第一篇：文件 电子稿

获得荣誉

1990年以来，该镇农村经济总收入位次由全市乡镇第二名升为第一名。全镇获得的荣誉称号主要有： 首届中国乡镇投资环境100强、国家农业示范基地、中国板栗之乡、山东省双文明明星乡镇、山东省农村经济前200名乡镇、山东省小康乡镇、山东省中心镇、山东省乡镇企业示范区、齐鲁乡镇之星、山东省旅游强乡镇、潍坊市农村工作模范乡镇、潍坊市村镇建设新型乡镇、潍坊市拥军优属模范单位、潍坊市乡镇企业十强乡镇、潍坊市农村工作先进乡镇、潍坊市先进科普示范基地、潍坊市先进基层党组织、潍坊市小城镇建设先进镇、潍坊市科技兴农先进单位。

第一产业

1947年春，昌城实行土地改革，1949年粮食亩产仅59公斤左右，总产仅354万公斤。1978年粮食亩产达到329.5公斤，总产达到2538.4万公斤。

1990年以来，全镇实行农业结构调整。共建冬暖式大棚5000多个，小拱棚1500个，主要种植韭菜、黄瓜、豆荚、芹菜、葡萄、西红柿、茄子等蔬菜瓜果。2000年，与诸城市园艺一场合作，采取“反租倒包”的形式，建立了6000亩无公害蔬菜生产基地，产品全部出口，亩收入高达2000多元。

该镇重视植树造林，保护生态环境。近几年，共投资500多万元，建设苗木繁育基地5000余亩，成材林5760亩，立木蓄积量2.3万立方米，全镇林木覆盖率达30%以上。农田全部实现林网化，促进了农作物的增产增收，取得了较大的社会效益、生态效益和经济效益。

2000年底，全镇实现农村经济总收入29.9亿元，其中种植业2.4亿元，林果业2400多万元，畜收业4.3亿元。

第二篇：电子文件学习心得

电子文件学习心得

档案学司念鹏2008302490037

一个学期马上就要结束了，刘家真老师的电子文件课程也告一段落，在每个星期三的早上，刘老师都会以热情饱满的精神状态和广博渊深的学识迎接我们，并为我们传授电子文件的相关知识。通过一个学期的学习，我们也学到了许多电子文件管理的相关知识。

1.通过学习明了了什么，这个问题是过去不知道的，或是模糊的，通过学习明确了

通过学习，我明白了学习电子文件管理的重要性，电子文件和电子文档这些相近概念的联系和区别，电子文件长期保存的有关问题，元数据的有关知识，电子文件和信息管理系统之间的联系，电子文件管理系统开发的需求过程以及电子邮件管理的一些知识。可以说这些知识点都是原来自己不知道的，通过上课学习才大致弄清楚了，其中，电子文件保存、元数据和电子邮件的知识在没上课之前我自己凭借已有的知识和所见所闻先思考了一些可能的知识点，但是仍然对这些问题的具体内容不甚了了，上过相关章程后我才发现我先前自己思考的东西有很多是不正确的，有很多是不严谨有缺陷的。

一、电子文件保存问题

在我原来的思维中，电子文件保存是很有必要的，而具体的保存方法就是在电脑中单独建立一个新的文件夹，将此电子文件移入，必要的话可以给文件夹加密，并且我知道对文件的保存要用到相应的许多技术，但是对这些技术的具体使用方法却说不出来。经过学习，我大吃一惊，原来电子文件的保存涉及到这么多知识，而且知识点都分的很细很细，特别具体。比如电子文件的保存可以分为短期保存和长期保存，长期保存里又有永久保存，而不同的保存期限对保存的一些要求也不尽相同。保存电子文件的技术要求要确保以下几个方面的实现，首先是文件格式的有效性，然后是文件载体的有效性，再次是对风险或灾难的可抵御性，最后是严格的系统监控管理。文件格式和文件载体的方面我考虑到了，但是我忽略了对风险或灾难的可抵御性和系统监控管理。由于大二所学的《文献遗产保护》课中涉及到对风险或灾难的可抵御性和系统监控管理，所以忽略这一点显然是不用应该的。

另外我还具体学习到了对长期保存电子文件已有的技术解决方案，它包括：（1）迁移，包括硬件迁移和软件迁移，及其优点和存在的问题；（2）仿真，及其几种形式和技术方法，同时及其优点和存在的问题；（3）技术保存，又被称为硬件博物馆，这是我以前没有听说过的，它最大的优点是可以是电子文件以最初的原貌展现，而缺点也十分明显，当被淘汰的硬件软件数量过大时，不可能做到万无一失地保存所有过时的硬件或软件，同时，被保留的这些硬件与软件几乎不可能在当前环境下得到维护，因此难以作为长期解决方案。（4）风干，这个风干我一开始理解错了，以为是晒东西的那个风干，学习过后我才知道此处的风干是指采用最简单的技术对电子文件进行保存，风干只是一种形象的说法。

二、元数据问题

对于元数据这个概念我了解甚少，也没有将其和电子文件联系起来，因为元数据原来只是计算机软件技术里面的内容。但是通过学习我更清楚地了解了元数据，也知道了原来元数据可以使用的范围很广，在电子文件领域也涉及到并且是个十分重要的概念和内容。具体来说，有元数据、元素、元数据集的基本概念，元数据的基本特点，元数据的实质，背景信息与元数据的区别与联系，元数据的基本作用，元数据的主要类型，元数据的创建，元数据的质量评价，元数据标准的设计，文件管理元数据的作用与覆盖范围，文件管理元数据的来源与特点，文件管理元数据的主要类型，文件管理元数据的捕获方式和特点，文件管理元数据的管理原则、方式与特点。老师应该注意到了，我把元数据一章的关键内容全写了下来，因为在学习之前我确实对于元数据几乎一点都不了解，在学习中才慢慢地学到了元数据的一些知识。再加上在ppt演讲时我们组的主题就是关于原数据和其在电子文件管理中的作用，在写小论文和作ppt时查阅了很多元数据的相关资料，所以对元数据的理解又深了一些。

由于元数据的内容较多，所以我举个例子来说明下，通过学习我知道了元数据的创建有许多不同的途径，比如一些基本结构型元数据和管理型元数据是由资源的创建者提供的，他们在创建数字对象或最初数字化过程中创建了元数据；由技术人员设计的自动化处理程序也能够产生这些元数据。对于一些描述型的元数据，由编索引的人或其他信息管理专业人员来创建会更有效。有些元数据的创建，则需要相关研究人员和信息专业人员一起协作。研究人员可以创建一个元数据纲要，完成最容易填补的元数据，然后信息管理人员再对结果进行补充或审查。与此同时，越来越多的元数据创建工具也被开发，可以划分为：模板、置标工具、抽取工具和转换工具几类。模板允许用户将元数据值输入预设的字段中，这些字段与所使用的元素集相匹配。接着，模板将生成一个有关元素及其对应值的格式化集合；置标工具将元数据的属性与值构造进制定的schema语言中，大多数这样的工具生成XML或SGML文档类型定义。有些模板包含这类置标，作为元数据的最终译本；抽取工具可对数字资源进行自动分析并创建元数据，这些工具通常限于文本资源。这类工具只能作为协助创建元数据的辅助工具，最终抽取的元数据通常需要手工进行审查和修改编辑；转换工具可将一种元数据格式转换成另一种格式，源格式目标格式中各元素的相似性将影响附加编辑修改工作的工作量，并且需要手工输入元数据。

由于元数据的内容太多，暂且举这个例子，对于元数据这章我感觉是收获最大的，因为几乎完全是从零学习的，所以感觉学到的东西也最多。

三、电子邮件的问题

电子邮件对于我们来说一点也不陌生，我们几乎每天都会与它打交道。在电子文件领域中电子文件也有着十分重要的作用。我们所谓的电子邮件其实在电子文件领域中其实有更多的内容，我们平时只是接触了其表面，而对其内在的一些东西知之甚少。

比如在收到电子文件后我们可能就会认为其已经保存了，但是在学习后我们知道邮件系统不具备文件保存功能。尽管电子邮件可以借助附件传递更多格式、更大容量的文件，并且邮件数量增长迅速。但是电子邮件系统的容量是有限的，这就必然会带来空间争夺的问题。如果不对电子邮件加以管理，就会由于空间不足而使某些电子邮件消息被自动删除，使具有文件价值的重要邮件面临丢失的危险。此外，电子邮件系统不具有对电子邮件的价值鉴别、组织、分类、处置与存取等功能。

2.对哪些问题理解最深，并有利于今后的学习与工作

感受最深的应该是元数据里面的电子文件元数据在电子文件管理中的作用以及电子文家长期保存的问题。

一、电子文件元数据在电子文件管理中的作用

理解了电子文件元数据在电子文件管理中的作用无疑在今后的工作中针对电子文件管理问题中会更重视元数据的作用。元数据的作用基本可概括为描述、定位、搜寻、评估和选择。在电子文件管理系统中，元数据系统一般是通过设计阶段预设在电子文件管理系统中，作为一个持续的动态过程，自始至终伴随着电子文件的整个生命周期，由此可见元数据在电子文件管理中起的作用是何等重要。以下是元数据在电子文件管理中发挥的主要作用：

1.构建信息检索机制。元数据具有动态跟踪功能，能够即时动态地获取电子文件管理的各项信息，面对海量信息资源管理，借助基于资源组织和发现的描述型元数据，快速发现并获取特定的信息单元。

2.维护信息的识别与读取功能。元数据具有静态映射功能，一旦获取了电子文件所携带的元数据信息，就可以完整地记录电子文件的原始状态，能够系统地映射出电子文件的信息内容、背景和结构；还能够映射出电子文件的生成环境和行政管理环境。只有在获取数据对象的同时也获取这些信息，被检索到的数据单元才是可理解的、可读的。

3．保障电子文件的真实性与凭证性。信息单元的变迁历史和操作记录的信息是管理元数据的元素项，元数据系统能够跟踪记录电子文件从产生那一刻起，其载体、设备及所用技术的变迁史，以及使用干预该文件的整个历史过程，即不论载体、设备、技术如何更新换代，不论使用者、使用人数的多少都全部作为历史数据保存下来，记录备案。这些为数字信息单元真实性和凭证性提供了重要的佐证。可见，元数据成为电子文件管理的关键所在。

二、电子文件长期保存的管理方案

电子文件的长期保存一直以来都受到特别的重视，而保存中的一些问题只有理解了才能在以后的工作中电子文件保管这方面有的放矢。

长期保存电子文件的管理涉及多方面的内容，有几个必须考虑到主要问题：

1.将长期保存的电子文件从原生系统中分离出来。电子文件的逻辑归档并不要求将电子文件的数据装一道档案馆保存，但这并不意味着允许将长期保存的电子文件放在原生系统中。

2.电子文件格式的监控与迁移。系统中的文件格式应被监控并定期检查，以防文件格式过时。若不能对格式进行监控并定期进行转换，信息就可能丢失。

3.电子文件的备份和安全拷贝。电子文件在其保存过程中面临着种种潜在的威胁，例如系统故障、人为误操作等，因此需要对电子文件进行备份和安全拷贝，从而在电子文件管理系统遇到人为破坏或者自然灾难时能够通过备份或者拷贝对系统及其数据进行有效地恢复。

4.电子文件载体的更新和迁移。电子文件常见的存储介质包括磁带、磁盘、光盘等。电子文件的存储介质寿命很有限，而且容易变质，易受阳光、尘埃、磁场、温湿度等外界因素的因素的影响。为了避免由于载体损坏所带来的文件丢失或者破坏，必须要对电子文件载体进行更新和迁移。

5.灾难预防。电子文件的灾难预防比纸质文件重要，因为其数据高度集中，还因为其存储介质稍微受损就会丢失数据，甚至无法恢复。预防灾难的相关管理方案有：

（1）加强电子文件存储库的安全防护措施。

（2）制作常规数据备份件。一旦灾难发生，就可以通过备份恢复档案数据，降低电子文件保存过程中可能造成数据丢失的风险。

（3）灾备。不同于常规数据备份，它是通过在异地建立与维护一个备份中心，利用地理位置上的分离来保证电子文件存储系统对灾难事件的抵御能力。

谢谢老师！

第三篇：电子文件的鉴定

浅议电子文件的鉴定工作

摘要

随着信息技术的飞速发展，电子文件大量产生，并成为人类社会记录信息传达信息和留存信息的重工具。在这种历史条件下，档案界对电子文件的管研究成为不可推的历史责任。鉴定作为电子文件管理中最难也最具挑战性的环节，很自然地成为档案界殿对电子文件时代挑战的一个重要课题。传统的鉴定方式对电子文件的鉴定、整理等管理职能逐渐呈现出越来越多的不适应，尤其是电子文件鉴定中，由于受到其自身的客观性因素、以及主观因素的影响，给电子文件鉴定带来一定难度。

关键字：电子文件鉴定方法

档案学者莫斯说过： “鉴定是档案工作整个系统中第一关键性决定，是随后所有决定得以产生的基础，因而是档案工作的首要职能，鉴定的重要性居第一。”鉴定工作是档案工作的核心，直接影响和制约着档案管理工作的其它方面。电子文件鉴定问题理所当然地成为档案工作者关注的焦点。加拿大档案学者T·库克也曾对电子文件鉴定的特殊性作过精辟论断： “作为鉴定的核心一一鉴别具有永久保存价值文件的过程需要改变，这是因为文件的传统概念和物质形态不复存在，需要鉴定的文件数量过大，而这种鉴定往往必须在一份文件产生之前在计算机系统设计阶段完成，鉴定将因此侧重于职能、业务和风险分析，而非文件及其潜在价值”。库克的观点在档案界获得相当一部分学者的认同，事实上也毋庸置疑。

1.电子文件鉴定与传统纸质文件鉴定的区别

(一)鉴定内容。一般来讲，档案文件的鉴定主要包括价值鉴定(内容)与真伪鉴定(原始性)。对于传统纸质文件来说，其信息与载体是紧密结合难以分离的，要分离或者进行涂改都要留下痕迹，因此其鉴定主要侧重于对文件的内容进行鉴定，即主要是价值鉴定，除了高龄档案以外，对文件所处的技术状况和载体基本很少考虑。但是对于电子文件而言，其信息

很容易与原始载体脱离，在其他载体中不留痕迹的转移，很难区分哪个是原件；同时信息在转移的过程中很容易被改动和删除，难以确保其内容是最初生成的那样，很难确定文件的原始性，这些特点使得电子文件的原始性鉴定显得分外重要。电子文件的原始性鉴定包括可靠性和完整性鉴定，主要通过技术手段来实现。所以电子文件的鉴定就包括内容鉴定与技术鉴定两个方面，即形成了电子文件的双重鉴定。技术鉴定要求对电子文件的各方面技术状态进行全面的检查，包括硬件如载体、网络连接设备等，软件如文件的可读性、可靠性、完整性、有无病毒鉴定等。而电子文件的内容鉴定与传统纸质文件的鉴定基本相同，都把工作的着眼点放在文件所含的信息与其形成机构的分析上。

(二)鉴定程序。文件鉴定的程序往往是和文件运动的生命周期相对应的。传统的纸质文件的生命周期主要划分为形成、现行、暂时保存和永久保存四个阶段。其鉴定程序也有四个层次：(1)文件在文书处理完毕归档时进行初步鉴定，确认其是否有保存价值；(2)档案室对保管期满的文件进行第二次鉴定，以决定其是否应该继续保存；(3)文件需要移交给档案馆时进行第三次鉴定，以确定是否进馆；(4)档案馆对保管期满的档案进行第四次鉴定，对保存不当的档案进行调整、销毁。传统的纸质文件是在文件处理完毕后，对积累的文件集中起来进行鉴定；而电子文件则要求在文件形成之前或形成之中进行鉴定，而且是实时鉴定。此后的几次鉴定，除了电子文件要考虑载体和安全外，二者是比较类似，都侧重于内容。

(三)鉴定方法。传统纸质文件的鉴定主要是直接鉴定法。它要求档案人员逐份逐页地阅读文件的具体内容，分析其内容、来源和时间等因素，而不是根据案卷目录和标题进行文件价值的判断，这种方法是以单份文件或案卷为中心进行鉴定工作的。面对文件数量的急剧增长，直接鉴定法显得捉襟见肘，档案界也对档案鉴定理论进行了大胆的探索，把目光投向了更加宏观更具有全局性的根据职能标准进行鉴定的方法，一些国家进行了积极有效的实践。如1989年加拿大国家档案馆就开始采取“新宏观鉴定接收战略”，将档案的鉴定方法集于一种以文件前后关系为基础，以来源为中心的框架中，使得职能鉴定法得到了实践的认证。由于．电子文件的数量惊人，同时文件的内容具有易逝性和易变性，决定了在电子文件还处于设计阶段就进行初次鉴定，就不存在逐件逐张的鉴定，更需要一种高效率的“批处理”鉴定方式。因此职能鉴定法在电子环境下得到了更广泛的认可。针对电子文件鉴定的方法，美国的戴维·比尔曼最先提出“来源力量”这一概念，说明电子文件管理的基本问题是鉴定文件的职能来源，并且职能

来源信息包括数据内容、数据结构、数据联系。随后的凯瑟琳·加沃尔对其进行了进一步解释，而德国的汉斯·布姆斯则于1991年明确提出鉴定要通过了解主要文件形成机构的职能来间接进行，档案工作者要对文件形成部门的职能进行有效地分析，此后的特里·库克更是提出了“后保管鉴定法”，都使得职能鉴定法在电子文件鉴定领域得到了发扬光大。在我国档案界对职能鉴定论的呼声也很高直接鉴定法和职能鉴定法在纸质文件和电子文件的鉴定中都有应用，只是其侧重不同。在电子文件的初次鉴定之后的鉴定阶段中，直接鉴定法仍然发挥着重要的作用，尤其是在技术鉴定时要对每份文件进行全面地检查，不能用“批处理”的方式。只是电子文件的鉴定是可以随时进行，而且鉴定时涉及到计算机系统知识和元数据的问题，和纸质文件有明显的不同。而在对纸质文件的直接鉴定中并不排除职能因素，而是在机构职能的基础评估文件的价值，特别是在文件数量增多的情况下。所以职能鉴定不是电子文件的专利，只是在电子文件时代显示出了更大的优越性。个人认为，纸质文件和电子文件在鉴定方法上没有大的区别，电子文件时代职能鉴定法不可能取代直接鉴定法；而且新的职能鉴定方法或者说“宏观职能鉴定法”也和传统的职能鉴定法没有本质的区别，而且显得更加抽象一些，在文中就统一用职能鉴定法。

(四)鉴定标准与鉴定人员。一般来讲，传统文件的鉴定主要依据文件的属性标准和社会需要标准，即通过分析文件来源、内容、形式特征、效益和社会需求等全面把握其价值。但是电子文件仅仅依照这些标准是不够的，人们对电子文件提出了另外一个标准：技术标准，具体原因如前文所述，由电子文件自身的特性决定。另外正是由于电子文件多了一层技术鉴定，所以对文件鉴定人员也提出了新的要求。传统纸质文件鉴定的人员一般是由文件人员、业务人员、档案人员进行不同阶段的鉴定。与纸质文件的鉴定不同的是，信息技术人员也是鉴定电子文件不可少的专家，特别是在文档一体化的管理过程中，需要他们对原数据进行识别和保留，就电子文件的捕获和维护提供专家意见，并承担这方面的工作。

(五)鉴定的特点。这一方面主要是从以上几点总结出来的，由前文可以看出电子文件的鉴定过程具有一些新的特点。首先是多维性，表现在鉴定的范围拓宽，要看文件信息，又要看文件的技术状况，同时鉴定工作要与其他工作如文档管理系统的设计等有密切联系，内容有交叉的地方；其二是连续性，要不断地随着文件信息的迁移对信息和载体进行鉴定；其三是分散性，鉴定职责由多方承担，如系统设计部门，标准检查部门等，特别是需要文件形成部门、档案部门和计算机部门要通力合作，才能保证

文件鉴定的质量。这些特点在传统文件的鉴定中或多或少的具有，但是没有电子文件鉴定中表现得直观和明显。

2.电子文件鉴定的内容

电子文件鉴定的工作内容包括文件内容鉴定和技术鉴定。内容鉴定和传统纸质文件的鉴定工作基本相似，技术鉴定主要包括电子文件完整性、可读性、记录方式、载体情况、病毒情况、保管费用的检查等各方面。

电子文件的技术鉴定，一般包括以下几个方面：

(一)可读性鉴定。必须确保所保存的电子文件的内容在管期限内可以正常的读出!没有丢失或产生差错，否则，即使文件中的信息有着极大的价值，也没有保存的意义。

(二)可靠性鉴定。它主要检测电子文件的可信度和真实性。为此，在鉴定时要保证有关电子文件的背景信息和元数据的安全，不易被修改破坏。

（三）完整性鉴定。由于电子文件的产生分散，一套电子文件可能由分布在不同地方的多个部分组成，因此，在进行技术鉴定时!要保证同一项目中所有的电子文件收集齐全。同时，在进行电子文件的完整性鉴定时!还要注意除了文件的实际内容和计算机系统自动加上的一些信息外，是否还有一些有关该份电子文件的辅助信息被遗漏，否则将影响该文件的阅读利用"

（四）无病毒鉴定。由于档案管理部门，尤其是档案馆的电子文件来自四面八方。比起一个业务部门，一个机关受病毒侵害的概率自然大大增加，档案部门一旦遭受病毒感染，其危害是难以估量的。因此对于以介质状态接收进来的电子文件，应使用查毒、杀毒软件进行检测和处理。

（五）载体状况鉴定。电子文件的载体是信息最直接的“生存环境”，载体质量发生问题会直接损伤存储在上面的信息，可在有关设备上演示或检测，确认归档文件载体质量良好，运转正常。.电子文件鉴定的程序

由于电子文件的特殊性，电子文件的鉴定程序也与传统文件有所不同。电子文件的鉴定分为逻辑层和物理层两个层次，而传统载体文件的鉴定一般只限于物理层。

传统档案文件的鉴定程序是这样的：初次鉴定是文件在文书处理程序完毕后立卷归档时进行的，以确认其是否有保存价值：档案室对保管期满的档案进行第二次鉴定，以决定其是否应继续保存；第三次鉴定是档案需移交给档案馆时进行，以确定其是否进馆；第四次鉴定则是档案馆对长期保管的档案进行期满鉴定。传统文件的鉴定是针对文件实体进行的文件内容价值的评估。我们将这种对实体进行的操作称为物理层的鉴定。电子文件不仅有物理层的评估，更为重要的是还有逻辑层的鉴定。所谓逻辑层的鉴定是以职能分析为基础，从概念一卜而非实体上指出哪些文件应当被捕获、哪些文件应保存可存取性，而不是对文件内容的价值进行讨论。逻辑层的鉴定与文件实际上怎样被记录无关，也与常见的技术变更无关。

在电子环境，由于一方面“根本不存在档案工作者或信息管理者传统意义上理解的文件实体，而只是一系列反映不同职能活动的动态信息集合。在某一特定时刻，数据元素以不同方式为处理不同事务而组合或重组，在此过程中文件属性得以体现，在终端显示器上却转瞬即逝⋯⋯”。因此，这些由若干数字信息通过瞬间逻辑组合而成的、极度不稳定的电子文件如不及时存盘或打印、输出复制至其它硬拷贝上，极有可能转瞬消失得无影无踪。另一方面，有许多信息系统具有动态删除和更新数据的功能，若文件制作者、承办者和使用者不去关注电子文件的鉴定归档问题，则会大大增了电子文件随时被删除的可能性。因此，电子文件的初次鉴定不可能像纸质文件那样等到文书处理程序完毕之后再进行，而必须提前到信息系统设计的时候进行。也就是在编制信息系统软件时，就把有关鉴定的准和程序编入到系统软件之中，从概念上明确哪些文件应保存、应保存多久等，即进行逻辑层的鉴定。正如国际档案理事会电子文件委员会编制的《电子文件管理指南》。书指出：“设计阶段是评估电子文件最合适的阶段，因为这个阶段提供了证实从评估的决定是继评估结果之后实际得到实行的最佳时机。”但是，提前在信息系统设计阶段进行初次鉴定对于大多数电子文件而言是有一定难度的，至今尚无成功的经验。为此，该《指南》指出，若设计阶段未能进行鉴定，可以在电子文件的形成阶段加以弥补，而到了以后的阶段则相对比较闲难。

电子文件的物理层鉴定也可划分为若干层次。物理层鉴定的初次鉴定

主要是对电子文件的内容价值进行鉴定。本单位制发的文件可由草拟文件的人在草拟文件的同时，根据保管期限表提出对保管期限的建议；外单位来的文件由负责承办的人在承办文件的同时，提出对保管期限的建议；档案部门应从网上进行监控与确认。电子文件的第二次鉴定是在电子文件脱机保存在移动载体上时进行的。次鉴定的内容既包括对内容价值的鉴定，也包括技术鉴定。电子文件的第三次鉴定从理论上讲应该是档案室在电子文件保管期满时进行，但为了保证贮存在光盘、磁带上的数字信息能长期存取，电子文件需不断地定期复制。因此，往往可以将两者结合起来，在复制前对电子文件再作一次内容鉴定，确系有继续保存价值的电子文件才复制，否则可删除销毁。当电子文件向档案馆移交时，对它进行第四次鉴定，以确保进入档案馆的电子文件均是具有永久保存价值的。

文件鉴定工作一直都是档案工作的薄弱环节，虽然学术界对文件鉴定的研究非常关注，可是我国还没有建立比较完善的档案鉴定制度在可以预见的未来电子文件的生产速度也会大幅增加，因此档案工作机构必须加强文件的鉴定工作，特别是电子文件的鉴定工作，将真正有价值的档案更好的保存下来。

参考文献

【1】李继军 电子文件的整理归档和保管利用[期刊论文]-咸宁学院学报2005,25(2)

【2】董秀梅 电子文件归档管理的问题及对策[期刊论文]-哈尔滨职业技术学院学报2009(3)

【3】谭新浅析电子文件与纸质文件不同鉴定方法的运用[期刊论文]-卫生职业教育2009,27(14)

【4】路宜庆.马淑娟论归档纸质文件与电子文件整理的统一[期刊论文]-山东档案2003(1)

【5】张丽霞 电子文件与纸质文件的区别[期刊论文]-陕西档案2001(5)

【6】张秀敏 电子文件与传统文件鉴定之比较研究[期刊论文]-浙江档案2003(9)

【7】于慧敏 国外电子文件的鉴定理论分析及启示[期刊论文]-兰台世界2003(3)

【8】谭争培论电子文件鉴定的特殊性[期刊论文]-档案与建设 2002(01)

第四篇：电子文件管理讲稿修改版

绪

论

 ★课程的性质、目的和任务  性质：必修的重要专业课程。

 目的和任务：通过本课程的学习，使学生了解电子文件和电子文件管理的一般理论，引导学生以完整的“电子文件观” 来理解、思考和把握电子文件及其管理问题，学会用对比的方法来分析和掌握电子文件与传统纸质文件的不同特点，以及与二者相适应的管理理论和管理模式，最终使学生达到系统地掌握电子文件管理的基本理论和实践方法。 ★教学方式、课程考核方法

 教学方式： 讲授、案例、讨论

 考核方式：闭卷考试

总学时数：64

学分：4  成绩评定：

 总评成绩构成：平时考核（30）％；结课考核（70）％

平时成绩构成：考勤考纪（10）分；作业（15）分；课堂提问（5）分

★教材及参考资料  建议教材：

 《电子文件管理基础教程》丁海斌、卞昭玲主编，辽宁大学出版社，2011.9  参考资料：  1．《电子文件管理教程》，冯惠玲主编，中国人民大学出版社，2001年版  2．《电子文件管理理论与实践》，刘家真主编，科学出版社，2003年版  3．《拯救数字信息—数据安全存储与读取策略研究》，刘家真等著，科学出版社，2004年版  4．《电子文件管理学》，金波、丁华东编著，上海大学出版社，2010年版  5．《电子证据―当代机构文件管理战略》，戴维•比尔曼著，中国人大出版社，2000年版



一、档案技术工具的演进



档案技术工具，主要包括档案物质载体工具、档案信息记录符号工具、档案信息传播工具等。

档案物质载体工具：

甲骨、青铜、竹木简、纸张、胶片、磁盘、光盘等

档案信息记录符号工具：口口相传、图画、文字、数码

档案信息传播工具：网络、书籍等 

（一）无技术工具时代暨无档案时代

口语时代：口头语言所创造的“语义世界”是非固化的，它的记录与传播方式是从人体到人体。这种记录与传播方式具有即时性、狭窄性、不准确性。同样也没有任何物质工具参与信息的存储与传递过程。

示现时代：信息管理与传播的无物质工具时代，是指人们面对面传递信息时代，也就是人类的无档案时代。示现时代使用的信息媒介是示现媒介，示现媒介主要指人类的口语，也包括表情、动作、眼神等非语言符号（即身体语言），它们是由人体的感观或器官本身来执行功能的媒介系统，没有任何物质工具参与信息的存储与传递过程。

（二）单一再现技术工具时代



单一再现技术工具时代的信息记录与传播工具包括文字、印刷、摄影及相关载体等。其基本特点如下：

其所采用的基本档案载体的单一性比较强。

记录手段也具有单一性。 在这一类系统中，信息记录与信息接收所面对的是单一层次的技术工具，其操作模式是：人→工具→人。

文件与档案产生于人类野蛮时代向文明时代过渡阶段，必须具备以下三个条件：

随着农业种植技术的产生，人类逐渐从食不饱腹到产生剩余产品，使人们有时间从事单纯的为获取食物进行的生产活动之外的其他活动，特别是精神的知识的保存与生产活动。

人类必须发明通用性、形式化的信息表现技术——书面记录符号，如地图、文字等。

人类必须掌握简单的文献载体加工技术，如纸草、甲骨等。

1.手抄时期的档案工作

(1)概况：

在文字产生之后、印刷术产生之前（公元前3000年至约公元1045年），档案文献记录经历了一个手抄时期。手抄档案效率低、规模小、成本高。

(2)粗载体阶段是手抄时代的主体阶段

其特点：

第一，由于工艺技术水平有限，档案所使用的载体只是经过初步加工的自然物，如甲骨、纸草、简牍、金石等。

第二，由于手抄档案效率低，当时的文档工作机构相对比较庞大。

第三，文件、档案的产生、保管和利用的范围很窄，主要局限于王室范围内。

第四，这一时期开始有了专门的档案库房和初级的档案管理。

第五，手抄时期，档案作为原始文献始终占据书面信息记录的主导地位。

(3)手抄时代档案文献的主导地位主要表现在：

首先，文件和档案的产生有利于人们对知识和经验的积累，对文明发展起到了重要的基础作用。

其次，作为一种书面传播工具，文件和档案对社会发展起着重要的知识传播作用。

2.印刷时代的档案工作

(1)概况：

印刷术发明之后，人类掌握了对文献型信息进行批量生产的能力。纸张和印刷术的广泛使用，使档案工作产生一些新特点：  促进了档案数量的增长。

 促使人们具有了专业的档案架阁库的概念。 促使人们对档案分类属性和管理方法的研究。 促使人们建立专门的专业教育系统。

(2)印刷时代档案文献的地位：

首先，档案传播知识主角的地位逐渐让位于图书。

纸张特别是印刷术发明之后，由于图书、杂志等出版物在数量上可大量重复，所承载的知识体系较完整、综合，其作用尤其是传播知识、宣传教育等方面的作用逐渐突出。

其次，在纸张时代，档案扮演的社会角色主要是社会记忆、国家与社会管理工具的角色。

总之，印刷术发明之后，档案的凭证价值是其价值的主要方面，其情报（参考）价值是次要方面。



（三）迭加技术工具时代



迭加技术工具时代，亦称机器时代，这些机器包括电信、电话、唱片、电影、广播、电视、计算机网络系统等等。在微观意义上，机器时代主要指计算机时代。其基本特点：

1.信息记录与传播依赖于机器。

2.在绘画、文字、声像等记录工具之上，又有了迭加工具数字，且数字化实现了传统工具的集合－－多媒体。

3.载体可以有多种选择，可以是磁性载体，也可以是光学性载体。

迭加技术给档案和档案工作带来的变化：

1.档案自身存在形态发生根本性变化。纸质档案时代，档案是半虚拟化的。电子档案时代，数字化、电子化使档案存在形态完全虚拟化－－符号与载体都是虚拟化的。

2.档案管理实现了从物理管理为主向逻辑管理为主的转变。

3.文档一体化与数字档案资源全球化。

4.档案工作由边缘回到核心。

二、信息技术的发展对档案工作的影响

1、计算机在档案管理中的广泛应用，改变着人们管理档案的方式和手段。

2、为档案工作提供了新的管理对象------电子文件

3、对档案学理论提出新的挑战

（1）一些基本概念失去了传统的内涵

（2）档案学的一些基本理论和原则需要重新认识

（3）电子文件的管理理论、方法和管理体制需要全面建立

（4）随着电子文件与档案理论研究的深入，档案学者提出了一些新的理论观点。

三、创建电子文件管理学的必要性和可行性

（一）建立电子文件管理学的必要性

1、是档案学专业人才培养的时代要求

2、保护电子记忆，是档案工作的历史使命

3、是档案学理论和学科建设的内在需要

（二）建立电子文件管理学的可行性

1、有大量的电子文件管理研究文献和较为成熟的理论为基础

2、有我国电子文件管理实践的支持

3、可以借鉴国际上相关的管理理论、经验和方法

四、电子文件管理学的研究对象和任务

（一）电子文件管理学的研究对象

电子文件和电子文件管理

（二）电子文件管理学研究的任务

在研究电子文件的形成、特点和价值的基础上，依据和利用现代信息技术环境，总结电子文件管理工作实践经验，探索电子文件管理规律，建立电子文件管理的基本理论和基本方法，建构电子文件管理学理论体系，指导电子文件管理工作实践，从而保证归档电子文件的真实性、完整性和有效性，最大限度地发挥电子文件的作用。

五、电子文件管理学的学科性质

1、电子文件管理学是档案学的一门分支学科

2、电子文件管理学是一门综合性学科

3、电子文件管理学属于应用学科，具有较强的实践性

六、电子文件管理学的研究方法

1、马克思主义唯物辩证法是电子文件管理学研究的方法论准则

2、继承与创新相结合的方法

3、吸收、借鉴科学研究的一般方法

4、引进移植的方法  思考与练习题：

1.名词：档案技术工具

2.论述档案技术工具的演进及其对档案工作的影响

3.分析档案载体演变的历史过程 第一章 电子文件概述

第一节 电子文件的形成

*

一、无纸时代的历史必然性 *

1、“无纸时代”的概念 *

2、“无纸时代”到来的必然性依据

*

3、“无纸时代”到来是一个过程，并需要有一个 判断标准

* 无纸时代：是指在我们的现实工作与生活中，纸张已不再是我们的书写工具，取而代之的是计算机、网络、磁载体和光载体等基本工具。* 历史上记录方式的变革大约经历了四个阶段： * 第一阶段：原始材料的直接利用阶段。* 第二阶段：原始材料的粗加工阶段。* 第三阶段：纸质文件阶段。* 第四阶段：电子文件阶段。*

二、电子文件的发展历程

* 电子文件发展要经历四个阶段： * 第一阶段：过程阶段。

* 第二阶段：辅助性电子文件阶段。* 第三阶段：电子文件阶段。* 第四阶段：无纸阶段。*

三、电子文件生成途径

* 目前，电子文件的生成途径主要有两种：直接生成和模数转换。直接生成的电子文件称为原生性电子文件，经过模数转换生成的电子文件称为再生性电子文件。*

（一）直接生成

* 是指文件初次形成即直接在各种数字技术环境中以数字形态产生，或通过各种数字技术设备直接对各种事物的特征、声音和图像等多媒体信息接收、采集而成。*

1、办公自动化 * 办公自动化（Office Automation,简称OA）是指对办公信息进行自动操作（如文字处理、文档管理）的数据处理系统。它利用先进的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人—机信息系统来协助完成，达到充分利用信息，提高工作效率和工作质量，提高生产率的目的。

OA在我国自20世纪70年代开始发展，到20世纪90年代中期大致经历了三个阶段：

第一个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用现代办公设备，如传真机、打字机、复印机等；以单机为主、以实现个人事务处理为目的。

第二个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用电脑和打印机，通过电脑和打印机进行文字处理，表格处理、文件排版输出和进行人事财务等信息的管理等；

第三个阶段的主要标志是办公过程中网络技术的普遍使用，这一阶段在办公过程中通过使用网络，实现了文件共享，网络打印共享，网络数据库管理等工作。* 一般OA系统的基本模块 *（1）工作流处理

*

利用计算机技术将手工作业程序计算机化，包括系统设备、工作流程设计、工作流监控。生成的电子文件包括在设计、维护、监控过程中的各类记录。*（2）收文管理

* 包括收文登记、拟办、图像及文本自动传阅、分发批办、接收清退、检索利用等。生成的电子文件包括所收文件、登记信息、拟办批办意见、传阅信息、利用登记等。

*（3）发文管理

（4）办件管理*

（5）会议管理

（6）视频会议 *（7）领导办公

（8）公共信息栏*

（9）电子论坛

（10）电子邮件 *（11）自动传真

（12）个人事务处理*（13）文档管理

（14）系统配置 *（15）个人工作台

（16）人事档案管理 *

案例1

案例2 *(2)数码相机

Digital Camera(DC)，是一种利用电子传感器把光学影像转换成电子数据的照相机。• 数码相机广泛应用于各个领域：印刷业、医疗卫生、建筑监理、保险备案、军事侦察、广告、日常生活等

*(3)集成制造系统（CIMS）—— Computer integrated manufacturing system * CIMS是通过计算机硬软件。并综合运用现代管理技术、制造技术、信息技术、自动化技术、系统工程技术。将企业生产全部过程中有关的人、技术、经营管理三要素及其信息与物流有机集成并优化运行的复杂的大系统。

其核心内容主要由三部分组成：计算机辅助设计、制造与产品数据管理（CAD/CAM/PDM）

* CAD(Computer Aided Design): * 利用计算机及其图形设备帮助设计人员进行设计工作。在工程和产品设计中，计算机可以帮助设计人员担负计算、信息存储和制图等项工作。* CAM(computer Aided Manufacturing）：

*（计算机辅助制造)的核心是计算机数值控制（简称数控），是将计算机应用于制造生产过程的过程或系统。

* PDM（Product Data Management）产品数据管理

* PDM是一门用来管理所有与产品相关信息（包括零件信息、配置、文档、CAD文件、结构、权限信息等）和所有与产品相关过程（包括过程定义和管理）的技术。*(4)遥感技术

* 遥感是指非接触的，远距离的探测技术。一般指运用传感器/遥感器对物体的电磁波的辐射、反射特性的探测，并根据其特性对物体的性质、特征和状态进行分析的理论、方法和应用的科学技术。

* 遥感技术广泛用于军事侦察、导弹预警、军事测绘、海洋监 视、气象观测和互剂侦检等。在民用方面,遥感技术广泛用于地球资源普查、植被分类、土地利用规划、农作物病虫害和作物产量调查、环境污染监测、海洋研制、地震监测等方面。

*（5）地理信息系统（Geographic Information System, 简称 GIS）

*

地理信息系统广泛应用于资源调查、环境评估、灾害预测、国土管理、城市规划、邮电通讯、交通运输、军事公安、水利电力、公共设施管理、农林牧业、统计、商业金融等几乎所有领域。

*(6)卫星系统

* 人造卫星通常指环绕地球飞行的无人航天器。“九五”以来，我国先后成功发射气象卫星、通信广播卫星、资源卫星、“北斗”导航卫星等多种类型的卫星。*(二)模数转换

* 模数转换是指将模拟信息转换成数字信息，以便计算机处理的过程。

* 模拟信号指用连续变化的物理量表示的信息。其信号的幅度、频率或相位随时间做连续变化，如传统广播电视的声音或图像信号。

*

数字信号是人为地抽象出来的在时间上不连续的信号，如一系列断续变化的电压脉冲、光脉冲等。

* 进行模数转换需要利用一定的输入设备和技术，主要包括：

*

1、键盘

2、笔绘版

3、手写字

4、语音输入和声控

5、扫描仪

6、条码技术

*

四、电子文件来源途径

*

（一）电子政务【中国电子政务网：http://www.xiexiebang.com

作业：通过搜索引擎查找几个电子商务网站，并从中选择一个，分析它在进行商务活动中可能产生的电子文件及其类型。第三节

电子文件的特点和作用 *

一、电子文件的特点

*

（一）信息的非人工直接识读性 *

1.人与信息之间关系发展的三个阶段

第一阶段，口口相传

第二阶段，人—信息工具—人

第三阶段，人—工具—工具之工具—人

★2.科学地客观得认识“非人工直接识读性”

思考： 一份数字文件的读者是程序。——杰夫•罗森伯格 *

（二）对计算机系统的依赖性 * 依赖的两层含义：

一是文件管理活动必须借助于计算机系统才能实现。这是电子文件永恒的特点。

二是计算机系统的不兼容问题。这一问题随着电子计算机技术的发展将逐渐得到解决。* 电子文件的系统依赖性在近期有碍于它的使用和发展，但从发展的眼光看，是实现自动化管理的必要条件，是电子文件先进性的表现之一。*

（三）信息与特定记录载体之间的可分离性

* 信息不再具有固定的物理位置，也不再对特定记录载体“从一而终”，可以根据需要随时扩展、缩小或改变存储空间，在不同存储介质之间转换。*

（四）信息存储的高密度性

电子文件信息的存储密度大大高于以往各种信息存储介质。而且，随着计算机技术的不断进步，电子介质的存储密度还在以难以想象的高速度继续加大。把一个档案馆的全部档案、一个机关的去文件放在一张光盘里，已不再是神话。*

（五）多种信息媒体的集成性

* 电子文件是多媒体的，是立体的，是一种全方位的记忆和再现，实现了文件功能的革命性变化。

* “多媒体即是本质上互动的媒体”。用户可以与计算机上的“多媒体文件”发生互动，有了更大的参与性和选择性。这无疑是电子文件在表现功能和输出功能两个方面实现了巨大的飞跃。

*

（六）文件形成与更改的可操作性 *

1.“随心所欲”的文件制作与利用 *

2.可变性可能带来的负面影响

电子文件的可操作性有时会表现为可变性。这种可变性会使人们对电子文件的真实性产生怀疑，怀疑它具有某种与文件和档案属性不符的特点。在办公自动化系统中，这种可变性往往被设定的固定程序所预防，一般不易发生。*

讨论：信息与载体的可分离性

*

传统纸质文件时代，文件信息也可以通过手抄或复制等方式，使其脱离原载体，进行信息转移、传播，这是否也属于信息与载体的可分离性？ *

讨论：电子文件的虚拟性

《汉语大词典》中“虚拟”的含义主要是“虚构”、“设想”； “非物质的”、“非实体的”

陈志良：广义的虚拟是指规则文明或符号文明，是人类对各种规则的合成、选择及其演化。

狭义的虚拟是指当代的数字化的表达方式和构成方式、实践方式和创造方式。

*

二、电子文件的作用

*

（一）可以改变办公方式、提高办公效率*

（二）有利于文档一体化的实现 *(三)可以充分发挥信息资源共享的优势*(四)电子文件能集成多元化信息 * 第四节

电子文件的形成规律和生命周期 *

一、电子文件形成规律

* 指电子文件从制作到生成的过程中所表现出来的种种内在规律性。作为电子文件管理方法的一句，电子文件形成规律的研究具有十分重要的意义。* 1.电子文件的形成与业务活动的开展同步进行 * 2.电子文件的形成依赖于系统 * 3.电子文件信息形成与存储分散化 * 4.数据类型与文件格式多样化 * 5.电子文件信息生成的动态性 *

二、电子文件生命周期

*

（一）国际档案理事会对电子文件生命周期阶段的划分 *

概念阶段*

产生阶段*

维护阶段 *

（二）何嘉荪对电子文件运动阶段的阐释

* 第一阶段：文件的孕育形成阶段* 第二阶段：文件的现实使用阶段

* 第三阶段：文件的暂时保存阶段* 第四阶段：文件的保存阶段或历史阶段

（三）佛兰克•厄普沃德的“循环周期论”

* “往复运动于生成到处置的连续体中的一个过程”。*

三、文件连续体理论

* 20世纪80年代，澳大利亚档案学者提出的一种新型文件管理理论或概念模型 阅读资料：

1.文件连续体理论的借鉴与反思，吴品才，档案学通讯，2009（6）

2.文件生命周期理论与文件连续体理论关系研究述评，朱慧钰，北京档案，2006（1）* 第五节

电子文件的原始性与法律证据性 *

一、电子文件的原始性 *

（一）传统文件的原始性

*

（二）电子文件原始性认定的困难 *

（三）重新界定“原始性”

*

（四）国外对电子文件原始性（或原件）问题的确认方法

阅读资料：电子文件原始性的认定与维护 : http://www.xiexiebang.com/view.asp?id=865 讨论：电子文件是否具有法律证据性 *

二、电子文件的法律证据性 * ＠电子文件的法律证据效力

* 法律证据效力：指一种证据它是否具有证据价值，是否被法律认可，以及它在作为法律证据使用时证明力度的大小等一系列的问题。* 1.电子文件法律证据价值 *

体现：（1）电子文件具有凭证作用*

（2）电子文件具有人可读形式 *

（3）电子文件具有多种信息媒体集成性 * 2.电子文件的证据能力

* 证据能力：又称证据的可采性，是指证据资料在法律上允许其作为证据的资格。*（1）世界各国关于电子文件证据能力的规定 * ①证据规则模式

* 一般不具体规定哪种形式的证据资料可以为法律所接受，而是靠确立一系列的证据规则来确定证据的可采性。* A：传闻证据排除规则

* 英美法系国家所确立的一项证据规则，是指传闻证据不具有证据可采性，在法院审判中不能作为证据使用

* B：最佳证据规则 * 英美法系国家的一条重要证据规则，指只有文书的原件才能作为证明文件内容的证据被采纳。

* ②自由证据模式

* 大陆法系国家通常不对证据的可采性问题做硬性规定，而是允许自由提出所有与案件有关的证据材料，而不论其表现形式如何。* ③证据清单模式

* 一般是开立一份关于可接受的证据的清单,如果某一证据材料可划归为证据清单中的某类证据，它就具有证据能力。

（2）我国法律关于电子文件证据能力的规定

散见于三大诉讼法之中

（3）国际组织关于电子文件证据能力的规定

国际商会、联合国国际贸易法委员会 *

3.电子文件的证明力

*（1）电子文件具有证明力的基本条件

* A.电子文件必须具备证据客观性* B.电子文件必须具备证据关联性 * C.电子文件必须具备证据合法性 *(2)保证电子文件证明力的基本措施

* A.保证所输入数据的来源及将文件转换成机读格式的过程是真实的。* B.保证电子文件形成、管理的系统具有可靠性 * C.应将文件的毁坏、非故意或恶意修改文件的事故，控制到最小程度，并提供发现机制。* D.电子文件必须保留背景文件。

* E.保证电子文件证据的收集程序符合法律规定 * ＠电子文件管理与版权保护

*

（一）电子文件管理中的版权认定与保护 *

1、电子文件管理中的版权认定

* 版权又称著作权：是指作者及其他版权人对文学、艺术、科学作品依法享有的各项专有权利。版权认定包括三方面内容：

* A：客体认定：认定哪些电子文件受版权保护 * B：主体认定：认定谁拥有这些电子文件版权 * C：权利内容认定：认定版权人具体享有哪些权利 *（1）电子文件作品的认定 * 实质要件：

* ①作品的独创性：指作品由作者独立构思而成的，作品表现形式或内容完全不是或者基本上不是同他人的作品相同，即不是抄袭、剽窃、篡改他人的作品。* ②具有固定性和可复制性

* ③具有合法性：内容合法 * 形式要件

* ①表现形式： 传统作品的数字化形式；

新型的电子作品 * ②时间形式： 著作人身权的保护期*

著作财产权的保护期 *（2）电子作品版权权属的认定 * ①版权主体的种类：* 创作作品的公民* 法人和非法人组织 * ②特殊电子作品版权归属：* 职务电子作品* 电子数据库作品* 计算机软件 *（3）电子作品版权权利内容的认定

* ①发表权:决定作品是否公之于众的权利。

* ②署名权：表明作者身份，在作品上署名的权利 * ③复制权：以印刷、复印、拓印、录音、录像、翻录、翻拍等方式将作品制作一份或多份的权利

* ④信息网络传播权：以有线或无线方式向公众提供作品，使公众可以在其个人选定的时间和地点获得作品的权利。

* ⑤摄制权：以摄制电影或者类似摄制电影的方法将作品固定在载体上的权利。*

2、电子文件管理中的版权保护 *（1）对他人版权的保护

* A：直接与版权人签订著作权许可使用合同 * B：通过版权集体管理组织获得权利许可 *（2）对自己版权的保护

* A：对作品采取技术保护措施* B：在电子作品中加入版权管理信息 * C：依法提起诉讼，维护自身合法权益

*

（二）网络环境下电子文件管理涉及的版权问题 *

1、网页内容的版权问题 *

2、网络链接的版权问题

* 1）链接的分类* 2）链接的版权问题 * ＠电子文件管理与隐私权保护 *

（一）个人资料与隐私权法律保护

* 隐私权：是指个人信息不被非法获悉和公开、个人生活不受外界非法侵扰、个人私事的决定不受干涉的一项独立的人格权。

* 个人资料：国外法律中使用的一个法律术语。是公民个人隐私信息主要的外在表现形式。

*

（二）电子文件管理中侵犯公民隐私权的行为 *

1、不合理的收集个人资料

*

2、对个人资料不合理的利用 *

3、对个人资料质量的侵害

*

4、对个人资料安全的侵害 *

（三）电子文件管理中公民隐私权的保护 *

1、个人资料收集行为的依据

*

2、个人资料收集的过程 *

3、个人资料的持有

*

4、个人资料的披露和公开 双语教学词汇

* OA 办公自动化*

CAD 计算机辅助设计*

CAM计算机辅助制造

* E-Government 电子政府

E-GOV

电子政务

Electronic records 电子文件

*

Digital text 数字文本* Digital graphic 数字图形

Digital image 数字影像

Digital voice 数字语音

*Digital video 数字视频 * Life cycle of electronic records 电子文件生命周期

The Records Continuum 文件连续体 思考与练习题：

名词：电子文件

文件连续体理论

电子文件生命周期

系统依赖性 电子文件法律证据效力

电子文件的证据能力

电子文件的证明力 1.分析电子文件的生成途径和来源途径。2.你认为哪些技术环境可以生成电子文件？ 3.为什么要对电子文件进行不同的分类？ 4.如何理解“无纸时代”？

5.简述电子文件的发展历程

6.什么是电子文？如何理解电子文件的基本特征？ 7.如何理解电子文件是由内容、结构和背景信息组成的？结合具体类型电子文件进行分析？ 8.你对电子文件的哪种特点感受最深？请结合个人实际谈一谈。

9.结合电子文件管理中所遇到的问题，谈谈对文件连续体理论的认识。10.如何保证电子文件的证明力?  第二章 电子文件管理  第一节电子文件管理内容 

一、电子文件管理的基本内容 

（一）电子文件的微观管理



电子文件的微观管理指文件和档案管理人员以电子文件为客体对象，运用一定的技术、方法对其加以组织和控制，形成有序、系统的电子文件信息资源，维护电子文件信息的真实性、完整性、有效性，并向社会提供利用服务。

 电子文件的微观管理的环节与传统文件、档案的不同：  1.顺序上的不同 2.内容和形式的不同 3.技术上的不同 

（二）电子文件的宏观管理



指文件和档案的行政与业务管理部门以电子文件管理为客体对象，运用法律法规、制度办法、规划标准等对电子文件管理工作中的组织和人员加以指导和控制，并提供相应的技术和条件支持，以形成有效地运作机制和管理机制，使电子文件微观管理工作规范化和制度化，确保电子文件完整保存的历史责任得以实现。 1.电子文件宏观管理原则

 1）应纳入国家档案事业管理体系之中  2）要有超前性和预见性

 3）应兼及电子文件和电子档案两个阶段，贯彻文档一体化原则  2.电子文件管理规划

 是指以可靠的文件档案管理理论及其实践经验为基础，运用专业管理、行政管理和财务管理等相关管理方法与手段，制定电子文件管理目标、任务和实施方案，保证电子文件管理质量，提高电子文件管理效率，为电子文件形成者、用户和社会提供服务。包括国家层面至机构层面不同层次的规划

 1）戴维∙比尔曼的电子文件管理规划思想  管理目标——为机构的职能活动提供证据  战略重点——应用系统  实施策略——系统管理

 管理对象——文件内容和背景信息  工作方法——文件著录  智力投资——人员培训  倡导电子文件文化

 2）我国电子文件管理规划

 我国至今未制定一部完整的、单项的电子文件管理规划，但在许多政策性、计划性文件中，充分考虑到对电子文件管理的发展和规划问题。

 如2006年颁布的《档案事业发展“十一五”规划》其中之一是：进一步加强档案信息化建设，促进档案信息资源共享。 3.电子文件管理的法制化建设  1）必要性

 是档案工作法制建设的需要

 是新技术条件下电子文件管理工作理论与实践发展的需要  是档案工作现代化管理、档案事业进一步发展的需要  2）我国电子文件管理法制建设存在的问题  电子文件法律地位迟迟不能确立

 电子文件宏观管理不够，工作体系不明确  人员经费和技术条件的限制 

二、电子文件管理流程



（一）电子文件管理环节总况  新增环节：

 1.参与电子文件的形成

 2.建立电子文件信息数据库  3.电子文件长期保存



（一）电子文件管理流程的变化  1.时间上的变化——提前和延长  2.内容上的变化——复杂化、集成化  3.顺序上的变化——有串行向并行发展  阅读资料：刘越男《电子文件管理流程的变化及其引发的思考》，《中国档案》，2002（9），41－44页



（三）电子文件管理“业务流程重组”  阅读资料：

 1.王晓坤等《试论电子文件管理流程的变化及重组》，《山东档案》，2004（1） 2.周毅《信息技术运用与文件管理流程的重组》，《档案学通讯》，2001