1.SelText '复制文本到剪裁板 Text1.SelText = ”“ '清选择的文本 End Sub

Private Sub DataTime_Click()Text1.SelText = Now End Sub

Private Sub Delete_Click()Text1.SelText = ”“ '清选择的文本 End Sub

Private Sub Edit_Click()'当程序显示“编辑”子菜单前，触发该程序 If Text1.SelLength > 0 Then '文本框中有选中的文本 Cut.Enabled = True Copy.Enabled = True Delete.Enabled = True Else Cut.Enabled = False Copy.Enabled = False Delete.Enabled = False End If

If Len(Clipboard.GetText())> 0 Then '剪裁板中有文本数据 Paste.Enabled = True Else '没有可粘贴的文本 Paste.Enabled = False End If End Sub

Private Sub Exit_Click()Unload Me End Sub Private Sub FindText_KeyPress(KeyAscii As Integer)Dim BeginPos As Long

If KeyAscii = 13 Then BeginPos = InStr(1, Text1.Text, FindText.Text, vbTextCompare)If BeginPos > 0 Then Text1.SelStart = BeginPos1 ComboFont.AddItem Screen.Fonts(i)Next i End Sub

Private Sub Form_Resize()Dim TextTop As Long

'修改工具条大小

CoolBar1.Top = Me.ScaleTop ? ?? ??? ?? ??? ?? ? Me.ScaleLeft Text1.Width = Me.ScaleWidth If Me.ScaleHeight > CoolBar1.Height Then Text1.Height = Me.ScaleHeight” + FileName '修改标题显示 End If End Sub

Private Sub Paste_Click()Text1.SelText = Clipboard.GetText End Sub

Private Sub Picture1_MouseMove(Button As Integer, Shift As Integer, X As Single, Y As Single)Label1 = “工具栏” End Sub

Private Sub Picture1_Resize()If Picture1.Width > Label1.Left Then Label1.Width = Picture1.ScaleWidth" + FileName '修改标题显示 ImgUndoDisable End If End Sub

Private Sub Text1_Change()If Not ImgUndo.Enabled Then '使“Undo”按钮可用 ImgUndoEnable End If UndoString = UndoNew UndoNew = Text1 End Sub

Private Sub Text1_Click()Check_ImgCutCopy End Sub

Private Sub Text1_KeyUp(KeyCode As Integer, Shift As Integer)Check_ImgCutCopy End sub

第三篇：档案管理系统解决方案

数字化档案管理系统

方案书

数字化档案管理系统方案书

目录

方案背景...........................................................................................................................................3 一 设计目标.....................................................................................................................................3 二 设计理念.....................................................................................................................................5 三 系统特点.....................................................................................................................................5 四 功能介绍.....................................................................................................................................7

1登陆界面................................................................................................................................7 2系统界面布局........................................................................................................................8 3功能说明................................................................................................................................8

3.1全宗管理.....................................................................................................................8 3.2档案录入.....................................................................................................................9

3.2.1立卷归档........................................................................................................11 3.2.2以件归档........................................................................................................17 3.3档案整理...................................................................................................................18 3.3.1档案整理流程................................................................................................18 3.3.2鉴定及回收站................................................................................................21 3.3.2.1档案保管期限鉴定.............................................................................21 3.3.2.2密级鉴定.............................................................................................23 3.3.2.3档案回收站.........................................................................................23 4档案检索......................................................................................................................24 4.1直接检索...........................................................................................................24 4.2组合检索...........................................................................................................26 4.3定制检索...........................................................................................................28 4.4系统条件...........................................................................................................29 4.5未归档检索.......................................................................................................29 5档案统计......................................................................................................................30 5.1 档案数量统计..................................................................................................30 5.2目录数量统计...................................................................................................32 5.3档案利用情况统计：.......................................................................................33 6档案借阅......................................................................................................................33 6.1借阅审批...........................................................................................................34 6.2我的借阅...........................................................................................................35 7档案保管......................................................................................................................35 7.1库房温湿度登记...............................................................................................35 7.2八防管理...........................................................................................................36 7.3存放位置索引...................................................................................................36 8资料管理......................................................................................................................37 8.1资料管理...........................................................................................................37 8.1.1目录管理................................................................................................37 8.1.2资料录入................................................................................................38 8.1.3资料回收站............................................................................................39 8.2资料借阅审批...................................................................................................39 8.3我的借阅...........................................................................................................40

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9数据处理......................................................................................................................40 五 系统技术架构与平台设计.......................................................................................................41 六 系统运行环境推荐...................................................................................................................42 七 技术服务与支持.......................................................................................................................43

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方案背景

随着科学技术的不断进步，越来越多的档案管理单位通过采用先进的档案保存及维护技术，从硬件条件提升了档案的保存、维护能力，但与此对应的是，面对累积得越来越多的档案资料，档案管理单位苦于昂贵的档案管理人力资源成本以及档案存放空间场所的限制，使得档案管理工作举步维艰。

采用传统档案管理方式，更是出现了下列常见的“难题”：

1.频繁的档案原件借阅调用，使得档案原件面临“消耗性”损毁或破坏的问题。

2.传统人工管理档案的方式由于档案资料的累积，尤其是在面临大容量档案库的情形下，更加凸显工作效率较低的难题。

3.对于多种类档案的保管，存在检索效率低下，准确性较差的问题。

4.涉及档案资料安全部分，可能存在只想授权某个范围内人员许可检索、查阅、调用，而现实中无法严格区分界定上述权限设置。

5.传统档案管理以及借阅受制于地域限制，无法满足跨区域异地档案申请检索、查阅、调用功能。

档案管理系统即是在这一背景下而开发，系统采用java技术开发，基于成熟稳定Struts MVC框架，采用Spring为中间层，以ibatis作为持久化层；设计和架构具备良好的稳定性、扩展性、安全性、灵活地需求变动功能。

本档案管理系统可使档案管理单位档案管理的运行体系更为系统化，同时，以档案的归档、保存、维护、借阅为主线来驱动的档案管理流程将更为高效、便捷；由于系统采用了网络无纸化办公模式，在节省了办公成本的情况下，还减轻了档案工作人员的工作负荷，提升了档案工作人员的工作积极性，另外，档案管理系统也为档案利用对象提供了更为简洁的档案借阅体验，提高了档案利用的满意度。

一 设计目标

档案管理系统的开发是为了通过建立一个统一的数据交流平台，在规范化档案资料收集整理的前提下，实现档案及文档信息最大化有效利用，从而为各项工作提供准确详实的参考信息。

本系统具体设计目标包含以下几个方面：

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1.实现标准统一的文档入库管理及维护管理

档案管理单位具有部分传统的纸质档案资料，在本系统设计之初，即考虑到将上述纸质档案资料通过扫描仪进行统一扫描，成为电子档案后对其进行标准统一的录入操作，将其录入到档案管理系统中，并对这些扫描后的电子档案，赋予各自的档案题名、档号等相关关键字，以供档案利用者网络查询，这样既实现了传统纸质档案的电子化标准入库管理，又可以很好的保护极具价值的档案原件，一举两得。

除了将上述纸质档案电子化，实施具体的统一标准入库之外，系统还为用户提供了包括影像、照片等多类别的电子档案归档入库整理操作；这些措施为标准档案库的建设打下了坚实的基础。与此同时，相对于标准档案入库后的档案维护管理部分，系统提供了诸如八防管理、销毁等功能管理模块，规范化了档案的维护管理。

2.实现档案资料的有效利用

档案资料在已经入库的基础上，如何提高有效利用率，一直是档案管理部门的重要需求，档案管理系统采用B/S模式，在严格的权限控制下，授予用户访问查询功能，由于采用B/S模式，所以，用户可以不受地域限制，在相应权限下，可实现远程访问查询借阅，档案管理系统提供了，直接检索，组合检索，定制检索，系统条件，归档检索等多种检索方式，用户可自定义选择检索方式，以便检索出最直接的需求档案资料，最大限度的提高了档案资料的有效利用率。

3.实现档案数据的有效共享

本档案系统采用java技术开发，具有跨平台的先天性优势，可以实现数据共享，对信息进行充分的发掘利用，最终为各项工作的决策提供充分详实的数据参考信息。

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二 设计理念

规范档案资料录入及整理的工作流程，提高档案利用效率，赋予用户简洁直观的系统操作功能。

1.档案管理部门对档案资料首先存在两个基本需求，一方面，用户需要将需求录入的档案资料进行规范化的录入，另一方面，面对整理完毕的档案，如何进行流程化维护操作，如何最大化发掘档案的利用率，提升档案资料的使用价值，也是系统用户面对的迫切需求，因此，系统开发以上述用户基本需求为导向，以满足用户实际功能需求为理念而设计了开发了档案管理系统。

2.档案管理系统开发之初即是希望减少传统档案管理工作量，有效提高档案管理人员的工作效率，在更少的时间利用的情况下，为更多的档案资料利用者提供资料需求利用，同时本系统在档案资料的日常管理以及维护中，以人为本，实现了操作功能最大的简洁化，以便于管理人员的操作，从而对本部门、本档案管理单位形成的电子文件实行自动化、网络化管理，实现高效、快捷的电子档案信息管理模式；并相应的成立部门性电子档案中心或电子文件档案馆，发挥档案部门的管理和技术优势，相对集中地保存和管理电子文件，为本单位提供真实、准确、快捷的档案信息服务。

三 系统特点

1.档案管理系统强大的检索功能

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档案管理系统内设强大的档案检索功能模块，下设直接检索，组合检索，定制检索，系统条件，归档检索多种检索方式，通过建立索引，对档案目录数据及其全文实现多关键字、多条件的检索，本系统可实现对档案附件检索、跨库检索、多用户并发检索，同时，档案管理系统从用户自身应用出发，提供了定制检索功能，该功能可根据用户常用检索习惯进行自定义定制，优化了检索流程，提高了工作效率。

2.档案管理系统安全性

档案管理系统在用户权限设置方面，采用了将用户操作权限与用户主题权限双页面单独设置的模式，其优势是避免了系统超级管理员对系统数据进行无限制的增、删、改、查的操作，从而对整个档案管理系统的安全性造成巨大威胁。在档案管理系统中，根据角色区分，可定义档案系统操作人员以及档案功能操作人员，这样就有效的解决了信息化档案工作中存在多年的角色定义不清，权限定义不清的痼疾，完善了信息化档案管理的安全理念和模式。与此同时，档案管理系统还可通过利用系统用户身份认证、档案信息的认证。来规范用户访问系统流程，通过系统的授权，可控制用户访问档案资源的范围，防止非授权访问，保证系统的安全。

3.任意报表设计，使用简单

档案管理系统自身集成了报表插件，可以有效利用既有系统中的相关数据，根据用户实际需求，进行自定义报表设置，并形成有效打印。

4.系统模块独立性与协同性的统一

系统内涉及全宗管理、档案录入、档案整理、档案检索、档案借阅，资料管理等模块都可实现独立管理运行，与此同时，系统也强调了网络协同化办公理念，用户可根据系统赋予的权限设置，对上述功能模块进行协同管理操作。

5.先进的技术架构平台

档案管理系统采用java技术开发，基于成熟稳定Struts MVC框架，采用Spring为中间层，以ibatis作为持久化层；具备良好的稳定性、扩展性、安全性、灵活地需求变动功能。该平台同比.net平台能更好的实现跨平台运行操作，同比C平台具备强大的技术先进性，并且开发周期更短，实现功能更为强大，维护成本更低；扩展空间更为广阔。同比asp及php开发的档案管理系统，在功能的扩展方面更是asp及php开发平台所不能比拟的。

6.系统操作简易便捷

档案管理系统设计之初即是考虑到通过利用先进的网络办公平台，降低档案工作者的劳动强度，提高档案工作者的工作效率，因此本系统为用户提供了更为直接、简洁的操作流程以符合用户在档案的收集、整理、保存、统计、检索和利用的各个环节的工作需求。

7.界面美观，简洁统一

系统采用统一的界面，色调淡雅，美观大方，简洁明了，能有效缓解长时间使用系统产生的用眼疲劳。

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四 功能介绍

档案管理系统模块结构图

档案管理系统功能模块分为两类：基础模块、后台模块。

基础模块内容包含全宗管理、档案录入、档案整理、档案检索、档案统计、档案借阅、档案保管、资料保管等，该模块主要面对使用对象为日常档案（文档）操作人员以及档案（文档）利用者。

对于后台模块部分，主要是针对档案系统管理者的操作，如档案数据的备份恢复、用户及用户组的管理、角色管理、模版管理、系统管理、归档类目管理等档案（文档）管理核心操作。

1登陆界面

如下图所示，在下面的窗口内填写正确的用户名和密码，点击登录按钮即可登录本系统，如果发生登录异常或者遗失密码请及时与系统管理员联系。

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2系统界面布局

如图所示，可以看到系统的主界面基本上由三部分组成，即：导航栏、左侧树状菜单区、以及系统内容显示区。导航栏分布着系统的一级菜单，点击一级菜单，窗口左侧树状结构菜单对应显示。点击树状菜单的各个模块。系统内容区显示该模块的详细内容。本系统的界面风格均采用这种窗口布局方式。

如上图所示，系统为用户提供了“用户注销”“个人设置”操作于系统页面右上角，用户可通过点击上述两个图示进入其相应功能操作。

3功能说明 3.1全宗管理

全宗管理功能模块是整个档案管理系统的主干功能模块，所有入库档案文件追根溯源最终都需要分类归总到各类别对应的所属全宗下，方便档案管理部门对档案资料的管理操作的同时，也可有效的为档案查询者提供更准确详实的档案文件。

在档案管理系统的全宗管理模块中，系统主要提供了两个可操作选项，其一，全宗“检索”，即有权限的用户可根据系统提供的检索功能，对系统中的全宗进行检索操作，具体如图：

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其二，全宗“应用”操作，在系统存在多全宗的情况下，根据用户实际使用情况，系统为避免用户在进行多全宗选择操作时出现的误操作，提供了根据应用状态而区分的方法，如图：

系统可提供用户在被“应用”全宗上选择“应用”操作打“√”的方式，帮助用户查看全宗的应用状态为“应用中”，或“未应用”，从而清晰的了解正在进行操作的全宗，避免出现误操作，简洁明了，同时，用户也可对应用中全宗选择”查看”操作，如图：

3.2档案录入

一则档案信息资料在授权需求用户查询使用之前，必须首先经档案管理部门档案录入人员的录入操作，进入档案库之后，才能被查询，因此，档案录入工作是整个档案管理系统功能操作的前提，要赋予一则档案信息被查询利用，那么必须在档案录入时，为档案信息添加相关的可供查询的“关键字”，这些关键字包括：档案提名，档号、文件字号，密级、保管期限、份数、页数、文种，实物存放位置、责任人、主办部门、会办部门、所属部门、签收人、主题词、档案类别、归档、归档日期等等。如图：

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档案管理系统为本系统用户提供了文档插件可选功能应用，系统用户在完成档案录入表单填写后，系统页面如下：

如图所示，本插件为高级选项，用户可根据本机或本档案管理单位所应用文档处理软件（微软office,金山wps，永中office等）来创建档案录入正文本，该插件可为用户提供模版类创建正文，可极大便捷系统操作用户使用，减轻工作量。

用户选择点击“新建word文档”按钮后，系统显示以下界面：

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如图所示，系统提供了多达20余种档案录入正文本操作，可实现痕迹显示、文档保护、签名印章等高级功能，使系统具备任意用户操作的完整记录，通过严格的安全认证，实现操作的不可推诿性。

用户在填写完毕上述图示正文本文件后，需点击系统页面中“保存”按钮来进行对该文档的保存，保存完毕后，系统弹出提示窗口，如图：

对于添加保存操作后的文档，系统显示以下界面：

如图所示，系统根据权限划分，对该保存文档提供了修改（无痕迹），修改（有痕迹），删除操作，可供有权限的系统用户对该保存的文档进行上述具体操作。

同时，系统也提供了对保存后的正文档的“删除”操作功能，用户只需通过点击鼠标，选择相应文档后，点击“删除”按钮即可实现相应操作。

本系统提供了两种档案录入方式：一种为传统的标准立卷归档模式；另一种为以件归档模式。如图所示：

3.2.1立卷归档

首先进入系统档案录入的标准立卷归档模式，标准立卷归档模式与以件归档模式在本系统中同样根据文件的来源方向分别提供了“收文登记”，“发文登记”，“内部文件登记”共三种档案分类录入方式，档案录入工作人员可根据录入文件的来源方式对应正确分类录入档案资料。

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系统赋予档案录入工作者“操作”，“工具”，“打印”“检索”四个按钮选项，用户将鼠标移至“操作”按钮，系统自动出现下拉菜单，具体如图：

用户可选择“添加”功能，将需要被录入的文件档案信息录入，点击“添加”功能选项后，系统内容显示区将为用户直接显示下列图示：

用户可在此页面内填写被录入档案信息的详细细则，同时，针对部分扫描后文档信息，系统还提供了附件上传功能，用户可将扫描文档压缩后统一上传，通过上述操作，最终形成档案录入（著录）卡片信息，该卡片信息可进行备份打印，统一管理。

另：用户在完成档案录入卡片填写登记后，应选择上述图示中左上角的保存按钮，对所填写的录入信息进行确认保存，如用户对所填写的信息存在疑义，可点击“重置”按钮，对上述所填写的信息进行重置操作，重新填写著录内容并保存。

在进行档案录入或重置操作时，系统用户都可以通过点击“返回”按钮，返回上级操作菜单。

对已保存的档案录入信息，系统的操作按钮提供了“修改”与“删除”操作，用户可对该档案信息进行修改以及删除的操作。

在完成档案录入的创建流程后，用户需在收文登记列表中选择该条档案信息，如图

将鼠标移至工具按钮，出现下拉菜单，如图：

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选择立卷归档按钮，对已选择的档案录入信息进行立卷归档操作，系统内容显示区出现提示框，提示是否对已选择的档案信息进行归档操作，选择“确定”选项，如图：

系统内容显示区弹出对话框：提示“档案归档成功”窗口，选择点击“确定”按钮，如图：

通过上述操作，用户已经成功的将一个档案文件由其初始未归档状态，改变为已立卷归档至文件目录的状态，即实现了标准的档案立卷归档流程。

对于通过上述操作后立卷归档的档案信息，有权限的用户可在“档案录入”的左侧树状栏下“立卷归档”的子树“文件目录”中查询到该档案信息。

针对本系统中所有的档案信息录入，即“收文登记”，“发文登记”，“内部文件登记”，任意一类形式档案信息，在经过初始的信息录入填写保存，并进行“立卷归档”操作后，都会统一流转至“立卷归档”下的“文件目录”中，如图：

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如上图所示，对于已归档的所有档案信息，系统在内容显示区的左上角均提供了“操作”，“工具”，“检索”的操作按钮。

将鼠标移至“操作”按钮，出现下拉菜单，显示“修改”，“删除”两个功能选项，用户可通过上述两个功能选项，对已经归档的文件进行二次“修改”，“删除”的操作。

将鼠标移至“工具”按钮，出现下拉菜单（如图）：

如用户在“立卷归档”的“文件目录”菜单中已选择一条或多条档案记录的前提下，进行“归档”操作，系统弹出提示框，如图：

点击确定，系统内容显示区弹出以下窗口：

选择目录名称“new”的目录，点击“归档”按钮，则上述所被选择的档案信息，将自动流转至“案卷目录”下的”new”目录中。

在上述归档操作中，如“new”为最底层目录但该目录存在于多个同级目录之中，或者“new”目录为非最底层目录，同时用户选择归档的目标目录又在“new”目录下，不便于查找来实现最终的归档，则用户可通过点击弹出窗口左上角的“检索”按钮，来进行目标目录的检索，点击检索按钮后，系统出现下拉菜单，如图：

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系统在这里提供了“普通检索”与“跨目录检索”两种检索方式，便于用户将上述文件目录通过检索后归档至“案卷目录”下的各级子目录中。“普通检索”主要是指系统对“案卷目录”下的只存在一级子目录的情况进行检索查询，而“跨目录检索”可对案卷目录下多级别子目录进行检索操作，这主要是由于系统默认提供的档案文件归档至“案卷目录”下，必须是最后一级的子目录，即档案文件必须依存于最底层的案卷目录；因此，如选择上级父目录便进行归档操作，则系统会自动提示用户“该目录为非最底层目录，无法进行操作”，如图：

系统用户可根据普通检索举例来进行“跨目录检索”归档的操作，两者操作流程相似，唯一有所不同的只是“跨目录检索”需要用户通过多次点击查询到最底层目录，再进行操作。

首先点击“普通检索”按钮，系统弹出提示窗口（如图）：

系统提供了“目录编号”，“目录名称”等多个关键字做为的用户提供检索条件，用户可根据实际情况进行选择填写，在这里选择在“目录名称”中填写之前通过“系统管理”模块中已设置完毕的目录名称“new”，点击“检索”按钮，系统弹出提示框（如图）：

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窗口详细显示了检索的“new”目录的细则情况，选择点击该目录，最后点击上述图示中的“归档”按钮，系统出现弹出窗口：

点击确定按钮，系统提示，“系统归档成功”，对于通过上述一系列操作而最终归档到“案卷目录”的子目录“new”下的文件，可以直接在“案卷目录”的子目录“new”下，对其进行“内部文件查看”操作，即可发现该文件正依存于“new”目录下。如图所示：

现在在“案卷目录”下的“文件目录”中选择另一条已归档完毕的档案记录，再次将鼠标移至“工具”按钮，出现下拉菜单，如图：

选择点击“档案返回至文件管理”，这时系统会弹出提示框“是否确定返回至文件管理”，如用户点击确定，则将使这条已归档的档案重新返回至文件管理的初始“未归档”状态中，该功能在“以件归档”中同样存在，方便用户对已归档的档案信息进行二次操作。

由于实际用户在进行档案录入信息的同时，不可避免的会出现多种档案类别的区分，因此在本系统中，除提供了标准的档案信息录入外，还为用户提供了多种档案类别的整理操作，可以帮助用户根据档案信息不同类别进行自定义整理，从而使系统内的档案文件更为清晰明了，便于档案信息的二次利用及整理。

用户通过档案整理功能，极大的帮助了档案工作者减轻了工作负荷，提高了档案录入整理效率，同时又便于普通档案利用者对档案的查询操作。

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3.2.2以件归档

类似于本系统中的立卷归档操作流程，以件归档也是按照文件的来源方向分为“收文登记”，“发文登记”，“内部文件登记”共三类的档案录入方式。相同于“立卷归档”操作，首先在“文件管理”的“收文登记”中选择要录入（著录）的档案文件，如图所示：

选择完毕要著录的档案文件后，有别于立卷归档操作，请将鼠标移至“工具”按钮，出现下拉菜单，如图：

此时，注意请选择“以件归档”选项，系统弹出提示框，如图：

点击确定按钮，系统弹出提示框，提示“档案归档成功”，该档案文件，将自动流入“以件归档”的“归档文件目录”中，进行完上述操作步骤后，该档案实际上已经完成了以件归档的操作流程，如图所示目录：

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用户可在该目录下直接查询到所有以件归档文件，并进行等同于立卷归档的案卷归档、档案整理、查询，检索等所有操作，用户可参考立卷归档流程对以件归档进行相同操作。

3.3档案整理

档案整理操作是整个档案管理系统中的重要组成部分，针对用户通过“档案录入”功能录入的多种类档案，档案管理部门必须要在本系统中创建各自对应的档案种类类别，从而使档案整理人员将录入的档案信息整理至上述各类对应的档案种类内，最终达到规范化档案管理的目标。

对应档案整理功能，随之产生的需求首先就是创建对应的档案种类，本系统根据用户的实际需求提供了两种档案种类创建方式，一种为通过“系统管理”模块中“归档类目管理”操作添加新建全宗，系统会默认自动添加标准常用的10大类档案种类，这部分种类包含：立卷归档、以件归档、立卷整理、简化整理、照片、录像带、录音带、电影带、会计档案、实物档案。另一种可根据用户自身需求，进行自定义创建，该功能同样通过“系统管理”中的“归档类目管理”操作添加实现，创建完毕后的档案种类将同样显示于“档案整理”的左侧树状栏中，方便用户进行操作。

3.3.1档案整理流程

了解到如何将一则档案信息进行标准的立卷归档以及以件归档后，下面以“照片”类的档案整理为例，了解如何对其进行档案整理流程。

首先，用户点击“档案录入”一级菜单，在“立卷归档”中的“文件目录”下选择一条已归档的档案文件，然后将鼠标移至内容显示区的“工具”按钮，出现下拉菜单，请点击“档案整理”选项，系统弹出对话框“您确定要整理吗”，如图所示：

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点击“确定”按钮，出现提示框，如图：

选择将该档案信息要整理至的目录，在这里，选择首先将该档案整理至”照片”类的文件目录下，所以需要在“文件目录”下选择“照片”，点击“整理”按钮，出现提示框：

选择“确定”按钮，出现提示框：

通过上述一系列的操作，已将该档案文件归档至“照片”档案的“文件目录”下，用户可以通过点击“档案整理”一级菜单，在系统左侧树状栏“照片”下的子树“文件目录”下

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查询到上述被整理的文件，如图：

如上图所示，对于已经被整理至“照片”子树“文件目录”下的档案文件，系统显示区同样提供了“操作”，“工具”，“打印”“检索”四个功能操作按钮。

用户可将鼠标移至“操作”按钮，系统出现下拉菜单，里面包含“修改”，“删除”选项，用户可在已选择该档案信息下，对该档案文件行修改和删除的操作。

用户同样也可以在已选择档案信息的前提下，将鼠标移至“工具”按钮，系统同样出现下拉菜单，主要显示内容为：“档案返回至文件管理”与“档案整理”，针对“档案返回至文件管理”功能，主要是指用户可将已整理完毕的档案文件逆向流转，重新使其返回到初始未归档文件状态，至于“档案整理”功能，主要是指针对上述整理完毕后的档案文件将其重新整理归档至本类“照片”类档案的“案卷目录”中，或将其整理至本系统内的其他类别档案的案卷目录或子目录中的操作。

在进行“档案整理”操作的过程中，系统弹出窗口为双页面，上述操作是选择将该档案直接整理至“照片”类的“文件目录”下，与此同时，系统同样提供了“案卷目录”页面，其操作原理与上述选择“文件目录”相同，用户可进行参考操作将档案整理至“案卷目录”下，如图：

对比整理档案至“文件目录”下操作，用户在选择整理档案至“案卷目录”时，存在部分档案种类的案卷目录下包含子目录或多级子目录的情况，这样，就给用户带来了无法直接便捷选择整理该档案的问题，因此，系统针对这个问题，提供了目录“检索”操作，该检索又分为“普通检索”与“跨目录检索”两种方式，“普通检索”面对对象主要是针对档案目录只存在一级目录的情况，而“跨目录检索”主要面对对象为档案目录下包含多级子目录的情况，如图：

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系统操作人员通过系统提供的上述检索方式可以更加迅捷的查询目标整理档案目录，提高了工作效率，减少了工作负荷，另一方面也使不同类别的档案整理工作变的更加合理清晰。

3.3.2鉴定及回收站

该功能模块下含三个子功能模块，分别为“档案保管期限鉴定”、“密级鉴定”以及“档案回收站”。3.3.2.1档案保管期限鉴定

档案保管期限鉴定主要是针对“档案整理”完毕后档案文件的保管期限的鉴定设置，用户可通过点击系统左侧树状栏“保管期限鉴定”子树，进入“保管期间鉴定”内容显示区对其进行详细设置，如图：

系统内容显示区为系统用户展示了“操作”，“检索”按钮，可将鼠标移至“操作”按钮，系统出现下拉菜单，如图：

首先点击“添加”操作，系统弹出提示框：如图：

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用户可通过系统提示窗口内文件目录与案卷目录进行查询，对所查询到的某个或多个档案文件进行鉴定操作，选择单独一例档案文件，系统内容显示区显示以下信息，如图：

用户可在内容显示区内对该档案文件进行保管期限的鉴定操作，系统提供了“原保管期限”，“变更保管期限”“鉴定原因”“备注”等详细细分选项，方便用户对档案文件进行保管期限鉴定的多种操作。对于已经鉴定完毕的档案文件，系统内容显示区会自动显示其记录，如图：

用户可凭借相应查询权限的赋予，对已经鉴定完毕的档案进行“检索”查询，同时，也可以对已经鉴定完毕的档案，通过“操作”按钮下赋予的“修改”“删除”操作功能，对其进行二次操作。

在档案“保管期限鉴定”的操作中，系统对已经鉴定完毕的档案文件，同样根据权限分配原则，赋予了部分档案管理者对该档案保管期限鉴定的“审批”功能，这部分的审批用户可将鼠标移至每条鉴定完毕后的档案条目“操作”上，如图，选择点击审核 操作，系统内容显示区出现该档案的保管期限鉴定资料，如图：

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有所不同的是，由于本次操作是针对档案保管期限鉴定的审核，因此，内容显示区部分多出了“审核意见”栏，审核人员可将具体审核信息填写于此，并进行保存或重置。

至此完成了将一则档案信息进行保管期限鉴定并审核的全部操作。3.3.2.2密级鉴定

密