第一篇：公文写作与处理

公文写作与处理

一、公文基本知识

1.公文的含义：是党政机关、企事业单位、群众团体在公务活动中所使用的具有法定效力和规范体式的应用文书。

（1）规定了公文的使用范围（2）规定了公文的性质和目的（3）具有特定的格式

2.公文的特点：突出政治性、恪守法定性、保持权威性、注重保密性、讲究规范性、围绕事务性

二、党政机关公文规范

1.党政共同使用：决定、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要、意见

2.公文的分类（1）按使用的范围划分：通用公文、专用公文

（2）按公文发送的方向划分：上行文、下行文、平行文

（3）按机密程度划分：密件（绝密、机密、秘密）和普件

（4）按公文办理的时限划分：特级、急件（电报分为：特提、特急、加急、平急）

3.公文行文方式和原则：逐级行文、多级行文、越级行文、联合行文、直接行文

三、常用公文写作

1.公文写作的程序

撰拟文稿（1）要安排好结构（2）拟出写作提纲（3）正式撰拟文稿

四、公文处理

1.收文处理（1）公文的收受与分流：签收、外收文登记、启封、内收文登记、分办、摘编

（2）办理收文：拟办、批办、承办、注办

（3）组织传阅与催办查办

（4）处置办毕公文：立卷归档、清退、暂存、销毁

2.发文处理（1）文稿的形成：拟稿、会商、审核、签发

（2）公文的制作：注发、缮印、用印或签署

（3）公文的对外传递：分装、发出等环节

（4）办毕公文：立卷、归档、暂存、销毁

第二篇：公文写作与处理 整理稿

按公文来源划分：1）对外文件，第一章 公 文 是指本机关拟制的向外单位发出

一、什么是公文：即公务文书，的文件，是作为传达本机关的意是国家机关及其他社会组织在行图发往需。要与之联系的针对机使职权和实施管理过程中形成的关的文件。2）收来文件，指由外具有法定效力和规范体式的文机关拟制的，作为传达其自身机书，是进行公务活动的重要工具。关的意图，发送到本机关来的文其含义：1）公文形成的主体是国件。3）内部文件，指制发和使用家机关及其他社会组织 2公文形都限于机关内部的文件

2、按公文成的条是行使职权和实施管理3的行文关系划分：1）上行文，指公文是具有法定效力和规范体式下级机关、下级业务部门向它所的文书4公文是进行公务活动的属的上级领导机关和上级业务部重要工具 门所发出的公文（报告、请示）2）

二、公文的产生与发展

1、公文，平行文，指同级机关或者不相隶或称文书、文件，是一种社会现属的，没有领导与指导关系的机象，是人类社会实践活动的产物。关之间的一种行文（函）3）下公文是随着阶级、国家、文字的行文，指上级领导机关对所属的产生而产生的，随着生产与管理下级机关的一种行文（指示、决活动的发展而不断发展的。

2、定、通知、批复）

3、按公文秘密公文的发展阶段：① 恩格斯把文程度和阅读范围来划分： 1）秘字应用文献记录，即文书工作的密文件，指内容涉及党和国家的出现当作人类文明的重要标志②秘密，需要控制知密范围和知密原始社会：结绳记事；商代后期：对象的文件（分为绝密、机密、甲骨文书—是我国迄今发现的最秘密三种）2）普通文件，指非早的文书档案；西周：设立了专无密可保，可供任何人阅看的文门管理文书的机构与起草文书的件3）公布文件，是向人民群众和官吏；《尚书》是我国最早的一部国内外公开发布的文件，如公告、政治文件汇编本；秦汉时期，是通告、公报、法律、法令，中央我国封建社会文书工作的确立时领导同志的讲话、报告

4、按公期，秦代出现的“书”、“奏”，是文的制发机关性质划分：1）法律、我国最早的上行文；汉代及稍后，法规文件，指由中央和地方各级又出现了章、表、疏、议、启等权力机关、行政机关所制发的法上行文，官府之间移书、关、刺、律、法令和行政法规与规章（分咨等平行文，另令、谕、制、教为三种：法律文件、法令文件、等下行文；1912年元月，临时政行政法规与规章文件）2）行政文府规定公文分为：令、咨、呈、件，指国家机关在日常公务活动示、状五种。③汉代以前，我国文中所形成和使用的文件，如请示、书的载体材料一般为：金石、青报告、通知、意见等。3）党的文铜、竹木、谦帛等 直至 东晋末件，指中国共产党的机关、组织年，太尉恒玄下令公文统一用纸。形成和使用的文件，反映党的领

三、文书、文件和公文

1、文导、工作和建设等活动。

5、按公书：可以作为所有文件材料总称，文内容性质与作用来划分：1）指既可指公务文书，也可以指私人挥性公文件，指上级领导机关对文书，是一个整体概念。—最早下级机关或群众发出的用以领导出现于西汉。

2、文件：—出现于与指导工作的公文，如命令、指清末。广义上说：文书一样，既示、决定、意见、批复和政策性可指公务文件，也可指私人文件，通知等。2）规范性公文，指由机有时也可以指文件材料的总称。关、组织、社会团体依据法律、狭义上说：文主要是指机关、组行政法规和及组织章程制定的，织制成和发布的具有固定格式和要求其成员在工作活动等方面严文件版头的正式行文。

3、公文：格遵守的行为规范，如各种条例、是指各机单位为了办理公务而形规定、办法、细则、章程、规则成的文件材料。—出现于东汉末等3）报请性公文，是下级机关向年和三国时期。

4、在机关中三者上级机关汇报工作、反映情况、都是指国家机关及其他社会组织请示问题所使的陈述性、请求性在工作活动中形成和处理的收来公文，主要是报告、请示4）知照文件、发出文件以及机关内部所性公文，指机关单位发布的需要使用的文件 材料，即公务文书。周知或遵守，以及各机关单位之第二节 公文的特点与作用

间联系工作，通报情况所使用的一、公文的特点：1）有法定的作公文，如公报、公告、知照性者 2）有法定的权威 3）有特定通知、通报、函等。5）记录性的效用 4）有规范的体式 5）有公文，指各机关、组织用以记载规定睥处理程序

法定作公务活动以备查考的公文，如会者：是指依据宪法和其他有关法议记录、电话记录、会议纪要、律、章程、决定成立的并能以自大事记、值班日志等。

6、按文件己的名义行使法定的职能权利和的缓急程度划分：1）急件（两负担一定的任务、义务的机关、种：特急件、急件）2）平件；组织或代表机关组织的领导人。按文件的使用范围划分：1）通用行文单位：能在自己的职权范围文件 2）专用文件 3）技术文件；内制发文件的机关、部门或单位，按文件的发送目的划分：1）主送称为行文单位。公文的制发：经件、抄送件 2）批转件、转发件；过起草、核稿、签发等程序。公按文件的处理要求划分：1）需办文的签收：签收登记、分办、批文件（办件）2）参阅文件（阅办、承办、催办等。件）；

二、公文的作用：在于它是党和

二、公文的名称：统称文种。它国家具体领导和管理政务，机关是根据发文机关的权限、发文机之间相互进行联系以及机关内部关和收文机关之间的关系以及发处理工作事务的一种工具。公文文的具体目的和要求而确定的。作用：1）领导与指导作用 2）行公文文种的确定：1）公文机关的为规范作用 3）传递信息作用 4）权限 2）发文机关和收文机关间公务联系作用 5）凭据记载作用 的关系 3）发文的具体目的和要第三节 公文的分类与名称

求1、1993年11月21日 国务院

一、公文的分类：

1、公文的分类 办公厅 《国家行政机关公文处理办法》 12类13种命令（令）、议案、决议、指示、公告、通告、通知、通报、报请、请示、批复、函、会议纪要 2、1996年5月3日中共中央办公厅正式发布了《中国共产党机关公文处理条例》，规定党的机关公文文种有14种：①决议 ②决定 ③指示 ④意见 ⑤通知 ⑥通报 ⑦公报 ⑧报告 ⑨请示 ⑩批复 ⑾条例 ⑿规定 ⒀函 ⒁会议纪要3、2000年8月24日，国务院发布了新的《国家行政机关公文处理办法》现行公文文种13种：1）命令（令）2）决定 3）公告 4）通告 5）通知 6）通报 7）议案 8）报告 9请示 10）批复 11）意见 12）函 13）会议纪要 第二章公文写作公文写作概述

一、公文写作是代机关立言公文写作，指公文的起草与修改，是撰写者代机关立言，体现机关领导意图和愿望的写作活动。公文写作包括起草初稿、讨论修改形成送审稿的整个过程。考试大自考站，你的自考专家！起草初稿：是指构思基本完成后动笔行文，写出公文初稿有的具体过程。讨论修改：是指对初稿作进一步加工直到形成送审稿的过程。★公文的起草的组织可分为：1）由一人准备、选取材料并构思布局直至拟写成文。2）由多人共同讨论、构思和准备材料，最后由一人执笔（最普遍的基本组织形式）3）由起草小组共同酝酿，多人分工执笔，一人统稿贯穿全文

二、★公文质量主要体现在两方面：1）在思想内容方面，应该政策性强、针对性强、科学性强（1）政策性强：就是要求政治上正确，思想观点正确，准确地宣布、传达、体现党和国家的方针、政策的精神。（2）针对性强：就是要求有的放矢，切中要害。（3）科学性：就是反映工作的实际情况和客观规律，敢于实事求是，能够及时地、正确的提出问题、分析问题和解决问题，经得起时间的考验，经得起实践的检验。2）在文字表达方面，应该结构严谨、语言精当、行文规范。结构严谨：是指章法问题、布局谋篇的问题。要示：主次分明、条理清楚；重点突出、衔接自然；联系紧密、完整划一。语言精当：是指运用语言要精确、简明、贴切、恰当。既要符合语法，修辞和逻辑的要求，又要恰如其分地表达内容。行文规范：是指公文的种类、格式等都由国家统一规定，书写要清楚，标点要正确文面要整洁。

2、公文效用：是指公文对机关公务活动所起的作用。公文效用所起的作用：领导和指导作用、法规和准绳作用、沟通和联系作用、依据和凭证作用。

三、机关领导要亲自动手撰写重要公文 领导干部亲自动手起草起草重要公文是领导工作中的原则性问题。第二节 公文写作的特点和要求

一、★公文写作特点：1）被动写作遵命性强 2）对象明确针对性强 3）集思广益群体性强4）决策之作政策性强 5）急迫之作时限性强 6）讲究格式规范性强

二、★公文写作基本要求（写好公文中正文应注意的问题）：1）要保证公文内容在政治上的正确性 2）要实事求是，在业务上符合客观规律3）在文字表述上准确、鲜明、生动，符合语法与逻辑 4）公文起草要符合统一规定的体式与程序。5）要注意选用书写的载体与字迹材料体式：公文文体、结构、附加标记和文件格式。程序：交拟、起草、审核、签发、印制、发出尽量使用毛笔和钢笔，不要使用圆珠笔和铅笔；使用墨汁、蓝黑墨水和碳素墨水，不使用纯蓝、红色墨水。

第三节 公文写作步骤与方法

一、公文写作的步骤：1）明确发文主旨 ①公文的中心内容是什么子②根据公文内容，准备采用什么文种③要明确公文发送范围和阅读对象④明确发文的具体要求 2）收集有关材料①收集、阅读和研究有关的文件材料②深入下去，收集有关的实际材料a 收集有关材料要求：真实、典型、适用、时效3）拟出写作提纲先写什么、后写什么、分几个段落、几层意思4认真起草正文（导语、主体结束语）5反复检查修改

二、正文起草步骤：1）把握公文主题，选好用好材料； 2）观点正确情况确实3）内容涉及的有关部门要经过会商取得一致意见； 4）文字表述要简练，交代问题要清楚

三、公文的修改有以下几方面：1）关于主题的修改：看主题思想是否正确、论述是否集中、挖掘是否深刻。2）关于观点的修改 ：观点是否正确，表达有无问题。3）关于材料的修改 ：材料是公文的基础，有了正确的观点，还要通过恰当的材料表现出来。4）关于结构的修改：包括：

1、公文总体结构的修正

2、起承转合的调整

3、层次位置的改变

4、详略的更动

公文结构是为表现公文主旨，表达公文内容服务的对公文结构进行修改调整，其目的在于使公文更加严谨、畅达、匀称和完整。5）关于语言的修改：准确、鲜明、精练、生动

四、★公文写作人员修养重要性与体现和途径：1）公文写作是各级机关工作的重要组成部分，是一项政治性和政策性很强的工作；2）公文是国家党政机关实施领导与管理的重要工具与手段。体现：1）政治素质好：明确的政治方向、坚定的政治立场、敏锐的政治洞察力和政治鉴别力。严守纪律，严守保密制度；2）有一定政策理论水平公文写作是执行政策、依靠政策、理解政策、表达政策的过程。政治水平的高低直接决定公文写作的成败；3）熟悉业务和机关工作情况；4）有较宽的知识面； 5）有较好的文字功底.途径：1）与时俱进勇于创新 不断学习、不断实践、不断提高、不断创新；2）博览群书增长知识勤于、勇于、善于向书本学习；3）深入实践勤学苦练勤学苦练、锲而不舍、持之以恒。考试大收集整理 第三章 公文的体式与搞本

第一节 公文的体式

一、公文的体式是指：公文的文体、结构要素及在格式上的安排。公文体式作用：为了保证公文的完整性、正确性与有效性、提高办事效率并为了公文处理工作提供方便。

二、公文的文体

公文的文体：是指公文写作中运用语言陈述事情、说明问题所采用的具体方法和特点，即公文的表达方式和语体特征。公文的文体具有应用文体的一般特点：实用性、严肃性、程式性。

1、公文的表达方式：是指在写作中运用语言的方法和手段，它是辨别文章体裁的重要标志 主要有：叙述、议论、说明1）叙述，是将人物的经历和事件的发展变化过程所作的叙说和交代，除计划性、法规性文件一般不采用叙事、指令性文件较少采用叙事外其他通知、通报、请示、报告、总结、会议纪要都必须以叙事为基础。如通知、通报、请示、报告、总结、会议纪要以叙事为基础。★（公文叙事与一般记叙文的不同：

1、公文的叙事是通过对基本情况或个别事实的叙术来说明一定的问题，达到反映情况、交流思想、阐明观点的目的。

2、主要是顺叙

3、在叙述的同时，可恰当地运用倒叙、插叙、分叙等方法）2）说明，是用简明扼要的文字，把事物的形状、性质、特征、成因、关系、功用等客观真实地解说清楚。说明是公文写作中最常见、最主要的表达方式。（说明的主要方法有：

1、定义说明，指用下定义的方法来说明事物的性质和特征。

2、注释说明，指对事物的性状、特征、成因等作简要的注释。

3、比较说明，指运用同类事物或不同事物跟所要说明的事物作比较。

4、数字说明，指用确切的数字来说明事物。

5、举例说明，指根据事物在形状、成因、功用、关系等属性的差别，划分成若干类别，分别加以说有的方法。

6、图表说明

7、引用说明

8、分析说明）3）议论，是义事说明把道理说清楚。（议论的要素：

1、论点，又叫论题或观点，是议论的核心。

2、论据，是证明论点真实性的根据。

3、论证，是运用论据来证明论点的方法和过程。论点、论据、论证三者间的关系：论点是统帅，回答“要证明什么”的问题—是议论的核心；论据是基础，回答“用什么证明”的问题。分三类：一类是事实论据；二是理论论据；三类是政策法规；而论证是沟通二者间内在联系的桥梁；回答“如何证明”的问题。）

三、公文的语言特点：1）准确（是公文语言的主要特征和基本要求）2）简明 ：用最少的文字表达尽可能多的内容。3）庄重：指公文用语必须讲究庄严、郑重。4）得体：指公文语言的运用要与公文的行文目的、内容、对象、条件的特定需要相适应，在准确表达的基础上，进一步促使受文对象产生与行文目的一致的心理效应。得体的基本要求： 是发适应行文的语体风格；是要分清上下级关系，掌握好分寸； 是要多运用公文的专用语。

四、公文中的常见词语：1）特定用语——它言简意赅、简洁明快、典雅庄重，其特定含义是人所公认的。包括：

1、端用语—用于表示行文目的、休养所与原因的。如为、为了、关于、由于、遵照、依照、依据、兹有、兹因、兹定于、兹将、兹介绍等。

2、引叙用语—在引叙来文（电）时使用，如现接、近接、胶接、欣悉、近悉、敬悉、据报、据查、据了解等。

3、经办用语—表示工作办理的时间及过程，如业经、已经、复经、一经、迭经、前经、兹经、经过、通过等。

4、称谓用语—用以表示不同人称的，如我局、你局、贵局、该局（公司、厂、处）等。

5、期请用语—用来表示请求与期望，如拟请、函请、务请、恳请、希、希望、望、希即等。

6、表态用语—用来对来文表明态度，如同意、照办、可行、拟同意、不同意、不要、不妥、请核查等。

7、综合用语—对所叙述的情况进行综合时使用，如，如上所述、综上所述、上述、总之等。

8、过渡用语，如为此、据此、因此、现函复如下、现通告如下等。

8、过渡用语—在公文的段落之间使用、承上启下，起过渡作用。（为此、据此、因此、现函复如下、现通告如下等）

9、谦敬用语，如恭请、敬请、谨请、惠于、惠赠、惠示、承蒙协助、承蒙惠允、不胜、不胜荣胜、不胜感激等。

10、结尾用语，如此令、此布、此告、为要、为盼、请批示、请批复、特此函告、特此函达、特此通知、特此通告、请遵照办 理、请认真贯彻执行、以上意见如无不妥，请批转各地区执行等。）2）惯用语，指一定民族语言中长期形成的习惯用语，如“抓辫子”、“吃大锅饭”。3）缩略语，是较长词语缩短省略而成，如“一国两制”、“三个代表”4）成语，一种相沿习用具有书面语言色彩的定型词组或短语。5）引用语，指在写作中引用前人的现成语句来论证或说明文章中所要论述的问题①引用名人名言；②引用古书上现成语句③引用党和国家领导机关重要文件中的语句。

第二节 公文的构成要素与书面格式

一、公文的构成要素（公文的组成部分）：发文机关标识、发文字号、公文公文标题、主送机关、正文、印章、成文时间、主题词等—是由党和国家在关部门颁布的规范性文件所规定的。公文的书面格式：指公文的各要素在公文文面上所处的位置和书写样式。——是公文在形式上区别于一般文章的重要标志。★公文的眉首部分包括：1）公文份数序号：将同一文稿印制若干份时每份的顺序编号（不是所有都需要）——规定带有密级公文要编制份数序号位置：位于版心左上角成本顶格第一行；一般由六位阿拉伯数字（不得少于2位）组成。其位置在版心左上角顶格第1行，数字不足规定数时，前面用“0”（零）补齐2）密等级和保密期限：是指公文秘密程度的一种标志。分为绝密、机密、秘密三级；涉及党和国家秘密的公文应标明密级。标注方法：在密级与时限中间加“★”。如“秘密★六个月”、“绝密★长期”。位置：位于文件首面公文版头右上角第一行3号黑体，凡传递秘密公文应在文件封皮上加盖戳记注明。保密时限：一般分一年以内，一年用一的以上，长期和期限不作标注，凡不作标注的可按二十年认定。绝密：是最重要的国家机密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害。机密：是重要的国家机密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害。秘密：是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损失。3）急程度 ：是对公文送达和办理的时间限度。（包括：特急和急件，电报分为：特提、特急、加急、平急，位置在文件首页文头右上角，需要与密极同时使用，紧急程度置于密级之下，上下对齐。时限送达的文件须在文件封筒上注明“务于某日某时送到”或“限某日某时送达”。）4）发文机关标识（文头），是发文机关用来制发正式文件时使用的的固定版式的发文机关标识。位置：发文机关版头大字居中套红印在文件首页上瑞，约占图文区的三分之一或五分之二。字体选长宋体。—使用这种套文头的文件，通常称之为“红头文件”。、党的文件在间隔线中间印上一颗五角星。5）发文字号：指由发文机关编排的文件代号。（由发文机关代字、年份（加六角括号[ ]）和序号组成）★发文字号作用：1）统计发文的数量，便于公文的管理 2）在查找和引用公文时可作为该份公文的代号使用。编排发文字号要力求准确、稳固、系统。位置：有版头的文件，应标注在文件版头之下，间隔横线之上，居中排列；用信笺头的文件，则置于信笺头横线之下，公文标题之上，右侧排列：“命令（令）”则在公文标题下面当中，写“第X号”。签发人：在上报的公文中才出现的目的是为上级单位的领导人了解下级单位谁对上报的公文内容负责。一般供上行文使 用。位置应平行排列于公文字号右侧，与发文字号同处在一行 ★公文主体部分包括：1）公文标题，：由发文机关名称、公文主题（事由）和文种组成，是对公文主要内容准确、简要的概括和提示。位置应于红色横线下分1行或多行居中排列（省略情况：

1、省略公文机关名称

2、省略事由的

3、机关名称和事由同时省略的）2）主送机关，：指主要受理公文的机关。也就是发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关。（一般有三种情况：

1、上级机关对下级发出的公文，下级机关单位负有贯彻执行的责任，除批复外，有两个以上主送机关。

2、下级机关向上级领导机关报发出的请示报告等上行文，一般只有一个主送机关。

3、直接向社会公众发布的公文，主送机关就没有必要再写了）位置应在正文之上公文标题左下方，无论一行或多行，应靠左顶格书写。3）正文：是公文的主体部份，用来表达公文的具体内容，体现发文机关的意图，是公文的核心。可分为： ①导语（导语写作有：

1、依据式，简要说明发文的根据，常用语有根据、按照、遵照等。

2、目的式，开宗说明发文的目的，常用语有为、为了等。

3、原因式，简要说明发文的原因，常用简洁语言，以叙述、说明或夹叙夹议的方式开头）②正文主体，是公文最主要部分，也是写好公文的关键和难点所在。正文主体一般要求：③结束语，正文的结尾1）内容要符合党路线方针政策和有关规定，符合国家的法律法规，提出新的政策规定要注意保持连续性，提法要同已公布的文件相衔接；2）所反映的情况问题数据等必须真实可靠，提出的措施和办法要切合工作实际，切 实可行；3）内容涉及的有关部门要经过协调会商，取得一致意见；4）文字表达概念准确，观点鲜明，条理清楚，层次分明，篇幅简短，实是求是，合乎语法规范，正确使用标点符号；5）公文中的数字年份均不能回行。4）附件，附件说明位于正文的左下方，公文生效标识之上，注明所附文件材料名称及件数，——应在正文下一行加以标识形式有：图表、目录、名单、简介及其他有关文件材料。位置应于正文左下方，公文生效标识上。注明附件材料名称及件5）成文时间，指公文形成的时间是一项重要内容，它是文件生效及日后查考的重要依据之一。（年、月、日要写全-用汉字位置应标注在发文机关署名下方。不论其文字多少，都要注意二者的距离相称。注意事项：（1）一般情况下，以领导人签发日期为准。（2）经会议讨论通过的公文，以会议通过的日期为准，并加括号写在公文标题的 正下方。（3）法规、规章类文件以批准日期为准。（4）两个以上机关的联合行文，以最后一个签发机关的领导人的签发日 期为准。（5）一般的日常事务性公文，如涉用具体事项的通知、通告、简报、函等的成文日期经它们的印发日期为准。6）公文生效标识，指在正文或附件之后加盖发文机关印章或签署人姓名，是证明公文效力的表现形式。（1）单一发文机关（落款不署发文机关名称，只标成文时间，在成文时间上加盖机关印章即为公文生效标识）（2）联合行文印章（3）关于在公文中不再标识“此页无正文”的说明—用调整行距和字距的方法处理7）附注，是对公文的发放范围，使用时需注意的事项加以说明。应用圆括号括入，左空2字标识在成文时间下一行。★公文的版记部分：1）主题词，指能够准备表达公文主题内容便于公文检索查询的规范化名词或名词性词组。位置：位于注释或特殊要求说明左下方，文尾横线上端顶格书写。最多不超过五个主题词。★主题词作用：1）可以准确简要地概括文件的主要内容；2）提高文件检索查询速度，有利于提高整个机关的办事效率（主要表现在：一快，二准，三全）；3）有利于文书档案管理的规范化系统化科学化1997年12月，国务院办公厅秘书局修订发布的《国务院公文主题表》共由15类1059个主题词组成，公为主表和附表两大部分。主表有13类751个主题词，附表有2类298个主题词。词表分三个层次。第一层是对主题区域的分类。第二层是类别词。第三层是类属词。注意事项：（1）必须在公文主题词表中选用主题词。（2）公文主题词表中的类别标题不作主题词。（3）主题词标引的顺序是先标类别词，再标类属词。（4）一公文件有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二主题内容进行标引。（5）在公文上标注主题词，要直反映出该份公文所说明的问题或论述的事物。⑹“主题词三字居左顶格用3号黑体字标注在抄送机关上1行，”主题词“后标冒号；冒号后标主题词的词目，词目之间应有一个安的间距，一般不超过五个主题词为宜。

2）抄送机关，指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。（抄送机关要掌握的原则：①抄送要限于同文件内容有关，需对知道或协助办理的机关，既不滥报滥送，也不漏报漏送。②向上级机关的请示、报告，不可同时抄送下级机关。③向下级机关的重要行文，可抄送直接上级级关，翻印或转发上级机关的文件，不要再上报上级机关。④一般情况下，下级机关不得越级行文请示、报告，也不得越级抄送文件，因特殊情况必须越级，应抄送被过的上级机关。⑤受双重领导单位的请示、报告，应根据文件内容确定主送和抄送机关，上级机关向受双重领导单位的行文，应视文件内容抄送受文单位的另一个上级机关。）

位置：位于主题词下一行，左空1字用3号仿宋标识“抄送”，“抄送”后标冒号，抄送机关用顿号隔开，回行时与上1行的抄送机关对齐，最后一个抄送机关后标句号。

3）印发机关和印发说明，是对文件制发情况的说明记载，包括文件制发单位名称、印发日期和印制份数等，位置应于抄送机关之下，印发机关左空1字，印发时间右空1字，然后在下方划一条与版心等长的横线作底线，底线下面右侧标注印制份数。位置：位于抄送区域横线之下，左侧行首空一个字标注制发单位名称，右侧注明印制时间，行尾空一个字。然后在下方划一条与图文区等长的间隔线作底线，底线下面右侧标注印制份数。印制单位：一般是各级机关的办公厅（室），使用全称或规范化简称。印发时间：是秘书部门起印文件的时间，要完整写出年月日。印制份数：是该份文件所印的数量。注：翻印文件的说明同印刷说明大体相同，但翻印秘密文件时须经制发机关批准或授权，翻印后要向原发文机关备案，上级机关翻印下属机关文件可不受此限。版记部分三个项目的含义、标注位置及标注方法，每个项目之间都要用与版心等长的间隔横线隔开。版记部分—双称“文尾”置于公文最后一页，版记页面的最后一个要素置于最后一行。

三、公文的特定格式：1）信函格式 2）命令格式 3）会议纪要格式

第三节 公文的排版形式与装订要求

一、公文的排版形式公文的排版形式：是指公文数据项目在文件版面上的标印格式，是指公文的外观形式。包括：公文版头设计，版面安排，字体字号、字行字距、天地页边、用纸规格等。1988年9月国家技术监督局发布的《国家机关公文格式》相关规定：公文排版的有关问题：1）公文用纸尺寸与规格： 国际A4：长297mm、宽210mm2）公文的书写形式：一律采用从上至下、自左向右横写横排。（少数民族文字除外），正文文字的每行长度与图文区宽度相等。多层次结构的标识方法： 第一级用：一、二、三…第二级用：

（一）、（二）、（三）……第三级用：1、2、3、……第四级用：（1）、（2）、（3）

3）字体字号的选用：一般按发文机关名称、大标题、小标题、标识字符、正文作注释说明等顺序依次从大到小地选用。发文机关标识使用小标宋，红色标识；大标题2号宋体，小标题3号宋体；秘密等级，缓急时限、主题词和各标记字符或其他重点推荐使用3号黑体；一般的公文发文字号、签发人、主送机关、正文、附件说明、成文时间、附注、抄送机关、印发说明使用3号仿宋；签发人姓名用3号楷体。4）排版规格：正文用3号仿宋，每面22行，每行28个字。5）制版要求，版面干净，字迹清楚，尺寸标准，版心不斜，误差不差过一毫米。6）印刷要求，双面印刷、页码套正，两面误差不超过2毫米。

二、公文的装订要求 ：公文一律左侧装订、不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整。采用线装、钉装或胶粘等的办法。第四节 公文的稿本

一、公文的稿本

1、公文的文稿是指公文在起草过程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿。草稿是指内容和和文字表述都还未成熟 的原始稿件。文件在定稿之前的历次文稿都称为草稿。草稿的特点：尚未定型、非 正式、无效力。公文文稿按修改次数 可分为：初稿、二稿、三稿等；公文文稿按照作用和形成行点可分为：讨论稿、征求意见稿、修改稿、送审稿。

2、定稿又称“原稿、底稿、正稿”是指草稿经过修改、审阅、，并由领导人签发或者会议讨论正式通过的最后完成的定型文稿，是机关制发文件的惟一可靠的标准稿本。定稿与草稿的显著区别是：定稿是“孤本”，定稿的文面上带有文件签发人的签发标记，经会议批准通过的定稿有会议批准通过的情况的记载。

二、公文的文本同一份文件，根据它们的不同用途，可分正本、副本、存本、修订本；一些法规性文件又有试本、暂行本的形式；同一内容的文件使用不同的文字就又成为不同的文字文本。公文文本按不同用途可分为：1）正本：根据已签发的定稿制发的正式文件，称为“正本”。（特点：盖有发文机关印章或领导人亲笔签署，以证实文件的效力）2）副本：凡是根据公文正本复制、誉抄的其他稿本称为副本，副本又称抄本。（作用：代替正本供传阅、参考和备查使用）3）存本：公文的存本，是指发文机关印制一份文件的正本后留在本机关的除草稿、定稿以外的印制本。（特点：根据正本印制甚至同时印制出来，除印章或签署外，具有正本同样的文件格式和附加标记。存本与副本的区别：存本是不外发的，一般不加盖印章或签署，只是作为正本的样本留在本机关以备查考之用，副本有正本一样的效用。4）修订本：是对已经发布生效的文件，在实行一段时期以后，文件中的某些内容已不适合当前的情况需要进行修改补充的的文本，从修订本发布之日起，原文本即行失效。5）试行本、暂时本：文件的试行本、暂行本一般都是以试行、暂时、试行草案等字样标在公文标题中的文种的后面或前面。大多用于一些法律、法规类文件，在制发机关认为文件内容还不十分成熟，还必须经过一定时期实践检验，再行修订时所使用的。6）各种文字文本：包括二层意思：一是少数民族地区，发文往往是同一份文件使用汉字文本和少数民族文字文本；二是在外交工作中使用的文件，往往有中文文本和外文文本两种文本具有同等效力。

第四章 公文的行文规范公文的行文规范的意义：为了充分发挥这些公文的现实效用，机关文书部门必须按照党和国家有关文书工作的文件规定或准则来规范其行文，以保证机关行文和对公文办理的有条不紊地进行，从而维护机关工作的正常秩序，提高机关的办事效率。公文的行文规范：按照一定的规定或准则来维护机关之间的行文秩序。

第一节 公文的行文关系公文行文规范的内容包括：行文关系、行文方向与方式以及行文规则三个方面。考试大自考站，你的自考专家！公文的行文关系：是指发文机关与收文机关之间的公文往来关系。行文关系是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围所确定的机关之间的文件授受关系。

一、确定行文关系原则：1）国家行政机关的隶属关系和职权范围 ；2）党的各级机关的隶属关系和职权范围

二、机关之间行文关系的划分党政机关的行文关系从隶属关系和职权范围可分为：

1、同一系统的机关，既有上级领导机关，又有下级被领导机关，上下级机关之间，构成领导与被领导的关系。—使用“上行文”“下行文”

2、上级业务主管部门和下级业务部门之间具有业务上的指导关系。—使用“上行文”“下行文”

3、非同一系统的机关之间，无论级别高低、既无领导与被领导关系，又无上下级业务部门的指导关系，它们仅仅是一般性关系，或称不相隶属关系。—使用“平行文”4 同一系统的同级机关之间的关系属于平行关系。—使用“平行文”

第二节 公文的行文方向与方式★行文方式根据机关工作的需要分为：1）下行文：是指上级领导机关或业务主管部门对报属下级机关或业务部门的一种行文。（根据发文不同上的和要求分为：

1、逐级下行文 ：是指采取逐级下达或者只对直属下级机关下达的一种行文方式。

2、多级下行文：是指党政领导机关根据工作需要，同时下达几级机关的一种行文方式。

3、直达基层组织和群众的下行文：是指党政领导机关直接发到最基层的党政组织或者直接传达到人民群众的一种行文方式。）2）上行文：是指下级机关或业务部门向所属上级领导机关或业务主管部门的一种行文。（根据发文机关的实际工作需要分为：

1、逐级上行文：是指下级机关直接向所属上级领导机关的一种行文方式。是上行文最基本最常用的一种方式

2、多级上行文：是指下级机关同时向自己的直属上级机关或更高级的上级领导机关的一种行文方式。

3、越级上行文：是指在非常必要的时候，下级机关可以越过自己的直接上级领导机关，各更高一级的领导机关直至中央的一种行文方式。）3）平行文：是指同级机关、或不相隶属的，没有领导与指导关系的机关、部门、单位之间的一种行文。

第三节 公文的行文规则行文规则：是指机关行文必须遵守的具体规定或准则。★公文行文规则：1）注意隶属关系尊重机关职权； 2）大力精减文件严格控制发文数量和范围； 3）一般情况党政机关不得越级行文4）牵涉几个部门的问题，部门间要先协商一致或经上级裁决，然后向下行文；5）行文必须正确确定主送机关和抄送机关 6）主送机关与公文文种要相互呼应 7）关于联合行文的问题； 8）关于请示的行文问题9）关于各级党政机关办公厅室的行文问题；10）经批准公开发布的公文，应视为正式公文依照执行。考试大收集整理

第五章 机关法定公文的写作（上）

一、命令（令）概述

1、命令：简称令，是领导机关颁发的具有强制执行性质的指挥性公文。

2、适用范围：适用于依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤消下级机关不适当的决定。（《办法》）

3、哪些领导机关有权发布命令？（1）中华人民共和国主席；（2）国务院；（3）国务院所属各部、各委员会；（4）县级以上各级人民政府；（5）乡、民族乡、镇的人民政府。

二、★命令的特点：1）权威性（1）主体：乡以上级别的国家权力机关的执行机关。⑵ 内容：具有不可更改性。2）指挥性 3）强制性

三、最常用的命令类型：1）公布令：也可称发布令或颁布令，适用于国家公布法律，国家行政机关发布根据法律制定的行政法规和规章。2）行政令 ：是国家行政机关为实行重大强制性行政措施而发布的命令。3）嘉奖令：是领导机关为奖励有突出贡献的人员或集体而发布的命令。还有任免令、动员令、戒严令、通辑令、特赦令

四、★命令（令）的写作 要求：1）必须根据宪法法律规定的权限范围发布命令；2）要注意各类型命令的共同点不不同点；3）语言要准确、凝炼、庄重、有力。

命令的内容：单一、一文一事，篇幅较短。命令的结构由标题、编号、正文、签署四部分组成。标题一般可以：

1、发文机关加事由+文种

2、发文机关（领导人职务）+文种 编号方法：一种是单独编号（央政府和国家首脑）；另一种不是单独编号（地方政府）Q各类命令（令）的写法：① 公布令写法：要说明公布什么法规，什么机关什么时候通过，什么时间开始施行。必须把法规全文放在命令之后同时公布。② 行政令写法：正文一般由命令原由、命令事项、执行要求三部分组成。③嘉奖令写法：正文一般由先进事迹、嘉奖内容、号召三部分组成。★行政令正文的写法：1）由命令原由、命令事项、执行要求组成2）命令原由放在正文开头，用一两句话说明发布此命令的必要和重要性3）命令事项是行政令的主要部分，应把要做什么不能做什么交待清楚，常用分条列举，使行文清晰。4）执行要求放在正文最后，说明执行命令过程中的特殊要求，有时还说明奖惩措施。可单独成段也可作为命令事项的最后一项例出。★嘉奖令正文的写法：1）由先进事迹、嘉奖内容、号召组成2）先进事迹放在正文最前面，扼要清楚地说明受嘉奖人的功绩3）嘉奖内容说明给予受嘉奖人怎样的奖励4）号召表达发布命令者对于有关人员的期望，向受嘉奖人学习什么。

第二节 议 案

1、议案：是有议案提出权的机构或人民代表，向同级人民代表大会或其常务委员会，提请审议事项的建议性公文

2、适用范围：是国家权力机关的有关机构及人员以及人民代表。

二、议案的特点：1）行文关系及办理程序的法定性 2）行文内容的单一性和可行性①议案内容必须单一，一个议案提请审议一个事项。②提交会议审议的事项，必须是成熟的，可以实施的。

三、议案的类型： 1）由职能机构提出的议案（职能机构：主要指国家权力机构的办事或执行机构。如全国人大主席团、全国人大常委会、全国人大各专门委员会、国务院、中央军事委员会、最高人民法院、最高人民检察院）2）由人民代表提出的议案

四、议案写作注意事项：1）提出的问题重要且已具备解决的条件 2）要注意提出的权限和时限 3）要注意行文格式和办理程序标题：由提议案人、议案内容、文种三部分组成；正文：要说明提出议案的理由及具体内容。议案的签署：提案人可以是机关，也可以是机关首脑。议案的办理运作程序和一般公文有所不同，所以议案没有发文号。议案审议表格：一般包括编号、案由、提议案人、议案内容、审议结果等部分。

第三节 决定 决议

一、决定

1、决定：是党政机关对重要事项或重大行动作出决策和安排的指导性公文。适用：对于重要事项或者重大行动作出决策和安排。

2、决定的特点：1）内容重要 2）政策性强 3）有约束力

3、决定的类型：1）指挥型：对重要事项和重大行动作出决策或部署，其特点是影响大，指挥和导向作用明显。2）个案型 ：对某些性质重要、影响较大的个人或事件作出决定，目的是引起注意或警惕，扩大正面影响，缩小消极影响。3）知照型：有些事情比较重要，需要让大家知道，用决定的形式公布只是“广而告之”的意思，并不需要大家都去实施★决定的写作方法：1）决定的标题，由决定机构、事由、文种构成，在标题下面用括号标出决定日期，有的还标明由什么会议通过 2）决定的正文，三种类型的决定写法不同：①指挥性，由决定理由、决定事项、执行要求组成，事项清楚、执行要求明确，具体行文，理由要简明扼要，事项和执行要求，可分开或一起写，视情况定。②个案性，由决定理由（个案事实分析）、决定事项、期望要求组成，事实分析要清楚，期望要求要具体。③知照性，正文写作较简单，把需要“广而告之”的决定事项例出就行，决定根据或理由，可不说，有的需说明一下。3）决定的文字要准确、鲜明、简洁以便领会执行。

二、决议：是经领导机构主持召开的会议通过的对重要事项进行决策部署的指挥性公文。

1、★决议的特点：1）表达群体意志 2）权威性和约束力。适用：用于经会议讨论通过的重要决策事项。

2、★决议的类型：1）决策部署型，是重要问题经过会议充分研究讨论后作出的决议，内容多半是分析问题的性质，提出解决问题的办法，部署今后的行动。2）结果公布型，是重要会议往往通过一系列决议，有些决议需要公布于众，这些决议有的简单，只要说明会议通过了什么，有的详细，还要说明会议对事项的看法等。

3、★决定和决议的异同：共同点：1）都是下行的指挥性公文，在内容方面接近，侧重于对重要事项的决策；2）在文字表达方面都要求准确、鲜明、简洁。不同点：1）形成的程序不完全一样（决议必须由会议通过，而决定可以由会议作出，也可以由领导机构在职权范围内作出。）2）内容的范围不尽相同（决议多半针对全局性问题作出决策；决定既可解决全局性问题，也用以解决具体问题。）3）发布形式略有不同（决议以会议名称发布；决定也可以会议名称发布，但多半以机关名称发布。）

第四节 指示 意见

一、指示：是上级机关对下级机关指工作的公文。★指示的特点：1）针对性 2）原则性 ★指示的类型：按照指示内容涉及的范围，可分：1）涉及全局问题，带普遍性的指示 2）涉及局部问题，带有特殊性的指示★指示的写作：1）指示标题由发文单位、事由、文种三部分组成。（如工作特别紧急，则可用“紧急指示”）2）指示 正文一般由指示根据、指示事项、执行要求三部分组成。根据包括理论根据、政策根据、现实根据等文字要精练扼要，突出主要根据。指示事项和执行要求要写得具体明白，使下级能正确领会、执行。总得说要以政策把握方向，内容要明确扼要，条理要清晰

二、意见 ：是党政机关对重要事项发表的对工作有指导性质的文件

1、意见的类型：意见都是对重要事项发表见解，但由于发表见解机构的地们不同，因而意见的类型也有二种。1）直接指导性 2）批转执行型

2、意见的写作： 注意内的政策性、原则性，对下级的要求要明确具体，表达条理要清晰。1）意见标题：一般也是发文单位加事由加文种。但如经上级机构批转或转发，则上级多半用“通知”的形式下达，而将“意见”全文附在后面。2）意见正文：一般根据意见的多少，分部分或分条分点阐述，其第一部分或第一点，多半是提出意见的现实依据。后面部分则是对工作的具体要求及实施的细则、步骤、方法等。意见的内容，要原则而不空洞，具体而不琐细，要让下级知道怎么做，但又不致束缚下级的创造性。

第六章 机关法定公文的写作（中）第五节 公告 通告 公报

一、公告 通告

1、公告、通告概述公告，是机关、团体向公众宣布重要事项的告知性文件。通告，是机关、团体在一定范围内公布事项的告知性文件。

2、★公告通告的特点和差异：1）发布的公开性，内容都是公开的，发布的目的是要让大家知道或遵守。差异在发布的范围不相同，公告涉及范围广通常通过新闻媒体向全世界发布，通告的范围小，可通过新闻媒体发布，也可只在一定范围内张贴公布 2）事项的重要性，公告和通告是代表政府或一定的机构发布的，其内容涉及较多群众，因而必须是重要的事情才可以使用公 告、通告的形式发布。一般公告公布的，都是比较重大的事情；通告公布的，则次于公告。考试大自考站，你的自考专家！3）操作的严肃性，公告由国家各级政权机构发布，涉及地方法规的，必须由省级以上人民代表大会准备，一般机关团体不得随意发布公告。公告和通告均内容重要而涉及面广，因而操作时必须严肃，要严格按章办事。

3、公告和通告的类型，按其内容的性质，都可以分为： 1）涉及法定事项的公告、通告—有关人员必须遵守2）知照性公告、通告—“广而告之”不需要遵守或执行

4、公告、通告的写作： 1）符合权限，一事一告；2）内容明确，语气庄重；3）注意格式：① 公告、通告标题的四种形式：发文单位加事由加文种、发文单位加文种、事由加文种、只有文种名称②正文：只要把公布事情扼要写出。③署名和日期：一般放在全文最后的右下方，但如果标题部分已显示，则最后可以不再另署。

二、公报：

是公开发布重要决定或重大事件的告知性文件

1、公报的特点：1）具有内容的公开性和重要性 2）发布机关的权威性

2、公报和公告的区别：1）从发布机关来说，党的领导机关多用公报，政府机关多用公告；2）从内容来主，宣布单独事件多用公告，发布会议情况、谈判情况、统计情况等多用公报。宣布要有关人员遵守的法定事项，用公告而不用公报。

3、★公报的类型：1）会议公报，用以公布党的重要会议召开的情况及会议所作的决定；2）统计公报，发布国民经济和社会发展各方面情况的统计数字；3）外交公报，涉及两个或两个以上国家的政府、政党、团体等在会谈或交往后发表的文件，主要公布会谈各方面的观点及取得的共识

4、★公报的写作：不同类型的公报，写作时要注意的侧重点有所不同：1）会议公报因发布目的不同而有不同的写法，如目的是公布会议结果，只要简明扼要说明最后结果就行了；如目的是传达会议精神，就要根据会议内容，作详细的分析阐述。2）统计公报必须由国家各级统计部门或国家指定的机构发布，任何机构不得随意发布全国性、地区性统计数字。统计公报以发布各种数据为主，其内容一定要科学、准确。3）外交公报涉及对外关系，其发布应遵循法定的审批手续和途径。其内容涉及各方的观点和承诺，行文要十分准确和庄重。

通知

一、通知：是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让对象知道或执行的公文。

1、通知是一促使用面积广，以下行文为主也可以是平行的公文种。通知是机关使用最频繁的公文文种。

2、通知的用途：1）上级机关对下级机关通知应该知道或办理的一般事项；2）发布某些行政法规或对下级机关工作指示，不适宜于命令或指示发布；3）国务院和各部各委员会及地方各级委员会的秘书工作部门转达它的领导机关的会议通过的文件和领导上的指示；4）平行机关和不相隶属的机关之间互相通知需要知道的事项

二、★通知的类型： 1）发布性通知，用于发布行政规章制度及党内规章制度；2）批转性通知，用于上级机关转转下级机关的公文（如请示、报告等）给所属有关人员，让他们周知或执行；3）转发性通知，用于转发上级机关和不相隶属机关的公文给所属有关人员，让他们周知或执行；4）指示性通知，用于上级机关指示下级机关如何开展工作；5）任免性通知，用于任免和聘用干部； 6）事务性通知，用于处理日常工作中带事务性的事情，常把有关信息或要求用通知的形式传达给有关机构或群众。

三、★通知的写作：1）标题，多采用发文单位+事由+文种、事由+文种两种形式。简单的事务性通知，标题也可只写“通知”二字。2）正文，不同类型写法不同：①发布性通知只要写明发布什么规章，请贯彻执行就可。②批转性、转发性通知，简单的只要写明批转、转发什么文件，请贯彻执行就行，多数情况下发文单位要对原文件发表一下意见，最好另起一段，内容是对原文件的评价、对贯彻执行提出的要求和希望。③请示性通知：写法相对比较复杂。大凡指示下级做一件工作，应把工作来由、工作内容、工作要求三方面讲清楚。指示性通知正文框架：先用一段或几段说明为什么要做这件工作，相当于引言；工作内容和工作要求一般结合起来写，内容多的要分条列出；最后一段或一条相当于小结，对受文单位提出总的要求和希望。④任免性通知，一般只要写明什么权力机关任合或免去什么人担任什么职务就行。⑤事务性通知，只要把需要周知或执行的事写清楚就行。事务性工作较琐细，写作时要十分仔细。3）其他事项：

1、一般在正文前左上角写受文机关，在正文后右下角写发文机关和发文日期。

2、少数通报情况的通知，或受文面极广的通知，可不写受文单位名称。

3、紧急通知一般要在标题标明事由和“紧急通”字样，并在正文中说明发出的原因。

通报

一、通报：是在一定范围内表彰先进、批评错误，传达事项的告知性文件。表彰先进、批评错误是通报的主要功能也是特有功能。

二、通报的特点：1）周知性 ：在发文范围内所有人都知道。2）指导性：通报对读者的思想、行为有指导、导向作用。

三、★通报的类型：1）表彰先进型：用于表彰个体或集体 的先进人物，公布他们的事迹，宣布给他们的奖励，分析他们的先进思想，指出应该向他们学习什么。2）批评错误型：用于批评犯错误的个人或群体，公布他们的错误事实，宣布给他们什么处分，分析错误的性质，指明应该吸取的教训。3）传达事项型：用于将领导掌握的精神或情况传达给下属，以便在开展工作、处理问题时能做到心中有数。

四、通报的写作（通报的格式与通知差不多）

1、标题：“发文机关加事由加文种”或“事由加文种”。

2、署名和日期： 一般放在正文之后的右下角

3、受文者名称：放在正文之前的左上角。

4、正文：不同类型有不同写法。（1）表彰先进型：一般按介绍先进事迹、宣布表彰决定、分析先进思想、指明如何向先进学习四个步骤。2）批评错误型：应把批评根据、错误事实、处分决定、错误性质、善后办法五个方面写清楚。（3）传达事项型：一般由两部分组成，一部分是通报事项的情况或者精神，包括对事项的分析，如它的性质、重要性等等；另一部分是对下属或群众的要求、希望。第二部分要不要或者

报告

一、报告，是下级机关向上级机关汇报工作情况的陈述性公文。报告主要作用是上下沟通。

二、★报告的特点：1）重陈述 2）有主见

三、★报告的类型：

1、按内容涉及的范围可分为：1）综合报告：多属例行报告；2）专题报告：就某件事或某个问题专门定的报告，多半是不定期的，根据实际情况的需而撰写。

2、按行文的目的不同可分为：1）呈报性报告：行文目的单纯，就是将有关情况报告上级，让上级知道。（一般汇报工作、反映情况、答复询问的报告多属此类）2）呈转性报告：行文目的不仅仅是汇报，它还要求上级机关在同意报告的情况下，将报告批转或转发给有关单位执行。

四、★报告写作要求：1）陈述事实要清楚扼要 2）表达观点要精练清晰 3）语言要简洁朴实请示，是下级机关向上级机关请求指示或批准的报请性公文

五、报告的格式（较简单）

1、标题多由“事由加文种”形式。

2、正文之前写受文单位；正文之后署发文单位和日期。

请示

一、请示的概述 请示：是下级机关向上级机关请求指示或批准的报请性公文。

二、★请示的特点： ①超前性：请示必须是在办事之前。②说明性：请示的目的在向上级说明情况，请求帮助。③单一性：必须“一文一事”。

三、请示的类型：1）请求批准类 2）请求帮助类 3）请求批转类

四、★请示写作要求：—请示内容单一，目的较单纯

1、★要遵守行文规则：1）请示应当一文一事；2）请示一般写一个主送机关，如需要同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关；3）一般不得越级请示，因特殊情况应抄送被越过的上级机关；4）受双重领导的机关应写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。

2、理由要充分、要求要合理。

3、格式要正确，语言要得体。①标题：一般用“事由加文种”形式。（不能只写“请示”二字）② 正文：多半按请示理由、请示事项、结束语的顺序写。（请示理由应自成段落③ 正文之前写受文单位，正文之后署发文单位和日期。（语言要得体）

批复

一、批复：是答复下级机关请示事项的指示性公文。

二、★批复的特点：1）针对性 ：针对“请示”这一文种，针对请示的机关，针对请示的问题。2）指导性：批复针对请示表态或发表意见，对下级的工作有指导、规范作用，下级不能违背上级的批复。

三、★批复的类型：针对请示的内容主要是请求批准和请示帮助两个方面，批复可分为两类： 1）表态性批复，主要是答复请求批准类的请示，或同意，或不同意。同意的不必说理由，不同意的一般略说理由。2）指示性批复，针对下级请示的事项或提出的问题，提出处理意见，带有指导下级工作的性质。

四、★批复写作要求：1）要先回应后批复 2）态度要鲜明，措辞要明确 3）要及时批复

函

一、函：是机关之间办理日常公务的交往性公文。一般用于平行机关和不相隶属的机关，但有时也可用于上下级之间的交往。

二、★函的特点：1）形式灵活，适应性强 ； 2）务实性强。

三、★函的类型：

1、商洽函：用于机关之间商洽工作、讨论问题。—用于平行机关和不相隶属的机关。

2、问复函：用于机关之间提出询问和答复询问。—用于平行机关和不相隶属的机关，也可用于上下级之间的交往。

3、请准函：用于向没有隶属关系的有关主管部门请求批准。—用于平行机关和不相隶属的机关。

4、知照函：用于把自己管辖范围的事项告诉有关的机构。—用于平行机关和不相隶属的机关，也可用于上下级之间的交往。

四、★函的写作要求—格式与写法，与一般书信基本相同：1）一事一函，直陈其事；2）语言要平实、亲切、自然。

五、函的格式： 函的正文，一般由缘由、事故、结语（表达发函者的愿望）三部分组成。会议纪要

一、会议纪要：是记载会议情况和精神用以公布或传达的纪实性文件。会议纪要要出现于民国末年。

二、★会议纪要的特点：

1、纪要性：把会议的主要精神和议定事项，经归纳整理。表述出来，而不涉及会议的一般过程，议而未决的事项。

2、约束性：反映统一精神和议定事项的会议纪要，对与会者和有关人员，具有约束力。

3、知照型：公开发表或内部交流的会议纪要，可以让群众或有关人员了解会议情况。

三、会议纪要的类型：1）决议性会议纪要；2）协议性会议纪要；3）研讨性会议纪要。根据会议的性质和拟写会议纪要的目的，可分三大类：

1、决议性会议纪要：多半是有一定权力的机构召开的研究工作的会议，纪要记载会议的主要精神和决议事项，可以作为传达和部署工作的依据，对今后工作的指导意义。—是最为常见的纪要。

2、协议性会议纪要：由代表不同方面的不同机构联合召开的商讨共同关心问题的会议，纪要主要记载各方取得的一致辞意见，对各方今后的工作有约束力。这种会议纪要具有协议书、意见书性质。

3、研讨性会议纪要：研讨问题或交流情况、经验的会议，各抒已见，不需要统一意见，不需要作决议，经要只要把各方的主要观点、意见或情况记下就可以。

四、会议纪要的写作：

1、会议纪要一般是在会议结束后起草的，经主管领导人签字同意才算定稿。

2、会议纪要的标题最常用的形式是“会议名称加文种”，但中间可以省去“会议”二字。

3、会议纪要的正文一般分为会议概况、会议内容、结束语三个部分。

4