第一篇：信函礼仪信函

信函礼仪信函，是书信的正式称呼。在人际交往中，信函是一种应用极为广泛的书面交流形式。对于广大基层公务员而言，信函在实际工作中扮演着举足轻重的角色。因此，每一位基层公务员都必须熟练掌握信函的书写和使用规范。

尽管公务信函和私人信函都属于信函的一种，但由于适用范围和使用目的大相径庭，两者在书写和办理上存在很多不同之处。本节拟就公务信函的格式和内容、回复和保存等方面需要严格遵守的规范要求作出具体阐述，并举例说明特殊公务信函的书写方法。

一、内容与格式

信函的最大功效和目的在于传递信息，因此其内容必须完整无缺，其表述必须准确清楚，如果信函的内容不够完整，表述不够规范，甚至词不达意，就难以准确有效地传递信息，进而延误公务的开展，而且耗费读信者不必要的时间和精力。

而要使信函的内容完整无缺，表述准确清楚，关键一点就在于要严格遵守信函的书写格式。信函的格式如同信函的骨架，贯穿信函始末，支撑起所有的内容。没有完整而准确的信函格式，信函就像是散了架的机器，没有任何功效和意义。

公务信函的格式与私人信函大致相同。具体而言，可分为笺文格式和封文格式两方面。

（一）笺文格式

笺文，即写于信笺上的书信内容。笺文一般由抬头、启词、正文、祝词、落款以及附言等几部分组成。

1.抬头。它是对收件人的称呼，于信笺首行顶格书写，并且单独成行。基层公务员在书写公务信函的抬头时，通常适用的称呼有如下几类：一是以姓氏加上称谓词作称呼，例如“黄先生”、“耿同志”等，这类称呼显得较为自然；二是以姓氏加上职衔作为称呼，例如“赵科长”、“林主任”等，这类称呼多用于关系一般的交往双方之间；三是以字号相称，文人雅士多有字号，平辈之间采用字号称呼是较为正规、讲究的做法。

称呼之前，可加一些适当的形容词，如“尊敬的”、“敬爱的”等；称呼之后亦可加一些适当的提称词。提称词多用于以书面语言写成的信函中。使用提称词应注意使之与称谓配合使用。例如对尊长应用“尊鉴”，对平辈应用“惠鉴”，对晚辈应用“青鉴”，对女性应用“涉鉴”，等等。

2.启词。启词是正文之前的开场白。既可表示客气寒暄，也可提示写信原因。启词应于抬头之下另行空两格书写，一般应单独成段。

公务信函的启词应力求篇幅简短，不可过于啰嗦。采用“您好”一类的简略启词可使之成为正文首句，而不必单独成段。

3.正文。正文是书信的主体部分，是写信者叙述的正事所在。为方便阅读，正文可酌情分段，每段句首空两格，转行后顶格书写。

正文虽是公务信函的“主心骨”，但亦应力求简明扼要，以简单的语言说全、说清书信的主旨。切忌啰啰嗦嗦、拖沓冗长，甚至词不达意、文不对题。

正文的语言要求平实朴素但不失礼貌优雅。语言的朴实是基层公务员“人民公仆”形象的内在要求；语言的优雅则不仅体现着一个人的修养，而且也体现着对交往对象的尊重。如果语言过于粗俗、枯燥，不仅会使自己在交往对象眼中的形象受损，而且还会被怀疑不尊重对方。

4.祝词。祝词即写信者在笺文结尾向收信者所表达的祝愿、钦敬、勉慰之语。祝词一般包括两部分内容。一是应酬语，即笺文结尾特以一两句话结束正文的语句。应酬语应当简洁而自然。有时亦可同时再用一些敬语，以示谦恭，如“草此”、“肃此”、“敬此”等。二是问候祝福语，即出于礼貌而对收信人所作的不可缺少的祝颂或问候。如“敬颂春安”、“即颂大安”、“祝您成功”等。书写时应字斟句酌，具体对象具体对待。

祝词的书写格式要求较严。如果祝词较多，可单独成行，空两格后书写。也可将祝词分成两部分书写，其法有二：一是将“敬颂”、“敬请”一类词单独成行，前空四格，而将“春祺”、“大安”一类词另行顶格书写；二是将“敬请”、“敬颂”一类词置于正文末句之后，不另行书写，则

将“大安”、“春祺”一类词另起一行顶格书写。

5.落款。落款包括署名和日期两部分。署名应位于祝词之后另起一行的右方。若有写信者领导或同事的附问或写信者对收信者领导或同事的致意，则应另起一行书写，或直接写于署名之后。

一般而言，日期应具体到年月日，有时可只写月日。日期可写于署名之后，只空一格；亦可另起一行，写于署名的正下方。

6.附言。附言是写信者对正文的补充。附言往往以“又”、“另”一类词引出，或不写引出词，而以“又及”、“再及”一类词结束。

附言应在署名与日期之后另起一行空两格书写，且不必分段。附言力求简洁，无需另用信笺。切勿在信笺的上下左右乱写附言，令人眼花缭乱而不知所云。

（二）封文格式

封文，即写在信封上的书信内容。国内邮寄信函、国际邮寄信函与托人代转的信函，其封文有着不同的具体格式内容。

1.国内邮寄信函。在交付邮寄的国内信函信封上，应先在左上角写清收信者所在地的邮编。然后另起一行书写收信者的详细地址。收信者姓名应以稍大字体书写于信封的正中央。信封的右下方，应写清寄信者的地址、姓名（有时可只写姓氏）以及邮编。

2.国际邮寄信函。在交付邮寄的国际信函的信封上，收信者的姓名、地址和邮编应写在信封正面的中央偏右下方；寄信者的姓名、地址和邮编则应写在信封正面的左上方或信封背面的上半部。书写的具体顺序应是姓名、地址、邮编、国名。书写地址时应自小而大，与国内写法相反。书写时应尽量使各行文字左右对齐。

3.托带信函。在托人带交的信封上，内容一般较为简洁。信封左上角可视具体情况写上“专送”、“面交”等字样。收信者地址、姓名写法不变。如托带人知道收信者地址，可以不写地址而只写姓名。信封右下角一般只注明写信者姓名，不必写其地址。收信者和写信者的邮编均不必写。

不同的信函封文除了上述不同的格式要求外，还有许多普遍的规范和要求，基层公务员应当严格遵守。

一是信封款式。信封有直式和横式两种。直式信封以中间印有红色长方框的最为适宜；横式信封则以纯白色为佳。吊唁用的信函，当使用素色信封。

二是封文字体。封文字体的书写，可用钢笔、圆珠笔、毛笔等，但切勿使用铅笔。颜色则以深蓝色或黑色为佳，忌用红色、绿色等彩色笔书写。写给长辈的信，应以端正的字体书写，以表尊敬。

三是封文称呼。封文上的称呼是供邮递员或捎信人对收信者称呼之用，因此必须采用邮递员或捎信人所能接受的称呼。“先生”、“同志”或其他以职衔所作的称呼是普遍适用的，但切勿采用表示亲友、辈分关系的称呼，如“姥爷”、“四叔”等。

四是邮编邮票。为便于邮局作业，寄信人务必要使用带有邮政编码的标准信封。书写要清晰工整，一字一格。

直式信封的邮票应粘于信封的左上角，横式信封的邮票则应贴在右上角。邮票应贴得端端正正，给人以尊重、踏实之感。寄航空、挂号等信函时，需加贴标签。标签应粘贴端正。

二、回复与管理

对于公务信函的发送者而言，重要的是信函的撰写；而对于公务信函的接收者而言，重要的则在于信函的回复和管理。

（一）回复信函

使用公务信函必然是有事要谈，有事要办。公务信函在发出后能否及时无误地送到预定对象手中，是发信者最牵挂的事。因此，基层公务员在收到公务信函后，务必要以适当的方式予

以及时回复，以示对对方的尊重。

1.回复及时。基层公务员在收到公务信函后应尽快回复，切不可拖拖拉拉、懒散对待，甚至不予理睬和回复。否则便会被视为官僚主义和不尊重他人的表现，导致发信者忧心忡忡，公务也不能及时办理。

2.回复方式。公务信函的回复应遵循“照旧”原则，即以函复函。如果因故改变回复方式，应向对方道明原因。为尽早消除对方的担忧之情，可在收到重要信函后先挂电话告诉对方信函已收到，然后再及时复函。

复函时除对对方的提议、要求作详实答复外，还应告之所收到的是何时所发的信函，我方又是何时收到的。这是为了防止有的信函“半路走失”却未能及时发现。如果双方信函往来频繁，更有必要这么做。如告诉对方：“您于3月6日发出的信函，我在11日收到了。”

3.解释延误。基层公务员在收到公函后，如果当时确实无法及时回复，则必须先电告对方，并致以歉意，向对方解释原因，然后再抽时间予以回复。

如果在回函时遇到困难，例如对方所提要求超出了本人力所能及的范围，切不可不予理睬、束之高阁，甚至在日后与对方见面时表示“并未收到”。即使帮不了忙，也应尽早答复，并致以歉意。要表现出坦诚的态度，以便早让对方另做安排。

（二）妥善管理

每一封公务信函都可算是各级行政机关开展公务的重要文件或资料，即使在回函之后也有一定的参考和保留价值。因此，基层公务员必须加强对公函的管理。

1.严格保管。基层公务员应当对收到的公函进行分类整理，妥善保存于安全之处。按照常规，未经允许或批准，基层公务员不得将公函进行公开传阅或发表。涉及党和国家机密的信函，更应严格管理，不得随意进行口头扩散或书面引用。

2.定期销毁。对于那些没有保存价值的信函，基层公务员可予以定期销毁。根据有关规定，销毁信函应经过鉴别和主管领导批准，并应登记在册。销毁时应有专人在场监督，保证不丢失、不漏销。销毁应当完全、彻底，不遗漏。

切勿将信函随便当作垃圾扔掉，或当废纸卖掉。也不可随便挪作他用，如作物品的包装、孩子的玩耍之物等。

三、特殊的公函

除了上述一般的公务信函之外，基层公务员还会在工作中经常遇到一些有特定目的和使用场合的公函，例如祝贺信、感谢信、慰问信、邀请信等。每一种特定公函都有相应的写作规范和使用要求，基层公务员应当予以严格遵守。

（一）祝贺函

祝贺函简称贺信，即在对方取得重大成绩、有了喜庆之事时向对方表示祝贺的信函。

1.格式要求。祝贺信函一般由标题、称谓、正文、落款四部分构成。标题即在首行正中位置书写的“贺信”两字。称谓即被祝贺单位或个人的名称。落款即发函者的署名及发函日期。祝贺信函的正文由三部分构成：一是以简要的篇幅向对方表示热烈祝贺，写清向谁祝贺、为什么祝贺等。二是祝贺的内容，即所贺之事的重大意义。三是发函者的希望和祝愿。上级写给下级的可写希望、要求；写给会议的，则可用“祝大会圆满成功”等话语。

2.注意事项。祝贺信函的语言要充满热情、喜悦之意和温暖、愉快之感，并给人以鼓励和希望。颂扬与赞美之词要恰如其分，不能过分夸大或拔高。祝贺信函的发送要及时，要赶在有关活动的前边。

（二）慰问函

慰问函是机关单位或个人对某人、某集体表示慰问而写的信件。在对方取得突出成绩时，或在对方遇到困难、遭到不幸时，均可以写慰问信表示慰勉、鼓励、安慰和同情。

1.格式要求。慰问函的构成同祝贺信基本相同，在格式上也很相似，只是正文内容有所区别。

慰问函的正文由两部分构成：一是慰问的背景和原因，并致以诚恳亲切、充满关怀之情的慰问之语。二是对对方辛劳的工作或所受的遭遇表示深切的同情和慰勉，或对对方所取得的重大贡献和所具有的某种精神表示褒扬和嘉奖。

2.注意事项。要根据不同对象用不同的写作素材及慰勉用语。感情要真挚热情，充满亲切之情。文字简练，篇幅须短小。

（三）邀请函

邀请函又叫请柬，也称请帖，是单位、团体或个人邀请有关人员出席隆重的会议、典礼，参加某些重大活动时发出的礼仪性书信。它不仅表示礼貌庄重，也有凭证作用。

1.格式要求。请柬一般由标题、称谓、正文、落款四部分组成。

标题即用大字书写的“请柬”两字，在第一行中间，或者占用一页，当作封面。

称谓即被请者的单位名称或姓名，另起一行或一页顶格书写，姓名之后写上职务、职称等，如“同志”、“先生”、“教授”、“经理”、“主任”等。

正文应写清活动时间、地点、内容、要求，并用“敬请参加”、“敬候光临”、“敬请届时光临”等语结束。

落款即发函者的署名与发函日期。

2.请柬的形式要美观大方，不可用书信纸或单位的信函纸草草了事，而应用红纸或特制的请柬填写。所用语言应恳切、热诚，文字须准确、简练、文雅。

条据礼仪

条据，即人们在工作与生活中为证明或说明某种事由而留给他人的便条。条据即是便条的正式称谓。

基层公务员出于工作需要，经常会给别人留下，或者要求别人给自己留下某种条据。条据是基层公务员接触较多的一种应用文体。

条据虽然短小，但却有着很多具体的规范和要求。这些规范和要求即本节所述的条据礼仪。条据礼仪的总体要求，就是要根据不同的类别遵守相应的写作和使用规范，在说明事实、维护己方利益的同时对收据者表示谦恭友好、不卑不亢的态度。

基层公务员日常接触的条据可按用途和目的的不同划分为凭据性条据和说明性条据两大类。各类条据既有着各不相同的具体规则，也有许多大致相同，需要共同遵守的基本要求。

一、基本的要求

基层公务员在立据时，所立之据不论是凭据性的，还是说明性的，都必须严格遵守一些共同的规范性要求。

（一）立据态度

基层公务员所立之据多使用于平辈之间，而且更多地使用于熟人之间。但本着“认真负责，严肃规范”的工作态度要求和“空口无凭，立此为证”的凭据性特征，基层公务员在立据时必须端正自己的态度，其总体要求就是要做到认真负责。

具体而言，基层公务员不能碍于熟人的面子，该立据时不立据，所立之据模糊难辨，甚至令人有空子可钻，或立据之后不妥善保管，等等。

执照公事公办的原则，基层公务员务必要认真立据。各类各据的组成部分须齐全，不可有所疏漏。在署名时应由立据者亲笔签上自己的真实姓名，必要时应在签名之后加盖私章或摁手印，以示负责。条据最后还要写明立据的详细日期。

（二）立据语言

条据的语言应符合简单、准确两大要求。

1.简单。条据实质是对书信的简化。能以条据形式表达的内容通常都是简单的内容，复杂的内容不宜用条据表述。一般情况下，一张条据只能说明一件事，切勿一据多事。相应地，条据的语言也应简洁明了。能清楚表述条据内容的最简语言是最适宜的语言。切勿拖沓冗长，也不可过分简单而致使表述不清。

2.准确。条据的语言应当准确无误，不可在条据上涂涂改改、乱增乱删。尤其是涉及到关键内容的文字和数字，务必要保持整洁，不能有任何涂改。若发现遗漏或错误，应另立一据。在书写金额数量时，应采用大写汉字，如“壹”、“叁”、“仟”等，而不能采用小写汉字，如“一”、“三”、“千”等，更不能使用阿拉伯数字。

（三）立据用具

基层公务员在立据时为确保条据的有效性，应选择整洁耐用的工具。

对于条据写作时所用的纸笔，虽不必过于挑剔，但也须有所选择。条据的用纸应当整洁、干净、耐折、耐存，污损、折皱、不易书写、不易保存的纸张不宜用作立据。立据时最好选用钢笔或毛笔，配以黑色、蓝黑色墨水或墨汁书写。不宜选用不易保存笔迹的铅笔、圆珠笔以及有失庄重感的彩色墨水或墨汁。

（四）条据保管

任何条据都是用来证明或说明某项事由的凭据，都有其存在的意义和价值。因此，基层公务员务必要对收到的条据进行妥善保管，有时还应在给他人立据后留有样据，以便日后核实之用。

基层公务员应当对自己经办的所有条据统一处理、妥善保管。要将各类条据分门别类保管，存放条据之处要固定而安全，以便日后查阅。事情办完之后需要销毁条据的，应当及时地当着收据者的面予以销毁。

二、具体的规范

条据可分为凭据性条据和说明性条据，而这两大类条据又可根据功能的不同再细分为各类条据。每一类条据的撰写和使用都应当遵守一定之规。

（一）凭据性条据

凭据性条据，指的是为证明某一事实或契约而出具的条据。凭据性条据一般要求出据者在某一事实或契约发生前写作完毕，并交由接收者作为一种信誉的保证和凭据加以保存。凭据性条据通常由标题、正文和落款三部分组成，其种类大致有借条、欠条、收条、领条和发条等几类。

1.借条。借条又叫借据，是指在借到个人或公家的钱物时所写的条据。借条是一种非正式契约，通常在归还了钱物后，由立据者收回或当场销毁。

若是向个人借钱借物时所写的条据，借方可只写一张借条；若是向公家借钱借物，借方须写两张借条，借方和公家各保留一份。

借条上应标明“借条”二字。正文中应明确写清借了什么、借了多少、归还期限等内容。向公家借钱借物还应写明其用途。最后须在借条后面签名盖章、标上日期。

2.欠条。欠条实质是借条的一种特殊形式。如果借方在归还所借钱物时，只能归还其中一部分而不能全部归还，则应立下欠条。有时，在借用了钱物之后补写的用作凭证的条据亦可称为欠条。欠条的格式、份数、处理方法与借条大致相仿。

3.收条。收条有时或称收据，指在收到其他个人或单位的钱物后，专门立下的凭据，交给对方。收条可写一份，也可采用两联单或三联单的形式以便日后核实之用。其中第一联是存根，第二联或第三联在加盖公章后交由付方，作为其回单位的报销凭证。

归还钱物时，如果被借方不在场，而由他人出面代为收下时，代收者应出据收条。此类收条亦被称为“代收条”。若被借方在场，则只需交还给借方借条，而不必出据收条。

4.领条。领条即个人或某一机关单位向另一机关单位领取钱物时，领取时给发放钱物者留下来保存的条据。如果是代替他人领取钱物，则应注明“代领”二字，并写上代领者与被代领者的姓名。

5.发条。发条即机关单位在发放钱物时写给领取者的条据。发条不同于发票。发条往往限于

零担小卖的小额货款或单位内部发放钱物，仅是一种收付钱物的简单凭证。而发票则是由国家税务部门统一印制的，有严格的规范样式。

（一）说明性条据

说明性条据，又称函件式条据，通常指用来传递信息、道明原委的条据。其作用主要是向他人解释、说明某一事情，或向他人发出请求。因此说明性条据具有更强的礼仪规范，要求在措词用语甚至使用上都要表现得谦恭、礼貌。

说明性条据一般不写标题，但请假条除外。条据开头都有称谓，随后的正文、致敬语和落款一应俱全，与一般书信相同。

说明性条据主要有请假条、留言条、托事条、便函等四类。

1.请假条。请假条是指因病、因事而不能上班或不能按时上班，或者不能参加某项预定活动时撰写的用以说明原因的条据。请假条应由本人亲自撰写，若因故由他人代写的，应加以说明。机关单位应将基层公务员的请假条妥善保存，作为考勤依据，以便日后核查。

请假条除应写上标题外，其余格式与书信相似。正文中应详细说清请假原因和请假的起止时间。正文结束时应礼貌地写上“望予以批准”、“恳请准假”之类的话语。

2.留言条。留言条是指在专程拜访他人时因故未能与其见面，或是不能久候他人而先行离去时撰写的，向对方说明并道清事由的条据。留言条可托他人代交，也可置于交往对象易见之处。

书写留言条时不必加标题，正文中应当多用礼貌用语，不可因未见到对方而有所抱怨。留言中应说清事由，或留下再次联络的方式。尤其是当双方从未打过交道时，更应详实告诉对方自己的姓名、身份及联络方式。

3.托事条。即委托他人帮忙办理某事时写的条据。由于托事条的目的往往是有求于人，因此在撰写时务必要委婉用语、礼貌用语。托事条虽无需标题，但仍应详实说明所托之人、所托之事、具体要求及本人身份等。托事条往往由他人代为转变。

4.便函。便函是指为向他人传递某一信息而书写的，内容和形式都较为简单的条据。便函与书信相比，不同之处在于便函一般仅言一事，字数较少，且可不用封文。便函格式较为正规，与书信大致相同。便函的感情色彩不宜过分强烈，便要措词得体，用语礼貌

第二篇：信函格式

××省人民政府急件·机密★10年×府函〔2001〕××号 0000

4关于×××××××××××× ××××××××的函

财政部：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

附件：1．×××××××××××

2．××××××××××

（盖章）

二○○一年一月一日（联系人：×××，联系电话：××××××××）

主题词：财政

抄送：国家计委、国家经贸委、公安部、民政部、国家税务总局。税务

本格式简介：

本格式是公文格式之信函格式。信函格式公文格式的一种，与文件格式、命令格式、会议纪要格式相并列，是公文的载体。

要注意将函和信函格式严格区别开来。函，是公文文种，适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。信函格式，是可以用来做函的载体的一种公文格式。就是说，信函格式不仅可以用来做函的载体，而且也可以用来做其他公文种如意见、议案、报告、会议纪要等的载体。

第三篇：商务信函

将下列信函译为英语

先生： Dear Sirs:

从贵处商会获悉贵公司行名和地址，并得知你们是一家大的钢铁出口商，具有多年经营经验。此类产品属于我公司业务范围，特致此函，以期与贵公司建立兴旺互利的贸易关系。We have got your name and address from your Chamber of Commerce and learned that you are a large exporter of iron and steel with many-year experiences in this field.As these products happen to fall in our line, we are glad to write to you in the hope of establishing our mutually beneficial business relationships

若贵公司能保证价格可行，品质优良，交期迅速，我们将能大量订货。为此，特请提供你们最新的全套目录和各项出口产品的价目表。如蒙尽速办理，当不胜感激。

If you can assure us an acceptable price, excellent quality and speedy delivery, we might be able to place a large order.We, therefore, suggest that you should send us a complete set of your latest catalogues together with a price list of all your export products.It will be greatly appreciated if you will pay your attention to it as soon as possible.至于我们的信用情况，可向当地的中国银行查询。

As to our credit standing, we suggest you refer to the Bank of China at your end.谅能惠予合作，预致谢意。

We are looking forward to your cooperation and thank you in advance.谨上

Yours faithfully,

第四篇：商务信函

商务信函Business letter

英文信头写法 Heading 信头也称信端，其内容包括发件公司的名称、标志、通信地址、电话号码、传真号、电子邮箱等。书写信头的目的是为了方便收件人了解信函来自何处，并为回复提供联系方式。

很多公司都会印制带信头的信纸。一般来说，人们喜欢将简单的信头放在信纸上端居中，将复杂的信头放在信纸的右侧或上下两端。在使用这种信纸打印信函时，一定要注意为信头留出足够的空间。

对于私人商务信函，如求职信等，信头通常写在信纸的右上方。如果信函的长度超过两页，那么从第2页开始就不再需要信头了，只需写上页码、收件人姓名及日期。

英 文地址的书写和中文地址的书写有很大区别，应遵循从小到大的原则。特别值得注意的是，地址中的标点符号需正确使用。当前的习惯做法是，行末一般不加标点符 号，但行中间该加标点的地方，还是不应省略。门牌号码与街道名称之间不加标点，但是在城市与国家名称之间必须用逗号分开。

英文信函编号写法 Reference number 如果信函上有编号，收件人和发件人都能快速了解所指的是哪一封信。这样既便于文件存档，又便于日后查阅。

信函编号常见的书写形式有两种：

一种比较简单的形式“Re: XXX”，例如, Re: Invoice 12345或Re: Your letter dated January 20, 2006。

一种比较常用的形式“Your ref: XXX, Our ref: XXX”，提供一组缩写信息，包括：文件编号、起草人、录入人的姓名缩写和部门代号等。例如一封由我方Jutta Brawn 起草，由Hugh John Davies 录入的信函编号为“Our ref: JB/HJD”

英文日期写法 Date 商务信函必须写日期，它对于文件存档及信息查考都有重要意义。

书写日期应注意以下几点：

1.“年”应完全写出，如2006，不能简写成 06； 2.在正式信函中“月”最好不用缩写，而是完整地写出来； 3.书写“日”可以用序数词，但最好用基数词；

英式信函日期按日、月、年的顺序，且中间没有逗号，如：12 July 2006；美式信函日期按月、日、年的顺序，中间加逗号，如：July 12，2006。

第五讲：英文信内地址写法 Inside address

由于不同国家书写地址的习惯不同，收件人地址应按照对方公司信纸中的信头书写，切勿擅自更改。写国际地址时，不要忘记在最后一行写上国家名。航空投递的信函，要在信内地址之上注明。以下为几种信内地址的写作实例：

致某公司：

Messrs.Lake Kane＆ Co.，Ltd.66 Martins Lane London EC3V 7BH 致公司中某职位： The Manager Eagle Press Inc.66 Martins Lane London EC3V 7BH 致公司某人： Mrs.Jutta Brown Eagle Press Inc.66 Martins Lane London EC3V 7BH 英文请某人注意行写法Attention/Attn.请某人注意行（Attention，缩写：Attn.）用于写信人在把信寄给一个单位时，希望把信递交给某人或某部门处理。

Attention位于信内地址下空一行，加上底线；写法分英式和美式两种，例如：For the attention of Mr.David Schiller（英式），Attention: Mr.David Schiller（美式）。使用Attention时，因为信函实际上是寄给公司的，所以开头的称呼（Salutation）为Dear Sirs,（英式）和Gentlemen（美式）。

英文称呼写法 Salutation 如果信是写给公司的，并没有直接的联系人，称呼应为：“Dear Sirs,”（英式）或“Gentlemen:”（美式）。在不能确定收信人性别的情况下，还可以使用To Whom It May Concern或Dear Sir or Madam。在写信给特定的组织时，更愿意使用Dear Member, Dear Customer, 和Dear Human Resources Manager这样的称呼。

如果知道收件人的姓名，就应该直接把姓名用入称呼里。

商务信函一般用Dear Miss Brown，Dear Mr.Smith。Dear纯属公务上往来的客气形式。写给亲人、亲戚和关系密切的朋友时，用Dear或My dear再加上表示亲属关系的称呼或直称其名。例如：My dear father，Dear Tom等。

英文主题写法 Subject 书写Subject能便于收件人迅速了解信的主要内容。一般来说如果信内有Reference Number，就不一定再写Subject。

Subject位于Salutation下空一行。一般有三种书写形式：直接书写、Subject:和Re:。为了突出还可以加底线、加粗、全大写等，例如：

INVOICE 12345 Re: Invoice 12345 Subject: Invoice 12345

英文信正文写法 Body 正文是信函的核心内容。一封内容得体的商务信函，不仅能够达到把事情办好的目的，而且还能促进双方的友谊。在商业界人们通常用5个C来衡量一封信函的好坏：Conciseness(简洁)、Clarity(明了)、Correctness(正确)、Completeness(完整)、Courtesy(礼貌)。

Dear Mr.Smith，As we mentioned in our previous quotation, the price is likely to rise.Since material price is a very crucial element for our cost accounting, we are compelled to shift this rise to our customers.The price for 33 Euro has increased to 33.5 Euro, packing charge and freight remaining unchanged.We thank you for your understanding and look forward to having a good cooperation with you.Yours sincerely，Ming Li

英文结尾敬辞写法 Complimentary close 几乎所有的商务信函都会用到结尾敬辞。它写在正文下面，第一个字母要大写，最后一个词的后面有逗号。

至于要选用怎样的字句，通常由作者自行决定，一般来说结尾敬辞和开头的称呼有较强的关联关系，例如：

1.如果不知到收件人的姓名，开头的称呼是Dear Sirs，（英式）或Gentelmen:（美式），则结尾敬辞采用Yours faithfully，（英式）或Yours truly，（美式）；

2.如果知到收件人的姓名，开头的称呼是Dear Mr.Brown，则结尾敬辞采用Yours sincerely，（英式）或Sincerely，（美式）。

3.如果是写给朋友，家人或同事，开头的称呼是Dear David，则结尾敬辞采用 Best wishes 英文签名、附件写法 Signature/Enclosure 签名代表了写信人，所以其形体和写法应保持固定。签名最好用钢笔。署名既要难以模仿又要清晰易解。为便于辨认，一般商务书信，还应在签名下方将发信人的姓名用打字形式打出。

签名格式和规则有以下一些约定：

1.签名者代表公司、某单位名义时，应在结束词下方打出全部大写的单位名称，然后再签名。

2.女性签名时，为便于回信人正确使用称呼，应在打字的姓名前加注（Miss）或（Mrs.）。

3.当负责人不在而由经办人员代签名时，要加上by, for, perpro或P.P.字样。

如果信函中有附件，在信纸的左下角，与签名间隔1行或是2行的位置打上“Enclosure”或其缩写Encl.或Enc.。

如果附件不止一项，应写成Encls.或Encs.，并应注明有几个附件，以便收信人查点，例如： Encl.One check

Encls.Catalogue and 2 Photos

Encl.a/s（指附件如信中所述，a/s即As stated）

英文抄送、附言写法 Carbon copy/Postscript 如果本信函需要抄送他人阅览，则须注明抄送人的名称，例如： cc.Mr.David Schiller, Executing Manager

附言（Postscript，简写为P.S.）用来说明没有包括在信中的想法和内容。有时一封信写完了，突然又想起遗漏的事情，这时可用附言填补遗漏内容。在促销和私人信件中，附言也可以用来强调写信人请求收信人采取的行动和做出的考虑。附言应尽量做到简明扼要。附言通常在签名下方，从左侧顶格书写，例如：

P.S.Each inpidual’s E-mail address remains unchanged

英文书信格式及英美差异

英文书信通常由下列五个部分组成：

A 信头（Heading）

信头包括写信人地址和写信日期，通常写在信笺的右上角。在比较熟识的朋友之间的通信，写信人的地址常可略去。本课的信头就只写了写信日期，而没有写信人的地址。日期通常有下列两种定法：（a）月、日、年：如August 15, 200__

（b）日、月、年：如15th august, 200__

地址的写法通常是由小到大，如：门牌号、街道名、市（县）名、省名、国名（邮政编码通

常写在城市名之后）。这同中文书信的地址写法完全相反。地址可以写1～3行，日期写在地址的下方（见信笺格式）。

B 称呼（Salutation）

称呼指写信人对收信人的称呼，如Dear Xiaojun，写在信头的下方和信笺的左边。称呼一般用Dear„或My dear„开头，称呼后一般用逗号。

C 正文（Body）

这是书信的主体部分，即写信人要表达的内容。正文要求文字通顺，层次分明，表意清楚。可以手书，也可以打写。

D 结束语（Complimentary Close）

它是书信结尾的恭维话，相当于文中书信最后的“祝好”、“致礼”之类的话语。本课书信中的“Best wishes”（致以最好的祝愿）就是结束语。

E 签名（Signature）

签名通常签在结束语下方的中间偏右的位置，如本课信中的Charlie.签名应是亲笔书写，即使是打写机打出的信件，最后仍需亲笔签名。在签名的上方可 根据写信人和收信人的关系写上Sincerely yours/Yours sincerely（用于长辈或朋友之间），或Respectfully yours/Yours respectfully（用于对长辈或上级）。

英文书信格式称谓差异

商务英语书信（Business or Commercial English Correspondence）是指交易时所使用的通信。在美国，常用Business writing，它包括书信、电报、电话、电传、报告书、明信片等。英语和美语在书信体例方面存在着一定的差异，比如信头和称呼、书信格式、遣词、结尾客 套语等均有所不同。

一般来说，英国书信较为保守，许多英国人喜欢用老式书 信体，用词较为正式刻板，而美国书信语言非常生气、有活力，格式也较为简便。因此当我们写信的对象是英国或其旧殖民地国家时，要使用标准式英语 Queen's English；如果写信的对象是美国或美国势力范围的地区时，就要用美国英语。当然，英国式的语言文化近年来也有变化，但总体来说，两者间的差异是很明 显的。

商业英文书信，一般都要求用打字机或电脑整齐地打印，左边各行开头 垂直的，称为垂直式或齐头式（Block style），美国常用这种格式；每段的第一个词缩进去，称为缩进式或锯齿式（indented style），英国常用此格式。垂直式的职务及签名都在左边的边栏界线，这种格式，在极度尊重工作效率的美国公司，已普遍采用。正式的商业英语书信要在称 呼的上方写上收信公司名称和地址或收信人的名字全称、职务及地址，称为信内地址（Inside address）。信内地址的写法也有垂直式和缩进式之分，垂直式和称美国式将各行并列，缩进式或称英国式将各行依次退缩。

不过，近来英国商业书信信内地址并未依次缩进，似乎与美国式相同。此外，在美国还流行一种普通收信人地址的写法，就是在书信的Inside Address中，把门牌号和街名都省略掉。在英文书信中要使用敬语，最普遍的敬语是Mr, Mrs和Miss（用于未婚女性）。英国人常在男性的姓名之后用Esq.（Esquire的缩写），不过在商业上也在慢慢地改用Mr.Mmes.（Madam的复数形式），用于二个女士以上。Messrs（Mr的复数形式）用于二个以上的男人，或用于二个以上的男人组成的公司或团体。在英国式英文 信里，Mr, Mrs, Messrs，均不加缩写句点，相反地趋向于进步自由的美语反而加缩写句点如Mr., Mrs., Messrs„„在称呼方面，商业上最普遍的有Gentlemen（美国式）与Dear Sirs（英国式）二种，相当于我国的“敬启者”或“谨启者”.如果信是写给某个公司单位的，不是写给某个具体人的，美语用Gentlemen（复数形 式），英语用Dear Sirs.如果对方公司只一人时，必须使用Sir/Dear Sir.称呼后一般要使用标点符号，英国式采用逗号（comma），美国式用分号（colon）。书信结尾客套语（complimentary close）有多种，相当于我国书信在结尾时使用的“敬礼”、“致敬”、“顺安”等句。最为典型的美国式写法是Sincerely和Best regards，典型的英国式表达有Yours sincerely和yours faithfully（不知姓名）；Best wishes, kind regards（熟人或知道对方姓名）。此外，英国式的客套语还有特别礼貌的格式，但除了特殊情况外，现在不再使用。

第五篇：律师信函格式

当今网络信息时代，法律文书制作和它的传输、保存大量是依赖计算机来应用的，开始大量运用电子邮件。编辑文件时大多数使用Microsrft Word软件来做，制作完成了文书，通常需要打印，有时候需要保存成PDF格式，这种文件格式是现在全球使用非常广泛的储存法律文件的电子格式。

电子信息化时代的到来使律师在实际运用中，逐渐淘汰了手写的法律文书。法律文书种类是非常多的，为了教学方便，这次课程上，我们会用不同文书种类，提炼出来一些通用规则介绍给大家，进行讲解。会举一些具体实例和文书样本给大家深入介绍。

法律文书制作往往体现一个律师的个性。在一个律师事务所，每一个律师的文书的写作和制作，都需要符合这个事务所统一的规范，包括样式和一些必要条件要符合事务所的标准，所以希望实习律师在工作中，能够通过今天的学习推动我们事务所逐渐形成统一的比较美观的文书制作风格。

二、法律文书的概念

法律文书指一切具有法律意义并可能导致一定法律后果的文件的总称。

法律文书浩如烟海，各式各样。民事诉讼中有起诉书、答辩书、反诉书、判决书、裁定书、传票、送达回证、送达公告、代理人授权委托书、代理词、上诉书等；刑事诉讼中有拘留证、逮捕证、起诉意见书、审讯笔录、勘验笔录、询问证人笔录、询问被告人笔录等；证据方面的书证有尸检报告、鉴定报告、律师辩护词、抗诉书等。除了诉讼之外，还有其他很多样式的文书，比如公证书、鉴定书、交通事故责任认定书、个人的出生与死亡证明书、遗嘱、合同书、协议书、保证书、保函、法律意见书、法律尽职调查报告等等。尽管列举了这么多，也只是法律文书的一部分。

三、律师法律文书的概念及种类

（一）概念

律师法律文书是指律师在执业活动中，为了履行律师职责，所制作的一些具有特定法律意义的文件。可以概括称为律师业务文书。

（二）种类

1、信函类

是指涉及到有关信函方面的，包括律师与客户之间的通信，律师给客户的函件，律师受委托向对方当事人出具的函件（律师函），帮助当事人投诉、申诉等等写给某些部门的信函。这些函件有一定接收人，同时提出了一定的要求，并注有落款等特点，总而言之，是律师发出给另一个特定人的信件。

2、合同类

比较类似有条款的规章制度、合同章程，包括协议书，合同书，机构组织章程、规则、办法，另外还有一些起草带有条款的法律规范，比如律师执业规范等具有约束性的带有条款的文书。

3、诉状类

包括各类诉状（如起诉书，上诉书）及诉讼中的各项申请（如调取证据申请、通知法庭关于传唤证人出庭申请），是代表当事人提出了某种诉求、要求。主要涉及到写给有关强力部门的，比如公检法机关、仲裁机构、劳动仲裁部门等。

4、报告类

涉及到律师从事参与调查所得出的结果，律师要写一个类似调查报告的文件。依据委托人要求，出具的法律意见书。还有根据律师专业知识，对各种证据搜集得出的结论，形成了律师的意见。诉讼案件当中律师的代理词、辩护词，以及结论性的东西，比如律师在法庭上总结的陈词，也叫代理意见的表达。刑事案件中的辩护词等结论性、报告性的东西。

（三）培养具有自己独特风格的优秀法律文书

律师文书写作质量取决于内容和表现形式两个部分，律师在写法律文书的时候，无论是从内容上还是表现形式上来讲，都应该具备律师所应具有的专业的素质。这两方面，是不可或缺的，从律师手里发出的文书，应当反映出律师与众不同的一些特点和职业精神。俗话说“文如其人”，不同律师写的东西是不一样的，有质量的文书，能够直接反映出这个律师的执业水准和文化素养。律师文书写作是很重要的内容，大家要注重在实习阶段，特别是在执业初期高度重视法律文书写作和制作，慢慢培养出自己特有的风格来。

目前现状来说，律师法律文书的种类、样式随着社会进步、经济发展、法律的逐步完善和司法制度的深入改革不断变化，不断创新。

中国的律师文书的制作，除了受传统的法律文制作的影响之外，很大程度上受到了改革开放以来外国同行的法律文书制作的影响，中国律师也在不断借鉴和吸收外国同行在制作、写作法律文书当中一些值得借鉴的地方。经过这样影响以后，中国律师在制作法律文书过程当中，越来越显得比较灵活，符合实际，过去受传统影响，往往比较刻板，比较少有人性化的方式。作为一个实习律师，要不断吸收这些营养，同时也要兼收并蓄，掌握一些文学、语言学、修辞学、美学、文字编辑，甚至还有计算机技术软件的应用，基本操作技能，这些都是我们写好法律文书的必要前提条件。一个平时写东西经常犯语法错误的人，无法写出比较好的法律文书，所以我们不光要学习法律文书的制作，同时，还要学习一些其它方面的相关门类的知识，慢慢培养我们自己的风格。

四、律师文书的通用格式

（一）基本格式

1、边距

法律文书媒介比较多的是纸面的，纸张是A4标准格式。A4标准格式在我们写作文书当中，特别是用计算机录入、打印文书是有一定格式的，经常使用的Microsrft Word软件，在打印A4纸文件的时候，是有一个初始的格式的，是需要根据具体情形进行设定的。如：A4纸在打印的时候，要考虑到这些打印出来的文件将来可能需要装订，如果装订，文件左侧就需要留出适当的空间，否则装订成册后，有些文字可能就装订在里面看不到了。

2、字号

我们国家机关的红头文件，字是特别大的，因为要给领导看，领导很多是年纪大的，要带花镜的，所以字号比较大。标准的法律文书用字，正文文字应该控制在5号或者小4号，最大不要超过4号。这样能够保证一般人可以阅读以及节省纸张。如果文件是给年纪大领导看的，可以把字号适当调大。

3、字体

中文文书通常用宋体或者仿宋字体。Microsrft Word提供了很多字体，我们认为在法律文书制作中要保持严肃性，尽量避免使用花体字或者变形字。

4、行距

文书要保持一定美观性，整个文字行与行之间的距离是可以调整的，行距既不要太密也不要太稀，要做到比较恰当、合适。一般来说，在一个自然段中行距可以设为零，不要有多余行距，在自然段之间可以让它稍微拉开一些距离，这样看起来每一个自然段是一目了然的。并且每个自然段前面要缩紧两个字。

5、全角、半角（1）字母、数字

字母、阿拉伯数字避免使用全角字，否则数字之间距离比较大，不好读。

（2）英文标点

Microsrft Word软件提供的标点符号是两套，中文是全角，英文是半角。在书写英文单词的时候，尽量使用全角标点符号，如果书写英文文字，就使用半角标点符号。英文的标点后面是有空格的，不像汉字一个捱着一个。

（3）千位符

如果涉及到亿，甚至百亿、千亿的数字，要标千位符，这个时候的逗号一定是半角的。

6、币种 很多律师在写诉讼文书中，只写了多少元，没有写币种。通常是用人民币，但随着涉外业务增多，特别是一些外国当事人，他们在提出自己要求的时候，提出的数字不是人民币。所以写文书在涉及货币的时候，一定要注明币种，这样避免引起不必要的歧义或误会。

7、时区

国际法律业务中的文书，有时候委托人在国外，不同时区是有时间差别的，如果涉及涉外业务，在约定时间的时候，要写时区。

8、引用法律的版本

中国法律改革和发展非常迅速，法律修订也非常频繁，不同时间颁布和修订的法律有些规定可能不一样。写文书过程中如果需要引用法律条款时，除了写明法律名称外，要注明是哪一年的版本。

9、使用简称

写文书时，涉及到比较长的名称，首次出现注明简称是什么，该名称再出现的时候，使用这个简称，不再重复很长的名称。

（二）律师业务文书中的编号

文书为什么需要编号？通常是因为文书需要存档，将来查阅的时候方便检索，方便检索就需要有一定检索方式。文书编号，特别是在大型的事务所，已经形成一种制度。

文书的编号在规范中没有明确规定，但是在讲授法律文书制作过程中是要求大家所制作的法律文书有一定编号系统。当然编号系统不是律师自己做的，显然是在事务所统一安排下实施的管理方式，每一个律师要做的是在制作法律文书时，把你文书纳入事务所文书之内，所以编号是必然的。

有时候不光有编号，还要有关键词，便于将来检索。

除了文书编号以外，每一个律师在接受每一个案件的时候，都要有一个案号，案号和我们制作文书要形成一定关联。这样我们可以从编号看到这个文书属于哪一个案子，便于检索，便于使事务所文件档案管理形成一套比较健全的模式。案号非常重要，它是一个代码，是案子的“身份证”，从立案就是这个号，不会变。一些管理模式比较健全的企业，通常处理自己事务中会给自己每一件事务编号，所以律师在给当事人传输的文件当中有两个号，一个要注明自己档案的编号，另一个就是编上你客户公司对这件事情的编号，以便于他归档。客户给律师的函件、通知等文书，也标明我们事务所注册的案号，以便于档案管理。

（三）律师业务文书的抬头

通常来说，律师出具的信函、报告、意见书等，类似的以律师事务所名义发出的业务文书或者以律师名义发出的文书，应当使用统一的抬头，以便树立律师事务所的形象。

并不是所有律师写的文书都需要抬头，比如给当事人写起诉书，是以当事人名义写的，所以不需要挂律师事务所的抬头。给法院的代理词是可以带上抬头的。

律师在写信时既要在信的内容上写明收信人，还要写明发信人是谁。

（四）律师业务文书签署

即落款。律师执业要有道德操守，律师执业也是需要承担一定执业责任的。承担一定责任的方式，就是你要随时标明某一件事情是由谁来负责。所以说，律师在签发文件的时候，出具的信函、文件一定要有律师的签名。

签名有很多种形式，标准形式，就是律师出具的文件等材料既要有律师亲笔签名，同时也要有打印的名字。

有抬头的文件落款就不需要注明律师事务所的名称了。

（五）律师文书送达方式

1、邮寄方式

传统业务文书送达通常采用邮寄方式，目前邮寄也是很重要的一种法律文书送达方式。

2、专递方式 有时候为了节约时间，需要更快的方式送达，就出现了专递。专递目前有两种形式，一种是派专人递送，另一种就是委托第三方，也就是快递公司来专递。

3、电子方式

还有就是电子方式，传真、电子邮件都是常用的文书送达方式。

作为正式文书，是可以通过传真送达的，传真也是法庭证据可以接受的一种形式。

传真不失为一种有效的快捷的法律文书送达方式，但是现在电子邮件形式逐渐要取代传真。传真可靠性不如电子邮件。电子邮件的记实性也很强，打印出来可以作为证据使用。电子邮件附件如果用Microsrft Word格式，你无法知道别人是否修改了原始内容，所以正式文书的电子存档和制作，国际上都是通用PDF格式，PDF作为电子邮件附件传送，对方是没有办法修改的。

4、传真时需要注意的事项

传真一个比较正式文件的时候，事务所都会在这个文件前面加一个首页，首页除了有律师事务所标志外，还要写明该传真是给谁、信息、传真号码，甚至说明后面所发传真有多少页。在写页数的时候要写清是否包括本页。

5、传真、专递并用

很重要的文件，包括法庭文件，在送达的时候，我们要考虑这个文件的原件要送到对方手里，同时又要求他第一时间知道，那么我们可以在文件交给快递公司或者专递人员的时候，先把它传真过去，这样他既能接收到原始文件，又能第一时间看到文件内容。

五、律师文书中的常见问题

（一）保密问题

《律师法》第38条规定：“律师应当保守在执业活动中知悉的国家秘密、商业秘密，不得泄露当事人的隐私。” 在采用电子文书送达时，有些情况下安全性不足以切实保守秘密。有这样几种情况：第一，误操作，通过误操作构成的资料的泄密，律师是有执业责任的。如果当事人要求赔偿，律师执业保险如果理赔的话，就有了黑点，下次再申请执业保险的时候，保费就提高了。第二，机械故障。由于故障，极其重要的信息没有发送成功、发送不完整或者发送到别人那里去了等发生的泄密，律师是要承担责任的。

为了避免这两种情况的出现，文书中涉及当事人秘密，在文书当中作出某种特定的标注，表明跟当事人通信的内容是有特权的，别人不能来要这个东西或者擅自窃取通信信息。这有一个好处，是第三方即便是看到了，误收到了，他也知道这是律师与当事人的特权通信，别人是不能看的。

通过电子邮件、传真送达的保密文书，要求律师加一个保密提示，比如“本件仅供上述指定收件人收取，其内容均属机密，并受《律师法》约束。若阁下误收到本件或者并非上述指定的收件人，或者负责向指定收件人递送本件的人士，请您立即致电本事务所，并将本件按照以上地址邮寄回本事务所。本事务所将承担阁下合理的邮寄费用，请勿将本件复制、转发、传阅。谢谢合作”。如果你做了这种提示了，再发生误操作或机械故障导致文件到第三方那里去了，有这个提示就可以降低执业风险。

（二）礼节问题

礼节涉及到律师职业伦理的一个方面，它也从一个侧面表示律师的执业文化。律师是否训练有素，是否很有修养，从他的行文的用词及如何来保持法律文书的必要礼节都可以看出来。律师法律文书当中，作为信函一类的文书，无论给谁的信函，都要对收件人有一个称谓，必要的时候还可以使用尊敬的称谓。

有时候写的收件人是一个比较受尊敬的位置，比如法官，要写“尊敬的法官”、“阁下”等等。

如果收件人有较高职位的，并且文书内容与他职位有关的，应该称呼他的职位。但属于与职务无关的信件，可以直接写名字。通常使用的称谓，男士就是“先生”，女士就是“女士”，未结婚的称“小姐”，对比较熟悉的人，比如老客户，就在信函当中不必称全名了，直接称小名就可以了。

有时候在书写信函的时候，写给一个机构，但是又不知道这个机构谁接收这个信是比较合适的，这种情况，通常写“敬启者”。

信函在末尾的时候，落款之前有礼貌的问候语，比如“祝身体健康”等。如果给一个人的信函下面没有问候语是很不礼貌的。

（三）语言问题

1、专业

律师所书写的文书不能使用过分口语化的语言或者低俗的语言。

2、严谨

3、简洁

简洁的前提是一定要明确，可以用一句话说清楚的，不用两句话，这样能够明确表达意思。

（四）文书附件

文书有时候需要有附件进一步说明文书中的内容。要引用某一个附件的内容，文书主文和附件是相互呼应、关联的。这就要求附件一定要有编号，可以更好的帮助读者在阅读主文的时候，方便地查阅附件里的内容。

这时候容易出现的问题是，只对主文进行了修改，却没有修改附件的次序，导致再想引用附件的时候找不到，还有就是附件编写的时候页数发生变化，这样的错误表现律师很不专业。主文、附件连带关系不能出现差错，不能出现混乱。

（五）语法问题

1、句子、段落过长 读者看的时候，就懒得看了，分不清重点。律师文书在写作的时候，如果有比较长的段落，一定要按照它的轻重、逻辑关系、叙述不同层面的内容来分成段落。必要的时候，还要加一个小题目，这样比较容易让人阅读，同时也容易让人理解。句子一是一样，长句子该分开的要分开。

2、逗号、句号问题

避免一逗到底，一个完整的句子应该包含“主谓宾”或者“主谓”，这个完整的句子后面应当是句号。有一种理解是前后两句意思是关联的，所以不能用句号，这种理解是错误的。“主谓宾”表达完整了就可以使用句号。在一个完整句子后面标注句号，有助于把整个句子和文章结构、逻辑性表示的更完整更准确。

3、避免随便省略主语

中文省略主语情况是很普遍的，表达习惯是通过上下文能够理解的，下面说的时候，就可以省略很多主语。但法律文书在制作时要注意，主语是不能随便省略，经常省略主语容易引起很多意思上的误解和理解上的混乱。

（六）标点符号使用问题

1、感叹号

有的律师喜欢用感叹号，特别是需要表达强烈的意思的时候，有时候甚至连用两个、三个感叹号，这是不应提倡的，要表达一个准确意思，不能用感情色彩的情绪来书写。

2、问号

有些句子是以疑问句的形式出现的，但是他表达的不是疑问，而是感叹。这个时候不能说句子形式是问句，就用问号。

六、不同种类文书专门介绍

主要介绍在日常执业活动中比较经常遇到的文书的类型，这样可以有针对性地把它的一些特点，在制作过程中需要注意的问题专门拿出来和大家讨论。

（一）合同与协议文书

这类文书，是律师接触到最多的一类法律文书。委托人对律师的要求是各种各样的，但是有两点是共同的，其一，这些文书在制作中，都要保证它的严谨，其二是对委托人的保护。最失败的这类文书的写作，不在于写的简单，而在发生一些比较致命的漏洞。再有就是一些条款之间，含义相互之间有冲突。

在制作类似合同、协议书的时候，要经过多次审查。注意意思是否连贯，中间是否会出现矛盾、互相抵触的地方。合同与协议书内容应当包括很多信息，首先是当事人的信息，然后是当事人的要求，所要强调和着重保护的方面。

我们在制作的时候，要注意整个文书的结构，要设计好机构。另外，合同、协议书还涉及到一些必要的条款。不过多介绍合同、协议书的格式，这里主要强调合同、协议书当中一些必要条款如何写作与安排。

除了法律适用的条款、争议解决条款，传统合同当中不太经常出现但却是非常重要的条款，在这些年普遍用于商务合同当中。其中包括不弃权条款、可分割条款、通知义务条款、不可抗力条款、违约条款等比较传统的条款。

合同、协议书当中数字、日期、范围的确定，里面涉及到一些表述的技巧，如约定的截止具体日期是否包括本日等都是容易引起争议的地方。

合同约定的语言，通常执业都是中文，但是有时候是涉外的业务，外方当事人提出来要适用他们国家的语言，这个时候就会引起争执，通常要有这样的条款来约定适用于合同或协议中的语言，同时还要规定，语言如果不同版本发生歧义应以哪个版本为准。

合同、协议书中切忌不要出现模糊不清的表述，特别是容易引起歧义的，这个是在写合同时的一个大忌。以上这些问题处理好了，会将未来容易引起争议的地方降到最低。

1、通知条款

通知条款在传统合同、协议书中律师不是太重视，由于合同履行经常遇到需要通知的问题，特别是新《合同法》规定了一些新内容，如根本性违约，另一方可以通知解除合同。这里面就出现“通知”，《合同法》并没有给我们提供通知的方式。怎么有效通知、什么才叫通知，需要在合同条款里加强对这方面内容的约定。现在很多合同、协议书中的通知条款都成了必备条款。通知条款也被越来越多的使用，在起草、审查合同时，要看是否有通知条款。

2、不弃权条款

不弃权条款越来越多的用在商务协议、合同中。含义就是，一个合同跟协议当中往往是要授予某一方当事人权利和义务，赋予义务可以履行，赋予的权利不一定履行，可以一定时间不主张、不行使这个权利。为了避免引起争议，避免事后对方要求削弱权利，说不履行这个权利就视为放弃这个权利的时候，该条款避免引起这方面的争端。不行使、晚行使权利或者只行使一部分权利，这些行为不表示放弃了这个权利。这种情况下，该条款是适用于双方的。事实说明，这样条款是有效的，合同履行一旦引起争议，受害一方会仔细研究合同条款，会找到任何对自己有利的关键点，这样会导致双方对合同权利、义务理解发生争议，这个条款避免发生未来潜在的争议。

3、可分割条款

是近几年在律师实践中使用的比较多的新的条款。其含义是，一旦合同、协议或者其某一个条款，被认定是无效的，并不意味着整个合同无效，或在这之外的其他条款无效。该条款是为了避免潜在的争议，可分割条款可以解释双方在签订合同中共同认为某一个条款的无效，不能直接导致整个合同无效。这样，即使出现某几个条款被认定是无效的，双方在签订合同中所确定的合同目标依然还是可以实现的。

4、生效条款

通常情况下是签字就认定生效了，生效时间有一些例外情况，靠双方约定，有时候可以单独约定生效的时间，不一定是签字这一天。在生效条款中应明确什么条件下生效。

5、不可抗力条款

几乎是所有合同必不可少条款之一。这里推荐比较标准、完整的不可抗力条款，“本合同任何一方由于地震、台风、水灾、火灾、战乱以及法律调整、政策变化等