第一篇：公文写作常识

公文写作常识

（公文写作讲座讲稿）

一、公务文书分为三大类：

（一）事务文书：

指机关、团体、企事业单位在日常公务活动中形成和使用的文书。如：工作计划、工作总结、述职报告、证明信、介绍信、函、规章制度、会议记录、大事记、会议纪要、调查报告、简报、守则、操作规程、请柬、须知、公约、议案、办法、工作要点、实施细则、聘书、祝词、悼词、讣告、喜报、海报、启事、声明等等。

（二）专用文书：

指各专门机构在各自的专职工作中形成和使用的文书。如：

1、外交文书：国书、护照、签证、条约、议定书、照会、备忘录、最后通牒等；

2、司法文书（司法机关在执法活动中形成和使用的文书）：起诉书、判决书、裁决书、调解书、笔录等；

3、经济文书：广告、经济合同、各种帐簿等；其中经济合同虽然以经济为内容，但已为机关、团体和企事业单位普遍使用；

4、科技文书：实验报告、技术鉴定书、专利申请书、诊断书等。

（三）公文：

指机关、团体、企事业单位根据各自的职权范围、隶属关系制发的具有法定效力和规范体式的文书。常用的有决定、决议、通告、通知、报告、请示、批复、函等。

二、公务文书的书写格式：

（一）公文

根据2001年1月1日起执行的《国家行政机关公文处理办法》规定，公文的种类主要有：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13种。这类公务文书的主要特点是具有法定效力，具体说来具有以下几个特点：

（1）体现制发机关意志。公文的制作者（或称作者）是机关而不是个人。所以它所提出的意见、反映的情况、发出的指令等不是代表个人，而是集体意志的体现。正因为如此，它才具有法定效力，也正因为如此，它的成文必须履行规定的程序。即起草公文应当完整、准确地体现领导的意图，重要的公文应当由领导人亲自动手或主持、指导；公文稿应由本单位办公室部门进行校核；最后由本单位领导人审批签发并加盖公章。

（2）需要行文。凡公文成文后，都不只是用来存档备查的，而是要根据各自隶属关系和职权范围行文。因此，公文又有下行、上行和平行的区分。

（3）需要办理。发文与收文都必须按规定程序进行办理。发文的程序主要有：拟稿、审核（再拟稿、再审核）、签发、排印、核对、发文；收文的主要程序有：签收、登记、拟办、请办、分发、传阅、承办和催办等；最后要立卷、归档。这是一项很严肃的工作，按国家相关条例规定，收文单位如不按规定办理公文，或推委、或阳奉阴违，要受到法纪处分的。

（4）有规范体式。由于公文是国家机关、社会团体和企事业单位行使职权，处理公务的最为正规、有效的工具，是公务文书的 主体部分。它需要行文与办理，所以应当具有规范的体式，包括规定的种类和格式，以保证每份公文的权威性、完整性和有效性。我国党、政、军等各重要机关都制定了各自的公文规章，国家技术监督局还于1989年9月5日发布了《国家机关公文格式》，现行的行政公文规章是《国家行政机关公文处理办法》，是国务院办公厅1987年2月18日发布，1993年11月21日修订，2000年8月重新修订实施的。对有关公文的作用、种类、格式、行文规则、发文和收文处理程序都做了明确规定。

1、公文格式：

（1）纸张：A4 上、左各留2.5CM 右、下各留1.5CM；（2）版头占纸张的1/3；

（3）字号：如榕统物党字[2008]第001号，这种字号简称是自拟的，放在版头红线上方中间，若无版头的放在标题的右下方;（4）收文单位要全称：如“福州市房地产开发总公司”，不可用“总公司”。有附件的应有附件说明，一般在正文下方3～5行处，书写为：

附：××××（文件名）共××页

（5）发文单位落款:在附件说明下3～5行的右下角，年、月、日应在单位名称后两字开始，年、月、日应用汉字，日期应是领导签发的时间，不是拟稿的时间。（6）上报公文单位公章的下方：

主送：（上级）主送可放在正文的上面顶格、全称，也可放在正文的最后 抄报：（上级）

抄送：（平级）主题词：×× ×× ×××（按省政府主题词表查）类别词 类属词 文种词 注意：

【1】 主送最好一个单位，相关的单位可抄报或抄送； 【2】 公文的送达不能越级；

2、公文的语言要求：（1）准确：

公文语言的准确性，是要求它完完全全地切合事实、事理和对收文者的期求。要达到这样准确的标准，应当在遣词造句上进行认真的推敲，具体要求是：

【1】选词恰当。要把握分寸，对一些同义词在运用时也要仔细掂量，做到褒贬恰当。如“调动”含有褒义，“发动”则属中性，“煽动”则含有贬义；“效果”、“结果”、“后果”等也是这样。【2】造句严密。要把公文的语言用准确，首先要选词恰当，接着要在造句上下功夫，把意思严密地表达出来，做到无漏洞、无歧义，使阅者在理解和办理执行中肯定无疑。为此在起草公文时，每一句话都应考虑：这句话的意思会不会有不同的理解？这种说法在理解和执行中会不会产生问题？深思熟虑、防患于未然，把每句话、每段话都说的滴水不漏。

【3】多用精确词语，少用模糊词语。由于公文真实性和实用性的要求，在内容表答上则应力求精确，能用精确词语表达的，尽量用精确词语。能做出数量统计的，最好用数字表达，数字表达最直观，（如：完成率，用圆满完成或超额完成租金收缴任务，不如用数字表达来的直观，让人直接看出你的成绩所在。再比如增收 节支收到良好效果，不如用几个数字来表达），因此要求公文草拟人员，对所要表达的情况和问题，做到胸中有“数”，在关键、要害之处必须精确表达，决不能含糊其词。（2）简要：

“公文贵简”成为古今中外公文写作的普遍要求，这是因为：第一，公文的写作目的是为了办理公务，只要把情况讲清楚、道理讲明白、要求提明确即可，如果离开这一实用目的去搞形象描绘、旁征博引、细说详解，反而会分散阅者的注意力，对公文的办理没有帮助。第二，表达只有做到简明扼要，篇幅才能短小，才可以节省人们大量的时间和精力，提高工作效率。怎样才能做到语言简要、篇幅简短呢？首先应精简内容。精简内容要求紧扣主题，不在细枝末节上做文章，（如上报表彰请示），把握文章表达的中心，不要造成喧宾夺主的后果。第三，是精练语言，力求用简约的话语表达明确而丰富的意思，做到“文约而事丰”，这就要求公文撰写者要丰富自己的语汇，提高概括能力。

例如：一份调查报告的原文有这样一段话，“有的领导机关想出各种各样的花招，向下摊派收钱。他们欺骗中央，根本不认真执行中央政策，下级机关和群众非常气愤……”，如果把它改为“有的机关乱摊派、乱收费，对中央的有关规定臵若罔闻，甚至弄虚作假，阳奉阴违，群众意见很大……”，在这里连用几个成语，文字简洁了，概括力更强了。（3）庄重：

公文是为了办公事、正事，其语言风格应该庄重。要保持公文语言的庄重应做到以下两点：

【1】使用书面语言，一般不用口语。口语大多是随口、随时说 出，没有经过悉心加工，不够精确、严密，有的还不太文雅，有失庄重。如：

口语 书面语

老婆、老公 妻子、丈夫或配偶

麻利 敏捷、迅速

老实巴交 忠厚、老实

耍花招 弄虚作假

在公文中除了要直接引用群众的口头语、顺口溜来说明问题外，都应使用书面语。

【2】使用平实的语言，不用浮华的词藻。文词绚丽是一种语言风格，用在文学作品中无可厚非，但用在公文中，就与记实办事的目的相违背，也有失庄重，这就像人的穿着打扮应当看场合一样，浓妆艳抹去跳舞、游玩，不能说不得体，但若是花枝招展地去参加会谈或义务劳动等，就会给人以轻浮之感。因此公文语言应平易、朴实、不追求文词的华丽。（4）规范：

公文语言应当规范，就是要符合约定俗成或明文规定的标准，这样既能保证表达的准确、严密和统一，便于撰写、理解和执行，而且有利于语言的纯洁、健康和规范化。对于公文语言规范化的主要要求有8个方面：

【1】用字用词规范。不能滥用繁体字，乱造简化字； 【2】语句规范。必要的主词、述词、宾词，必须完备无误。防止句子成分残缺，搭配不当，偷换主词或其他概念；

【3】标点符号规范。它关系到能否正确地表达语句的意思，内容层次和逻辑关系。有的同志在草拟公文时把逗号、句号、顿号“三 位一体”，使打字员苦心猜测，误工误时；

【4】提法规范。对涉及党和国家方针、政策等重要问题的提法，应以权威文件、原著为依据，不能随意变换；

【5】数字规范。《国家行政机关公文处理办法》规定：“公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩惯语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码”；

【6】缩略语规范。公文中难免使用简称和其他省略语，但使用不规范，会令人费解，甚至造成误解。一是，要求约定俗成，人人明白，不会使人不知所云；二是，为本文行文简便，临时使用的简称。一般应当先用全称，并注明简称；

【7】计量单位的规范。必须使用国家法定的计量单位。我们常用的如长度单位：米、分米、厘米；面积单位：平方米；电量单位：千瓦/小时；水量单位：吨等；

【8】使用公务文书惯用语。指有些局部用语多年来约定俗成，成为公务文书的惯用语，这也是一种规范用语。

如：

A、开头词语：为了、根据、据查、据反映、遵照、依照、由于等，主要表达行文的目的、依据、范围等。

B、引叙词语：接、前接、现接、现经、收悉、敬悉等，是引叙来文时的用语，如：你处关于××问题×年×月×日×××字×号文已收悉。

C、称谓词语：第一人称用“本（我）”，如：本人、本部；第二人称用“你、您（贵）”，如：贵单位、您单位；第三人称用“该”，如：该同志、该单位。使用没有等级色彩。D、拟答词语：同意、不同意，上下级均可通用。准予备案、按照执行、迅即办理等是下行文的文尾用语。

E、综述词语：如为此、据此、鉴此、综上所述等等。综述词语往往用在开头的总叙述之后，用以连接以下分叙，起过渡作用或承前启后作用。如：（开头）××问题，如何、如何……，陈述后，对（为）此特提出以下几点意见。

F、询问词语：如当否、是否妥当、是否可行、意见如何请批示等。这些常用于请示或报告的末尾。如“当否，请批示”，有时略有变化，可写作：“如无不妥，请批转××单位参照执行”，这一用法主要用于报告。

G、结尾词语：特此报告、现予以公布、为要、为盼、为荷等等，这类用语，有的用于平行文。“为荷”带有感谢的意味，“为盼”带有盼望的意味，都有表客气的意思。“为要”用于平行机关，有加强语气的作用，不表客气。

总之，公文语言的运用应掌握朴实、简洁、准确、严密的这些特点。在语气方面应注意，对上谦恭得体，对下明确到位，平级的要礼貌。

3、常用公文的具体书写格式：（1）请示

主要用于请示上级机关指示或批准的事项。请示可分为：政策性请示和事务性请示。

政策性请示主要用于对党和国家的方针、政策、法律和上级的指示等有不明确，或在工作中遇到无章可循的新情况、新问题，以及由于本单位情况特殊需要对上级的普遍要求加以变通时，以请示 的形式，请求上级机关指示。

事务性请示主要用于下级机关准备办理按规定需要上级机关批准的事项，或者既需要上级机关批准又需要上级机关帮助的事项，或者虽然不需要上级机关批准但需要上级机关帮助的事项，以请示的形式请求上级机关批准或拨款。

我们工作中常用的是后一种即事务性请示。写法：

【1】标题： 请示的内容加文种

例:“关于请求拨款对办公场所进行维修、简易装修的请示”

“请求拨款对办公场所进行维修、简易装修”这是请示的内容，而“请示”则是文种。

【2】内容：

A、请示的原因或事项，要求流畅、简洁、易懂；

B、解决的办法，不应太具体，只要指个方向；

C、另起一行：“妥否，请批示”或“是否妥当，请批示”； D、有附件的应有附件说明。注意：

【1】请示不能抄报，若需要同时送其他机关的应当用抄送形式，但不得抄送其下级部门； 【2】主送单位只有一个； 【3】一份请示只能请示一件事；

【4】必须有回复，而且一份批复对应一份请示。

（2）报告

报告主要用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或 建议以及答复上级机关的询问。

报告按用途可分为：工作报告、情况报告、呈转报告、答复报告。写法：

【1】标题：报告内容加文种

例：“关于养老保险金历年欠缴部分请求缓交的报告”

“养老保险金历年欠款部分请求缓交”是内容，“报告”是文体。【2】内容： A、报告的目的； B、报告的内容；

C、最后另起一行：“特此报告”，或“以上意见如无不当，请批示”。注意：

【1】报告的批复可有可无； 【2】格式与请示相同； 【3】报告不得夹带请示事项； 【4】请示与报告都不得越级。

（3）函

函是13种公文中唯一只用作平行文的文种，它主要用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题以及向有关主管部门请示批准。它的特点是，使用范围广泛，可上行，可下行，也可平行，无级别界限。函可分为告知函和问询函。

函按主动和被动划分为两种：

去（来）函：主动提出商洽工作、询问问题、请示批准的函； 复（答）函：被动答复来函的函。这两种函的写法不同。

【1】标题：同样是内容加文种。

如：福州市统建办物业管理处关于商调×××同志的函

“福州市统建办物业管理处关于商调×××同志”是内容，“函”是文种。

【2】内容：

去函的内容：A、说明原因和理由；

B、讲清商洽内容或请求批准的事项； C、请求复函。常用语有：“盼予复函”、“请于 函告”、“特此函达，希见复”、“请予审核批准”。

复函的内容：A、引述来函。规范写法是“先引标题，后引 发文字号”（这是公文处理办法规定的）。

例：你（贵）处×月×日发来的关于××××的函已收悉。B、答复来函提出的问题。单一答复的可在引述 来函后接着写出答复意见。如有几点答复意见的，应分条开列。

C、复函结语。惯用语有“特此函达”、“特此复 函”、“特此函告，务请见谅”等。注意：

【1】函的主送单位只有一个；

【2】函的写作都应使用一些客气用语，表现出平等协商、尊重对方的态度，当然也不必过于谦恭；

【3】写作格式都是由标题、主送机关、正文、发文单位印章和成文日期构成。

【4】发文字号可用××函[××]号。

（4）会议记录

这大家好理解，这就是会议的原始记录。格式：

【1】 标题：×××会会议记录

【2】 内容：A、会议的组织情况，包括时间、地点、参加会议人员名单、缺席人及缺席原因、列席人、主持人、会议的议程或议题。这一部分以条款式进行记录。

B、会议过程：主持人发言 到会人发言

C、会议是否做出决定，决定的事项。D、散会时间。

E、右下角，主持人签名、记录人签名。

（5）会议纪要

用于记载、传达会议情况和议定事项。它是在会议记录基础上进行整理。它具有公文的法定效力和规范体式，但有的会议如学术性会议、座谈会有一定随意性，所以会议形成的纪要不具有法定效力，它的体式也不受公文约束，因此不属于公文。

会议纪要分为“办公会议纪要”和“重要专题会议纪要”。办公会议纪要写法

【1】 标题：一般由会议名称和“纪要”二字组成。如：办公会议纪要、支部会议纪要、董事会会议纪要等。

【2】 正文：由以下内容构成：

A、会议组织情况：这一部分可参照会议记录的这一部分 来写，也可用文字摘要概述式的来写。B、会议内容：归纳分类概述。

C、会议形成的决议：用“会议议定事项如下”作起头段。

（会议内容与会议形成的决议可合并写，这种写法每一议定事项应先写议题，会议达成的共识和议定事项，则应写“会议认为”、“会议决定”、“会议要求”等）会议精神和议定事项应当写明确，并写上分工部门或责任人，以便落实。

D、右下角发文单位公章与日期。专题会议纪要写法

【1】 【2】 标题：一般由会议名称和“纪要”二字组成。正文：A、会议情况；

B、会议精神；

C、会议号召或会议要求。会议纪要应注意

【1】 真实、准确地反映会议情况、精神和议定事项，不能把少数人的意见或撰写者个人看法写进会议纪要，说成是会议的共识；

【2】 要突出会议的主题和要点； 【3】 表达明确而有条理； 【4】 不写主送机关。

（二）事务文书

1、证明信： 格式：

证明信

××单位：

正文：所要证明的内容。特此证明。

出具证明单位名称（公章）

年 月 日

2、介绍信： 格式：

介绍信

××单位：

兹介绍我处××部门×××同志到贵单位联系××××事。请给予接洽。（或请给予支持）

此致 敬礼！

出具介绍信单位名称（公章）年 月 日

（有效期 天）或（限 天内有效）

3、申请书： 格式：

×××申请书

（×××指申请事项：如入党、入团、请求分房、请求内退等）×××（领导或组织）：

正文部分：申请理由、申请事项，最后写明请领导给予批 准。

此致

敬礼！

申请人：××× 年 月 日

4、计划：

计划应是积极的，具体可行的。是为了让一定时期的行动有的放矢，和谐协调便事先制定切实可行的行动准则。计划与规划、方案不同，规划是指6年以上的长远计划。由于规划的时限长，情况在发展变化，所以不可能订得很具体，它的特点是方向性、总体性、全面性和长远性，而方案是为了实现某一目标、完成某一任务而制定的具体安排和办法。计划的特点是科学性、挑战性、预见性、明确性。格式：

【1】 标题部分由单位、时限、内容和计划名称组成，若是初稿或草稿应予以注明。

例：

福州市统建办物业管理处二00四年工作计划

（草稿）或（初稿）

【2】 正文部分：

A、基本情况（历史及现状）、计划依据、拟定计划的目的等，最后写明“特制定如下计划”； B、目标和任务：（应明确具体）C、措施办法：（应具体可行）a、思想上：怎么样统一认识； b、工作上：具体办法。D、步骤、时间安排：

分成几个阶段（时间）何时完成。这一部分可用表格说明。

落款（制定计划的单位名）

年 月 日

5、工作总结：

总结是对已经做过的工作进行回顾、检查、分析、研究，从中找出经验教训，获得规律性的认识，以指导今后的工作。这类文书有时也称为小结、回顾、体会、经验、做法等。总结应包括成绩、经验、问题、教训等内容。

事先做计划，事后做总结，这已经成为常规。人们的各项工作就是通过计划——实践——总结——再计划——再实践——再总结的多次反复而不断提高和发展的。基本格式：

【1】 标题： 由单位（或部门）、时间和文种组成 例：福州市统建办物业管理处2004年工作总结

（也可以用通讯式的标题，如《实行优化劳动组合，调动职工积极性》（单式）；双式的标题即主题加副题，如：《把德才兼备的年轻人推上领导岗位》

———××市××年人事工作总结

主题概括总结的主要内容、副题标明单位、时间、内容和名称，（也可省略单位、时间））【2】文章结构： A、B、引言部分：一般写工作的基本情况及成绩，然后写明总结如下：

正文部分：一般有两种写法：

一是按工作性质的几个方面来写（如：政治思想、工作、其他）

二是按归纳出的经验教训，条款式的来写，这种写法注意 要体现共性，也要体现个性。

6、述职报告：

顾名思义，就是叙述汇报你在一定时间内所担任的职务、履行职责的情况，与工作总结不同的是，工作总结应在总结做法的同时归纳出经验教训，而述职报告一般不总结经验。

述职报告一般包括三个内容： A、你所任职的部门、职务与职责； B、本年度的工作成绩及存在的问题； C、下一年度的工作构思与设想。

7、规章制度：

是指机关、团体、企事业单位在不违背国家法律、法规的前提下制定的规范、约束人们行为的规则、章程和制度的总结。它的特点是：一是执行的严格性。规章制度一经生效，必须严格执行、认真遵守，如有违反要照章处理；二是表达的直接性。规章制度它规定人们应该做什么、怎么做、不能做什么、如有违反将怎样处理。这些内容都应当直接提出，不摆事实，不谈 道理，更不能拐弯抹角，一切都直说。三是语言的准确性。规章制度的所有规定都要不折不扣地执行，因此其用语应仔细推敲，务必做到准确严密，没有漏洞，实行起来毫无疑问。四是形式的条文化。规章制度都采用条文形式，简短的分条，较长的分章、分条，有的条下还分款。这要视具体情况来定。基本格式：

（1）标题：规章制度种类不同，标题的写法也不完全一样，归纳起来有4种写法：

A、单位加内容加种类；如《物业管理处职工考勤制度》，也可以像公文标题那样用《关于×××的规定》； B、内容加种类；如《门卫管理规定》，也可以用“关于××××的”来连接，如《关于党内政治生活的若干准则》；

C、单位加种类；如《物业处企业章程》；

D、人员加种类；如《电工操作规程》、《××岗位职责》等。

（2）正文：一般是条款式的，可以从正文开头到结尾按条款排列内容。也可以在正文的开头先写个总帽，说明目的和根据。

（3）规章制度的种类与用法：

A、条例：过去使用的较为普遍，但现在规定比较严，国务院办公厅最近规定：国务院各部门和地方人民政府制定的行政法规不得使用“条例”。这样，“条例”已成为党中央制定党规和国务院制定行政法规的名称之一。

B、规定：与“条例”相比，规定的针对性较强，适用范围集中，对时间、地点、方式、方法和数量等多作出规范、约 束。各机关、团体、企事业单位都可以使用。

C、办法：对处理某项工作或解决某种问题制定的原则和方法。它既有指导原则，又有具体办法。

D、细则：为执行上级机关的法规和规章所制定的明细规则，它必须依据这一法规或规章，并根据本单位的实际情况将其具体化，以利于执行。

E、章程：各政党、社会团体制定的规定组织宗旨、任务、制度、成员的权利和义务等内部原则和事务的文书，国家机关及其职能部门和企事业单位不制定章程。

8、工作日志：

工作日志是对每天工作和活动情况的记录。它的作用主要是：一是供领导掌握情况；二是作为继续解决问题的依据；三是作为情况简报、大事记、工作总结的素材；四是作为历史资料备查。

工作日志主要内容有：

（1）日常工作的进展情况。如完成了某项任务，草拟了什么文件，出了几期简报，给谁办了什么手续，什么事情正在办理等。

（2）人员流动的情况。如某人因何事到何处（如×××同志到×××单位，洽谈物业托管事宜，或签订托管合同等），某人因某事未来上班，某人从某处返回单位，外单位某人因某事来本单位等。

（3）信息交流情况。什么部门或机关发来什么文件材料，打来什么电话、发来什么信函、收到什么通知。本单位或本部门向某外单位发出了什么文件、材料、寄出了什么文章、给哪个单位的哪个人去了什么电话（有什么反响）、给哪个单位或个人发了什么内容的信函等。

（4）突发情况：如突击大检查，小区发生了一些重大案件，本部门、本单位发生了一些事故，或天灾人祸造成的后果等。写工作日志注意的问题：一是要及时记；二是要真实；三是要写有价值的事；四是要掌握详略分寸，一般只要求把时间、事件记清楚。要注意：单纯的陈述性内容，可以写得简略些，不必过详，需要办理的事要写的具体些（如情况如何、要求解决什么问题、解决的方法是什么，都要写明白），以免办理起来出差错；五是事项的摆法视情况而定，能归纳的尽量归纳，难以归纳的可按事情发生的先后顺序叙述。

9、大事记、协议书、意向书、经济合同等。（略）

总之公务文书的写作把握住以下几点就不难了：

一、要正确使用文体；

二、用词要准确；

三、句子要简洁

四、文章要流畅；

五、文章语气，对上要恭敬得体，对下要准确到位，对平行单位要礼貌；

六、文中的称呼与落款要相吻合。

于二00八年九月整理

第二篇：公文写作常识

公文写作基本要求之材料可靠情况确实(2009-01-08 10:09:58)标签：杂谈

分类：工作日志

公文的材料包括形成公文主旨和表达主旨所依据的事实现象、统计数字、政策法规、上级精神等等。公文材料不同于文学作品的素材和题材，也与一般新闻体、史传体或说明体、议论体等实用文章不同，它的范围要广泛一些。概而言之，公文材料的范围主要包括两个方面：精神依据和事实情况。

精神依据是指党和国家的路线、方针，国家的法律、法规，上级领导机关所颁布的相关政策、规定以及其他有关的文件精神。

事实情况包括直接发生的和间接转引的。公文中所反映的情况主要指直接发生的、发现的、总结概括的事实情况，即本地区、本部门、本单位遇到的问题、发生的事情（过程、动向）、工作的进程（作法、经验）种种。它在公文里表现为具体事例、现象概括、数字统计等形式。这种直接发生的事实情况，是第一手材料。此外，公文的事实情况里也包括间接转引来的事例、概述、数字、经验、成果等。无论哪一类材料，都要求做到真实、准确、可靠。“情况确实”，是写好公文的基本要求。这在新旧两个《办法》中是一致的。为了做到材料可靠、情况确实，我们在材料准备上一般要抓好四个环节的工作：占有、筛选、核实、加工。

（一）详尽占有材料

写好公文必须详尽地占有材料。材料是形成观点的基础，事实、数字，这都是公文表达出来的“干货”，当然十分重要。“譬如大匠操斤，无土木材料，纵有成风尽垩手段，何处设施？”（清·刘大：《论文偶记》）写公文如巧匠有具有禾无材无料也做不成东西。以上是从形成与表达两方面说的。

所谓详尽地占有材料，一是要“尽”，就是尽可能广泛地占有材料，“贪多务得”、“竭泽而渔”、“韩信将兵，多多益善”；二是要“详”，就是详细具体。一件事情的起因、过程、结果、多种因素的干扰、正反影响效果；一件工作的动因、背景；一个问题的正反观点、来龙去脉，都要尽可能详细具体地占有，写出来的才有说服力。占有材料，就公文写作而言，有三条途径：

1．平时积累，就是积学储材。平素注意学习、观察积累，用时才能厚积薄发。古人所谓“积学”，指的就是这个道理。“得之在俄顷，积之在平日”（清·袁守定：《占毕丛谈》；“占”，看；“毕”，简册），说的是一个道理。平时学习、观察积累丰富，知识面广，写作时其构思就容易触类旁通、思路开阔，择优而用，妙绪泉涌。

2．受领任务后，查阅文件，搜集资料。这样得来的材料，就是间接材料。搜集资料时应注意与撰写任务、与公文主旨的相关性，也就是说，要有一定的方向、范围。操作方法是首先学习相关的中央文件，进一步领会精神实质，然后查阅上级领导机关所颁布的相关政策、规定，最后翻阅手册、年鉴等工具书及报刊、杂志上相关的情况报道和国内外研究成果。这一过程中，始终应注意查阅、收集围绕本单位工作的各项统计数字以及信息、简报、总结、报告、会议纪要等相关资料，做到：上下通达，全局了然于胸，命笔瞻前顾后。

3．构思之前，实地调查，掌握第一手情况。这是最重要的一步。一般情况，也要调查了解，不仅可以核实已掌握的材料，而且可以发现新问题、新经验、新动向；重点情况，尤其要进行深入的调查研究。实践证明，组织召开座谈会、调查会是一种快捷而有效的方法。如果发现实际调查的情况与撰写者已经掌握的情况有出入，可以修正；出入较大，要尊重实际。即使发现实际情况与领导意图相抵触，也要尊重客观实际，采用恰当的方法，妥善协调。这是唯物主义者应有的态度，也是党性的表现。

（二）严格筛选材料

调查、搜集、积累而来的材料，不是堆砌在写字台上，而是要不断地分类整理，分析研究，爬梳剔抉，进行筛选。筛选材料，贵在一个“严”字，重在一个“新”字。主要是根据以下三个标准： 1．材料的相关性

这是以写作要表现的主旨，即写作意图和逐步形成的观点为依据来区别对待不同材料的。与公文主旨有关联的材料，取；无关的材料，舍。在已经选取的材料中进一步筛选：与表现主旨、说明观点十分有力、紧密相关的材料，要详，要具体、充分；与表现主旨、说明观点虽有关系、必不可少，但是关系又比较一般的材料，要略，要概括。有的论者提出“实则详，虚则略；新则详，旧则略；特点详，一般略”；或主张“重则详，轻则略；近则详，远则略；点则详，面测略”。这些来自实践经验的认识，是颇有见地的。材料的取舍、详略，对于公文构思十分重要。不经过这一步，就很难搭起架子。2．材料的典型性

这是要求筛选出最有代表性的材料来表现主旨，说明观点。典型一词，在不同领域里有不同的含义，在公文写作中就是指代表性强。一份材料，它在自身所属的某一类事物中，最能体现该类事物的总体本质特征，并且预示着该类事物总体的发展方向，那么这份材料就是典型性强、最有代表性的材料。只有筛选出典型性的材料，使用最有代表性的材料，才能使公文的观点鲜明，主旨突出，增强内在的说服力。所以，筛选典型性强的材料对于构思公文十分重要，它可以使公文的文稿在下笔之初就标定出质量的较高起点。所谓“七分材料三分写”，指的就是材料的质量对于整篇公文质量的重要作用和影响。3．材料的新颖性

这是要求筛选材料时应先注重选用那些在现实发展中出现的新材料。这些新材料可以是改革开放不断发展的新形势下出现的新情况、新问题、新矛盾，也可以是亟待重视的新典型、新经验或者需要摄取的新视角、新观念、新思路、新见解，总之是一切新事物，特别是那种代表了新的发展方向、具有强大生命力的事物。对于已知的材料，采用新视点来“烛照”，也可能会发现它具有现实启发意义，这也是新颖的；“熟知未必真知”（列宁），从新的角度对常见的事物进行观察思考，也可能会有新的发现。这同样是新颖的。应当注意到一个时期领导和群众所关心的“热点”、“难点”、“敏感点”，也往往是行政领导研究工作的“兴奋点”、“新鲜点”，作为负责公文起草的秘书人员、公务员都要重视选用这些新颖的材料。惟新颖，才引人。构思之初，就要考虑到这种“收视率”。

（三）认真核实材料

对于材料的核实工作，贯穿于材料准备过程中的占有、筛选、加工等各个环节。这里集中研究一下是必要的。

一切虚构的、生编乱造的、未经核实的材料，包括情况、数字、引文等都不能用于公文。新《办法》特别提出，材料中的人名、地名、数字、引文等一定要准确。一旦发现疑点就要更正或删除，这是件严肃的工作。否则一字之差，后果不堪设想。惟其如此，才能保证做到材料可靠，情况确实。

联系近年来一些公文中出现的差错，更会使我们认识到核实材料的重要意义，体会到核实工作要由始至终，要全方位，无论反复几遍但都须态度认真，抱着强烈的责任心，这一要求是非常重要的。此外，我们还要掌握一些行之有效的操作方法和现代科学技术分析方法。例如，一件事情的发生，有其起因、背景、过程与影响，有多种因素与内在联系，这都要核实；一件工作的动因、作法、进程与效果，有其主观与客观因素，有其远因和近因，这在核实中也必须予以注意。再如，一个统计数字，不能仅仅停留在它的计算是否准确、精确度是否一致、是否能在公文中起到证明观点的作用，而且还要核实一下真假与误差：它的统计指标体系是否科学合理，是否合乎中国的当代的现实，用在某一地区、某一专业或行业是否适合，等等；它的统计口径是否恰当，是否能够涵盖该种类对象特征，是否与实际情况不符，是否有所遗漏或隐瞒，等等；它的计算方法，特别是经常采用的“算术平均加权系数”的界定，是否准确合理，在反映差别上是否科学恰当，是否符合实际，是否能够反映现实中的差异和问题，等等。无差异即无信息，信息量当然与信息价值成正比。一个材料无信息、无价值，用它干什么！而且，在数字的运用上，能否使定性分析与定量分析的方法有机地结合起来，起到证明观点的作用，则是比较复杂的核实工作了，那需要在审核文稿阶段进一步核实。应该提醒注意的是，当前有些上行公文以及工作总结、调查报告中，不仅情况不确实，而且数字也不准确，站在这样不可靠的材料基础上，很难得出全面、正确的结论。

（四）合理加工材料

选定材料经过核实之后，还应该对材料进行必要的加工整理，然后再用到文稿里去。实际操作中可以对材料进行三个方面的加工： 1．适体剪裁加工

通读材料，删削冗赘，化长为短，变详为略，将交待过多、议论过多的无关的描述、罗嗦的废话去掉。套话、空话，一律删除。变换体裁角度，将描写、抒情及无必要的议论改写为叙述或说明，在表达方式上变“曲笔”为“直笔”，直述不曲才适合公文体式。2．合并提高加工

同一问题，散见于若干材料中，可以摘取概括，变为概述，或者保留一个“点”的材料，把其他相似材料综合成“面”，点面结合。同类数字，可以相加，抽取合并后变成一个综合数字。变换角度“提高”原材料可用性。例如，某一活动，在工厂写的材料中是工人资金短缺，向银行贷款后“借鸡下蛋”，搞活全厂；而在银行的材料中是贷款给工厂，“放活水养肥鱼”，提高了使用率，盘活了存款。将这两个材料放在一起，针对同一活动，从行政机关角度去分析，则是政府的宏观调控效果。3．文字润色加工

适体剪裁、合并提高之后，再审读材料，进行文字润色，从而进一步提高材料的质量。

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公文写作基本要求之表述准确结构严谨(2009-01-08 10:08:33)标签：杂谈

分类：工作日志

表述准确，包括表达方式正确，适合公文特点；表达效果不走样，准确、规范。结构严谨，包括各部分内容划分合理，布局安排恰当，条理清楚，注重内在联系的外部形式，使全篇首尾相应、浑然一体。

（一）直述不曲，表述准确

一般文章的表达方式主要五种，既叙述、描写、抒情、说明、议论。公文经常使用的表达方式是叙述和说明，也有少量的议论。至于描写和抒情，在公文写作中则基本不用；即使在个别事务公文中使用，如调查报告，或在讲话稿中使用，也是极为少量。1．公文常用的表达方式

叙述 叙述是一种叙说、介绍人物经历情况和事物发展过程的表达方式。

通常认为，叙述有六个要素：时间、地点、人物、事件、原因、结果（即新闻的“五个W一个H”反套而成的要素）。古文中使用叙述，多采用复数的第一人称和第三人称。叙述的类别。按语言详略分：有概括叙述，也叫“简叙”、“略叙”；有具体叙述，也叫“详叙”、“细述”。按结构形式分：有纵叙，有横叙。前者按事件发生的时间先后或事件本身的发展过程来叙述；后者按事物的空间位置来叙述。按时间顺序分：有顺叙、倒叙、插叙、补叙，这实际上是把常用的纵叙法按时间顺序进行的再细分；此外，还有一种平叙，即叙述两件或两件以上同时发生的事，先叙述一件再叙述另一件，如毛泽东同志的《湖南农民运动考察报告》。

叙述的基本要求是：主线清楚，“一线到底，万变不离其宗”（清·刘熙载：《艺概·文概》）交待明白，详略得当，起伏有变。

说明 说明是对事物、事理进行解说的表达方式。在应用文章中使用较多。当公文中叙述一件事，介绍环境和背景材料时往往用说明方式。常用的说明方法有诠释说明（也叫“下定义”）、分类说明、数字说明、对比说明、类比说明、举例说明、比喻说明、图表说明等。说明的基本要求是：客观、准确、科学。注意通俗易懂，语言平实。议论 议论是通过逻辑推理来证明观点、辨明是非，借以说服人的表达方式。公文中较少使用；使用时也要少而精。论点、论据、论证是议论的三要素。议论可以分为立论、驳论、兼论三类。公文中常用的是立论。立论，就是建立自己的论点，证明这一论点的正确性，所以也叫“证明”。立论的方法有直接论证的例证法（注意典型事例）、分析法（完全归纳法和演绎法），有间接论证的引证法、对比法、类比法等。

这里还要说明一点，个别文种根据表达需要，采用描写方式时，一般也是用白描，即不交代背景的粗线条勾勒，一笔即可，往往是与叙述结合在一起，或干脆以叙代描，将描写的文字压缩成短语放在叙述的句子中充当一个成分，显得只叙不描，文字简练。调查报告等文种中有时采用这种方法。2．直述不曲，表述准确

撰写公文，要用“直笔”，不用“曲笔”。直笔叙述，就是有什么说什么，不用比喻、借代、转类、比拟等“曲笔”。新《办法》的这一提法对公文写作提出了更高的要求。

常写文章的同志都有体会，文章写短难，表达直笔难。这就要求观察更深入更细致，一下子抓住主要特点，并用平实的语言表述出来；要求思考更深刻，认识更全面，表达更准确，要一语中的，看似平常却不易更改。这一要求是很高的。

表达准确，牵涉问题较多。要而言之，与公文写作的语言有直接关系。公文写作的语言有群体性、书面性、明确性、客观性、程式性等特质，其特点表现为准确、庄重、简要、平时等。这里集中谈谈准确。准确、鲜明、生动是语言的“三性”要求，公文更重视的是准确。表述准确，是一条十分严格的要求。因为公文是用来指导工作、反映情况的，一词一句，一个概念、判断、推理，搞得不准要误大事。所谓准确，就是只能有一种解释，不能产生歧义。产生歧义，是公文表达的大忌。要做到语言准确，可以从两方面入手：一是词的内涵与所要表达的意图完全一致。二是对词的外延要作适当和明确的限制。对外延有了明确限制才会做到无懈可击，内涵与用意完全一致才不会产生歧义。

（二）条理清楚，结构严谨

这属公文的正文结构问题，也是构思中谋篇的内容。

简短的公文，主要包括缘由、事项、要求等三部分内容，结构形式大同小异。正文开始要写发文缘由（引据、目的、用意等），开始一段的末尾用过渡句领起第二部分。第二部分是事项（内容、进程等），可以采用文章式、条款式，也可以篇段合一。末尾有惯用结语，各个文种互不相同，也有提出要求（希望、号召等）的。

篇幅较长，信息量大，有点份量的文稿则不同了。不变中有变化，操作比较复杂。但无论多么复杂，也一定要条理清楚。这首先是个“识见” 问题，只有思维清晰，条理才会清楚，想法太乱写出来也会乱，所以理顺思路很重要，是个前提条件。有了前提还要学习他人的经验，在实践中逐步把握，以后驾轻就熟，跳出固定模式，怎么写都是好的。文无定法、文成法立，讲的就是这个道理。

安排好结构，做到条理清楚、结构严谨，可注意以下三个问题： 1．层次和段落 一篇公文的结构，最起码的要求是层次清楚，段落分明。这是条理分明的起线。

所谓层次，就是指公文的几个组成部分。安排层次要注意到突出主旨，顺序合理，避免交叉，体例匀称。常见的方式有：

总分式 开始先作总的概括（前言，似“导语”，总结报告中则是总体评价），接着分别叙述。分别叙述的各层次间有一定联系（前后、因果、重轻都可以根据用意来安排），形式上是并列（用序号、小标题或“跳行”），最后一个小结（强调式、升华式、号召式、无尾式或惯用结语）。指示性通知、奖惩性通报、工作计划、调查报告、综合报告等文种，常用这种结构形式。

递进式 各层次内容层层推进，前后有一定关系。例行报告、情况通报、工作总结等文种常用这种结构形式。

时序式 也叫贯通式。按事物进程、时间推移来安排结构。情况报告、事故报告、专题报告等文种，常用此种结构形式。

所谓段落，就是公文结构的基本单位，也叫自然段。划分段落，可以按中心意思（主旨）、条项内容、时间发展阶段等来划分。2．照应和过渡

照应 就是公文内容的前后要有关照和呼应。常用方法有三种：首尾照应，前后照应，题文照应。

过渡 就是上下文之间的衔接和转换，起到承上启下的作用。一是内容转换时需要过渡，二是由总括到分述之间需要过渡。过渡的形式有三种：过渡词（于是、就、因此、总之、可是、由此可见、综上所述，等等），过渡句（公文用在总括文字（前言）的段落末尾，如“现将具体情况报告如下”），过渡段（将过渡句提出来单设一个自然段，一般用在较长的公文中表示内容的明显转换）。3．开头与结尾

开头 方法很多，如引叙式、目的式、概述式、说明式、提问式，等等。但公文的开头一定要“起笔立意”，开门见山，直扣主旨，领起全文，不支不蔓；还要简短凝练，文字少而内容集中，并且文字新颖，引人注目。元代人说的“凤头”就是这个意思。

结尾 常用的方式有总结式、强调式、要求式、呼应式、号召式，等等。但要写得实在，不着空文，要干净利落，不能拖泥带水。元代人说的“豹尾”，就是说结尾如豹尾击石，响亮有力，或者空谷回响，令人回味。

常用公文用法和格式(2009-01-08 09:39:17)标签：杂谈

分类：工作日志

通 知

通知是知照性公文，是上级机关用来批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布规章，向下级机关和有关单位传达需要周知或者共同执行的事项，以及用来任免和聘用干部的。

通知的特点：

1、知照性。通知的主要功能在于知照。

2、广泛性。通知的广泛性表现在多方面。

3、时效性。通知有一定的时效要求。

通知的分类：

根据内容的不同，通知大体可以分为五类：

1、批转、转发、颁发性通知。

2、指示性通知。

3、事务性通知。

4、会议通知。

5、任免通知。

批 复

一、批复的概念

批复是用于答复下级机关请示事项的回复性公文。其制作和应用一般以下级的“请示”为条件。当下级机关的工作涉及到方针、政策等方面的重大问题，报请上级机关审核批准时；当下级机关在工作中遇到新情况、新问题，无章可循，报请上级机关给予明确指示时；当下级机关遇到无法解决的具体困难，报请上级机关给予指导帮助时；当下级机关对现行方针政策、法规等有疑问，报请上级机关予以解答说明时；以及当下级机关因重大问题有意见分歧，报请上级机关裁决时，上级机关都应该用“批复”予以答复。除此之外，有时“批复”还被用来授权政府职能部门发布或修改行政法规和规章。

二、批复的特点

1、针对性。批复的针对性反映在两个方面：一是批复必须针对请示机关行文，而对非请示机关不产生直接影响；二是批复的内容必须针对请示事项，不涉及请示事项以外的内容。

2、回复性。批复的内容属于回复性的内容。因为批复的制作和应用是以下级机关的请示为条件，对上级机关来说是被动的发文，下级机关请示什么事项，上级机关就批复什么事项。并且，上级机关对请求事项无论同意与否，都必须有针对性地明确予以回答。

3、权威性。批复是答复下级机关请求事项的回复性公文，它提出的处理意见和办法，代表上级机关对问题的决策意见，对下级机关具有行政约束力。特别是对一些重大事项的答复，体现了党和国家的有关方针、政策，具有权威性。所以批复一经下发，下级机关必须遵照执行。

三、批复的分类

根据内容、性质的不同，批复可分为两类：一类是审批性批复；一类是指示性批复。审批性批复主要是针对下级机关请示的公务事宜，经审核后所作的指示性答复。比如关于机构设置、人事安排、项目设立、资金划拨等事项的审批。指示性批复主要是针对方针、政策性问题进行答复。这一类批复，不只是对请示机关提出请示事项的答复，而且批复的指示性内容，在其管辖范围内，具有普遍的指导和规范作用。另外，授权政府职能部门发布或修改行政法规和规章的批复，也属于指示性批复。

四、批复的结构、内容和写法

批复由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：

1、首部。包括标题和主送机关两个项目内容。

（1）标题。批复的标题有多种构成形式：一种是由发文机关名称、批复事项、行文对象和文种构成；一种是由发文机关名称、事由和文种构成；第三种是由事由和文种构成；第四种是由发文机关名称加原件标题和文种构成。

（2）主送机关。批复的主送机关是指与批复相对应的请示发文机关。授权性的批复，主送机关应当是被授权发布施行行政法规和规章的下级机关。

2、正文。正文是批复的主体，其内容比较具体单一，层次构成相对固定。其中除授权性批复与一般批复的写法有所不同外，其他批复的结构一般由开头、主体和结语三部分组成。

（1）开头。通过引叙来文以说明批复缘由。首先点明批复的下级机关并写明来文日期、标题和文号，以交代批复的根据。

（2）主体。主要说明批复事项。应当根据国家的方针，政策、法令、法规和实际情况，针对“请示”的内容给予明确肯定（或否定）的答复或具体的指示，一般不进行议论。也有的批复，在批复事项后面概括提出希望和要求，进一步强调批复的主旨。

（3）结语。一般用“此复”“特此批复”等习惯用语。

3、尾部。一般包括署名和成文时间两个项目内容。署名写上批复机关单位名称，并加盖公章；成文时间写明年、月、日。

五、撰写批复应注意的问题。

1、注意行文的针对性。下级机关请示什么事项，上级机关就批复什么事项。

2、批复的观点要明确。无论审批性批复还是指示性批复，上级机关的态度要明朗，不能太原则，更不能模棱两可，以免使下级机关无所遵循。

3、批复要及时。批复是因下级机关的请示而行文，凡下级机关能够向上级机关行文请示的，说明事关重要，时间紧迫，急需得到上级机关的指示和帮助，所以上级机关应当及时批复，否则就会贻误工作，甚至会造成重大损失。

4、批复的行文要言简意赅。要做到言止意尽，庄重周严，以充分体现批复的权威性。

函

一、函的概念

函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。

函作为公文中惟一的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。在行文方向上，不仅可以在平行机关之间行文，而且可以在不相隶属的机关之间行文，其中包括上级机关或者下级机关行文。在适用的内容方面，它除了主要用于不相隶属机关相互商洽工作、询问和答复问题外，也可以向有关主管部门请求批准事项，向上级机关询问具体事项，还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项，以及上级机关催办下级机关有关事宜，如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。此外，函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正。不过这种情况并不多见。

二、函的特点

（一）沟通性。函对于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，起着沟通作用，充分显示平行文种的功能，这是其他公文所不具备的特点。

（二）灵活性。表现在两个方面：一是行文关系灵活。函是平行公文，但是它除了平行行文外，还可以向上行文或向下行文，没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。二是格式灵活，除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比较灵活自便，也可以按照公文的格式及行文要求办。可以有文头版，也可以没有文头版，不编发文字号，甚至可以不拟标题。

（三）单一性。函的主体内容应该具备单一性的特点，一份函只宜写一件事项。

三、函的分类。

函可以从不同角度分类：

（一）按性质分，可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的公务活动往来；便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。

（二）按发文目的分。函可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。

（三）另外，从内容和用途上，还可以分为商洽事宜函，通知事宜函，催办事宜函，邀请函、请示答复事宜函，转办函，催办函，报送材料函等等。

四、函的结构、内容和写法

由于函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。

公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：

（一）首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。

1、标题。公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。

2、主送机关。即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。

（二）正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。

1、开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。

2、主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。

（三）结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。

（四）结语。通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询（商）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。

（五）结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。

署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日；并加盖公章。

五、撰写函件应注意的问题

函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。

其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务等活动的正常进行。

会 议 纪 要

一、会议纪要的概念

会议纪要是一种记载、传达会议情况及议定事项的纪实性公文。它用于党政机关、社会团体、企事业单位召开的工作会议、座谈会、研讨会等重要会议。

会议纪要通过记载会议基本情况、会议成果、会议议定事项，综合概括地反映会议精神，以便与会者统一认识，会后全面如实地进行传达组织落实开展工作的依据。同时会议纪要可以多向行文，具有上报、下达以及与同级机关进行交流的作用；向上级机关呈报，用以汇报会议情况，以便得到上级机关对工作的指导；向同级机关发送，用以通报会议情况，以便得到同级机关的支持和配合；向下级机关发送，用以传达会议精神，以便下级机关贯彻执行。

会议纪要通常情况只印发到会的单位，视情况抄送有关的单位。为便于上级了解工作开展情况，也要抄报上级主管部门。

二、会议纪要的特点

（一）纪实性。会议纪要是根据会议的宗旨、议程、会议纪录、会议活动情况等有关材料综合整理出来的公文。在会议纪要中不能随间篡改会议的基本精神，不能擅自增加或册减会议的内容，不能随便更动与会者议定的事项，不能对会议达成的共识进行修改，也不需要对会议或会议的某项内容进行分析、评论。它要求如实地记载会议的基本情况，对会议存在的分歧意见和问题等，也要真实、概括地予以反映。会议纪要具有纪实性特点，因而具有历史凭证的作用和查考利用的价值。

（二）概括性。会议纪要不同于会议记录。会议记录是由专人把会议的基本情况如实记录下来的书面材料，会议纪要，是根据会议的中心议题、指导思想和议定事项，在会议记录所提供材料的基础上，经过概括、整理、提练、才能形成公文，所以，与会议记录相比，会议纪要能够更集中地反映会议的精神实质，具有高度的概括性。

（三）指导性。会议纪要有两项功能，一项是“记载”，一项是“传达”，并且通过“记载”去“传达”，它所记载、传达的会议情况和议定事项，是与会者及其组织领导者的共同意志的体现，是会议成果的结晶，集中反映了会议的精神实质，因而具有很强的指导性。

三、会议纪要的分类

根据会议性质不同，会议纪要可以分为办公会议纪要和专项会议纪要。

办公会议纪要是各级党政机关、企事业单位、社会团体召开的定期或不定期的工作会议形成的会议纪要。专项会议纪要是为研究专项问题而召开的会议所形成的会议纪要。

根据内容的不同，会议纪要分为专题型纪要和综合性纪要。这种内容的会议纪要比较普遍。

专题型纪要主要反映与会者就会议主要议题，在统一认识的基础上所形成的决定、决议。这种纪要多用于党委会议和机关的行政会议，或座谈会、研讨会等。

综合性纪要则侧重于全面概述会议基本情况，包括会议的议题、讨论情况、讨论结果等。这种会议纪要多用于领导集体办公会议等。

四、会议纪要的结构、内容和写法

会议纪要一般由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的写作要求如下：

（一）首部。这部分的主要项目是标题。有的会议纪要的首部还有成文时间等项目内容。

会议纪要的标题通常是由会议名称和文种构成的。如《全国城市爱国卫生现场经验交流会纪要》、《关于改革××局、××局管理体制的会议纪要》等。也有的由发文机关、会议名称和文种构成，如《××集团公司经理办公